10 typische Fehler von Selbstständigen bei Betriebsausgaben & Abschreibungen 

Betriebsausgaben und Abschreibungen richtig zu erfassen, ist wichtig, damit dein steuerpflichtiger Gewinn korrekt berechnet wird. Häufige Fehler sind zum Beispiel die falsche Zuordnung zum Steuerjahr, eine fehlerhafte Abschreibung, unvollständige Nachweise oder veraltete Grenzwerte.

Das kann dazu führen, dass das Finanzamt Ausgaben nicht anerkennt, den Gewinn korrigiert oder Nachzahlungen entstehen. In diesem Artikel zeigen wir dir die 10 häufigsten Fehler bei Betriebsausgaben und Abschreibungen und wie du sie vermeidest.

Key Takeaways - Fehler bei Betriebsausgaben und Abschreibungen

• Abschreibungen konsequent dokumentieren und nachverfolgen Wer Wirtschaftsgüter verkauft, verschenkt oder privat nutzt, muss sie auch aus der Buchhaltung ausbuchen. Ein gepflegtes Anlagenverzeichnis mit Kaufdatum, AfA und Abgangsdatum schützt dich bei einer Betriebsprüfung vor unangenehmen Rückfragen.
• Fahrtenbuch sorgfältig und zeitnah führen Ein lückenhaftes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt fast nie anerkannt. Jede Fahrt sollte am selben Tag mit Datum, Kilometerstand, Start- und Zieladresse sowie konkretem Anlass eingetragen werden. Sonst droht ein pauschaler Privatanteil von 50 % oder mehr.
• Bewirtungskosten und Geschenke korrekt verbuchen Nur 70 % der Bewirtungskosten sind absetzbar, und Geschenke an Geschäftspartner sind nur bis 35 Euro netto pro Person und Jahr abzugsfähig. Wer beide Grenzen nicht kennt oder falsch bucht, riskiert, dass das Finanzamt bei einer Prüfung alles streicht.
• Steuersparpotenziale aktiv nutzen Viele Selbstständige verschenken bares Geld, weil sie den Investitionsabzugsbetrag (IAB) oder Betriebsausgabenpauschalen nicht kennen. Mit dem IAB lassen sich geplante Investitionen schon vorab steuermindernd ansetzen. Freiberufler in bestimmten Berufsgruppen können pauschal bis zu 30 % ihrer Einnahmen als Betriebsausgaben abziehen, ganz ohne Einzelbelege.
• Mit Accountable Fehler von Anfang an vermeiden Viele dieser Fehler entstehen einfach, weil der Überblick fehlt. Die Accountable Steuerapp für Selbstständige hilft dir, Belege direkt digital zu erfassen, Ausgaben automatisch zuzuordnen und Abschreibungen sowie Fahrtkosten im Blick zu behalten. Weniger Fehler, weniger Stress, mehr Geld in der eigenen Tasche.

Welche Fehler bei Betriebsausgaben passieren besonders häufig?

Besonders häufig werden Ausgaben im falschen Jahr erfasst, Abschreibungsregeln verwechselt oder Nachweise nur unvollständig geführt. Auch alte Grenzwerte führen schnell zu falschen Buchungen.

Typischer Fehler	So ist es richtig	Mögliche Folge
Anlagenabgang nicht erfasst	Verkauf, Entnahme oder Verschrottung dokumentieren	Gewinn und Anlagenverzeichnis sind falsch
Kleinunternehmer:in bucht netto	Grundsätzlich Bruttobetrag erfassen	Gewinn wird zu hoch ausgewiesen
Ausgabe nach Rechnungsdatum zugeordnet	Bei der EÜR meist Zahlungsdatum prüfen	Falsches Steuerjahr
Fahrtenbuch später ergänzt	Zeitnah, vollständig und änderungssicher führen	Fahrtenbuch kann verworfen werden
250-Euro-Grenze netto gerechnet	Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer zählt	Vorsteuerabzug ist gefährdet
IAB ohne Voraussetzungen genutzt	Gewinn-, Nutzungs- und Investitionsgrenzen prüfen	Rückgängigmachung und Nachzahlung
Pauschale und Einzelkosten kombiniert	Entweder Pauschale oder tatsächliche Kosten	Zu hoher Betriebsausgabenabzug
Laptop automatisch über drei Jahre abgeschrieben	Einjährige Nutzungsdauer prüfen	Steuerabzug wird unnötig verschoben
Bewirtung vollständig abgesetzt	Regelmäßig 70 Prozent abziehbar	Finanzamt kürzt den Abzug
Alte Geschenkegrenze genutzt	Aktuell gilt grundsätzlich 50 Euro	Falsche steuerliche Behandlung

Was sind Betriebsausgaben und Abschreibungen?

