E-Rechnung: Steuerexperte beantwortet die häufigsten Fragen

Ab 2025 beginnt in Deutschland eine neue Ära für Rechnungen im Geschäftsalltag: Die E-Rechnung wird schrittweise zur Pflicht, auch für Selbstständige und Freiberufler:innen. Während viele noch PDFs per E-Mail verschicken, fordert der Gesetzgeber künftig strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Klingt technisch? Ist es auch, aber mit der richtigen Vorbereitung gut machbar.

Damit du weißt, was auf dich zukommt, haben wir Tino Keller gesprochen. Tino ist Steuerexperte und selbst mehrfacher Gründer. Er erklärt, was hinter der E-Rechnung steckt, wer ab wann betroffen ist und warum es sich lohnt, sich schon jetzt mit dem Thema zu beschäftigen.

Was echte E-Rechnungen ausmacht

Sophia: Tino, was ist eigentlich genau eine E-Rechnung und warum reicht eine normale PDF bald nicht mehr aus?

Tino: Viele denken bei „E-Rechnung“ automatisch an eine PDF, die per Mail verschickt wird. Aber das ist ein Trugschluss. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, also ein maschinenlesbares Format, das automatisch verarbeitet werden kann. Dazu zählen zum Beispiel XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen.

Der Unterschied: Eine PDF ist einfach nur ein Abbild einer Rechnung. Sie lässt sich zwar lesen, aber nicht automatisch auswerten. Eine E-Rechnung hingegen enthält die Rechnungsdaten in einem festen Format, sodass Buchhaltungs- oder Steuersoftware sie direkt erkennen und verarbeiten kann – ganz ohne Abtippen oder Nachbearbeiten.

Sophia: Was ist der Vorteil für Selbstständige und warum will der Staat das?

Tino: Der Staat will das Rechnungswesen digitalisieren – und zwar flächendeckend. Das Ziel ist mehr Transparenz, weniger Fehler, weniger Umsatzsteuerbetrug. Und das geht nur, wenn alle dieselbe Sprache sprechen – also dieselben Datenformate nutzen. Für dich als Selbstständige:r bedeutet das: weniger Aufwand beim Buchen, weniger Papier, weniger Fehlerquellen. Und langfristig auch: mehr Effizienz bei der Zusammenarbeit mit deinen Kund:innen und dem Finanzamt.

So läuft der Zeitplan bis 2028

Sophia: Muss ich als Selbstständige:r schon 2025 E-Rechnungen schreiben - oder reicht es, E-Rechnungen empfangen zu können?

Tino: Das hängt davon ab, ob du Rechnungen an Unternehmen stellst oder nur mit Privatkund:innen arbeitest. Die Pflicht zum Empfangen von E-Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, also auch für Selbstständige und Freiberufler:innen. Das heißt: Wenn dein:e Kund:in dir eine E-Rechnung schickt – etwa im XRechnungs-Format –, musst du sie annehmen und verarbeiten können. Eine Zustimmung deinerseits ist dafür nicht mehr notwendig.

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt es zum Glück eine Übergangsregelung. Du darfst 2025 weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verschicken – aber nur, wenn deine Kund:innen zustimmen. Das gilt auch noch bis Ende 2026, sofern dein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro lag. Ab 2027 wird’s dann ernst: Dann müssen alle, unabhängig von der Unternehmensgröße, E-Rechnungen ausstellen können – spätestens ab 2028 ohne Ausnahme.

Anforderungen, Formate und Inhalte von E-Rechnungen

Sophia: Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für E-Rechnungen?

Tino: Die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen sind ziemlich klar geregelt – und zwar sowohl auf EU-Ebene als auch im deutschen Steuerrecht. Grundsätzlich gilt: Eine E-Rechnung muss maschinell lesbar, strukturiert und vollständig sein. Das bedeutet, dass sie im XML-Format erstellt wird, damit sie automatisiert verarbeitet und geprüft werden kann.

Sophia: Was heißt das konkret für Selbstständige?

