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Mobilität für Selbstständige: Das kannst du von der Steuer absetzen

Aktualisiert am
Lesezeit 6 minuten

Mobil zu sein ist für viele Freiberufler eine Grundvoraussetzung für die selbstständige Arbeit. Sei es der Weg ins Büro, das Besuchen von Kunden an verschiedenen Orten oder das Reisen für wichtige Veranstaltungen oder Seminare, Mobilität ist oft Teil der täglichen Arbeit.

Doch was kann ich als Selbstständige*r für meine Mobilität von der Steuer absetzen? Gibt es Vorteile für die Anschaffung eines Geschäftswagens? Und wie genau berechnet sich die Kilometerpauschale?

All diese Fragen und Antworten rund um das Thema Mobilität für Selbstständige findest du auf dieser Seite. 

Inhaltsverzeichnis

Was kann ich für den Transport von der Steuer absetzen?

Wenn du für deine selbstständige Tätigkeit viel reisen oder auch innerhalb deines Wohnortes viel unterwegs bist, kannst du deine Reise- und Fahrtkosten von der Steuer absetzen. 

Grundsätzlich kannst du dabei folgende Ausgaben in deiner Steuererklärung steuerlich geltend machen:

  • Kosten für den Kauf eines Firmenwagen 
  • Leasing Kosten für den Firmenwagen
  • Versicherungskosten für einen Firmenwagen
  • Fahrkarten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
  • Benzinkosten
  • Pauschalbeträge für betrieblich zurückgelegte Kilometer

Voraussetzung ist dabei natürlich, dass diese Kosten mit deiner selbstständigen Tätigkeit in Verbindung stehen. Du kannst also nicht einfach deinen privaten Wochenendtrip oder den Besuch bei Freunden in einer anderen Stadt von der Steuer absetzen.

➡️ Was du als Selbstständige*r sonst noch alles von der Steuer absetzen kannst, erfährst du hier.

Firmenwagen oder Privatfahrzeug?

Bei Kosten, die mit einem eigenen Fahrzeug in Verbindung stehen, kommt es außerdem darauf an, ob es sich dabei um dein privates Auto handelt oder du einen Firmenwagen hast und wie sich bei gemeinsamer Nutzung die private und berufliche Verwendung des Wagens verteilt. 

Wenn du dein privates Auto nur zu maximal 10% für deinen Job nutzt, dann zählt der Wagen automatisch als Privatfahrzeug. In diesem Falle kannst du deine Fahrtkosten über die Kilometerpauschale abrechnen, dazu später mehr.

Wenn die betriebliche Nutzung zwischen 10% und 50% liegt, dann kannst du selbst entscheiden, ob das Auto deinem Privat- oder deinem betrieblichen Vermögen zugerechnet werden soll.

Liegt die berufliche Nutzung über 50%, dann gilt dein Auto offiziell als Firmenwagen und du kannst die damit einhergehenden Kosten steuerlich geltend machen. 

Fahrtkosten von der Steuer absetzen

Um deine Fahrtkosten von der Steuer abzusetzen, hast du mehrere Möglichkeiten. Dabei kommt es in erster Linie darauf an, ob dein Wagen als Firmenauto oder als Privatfahrzeug gilt. 

Doch auch, wenn du gar kein Auto besitzt und eher auf andere Verkehrsmittel zurückgreifst, kannst du die Kosten dafür über die Kilometerpauschale von der Steuer absetzen.

Fahrtkosten über die Kilometerpauschale absetzen

Wenn du nur kürzere Strecken für deine Arbeit zurücklegst, ist die Anwendung der Kilometerpauschale wahrscheinlich am einfachsten für dich. Dabei kommt es nicht mal darauf an, ob du ein Auto benutzt oder lieber mit dem Fahrrad, zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bist. Entscheidend sind die Kilometer, die du von deinem Wohnort zu deiner Betriebsstätte (Büro, Kunde oder Co-Working Space) zurücklegst.

Gut zu wissen: Reisen mit dem Flugzeug sind von dieser Regel ausgenommen und können nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden.

Über die Pauschale kannst du für die ersten gefahrenen 20 Kilometer 0,30€ berechnen. Seit 2021 können außerdem ab dem 21. Kilometer ganze 0,35€ geltend gemacht werden. Insgesamt kannst du so bis zu 4.500€ von der Steuer absetzen.

Maßgeblich für die Berechnung sind dabei die tatsächlichen Arbeitstage im jeweiligen Kalenderjahr, denn du kannst diese Pauschale nur einmal pro Arbeitstag ansetzen. 