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Dazu gehören zum Beispiel Software, Büromiete, Versicherungen, Fahrtkosten oder Fachliteratur. Private Lebenshaltungskosten kannst du dagegen grundsätzlich nicht abziehen. Betriebsausgaben mindern deinen Gewinn und damit regelmäßig deine Einkommensteuer. Die gesetzliche Definition findest du in § 4 Abs. 4 EStG.

Bei einer Abschreibung, kurz AfA, verteilst du die Kosten eines länger nutzbaren Wirtschaftsguts auf dessen steuerliche Nutzungsdauer. Das betrifft etwa Maschinen, Büromöbel oder Fahrzeuge. Die allgemeinen AfA-Regeln stehen in § 7 EStG.

Nutzt du einen Gegenstand teilweise privat, darfst du nur den betrieblichen Anteil berücksichtigen. Das gilt beispielsweise für Telefon, Internet oder ein Fahrzeug.

Beispiel: Nutzt du deinen Mobilfunkvertrag zu 70 Prozent beruflich, kannst du grundsätzlich 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe ansetzen.

➡️ Du suchst weitere Beispiele? Entdecke 10 überraschende Dinge, die du von der Steuer absetzen kannst.

Welche Ausgaben können Selbstständige absetzen? Die 11 wichtigsten Steuerabzüge (Video)

Bevor es um die typischen Fehler geht, lohnt sich ein Blick auf die Grundlagen: In diesem Video siehst du die 11 wichtigsten Steuerabzüge für Selbstständige, von Arbeitsmitteln und GWG über Homeoffice-Pauschale, Fahrtkosten und Bewirtungskosten bis zur Kranken- und Pflegeversicherung und Altersvorsorge als Sonderausgaben.

1. Warum musst du verkaufte Wirtschaftsgüter ausbuchen?

Verkaufst, verschrottest oder entnimmst du ein betriebliches Wirtschaftsgut, darf es nicht unverändert im Anlagenverzeichnis bleiben. Du musst den Abgang erfassen und den vorhandenen Restbuchwert steuerlich korrekt behandeln. Bei einer Betriebsprüfung sollte der Anlagenabgang vollständig nachvollziehbar sein.

Ein Anlagenabgang liegt beispielsweise vor bei:

• Verkauf,
• Verschrottung oder Entsorgung,
• Verlust oder Diebstahl,
• dauerhafter Überführung ins Privatvermögen,
• unentgeltlicher Weitergabe.

Eine gelegentliche private Mitbenutzung ist noch keine Entnahme. Erst wenn du den Gegenstand dauerhaft aus dem Betrieb herausnimmst, scheidet er aus dem Betriebsvermögen aus.

Beim Verkauf vergleichst du den Verkaufspreis mit dem steuerlichen Buchwert. Liegt der Verkaufspreis höher, entsteht ein steuerpflichtiger Gewinn.

Beispiel: Eine Kamera hat noch einen Restbuchwert von 600 Euro und wird für 900 Euro verkauft. Die Differenz von 300 Euro erhöht den betrieblichen Gewinn.

Bei einer privaten Entnahme kann der aktuelle Wert des Gegenstands den Gewinn ebenfalls erhöhen. Zusätzlich können umsatzsteuerliche Folgen entstehen, wenn du beim Kauf zum Vorsteuerabzug berechtigt warst. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug regelt § 15 UStG.

So machst du es richtig

• Ergänze Abgangsdatum, Restbuchwert und Art des Abgangs im Anlagenverzeichnis.
• Erfasse Verkaufserlös oder Entnahmewert korrekt.
• Bewahre Verkaufsrechnung, Entnahmebeleg oder Entsorgungsnachweis auf.