Tino: Wenn du als Selbstständige:r oder Freelancer:in Rechnungen schreibst, musst du sicherstellen, dass deine E-Rechnung die technischen und inhaltlichen Mindestanforderungen erfüllt. Dazu gehören unter anderem:

• Die Echtheit der Herkunft – deine Rechnung muss eindeutig von dir stammen.
• Die Unversehrtheit des Inhalts – sie darf während der Übertragung nicht verändert werden.
• Die Lesbarkeit – sie muss digital verständlich und auswertbar sein.

Zudem müssen E-Rechnungen alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben enthalten – so wie man es von normalen Rechnungen auch kennt. Das heißt zum Beispiel: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag, Zahlungsfrist und – wenn zutreffend – dein Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung.

Sophia: Gibt es spezielle Vorschriften, an die ich mich halten muss?

Tino: Ja, die wichtigsten Regelwerke sind der EU-Standard EN 16931, die GoBD, das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Abgabenordnung (AO). Zusätzlich ist im Rahmen des Wachstumschancengesetzes festgelegt worden, dass nur bestimmte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD als gültige E-Rechnungen anerkannt werden.

Sophia: Klingt technisch, brauche ich da spezielles Know-how?

Tino: Nein, das ist das Gute. Du musst nicht selbst XML schreiben können. Moderne Buchhaltungs- und Rechnungstools übernehmen die technische Umsetzung für dich. Wichtig ist nur, dass du ein Tool nutzt, das mit den gesetzlichen Vorgaben Schritt hält. So bleibst du auf der sicheren Seite und kannst dich auf dein Business konzentrieren.

Sophia: Was muss in einer E-Rechnung drinstehen?

Tino: Eine E-Rechnung enthält grundsätzlich dieselben Pflichtangaben wie eine herkömmliche Rechnung, nur eben in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Zu den wichtigsten Angaben zählen:

• Name und Adresse von dir und deiner Kundin bzw. deinem Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum und eine einmalige Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung
• Rechnungsbetrag und – wenn relevant – ausgewiesene Umsatzsteuer
• Zahlungsbedingungen
• Bankverbindung

Wenn du beispielsweise nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist, musst du das explizit in der Rechnung vermerken, etwa mit dem Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Sophia: Und was ist bei öffentlichen Auftraggebern anders?

Tino: Hier brauchst du zusätzlich eine sogenannte Leitweg-ID. Das ist eine Art Adresskennung für die elektronische Übermittlung. Wenn du an Behörden oder Institutionen des Bundes oder der Länder fakturierst, bekommst du diese ID in der Regel vom Auftraggeber. Ohne sie kann die E-Rechnung gar nicht zugestellt werden.

Mein Tipp: Gute Softwarelösungen fragen dich beim Erstellen der E-Rechnung automatisch nach diesen Pflichtangaben und helfen dir dabei, keine Angabe zu vergessen. Besonders praktisch, wenn du deine Rechnungen regelmäßig an unterschiedliche Empfänger senden musst.

E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer

Sophia: Gilt die E-Rechnungspflicht eigentlich auch für Kleinunternehmer:innen, oder sind sie davon ausgenommen?

Tino: Diese Frage bekommen wir bei Accountabe wirklich oft und die Antwort ist leider ganz klar: Ja, auch Kleinunternehmer:innen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, vorausgesetzt, du stellst Rechnungen im B2B-Bereich oder arbeitest mit öffentlichen Auftraggebern zusammen. Die Befreiung nach § 19 UStG betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Pflicht zur E-Rechnung.

Sophia: Was muss ich als umsatzsteuerbefreite Person in der E-Rechnung beachten?

Tino: Der wichtigste Punkt ist der Hinweis auf deine Steuerbefreiung. Wenn du zum Beispiel nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist, sollte das klar und eindeutig in der E-Rechnung vermerkt sein – etwa mit dem Satz: „Gemäß § 19 UStG umsatzsteuerbefreit“. Technisch gesehen erstellst du die Rechnung ansonsten wie jede andere E-Rechnung – also im vorgeschriebenen Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

Sophia: Gibt es sonst noch etwas zu beachten?

