Fahrtenbuch für Selbstständige – Das solltest du wissen

Als Selbstständige:r bist du mit deinem Firmenwagen sicher auch mal privat unterwegs. Das ist kein Problem, allerdings bist du in diesem Fall dazu verpflichtet, das Fahrzeug zu versteuern.

Dazu kannst du entweder die 1%-Regelung anwenden oder ein Fahrtenbuch nutzen, wodurch du eventuell sogar Steuern sparen kannst. Welche Methode für dich die günstigere ist, verraten wir dir hier.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Mit einem Fahrtenbuch kannst du alle Fahrten, die du mit einem Fahrzeug zurücklegst, dokumentieren. Dazu kannst du dein Fahrtenbuch handschriftlich führen oder eine Fahrtenbuch-App nutzen, die deine Fahrten ganz automatisch trackt. Das erspart dir den lästigen Schreibkram, der bei jeder Fahrt aufs Neue fällig wird. Allerdings solltest du darauf achten, dass dein zuständiges Finanzamt die jeweilige App auch akzeptiert, denn dies ist nicht immer der Fall. Informiere dich also am besten vorher. Eine weitere Möglichkeit ist die feste Installation eines elektronischen Fahrtenbuchs in deinem Auto. 

Je nachdem, für welche Methode du dich entscheidest, müssen folgende Daten grundsätzlich festgehalten werden:

• Datum 
• Fahrer:in des Wagens
• Start- und Zielort
• Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
• Zweck (z.B. Kundenbesuch)
• Begründung für eventuelle Umwege
• Dienstliche oder private Fahrt (bei privaten Fahrten müssen die Orte nicht angegeben werden)

Da diese Daten nachträglich nicht geändert werden dürfen, darfst du dein Fahrtenbuch auch nicht als Excel-Liste oder in einem Word-Dokument führen, da Änderungen hier nicht nachverfolgt werden können. Das Finanzamt prüft dein Fahrtenbuch zudem auf Lücken und Unstimmigkeiten, indem es dieses z.B. mit deinen Tankbelegen oder dokumentierten Start- und Zielorten vergleicht.

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Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Wenn du als Selbständige:r deinen Firmenwagen nicht nur für dienstliche, sondern auch für private Fahrten nutzt, solltest du ein Fahrtenbuch führen, denn dadurch entsteht ein sogenannter  geldwerter Vorteil, der als Betriebseinnahme gewertet wird und versteuert werden muss.

Ein Fahrtenbuch hilft bei der Berechnung dieses geldwerten Vorteils, indem du damit deine unterschiedlichen Fahrten für das Finanzamt sauber voneinander trennen kannst. Besonders bei Solo-Selbstständigen geht das Finanzamt automatisch davon aus, dass du deinen Firmenwagen auch privat nutzt. Ein Fahrtenbuch gibt dir also auch die Gelegenheit, das Gegenteil zu beweisen. 

Es macht ebenfalls Sinn, in einem Fahrtenbuch betriebliche Fahrten zu dokumentieren, wenn du dein privates Auto auch geschäftlich nutzt. Egal ob Kundentermin, Fortbildung oder Messebesuch: All deine betrieblichen Fahrten kannst du von der Steuer absetzen und damit eine Menge Geld sparen. Dazu musst du dein Fahrtenbuch zusammen mit deiner Steuererklärung einreichen.

Wer muss kein Fahrtenbuch führen?

Du fragst dich vielleicht an dieser Stelle: Ist ein Fahrtenbuch für dein Firmenfahrzeug Pflicht? Nein, nicht grundsätzlich. Allerdings kommt es darauf an, wie dieses tatsächlich genutzt wird: Liegt die Nutzung für betriebliche Fahrten maximal bei 50%, ist ein Fahrtenbuch nicht nötig. In diesem Fall genügt es, wenn du dem Finanzamt einfache Nachweise für die betriebliche Nutzung zukommen lässt, wie z.B. Reisekostenabrechnungen oder Einträge in deinem Terminkalender. 

Verpflichtend wird ein Fahrtenbuch erst, wenn die betrieblichen Fahrten 50% der gesamten Nutzung übersteigen, es sei denn du kannst beweisen, dass die Privatnutzung des Fahrzeugs ausgeschlossen ist. Verzichtest du auf ein Fahrtenbuch, kommt automatisch die sogenannte 1 %-Regel zur Anwendung.

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Selbständig: Fahrtenbuch für private Fahrten oder 1%-Regel?

Falls dir das Führen eines Fahrtenbuchs zu aufwendig ist, kannst du als Alternative auch die 1%-Regel in Anspruch nehmen. Dabei wird 1% des Bruttolistenneupreis deines Dienstwagens als geldwerter Vorteil pro Monat versteuert. Der Bruttolistenneupreis ist der Bruttowert eines Autos bei Erstzulassung inklusive aller Kosten für Sonderausstattungen und Umsatzsteuer.