💡 Tipp: Prüfe dein Anlagenverzeichnis mindestens zum Jahresende und gleiche es mit den tatsächlich vorhandenen Gegenständen ab.

2. Wie buchst du Betriebsausgaben als Kleinunternehmer:in?

Als Kleinunternehmer:in buchst du laufende Ausgaben grundsätzlich mit dem Bruttobetrag. Da du keine Vorsteuer abziehen kannst, gehört die gezahlte Umsatzsteuer vollständig zu deinem Aufwand.

Beispiel: Ein Bürostuhl kostet 500 Euro netto plus 95 Euro Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer:in erfasst du grundsätzlich 595 Euro als Ausgabe oder Anschaffungskosten. Regelbesteuerte Unternehmer:innen erfassen dagegen 500 Euro Aufwand und 95 Euro Vorsteuer.

Buchst du nur den Nettobetrag, fallen deine Betriebsausgaben zu niedrig aus. Dein Gewinn wird dadurch zu hoch ausgewiesen.

Ob du den Bruttobetrag sofort abziehen darfst, hängt trotzdem von der Art und dem Wert der Anschaffung ab. Bei länger nutzbaren Gegenständen gelten weiterhin GWG- und Abschreibungsregeln.

Für die Kleinunternehmerregelung gelten 2026 grundsätzlich diese Grenzen: Die gesetzliche Grundlage ist § 19 UStG.

• Vorjahresumsatz höchstens 25.000 Euro,
• laufender Jahresumsatz höchstens 100.000 Euro.

Überschreitest du die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr, ist bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, nicht mehr steuerfrei. Deshalb solltest du deine Umsatzentwicklung regelmäßig kontrollieren.

So buchst du es richtig

• Erfasse Eingangsrechnungen grundsätzlich mit dem Bruttobetrag.
• Prüfe separat, ob Sofortabzug oder Abschreibung gilt.
• Stelle deine Buchhaltungssoftware auf die Kleinunternehmerregelung ein.
• Weise auf Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer gesondert aus.

3. In welchem Jahr setzt du eine Betriebsausgabe ab?

Bei der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zählt grundsätzlich das Jahr, in dem du die Ausgabe tatsächlich bezahlst. Das Rechnungsdatum oder der Leistungszeitraum ist meist nicht entscheidend. Maßgeblich ist § 11 EStG.

Beispiel: Du erhältst am 20. Dezember 2026 eine Rechnung und bezahlst sie am 15. Januar 2027. Die Ausgabe gehört grundsätzlich in die EÜR 2027.

Eine wichtige Ausnahme ist die Zehntagesregel für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen. Sie betrifft Zahlungen zwischen dem 22. Dezember und dem 10. Januar. Zahlung und Fälligkeit müssen innerhalb dieses Zeitraums liegen.

Typische Fälle sind:

• Mieten,
• Versicherungsbeiträge,
• Zinsen,
• regelmäßig wiederkehrende Lizenzgebühren,
• bestimmte Umsatzsteuer-Vorauszahlungen.

Beispiel: Eine Umsatzsteuer-Vorauszahlung für Dezember 2026 ist am 10. Januar 2027 fällig und wird an diesem Tag bezahlt. Sie kann noch dem Jahr 2026 zugeordnet werden.

Auch größere Anschaffungen folgen nicht einfach dem Zahlungsdatum. Kaufst du ein länger nutzbares Wirtschaftsgut, greift häufig die Abschreibung. Langfristige Vorauszahlungen über mehr als fünf Jahre müssen grundsätzlich auf den Nutzungszeitraum verteilt werden.

So machst du es richtig

• Prüfe Zahlungsdatum und Zahlungsnachweis.
• Kontrolliere Zahlungen rund um den Jahreswechsel gesondert.
• Beachte die Zehntagesregel nur bei regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben.
• Prüfe bei Anschaffungen zusätzlich die AfA-Regeln.

➡️ Noch mehr typische Stolperfallen findest du in unserem Ratgeber zu den häufigsten Fehlern bei der EÜR.

Sofort absetzen oder abschreiben?