Fahrtkosten für den Privatwagen als Betriebsausgabe absetzen

Wenn deine Abrechnung über die Kilometerpauschale den Maximalbetrag von 4.500€ übersteigt, kannst du auch ein privates Fahrzeug als Betriebsausgabe geltend machen. Das bedeutet, dass du nun auch die Kosten für Benzin, die Kfz-Steuer, Versicherungen, die Instandhaltung und die Abschreibung des Wagens abrechnen kannst. 

Dafür musst du die Gesamtkosten durch die Anzahl der tatsächlich gefahrenen Kilometer teilen. Daraus wird dann ein individueller Betrag pro Kilometer berechnet.

Allerdings darfst du diese Kosten nur anteilig für die berufliche Nutzung geltend machen. Wie du diese private und berufliche Nutzung voneinander trennen kannst, erfährst du im nächsten Kapitel.

Kosten für den Firmenwagen von der Steuer absetzen

Wenn dein Auto als Firmenwagen gilt – oder du die Maximalbetrag der Kilometerpauschale mit deinem Privatwagen überschreitest – kannst du die dafür entstehenden Kosten als Betriebsausgabe abrechnen. Das beinhaltet sowohl die Anschaffungskosten (siehe Kapitel Abschreibung) als auch Kosten für KfZ-Versicherungen, TÜV, Instandhaltung und Benzinkosten.

Wenn du den Wagen allerdings nicht nur rein beruflich, sondern auch privat nutzt, musst du deine privaten Fahrten von den betrieblichen sauber trennen, denn die private Nutzung eines Firmenwagens gilt als sogenannter geldwerter Vorteil, der versteuert werden muss.

Um die berufliche und private Nutzung voneinander zu trennen, hast du 2 Möglichkeiten:

  1. Die 1%-Regelung
  2. Das Fahrtenbuch

Die 1% Regelung

Wenn du dich dafür entscheidest, diese Regelung anzuwenden, werden dir jeden Monat 1% als geldwerter Vorteil vom offiziellen Listenpreis deines Fahrzeugs für die Nutzung angerechnet. Wenn du dein Fahrzeug also für einen Listenpreis von 40.000€ inklusive Zubehör gekauft hast, entspricht 1% einen geldwerten Vorteil von 400€. Dies wird auf deinen Gewinn draufgerechnet und erhöht somit dein zu versteuerndes Einkommen.

Diese Regelung deckt allerdings alle privaten Fahrten ab, also z.B. auch die Urlaubsreise mit dem Auto, und es fallen keine weiteren Kosten an. Du darfst die 1%-Regelung jedoch nur dann anwenden, wenn der Anteil der betrieblichen Fahrten über 50% liegt. 

Das Fahrtenbuch

Alternativ kannst du dich auch dafür entscheiden, ein Fahrtenbuch zu führen, in dem du alle Fahrten mit dem Wagen genau festhältst und zwischen privater und beruflicher Nutzung unterscheidest. Am Ende des Jahres werden dir dann nur die Kosten für private Fahrten als geldwerter Vorteil angerechnet.

Jede Fahrt muss dabei genauestens dokumentiert und mit den folgenden Angaben versehen werden:

  • Datum
  • Reiseziel
  • Zweck der Reise
  • Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
  • Kilometerstand zum Ende der Fahrt
  • Ggf. unvermeidbare Umwege

1% Regelung oder Fahrtenbuch – was lohnt sich mehr?

Welche der beiden Regelungen sich für dich mehr lohnt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. 

Wenn der Listenpreis des Fahrzeugs eher niedrig war und du das Auto größtenteils privat nutzt, dann lohnt sich die 1% Regelung wahrscheinlich eher für dich.

Wenn du widerum viel beruflich unterwegs bist und dein Wagen einen eher höheren Listenpreis hatte, kann sich der Aufwand eines Fahrtenbuchs durchaus lohnen. 

Abschreibungen für Firmenwagen

Wenn du als Selbstständige*r eine Anschaffung machst, die mehr als 800€ kostet, dann musst du diesen Gegenstand abschreiben. Die Kosten können also nicht komplett als Betriebsausgabe am Ende des Jahres abgesetzt werden. 

Der Zeitraum der Abschreibung wird als Nutzungsdauer bezeichnet und ist vom Bundesfinanzministerium klar vorgegeben. Neue Autos müssen demnach über 6 Jahre abgeschrieben werden. 