Das mag zunächst ein überschaubarer Betrag sein. Rechnet man die 1%-Regel jedoch auf das ganz Jahr, sind es bereits ganze 12%. Je nachdem, was du dir für einen Dienstwagen ausgesucht hast, kann es am Ende deutlich günstiger sein, ein Fahrtenbuch zu führen, denn:

• Je weniger du deinen Firmenwagen privat nutzt, desto mehr dienstliche Fahrten kannst du mit einem Fahrtenbuch steuerlich geltend machen.

• Das Finanzamt berücksichtigt nicht wie alt dein Auto ist, ob du es gebraucht gekauft hast oder wie oft du unterwegs damit liegen bleibst und erhebt grundsätzlich 1% des Neupreises. 

Daher solltest du zunächst genau prüfen, ob es für dich nicht doch günstiger ist, ein Fahrtenbuch als Selbstständige:r anzulegen. Nutzt du deinen Dienstwagen weniger als 50% für die Arbeit, wird dir die Entscheidung automatisch abgenommen. In diesem Fall musst du grundsätzlich ein Fahrtenbuch führen. Findest du erst im Laufe eines Jahres heraus, welche Methode für dich die günstigere ist, musst du bis zum Jahresanfang warten oder das Fahrzeug tauschen, um wechseln zu können.

1%-Regel oder Fahrtenbuch führen: Beispiel-Rechnung

Falls du dir nicht sicher bist, ob es für dich günstiger ist ein Fahrtenbuch als Selbstständige:r zu führen oder die 1%-Regel die bessere Alternative ist, kannst du dies schnell und einfach berechnen. Dazu benötigst du nur ein paar Daten wie z.B. deine jährliche Fahrleistung, die Höhe deiner Kfz-Versicherung und wie weit dein Weg zur Arbeit ist. Wie du dabei vorgehst, zeigen wir dir anhand des folgenden Beispiels: 

Ein:e Kleinunternehmer:in fährt im Jahr 20.000 Kilometer mit ihrem Firmenwagen. Davon machen 40% bzw. 8.000 Kilometer private Fahrten aus und der Weg zum Büro beträgt 20 Kilometer. Das Auto hat einen Bruttolistenneupreis von 30.000 Euro. Als Kilometerpauschale für den Arbeitsweg werden pauschal monatlich 0,03 % vom Bruttopreis je Kilometer angesetzt. Zusätzlich berechnet das Finanzamt einen Lohnsteuersatz in Höhe von 35 %.

• Wendet man die 1%-Regelung an, beträgt der geldwerte Vorteil des Firmenwagens 30.000 Euro im Monat (0,01% x 30.000 Euro), bzw. 3.600 Euro im Jahr. Die Kilometerpauschale für den Arbeitsweg beträgt monatlich 180 Euro (30.000 Euro x 0,03% x 20 km) bzw. 2.160 Euro pro Jahr. Die Summe aus dem geldwerten Vorteil und der Kilometerpauschale beträgt 5.760 Euro. Das heißt, aufgrund der 1%-Regel, wird eine Lohnsteuer von 2.016 Euro fällig (5.760 Euro x 0,35%). 

• Mit einem Fahrtenbuch sieht die Berechnung so aus: Die jährlichen Kosten für Benzin,  Versicherung und Wartung in Höhe von 4.500 Euro summieren sich mit den Abschreibungskosten von 5.000 Euro auf sechs Jahre zu insgesamt 9.500 Euro. Der Privatanteil liegt bei 40%, also 3.800 Euro. Die fällige Lohnsteuer liegt mit Fahrtenbuch also bei nur 1.330 Euro (3.800 Euro x 0,35%).

Muss unser:e Kleinunternehmer:in ein Fahrtenbuch führen? Nein, dazu ist sie oder er zwar nicht verpflichtet, jedoch wäre diese Methode knapp 700 Euro günstiger als die 1%-Regel. Die Daten aus dem Beispiel lassen sich beliebig anpassen. In der Regel gilt jedoch, dass sich die Mühe lohnt, ein Fahrtenbuch anzulegen. 

Fahrtenbuch: Neueste Rechtsprechung

Das Finanzamt ist relativ streng, was die Vollständigkeit und Genauigkeit eines Fahrtenbuchs angeht, jedoch kommt es in der Rechtsprechung immer wieder zu kleineren Anpassungen. Diese beziehen sich oftmals auf Sonderfälle wie diese:

• Ist dein Fahrtenbuch unvollständig oder nimmst du Nachtragungen bzw. Änderungen vor, die bei der Prüfung durch das Finanzamt auffallen, kann es sein, dass du bei der Nutzung deines Firmenwagens auf die 1%-Regelung umgestellt wirst.

• Wenn du dein Fahrtenbuch verloren hast, tritt ebenfalls ohne Ausnahme die 1%-Regelung in Kraft. Solltest du eine Fahrtenbuch-App nutzen, solltest du als Vorsichtsmaßnahme eine Backup anfertigen. Bei einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch solltest du eine andere praktische Lösung finden. 

• Für einen geleasten Dienstwagen gelten die gleichen Regelungen zum Fahrtenbuch, wie bei deinem eigenen Auto. Die Leasingrate kann dabei genau wie die Kosten für Kraftstoff, Inspektionen, Versicherungen etc. steuerlich abgesetzt werden. Allerdings musst du deinen Privatanteil versteuern. 

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