Fünf Prüfschritte von der laufenden Betriebsausgabe bis zur degressiven AfA

1

Wird der Gegenstand länger als ein Jahr genutzt? Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle

Nein Laufende Betriebsausgabe Voll im Jahr der Zahlung abziehbar, keine Abschreibung

Ja Weiter zu Schritt 2 Es handelt sich um ein Wirtschaftsgut des Anlagevermögens

2

Ist er beweglich und selbstständig nutzbar? Voraussetzung für die GWG-Regeln, § 6 Abs. 2 EStG

Nein Lineare AfA Etwa ein Drucker ohne eigenständige Funktion oder ein Einbau

Ja Weiter zu Schritt 3 GWG-Grenzen sind anwendbar

3

Wie hoch ist der Nettowert? Immer netto, auch bei Kleinunternehmern ohne Vorsteuerabzug

bis 250 € Sofortabzug Ohne besondere Aufzeichnungspflicht

bis 800 € GWG-Sofortabzug Eintrag ins GWG-Verzeichnis nötig

bis 1.000 € Sammelposten Wahlrecht, dann über fünf Jahre verteilt

über 1.000 € Weiter zu Schritt 4 Abschreibung über die Nutzungsdauer

4

Handelt es sich um Computerhardware oder Software? BMF-Schreiben vom 22.02.2022

Ja Einjährige Computer-AfA Nutzungsdauer von einem Jahr, im Ergebnis voller Abzug

Nein Weiter zu Schritt 5 Nutzungsdauer aus der AfA-Tabelle

5

Kommt die degressive AfA infrage? Nur für bewegliche Wirtschaftsgüter in begünstigten Anschaffungszeiträumen

Ja Degressive AfA Höherer Abzug am Anfang, Wechsel zur linearen AfA möglich

Nein Lineare AfA Gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt

Mögliche steuerliche Behandlung

Laufende Betriebsausgabe GWG-Sofortabzug Sammelposten Einjährige Computer-AfA Lineare oder degressive AfA

4. Welche Fehler führen zur Ablehnung eines Fahrtenbuchs?

Ein Fahrtenbuch kann verworfen werden, wenn du es nicht zeitnah, vollständig oder in geschlossener Form führst. Besonders kritisch sind fehlende Kilometerstände, pauschale Fahrtzwecke und nachträgliche Änderungen ohne Protokoll.

Für betriebliche Fahrten solltest du mindestens festhalten:

• Datum,
• Kilometerstand zu Beginn und Ende,
• Start und Ziel,
• konkreter Reisezweck,
• besuchte Kund:innen oder Geschäftspartner:innen,
• größere Umwege.

Angaben wie „Kundenbesuch“ oder „Termin“ sind oft zu ungenau. Besser ist etwa: „Projektbesprechung mit Kundin Müller zur Website-Neugestaltung“.

Private Fahrten müssen ebenfalls lückenlos erscheinen. Dafür genügt grundsätzlich die Kennzeichnung als Privatfahrt mit den passenden Kilometerständen.

Digitale Fahrtenbücher werden anerkannt, wenn Änderungen ausgeschlossen oder nachvollziehbar protokolliert werden. Eine normale Excel-Tabelle reicht meist nicht, weil sich Einträge unbemerkt verändern lassen.

Kleinere einzelne Mängel führen nicht automatisch zur Verwerfung. Wiederkehrende Lücken, widersprüchliche Kilometerstände oder verspätete Nachträge gefährden jedoch das gesamte Fahrtenbuch.

Wird es abgelehnt, kann bei mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung die 1-Prozent-Regelung angewandt werden. Zwischen zehn und 50 Prozent wird der Privatanteil grundsätzlich anhand der tatsächlichen Kosten und Nutzung ermittelt oder geschätzt.

So führst du es richtig

• Trage jede Fahrt möglichst am selben Tag ein.
• Verwende konkrete Fahrtzwecke.
• Gleiche Kilometerstände regelmäßig mit Tank- und Werkstattbelegen ab.
• Nutze nur digitale Lösungen mit nachvollziehbarer Änderungshistorie.

5. Wann gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer höchstens 250 Euro beträgt. Entscheidend ist damit der Bruttobetrag, nicht der Nettowert. Die Vereinfachung regelt § 33 UStDV.