Abschreibung Beispiel:

Du kaufst ein Auto für 6.000€ netto. Dieses musst du nun über 6 Jahre abschreiben. Pro Jahr kannst du also 1.000€ von den Anschaffungskosten abschreiben. Dein Gewinn vermindert sich somit 6 Jahre lang jedes Jahr um 1.000€.

➡️Mehr zum Thema Abschreibungen findest du in diesem Artikel.

Sonderfall E-Mobilität

Um die Nutzung von E-Autos zu fördern, gibt es ein paar steuerliche Vorteile bei der Anschaffung eines batteriebetriebenen Firmenwagen sowie Plug-in-Hybriden. 

So gilt bei E-Autos zum Beispiel nur ein geldwerter Vorteil von 0,5% des Listenpreises, wodurch dein zu versteuerndes Einkommen sich geringer erhöht, als bei der Versteuerung von Benzinern als Firmenwagen.

Seit 2020 gibt es zusätzlich die Regelung, dass Elektroautos als Firmenwagen, deren Bruttolistenpreis nicht mehr als 60.000€ beträgt, nur mit 0,25% geldwerten Vorteil berechnet werden. 

Auch können die Stromkosten für die Aufladung des E-Autos abgerechnet werden. Dabei gelten seit 2021 die Pauschalen von 70€ für Elektro- und 35€ für Hybrid-Fahrzeuge.

Schließlich gibt es für den Erwerb eines Elektroautos als Dienstwagen sogar einen Zuschuss seitens der Regierung von bis zu 9.000€ bei einem Listenpreis von unter 60.000 Euro – und Elektrofahrzeuge sind 10 Jahre von der Zahlung der KfZ-Steuer befreit.

Kosten für andere Verkehrsmittel absetzen

Du kannst nicht nur Kosten für deinen Privat- oder Firmenwagen von der Steuer absetzen, sondern auch weitere Fahrtkosten geltend machen, die im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit entstanden sind.

Das Fahrrad 

Wenn du kein Auto besitzt oder dich primär mit dem Fahrrad fortbewegst, dann kannst du nicht nur die beruflich zurückgelegten Strecken über die Kilometerpauschale abrechnen, sondern sogar die Anschaffungskosten für das Fahrrad absetzen – sofern du es als Dienstfahrzeug benutzt. 

Um die berufliche Nutzung nachzuweisen, gelten die gleichen Regelungen wie auch für einen Dienstwagen: Du kannst entweder ein Fahrtenbuch führen oder die 1%-Regelung anwenden. Für letzteres gilt bei Fahrrädern jedoch nicht der volle Anschaffungsbetrag, sondern nur ein Viertel des Kaufpreises. 

Bei einer beruflichen Nutzung zwischen 10-50% hast du das Wahlrecht, ab 50% beruflicher Nutzung zählt das Rad zum Betriebsvermögen. In diesem Fall kannst du die Anschaffungskosten von der Steuer absetzen. Bis zu 400€ können dabei sofort abgeschrieben werden. Wenn das Rad teurer war, musst du es über die festgelegte Nutzungsdauer abschreiben. 

➡️ Du besitzt ein E-Bike? Dann lies hier, wie du es am besten von der Steuer absetzt!

Öffentliche Verkehrsmittel

Wenn du beruflich mit den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs bist, dann kannst du dich entscheiden, ob du die Kilometerpauschale anwenden oder aber die tatsächlichen Kosten für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel abrechnen willst.

Hier lohnt sich oft eine schnelle Rechnung, um herauszufinden, welche Option dir einen größeren Vorteil bringt.

Achtung: Heb unbedingt die Belege für die Fahrten auf, denn diese gelten als Nachweise über die berufliche Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel. Mit der Fotoerkennung von Accountable kannst du die Fahrkarten zum Beispiel ganz einfach digital speichern.

Flug- und Bahnreisen

Schließlich kann es auch mal vorkommen, dass du längere Reisen im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit unternimmst und dafür mit der Bahn oder sogar dem Flugzeug unterwegs bist. 

Flugreisen lassen sich zwar nicht als Kilometerpauschale anrechnen, aber du kannst sie dann geltend machen, wenn du zum Beispiel einen wichtigen Kundentermin hattest oder an einem Seminar oder einer Weiterbildung für deinen Beruf teilgenommen hast.

Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany
Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany

Tino hat bereits zwei Unternehmen aufgebaut und kennt daher die Herausforderungen für Selbständige aus erster Hand. Mit Accountable will das Thema Steuern lösen.
Ansonsten freut sich Tino über die gelegentlichen Siege des 1. FC Köln und genießt gerne ein schönes Asado mit einem Glas Malbec im Kreis von Familie und Freunden.

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