Sie muss mindestens enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
• Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der Lieferung oder Leistung,
• Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer,
• Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Name und Anschrift der empfangenden Person, Rechnungsnummer und Steuernummer des Unternehmens sind bei Kleinbetragsrechnungen grundsätzlich nicht erforderlich.

Beispiel: Eine Rechnung über 210 Euro netto plus 39,90 Euro Umsatzsteuer ergibt 249,90 Euro brutto. Sie kann als Kleinbetragsrechnung gelten. Bei 252 Euro brutto brauchst du eine vollständige Rechnung. Die allgemeinen Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 UStG.

Regelbesteuerte Unternehmer:innen dürfen aus einer ordnungsgemäßen Kleinbetragsrechnung grundsätzlich Vorsteuer ziehen. Fehlen Pflichtangaben, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Kleinbetragsrechnungen sind von der Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ausgenommen. Ein Kassenbon oder eine PDF kann daher weiterhin zulässig sein. Der Beleg muss aber lesbar und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

So gehst du richtig vor

• Prüfe die 250-Euro-Grenze immer brutto.
• Kontrolliere Unternehmensdaten, Datum, Leistung und Steuersatz.
• Digitalisiere Thermobelege, bevor sie verblassen.
• Fordere bei Beträgen über 250 Euro eine vollständige Rechnung an.

6. Welche Voraussetzungen gelten für den Investitionsabzugsbetrag?

Mit dem Investitionsabzugsbetrag (IAB) kannst du bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Kosten einer geplanten Investition vorab gewinnmindernd berücksichtigen. Er verschiebt einen Teil des Steuerabzugs in ein früheres Jahr. Die Voraussetzungen stehen in § 7g EStG.

Die wichtigsten Voraussetzungen sind:

• Dein maßgeblicher Gewinn beträgt höchstens 200.000 Euro.
• Geplant ist ein abnutzbares bewegliches Wirtschaftsgut des Anlagevermögens.
• Die Investition erfolgt innerhalb der drei folgenden Wirtschaftsjahre.
• Das Wirtschaftsgut wird mindestens zu 90 Prozent betrieblich genutzt.
• Offene IAB deines Betriebs überschreiten insgesamt nicht 200.000 Euro.

Beispiel: Du planst eine Maschine für 20.000 Euro und bildest 2026 einen IAB von 10.000 Euro. Dein Gewinn sinkt 2026 um diesen Betrag. Kaufst du die Maschine 2028, wird der IAB wieder hinzugerechnet und kann die steuerlichen Anschaffungskosten entsprechend mindern.

Erfolgt die Investition nicht rechtzeitig, wird der IAB rückwirkend aufgehoben. Dadurch können Steuernachzahlungen und Zinsen entstehen.

Fällt die Anschaffung günstiger aus, darf der IAB höchstens 50 Prozent der tatsächlichen Kosten betragen. Nutzt du das Wirtschaftsgut später zu mehr als zehn Prozent privat, kann der Steuervorteil ebenfalls entfallen.

💡 Tipp Zusätzlich kann bei erfüllten Voraussetzungen eine Sonderabschreibung von bis zu 40 Prozent genutzt werden. Sie ist ein eigenes Instrument und nicht mit dem IAB gleichzusetzen.

So nutzt du den IAB richtig

• Plane nur realistische Investitionen ein.
• Dokumentiere die betriebliche Nutzung.
• Behalte die dreijährige Frist im Blick.
• Lege den Liquiditätsvorteil möglichst für die Investition zurück.

7. Wer darf eine Betriebsausgabenpauschale nutzen?

Eine Betriebsausgabenpauschale gilt nur für bestimmte Tätigkeiten. Sie ersetzt den Einzelnachweis der tatsächlichen Kosten und wird als Anteil der Einnahmen berechnet.

Tätigkeit	Pauschale	Höchstbetrag
Hauptberufliche schriftstellerische oder journalistische Tätigkeit	30 Prozent	3.600 Euro
Bestimmte wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Nebentätigkeit	25 Prozent	900 Euro
Bestimmte nebenberufliche Lehr-, Vortrags- oder Prüfungstätigkeit	25 Prozent	900 Euro

Die Pauschale gilt nicht automatisch für alle Freiberufler:innen. Entscheidend ist die konkrete Tätigkeit.

Beispiel: Eine freie Journalistin erzielt 10.000 Euro Einnahmen. Die Pauschale beträgt 3.000 Euro. Liegen ihre tatsächlichen Kosten nur bei 1.800 Euro, ist die Pauschale günstiger.

Du kannst für dieselbe Tätigkeit grundsätzlich entweder die Pauschale oder die tatsächlichen Kosten ansetzen. Büromaterial, Fahrtkosten oder Software dürfen nicht zusätzlich zur Pauschale abgezogen werden.

Bei mehreren selbstständigen Tätigkeiten gilt die Pauschale nur für die Einnahmen aus der begünstigten Tätigkeit. Gemeinsame Kosten müssen nachvollziehbar verteilt werden.

Auch wenn du die Pauschale nutzen möchtest, solltest du deine Belege zunächst weiter erfassen. Erst am Jahresende zeigt sich, ob der Einzelnachweis günstiger ist.

So prüfst du die Pauschale

• Ordne deine Tätigkeit genau ein.
• Trenne begünstigte und andere Einnahmen.
• Beachte den jeweiligen Höchstbetrag.
• Vergleiche Pauschale und tatsächliche Kosten.
• Nutze nicht beide Varianten gleichzeitig.

8. Wann gilt der Sofortabzug und wann musst du abschreiben?

Ob du eine Anschaffung sofort abziehen darfst, hängt von Wert, Nutzungsdauer und selbstständiger Nutzbarkeit ab.

Nettowert	Mögliche Behandlung
Bis 250 Euro	Sofortabzug oder reguläre AfA
Über 250 bis 800 Euro	GWG-Sofortabzug, Sammelposten oder AfA
Über 800 bis 1.000 Euro	Sammelposten oder AfA
Über 1.000 Euro	Grundsätzlich reguläre AfA

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) muss beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sein. Typische Beispiele sind Bürostuhl, Smartphone oder Werkzeug.

Zwischen 250 und 800 Euro netto kannst du grundsätzlich den GWG-Sofortabzug wählen. Zwischen 250 und 1.000 Euro netto ist alternativ ein Sammelposten möglich. Dieser wird über fünf Jahre mit jeweils 20 Prozent aufgelöst. Die Regeln zu GWG und Sammelposten stehen in § 6 Abs. 2 und 2a EStG.

Für Kleinunternehmer:innen gilt bei der Prüfung der Wertgrenze grundsätzlich ebenfalls der Nettowert. Die nicht abziehbare Umsatzsteuer erhöht jedoch die tatsächlichen Anschaffungskosten.

Beispiel: Ein Kleinunternehmer kauft einen Bürostuhl für 800 Euro netto plus 152 Euro Umsatzsteuer. Für die GWG-Grenze zählen 800 Euro. Als Anschaffungskosten können grundsätzlich 952 Euro sofort abgezogen werden.

Für begünstigte Computerhardware und Software kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Ein Laptop über 800 Euro muss daher nicht automatisch über drei Jahre abgeschrieben werden.

Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft werden, ist außerdem die degressive AfA möglich. Der Satz beträgt höchstens das Dreifache des linearen Satzes und maximal 30 Prozent.

Beispiel: Eine Maschine kostet 20.000 Euro und hat eine lineare Nutzungsdauer von zehn Jahren. Degressiv können im ersten Jahr bis zu 6.000 Euro abgeschrieben werden.

So entscheidest du richtig

• Prüfe, ob der Gegenstand selbstständig nutzbar ist.
• Ermittle den Nettowert für die Wertgrenze.
• Vergleiche GWG, Sammelposten und reguläre AfA.
• Prüfe Computer-AfA und degressive AfA gesondert.
• Erfasse das Wirtschaftsgut korrekt im Anlagenverzeichnis.

➡️ Prüfe zusätzlich, ob dir einer der 7 häufigsten Fehler bei Abschreibungen und AfA passiert.

9. Wie setzt du Bewirtungskosten richtig ab?

Bei einer angemessenen geschäftlichen Bewirtung kannst du grundsätzlich 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe abziehen. Die übrigen 30 Prozent sind nicht privat, sondern gesetzlich nicht abzugsfähig. Die Begrenzung ergibt sich aus § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG.

Eine geschäftliche Bewirtung liegt etwa vor, wenn du mit Kund:innen, Lieferant:innen oder Kooperationspartner:innen ein konkretes Projekt, einen Vertrag oder einen Auftrag besprichst.

Du brauchst:

• einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg beziehungsweise eine Restaurantrechnung,
• Datum und Ort,
• Namen aller Teilnehmer:innen,
• einen konkreten geschäftlichen Anlass,
• Nachweis über Trinkgeld,
• zeitnahe Dokumentation.

Allgemeine Angaben wie „Kundenessen“ reichen häufig nicht. Besser ist: „Besprechung des Angebots für das Website-Projekt von Kundin Beispiel“.

Bei Rechnungen über 250 Euro müssen zusätzlich unter anderem dein Name, eine Rechnungsnummer und die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants enthalten sein.

Beispiel: Die Restaurantrechnung beträgt 100 Euro netto plus 19 Euro Umsatzsteuer und zehn Euro Trinkgeld. Regelbesteuerte Unternehmer:innen können grundsätzlich 19 Euro Vorsteuer abziehen. Von den übrigen 110 Euro sind 70 Prozent, also 77 Euro, als Betriebsausgabe abziehbar.

Als Kleinunternehmer:in berechnest du den 70-prozentigen Abzug grundsätzlich aus dem Bruttobetrag einschließlich Trinkgeld.

Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeiter:innen aus betrieblichem Anlass, können die angemessenen Kosten vollständig als Betriebsausgabe abziehbar sein. Mögliche lohnsteuerliche Folgen musst du getrennt prüfen.

So machst du es richtig

• Lass dir einen maschinell erstellten Beleg geben.
• Ergänze Teilnehmer:innen und konkreten Anlass sofort.
• Trenne abziehbare und nicht abziehbare Kosten.
• Ziehe Vorsteuer nur bei vollständiger Berechtigung ab.

10. Bis zu welchem Betrag sind Geschenke absetzbar?

Geschenke an Geschäftspartner:innen sind grundsätzlich bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Person und Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe abziehbar. Überschreitest du die Grenze, entfällt der Abzug grundsätzlich für alle Geschenke an diese Person im betreffenden Jahr. Die Freigrenze regelt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG.

Bei einer Freigrenze ist nicht nur der übersteigende Teil betroffen.

Jahreswert pro Person	Behandlung
48 Euro	grundsätzlich vollständig abziehbar
50 Euro	grundsätzlich vollständig abziehbar
50,01 Euro	grundsätzlich vollständig nicht abziehbar

Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, zählt für die Grenze grundsätzlich der Nettowert. Ohne Vorsteuerabzug, etwa als Kleinunternehmer:in, ist grundsätzlich der Bruttowert maßgeblich.

Beispiel: Ein Geschenk kostet 49 Euro netto plus Umsatzsteuer. Für Regelbesteuerte kann die Grenze eingehalten sein. Für Kleinunternehmer:innen zählt dagegen der Bruttobetrag, der über 50 Euro liegt.

Alle Geschenke an dieselbe Person müssen zusammengerechnet werden. Außerdem sind sie gesondert und zeitnah aufzuzeichnen. Dokumentiere Empfänger:in, Datum, Anlass und Wert.

Die häufig genannte 10-Euro-Grenze betrifft nicht den Betriebsausgabenabzug. Sie spielt nur bei bestimmten Streuwerbeartikeln und der Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG eine Rolle.

Ein Geschenk kann bei der empfangenden Person steuerpflichtig sein. Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du die Steuer mit 30 Prozent pauschal übernehmen. Die empfangende Person muss darüber informiert werden.

So buchst du Geschenke richtig

• Addiere alle Geschenke pro Person und Jahr.
• Prüfe, ob netto oder brutto maßgeblich ist.
• Erfasse Geschenke getrennt von anderen Ausgaben.
• Prüfe Vorsteuerabzug und mögliche Pauschalsteuer.
• Plane ausreichend Abstand zur 50-Euro-Grenze ein.

Wie prüfst du deine Betriebsausgaben vor der Steuererklärung?

Prüfe vor dem Abschluss deiner EÜR, ob jede Ausgabe betrieblich veranlasst, richtig zugeordnet und ausreichend dokumentiert ist. Kontrolliere außerdem Abschreibungen, private Nutzungsanteile und aktuelle Grenzwerte.

Nutze dafür diese Checkliste:

• Jede Ausgabe hat einen nachvollziehbaren betrieblichen Anlass.
• Rechnung und Zahlungsnachweis sind vorhanden.
• Das richtige Abzugsjahr wurde geprüft.
• Umsatzsteuer und Vorsteuer sind korrekt erfasst.
• Private Nutzungsanteile wurden berücksichtigt.
• GWG, Sammelposten und AfA wurden richtig abgegrenzt.
• Das Anlagenverzeichnis ist vollständig und aktuell.
• Fahrtenbuch, Bewirtungen und Geschenke sind zusätzlich dokumentiert.
• Aktuelle Grenzwerte wurden angewandt.
• Nachträgliche Änderungen bleiben nachvollziehbar.
• Digitale Originalbelege sind lesbar und geordnet gespeichert.

Prüfe außerdem, ob du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen nach § 147 AO einhältst.

Prüfe Zahlungen rund um den Jahreswechsel besonders sorgfältig. Das betrifft vor allem Rechnungen aus Dezember, Umsatzsteuer-Vorauszahlungen und regelmäßig wiederkehrende Zahlungen Anfang Januar.

💡 Tipp: Warte mit der Kontrolle nicht bis zur Steuererklärung. Wenn du deine Belege und Anlagen monatlich prüfst, lassen sich fehlende Angaben leichter ergänzen.

➡️ Hast du nachträglich einen Fehler entdeckt? So kannst du deine EÜR nachträglich korrigieren.

Fazit: So vermeidest du Fehler bei Betriebsausgaben

Betriebsausgaben und Abschreibungen mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn nur, wenn du sie korrekt erfasst und ausreichend dokumentierst. Besonders fehleranfällig sind Anschaffungen, Fahrtenbücher, Bewirtungen und Geschenke.

Prüfe deshalb regelmäßig deine Grenzwerte, Nachweise und Abschreibungsmethoden. Veraltete Regeln oder unvollständige Belege können dazu führen, dass das Finanzamt den Abzug kürzt.

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Häufige Fragen zu Betriebsausgaben und Abschreibungen

Kann ich vergessene Betriebsausgaben nachträglich absetzen?

Ja, solange der betreffende Steuerbescheid noch geändert werden kann. Vor Abgabe der Steuererklärung ergänzt du die Ausgabe im richtigen Jahr. Nach Erhalt des Bescheids kannst du innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Danach ist eine Änderung nur unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen möglich.

Kann ich Betriebsausgaben ohne Rechnung absetzen?

In Ausnahmefällen kann ein Eigenbeleg genügen. Er sollte Datum, Betrag, Leistung, betrieblichen Anlass und den Grund für den fehlenden Originalbeleg enthalten. Für den Vorsteuerabzug reicht ein Eigenbeleg grundsätzlich nicht aus.

Muss ich einen Laptop über 800 Euro abschreiben?

Ja, aber nicht zwingend über mehrere Jahre. Für begünstigte Computerhardware kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Bei privater Mitnutzung darfst du nur den betrieblichen Anteil berücksichtigen.

Was passiert, wenn das Finanzamt mein Fahrtenbuch ablehnt?

Dann wird der Privatanteil nach einer anderen zulässigen Methode berechnet. Bei mehr als 50 Prozent betrieblicher Nutzung kann die 1-Prozent-Regelung greifen. Zwischen zehn und 50 Prozent wird der private Anteil anhand der tatsächlichen Kosten und Nutzung ermittelt oder geschätzt.

Wie lange musst du Belege aufbewahren?

Für Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und bestimmte andere Unterlagen können weiterhin zehn Jahre gelten. Digitale Rechnungen solltest du im ursprünglichen elektronischen Format speichern.