Tino: Ja. Auch ohne Umsatzsteuer gelten alle Pflichtangaben, die bei einer ordentlichen Rechnung notwendig sind – also unter anderem dein Name, deine Adresse, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Leistungsbeschreibung und die Zahlungskonditionen. Achte darauf, dass dein genutztes Tool diese Angaben korrekt integriert und maschinenlesbar aufbereitet – denn das ist für eine gesetzeskonforme E-Rechnung entscheidend.

E-Rechnung erstellen, prüfen und archivieren

Sophia: Schauen wir jetzt mal ganz konkret auf die Praxis. Wie lassen sich überhaupt E-Rechnungen erstellen?

Tino: Am einfachsten funktioniert das mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die speziell auf die Anforderungen von Selbstständigen und Freiberufler:innen ausgerichtet ist. Tools wie Accountable, sevDesk, Lexoffice oder DATEV SmartTransfer bieten dir die Möglichkeit, E-Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format zu erstellen – also z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD.

Wichtig ist: Die Software muss dich dabei unterstützen, alle Pflichtangaben korrekt einzutragen, etwa Name, Adresse, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Zahlungsziel und so weiter. Wenn du von der Umsatzsteuer befreit bist, muss auch das entsprechend gekennzeichnet sein.

Sophia: Und wie läuft die Prüfung?

Tino: E-Rechnungen lassen sich über sogenannte Validatoren automatisch auf Fehler prüfen. Diese Prüfmechanismen sind entweder direkt in der Software integriert oder du nutzt kleine Tools wie XRechnungs-Validatoren, dieim Internet angeboten werden. Damit lässt sich zum Beispiel überprüfen, ob die XML-Struktur korrekt aufgebaut ist und alle Pflichtfelder enthalten sind. So vermeidest du Rückfragen oder Ablehnungen durch den Rechnungsempfänger.

Sophia: Und wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Tino: E-Rechnungen unterliegen – genau wie Papierrechnungen – der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Das bedeutet: Du musst sie acht Jahre lang aufbewahren. Und zwar so, dass sie jederzeit vollständig, lesbar und revisionssicher sind.

Sophia: Was heißt das konkret für Selbstständige?

Tino: Die Rechnung darf nicht einfach nur irgendwo auf der Festplatte liegen. Du brauchst ein Archivierungssystem, das gewährleistet, dass:

• das Originalformat (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erhalten bleibt,
• keine unbemerkten Änderungen möglich sind,
• alle Daten maschinenlesbar und bei Bedarf exportierbar sind.

Sophia: Darf ich die E-Rechnung auch als PDF abspeichern?

Tino: Nein, nicht ausschließlich. Wenn du eine gesetzeskonforme E-Rechnung verschickst, muss auch die strukturierte Datei (z. B. XML) archiviert werden – nicht nur eine visuelle Kopie wie das PDF. Wichtig ist, dass du das Originaldokument speicherst, nicht nur eine druckbare Ansicht.

Sophia: Wie kann ich das technisch umsetzen?

Tino: Viele Programme zur Rechnungserstellung – zum Beispiel Accountable – übernehmen auch die rechtskonforme Archivierung automatisch. Du solltest also auf ein Tool setzen, das dich dabei unterstützt. Alternativ kannst du auch eine DMS-Lösung (Dokumentenmanagementsystem) verwenden.

Sophia: Was passiert, wenn ich meiner Archivierungspflicht nicht nachkomme?

Tino: Im schlimmsten Fall drohen Steuernachzahlungen oder Bußgelder, wenn du im Rahmen einer Betriebsprüfung keine ordnungsgemäße Rechnung vorlegen kannst. Deshalb mein Rat: Nimm die Archivierung ernst – sie ist kein formaler Kram, sondern kann steuerlich wirklich relevant werden.

Fazit: Jetzt auf die E-Rechnung vorbereiten - Schritt für Schritt

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Selbstständigen und Freiberufler:innen, die im B2B-Bereich oder für öffentliche Auftraggeber tätig sind – unabhängig davon, ob sie zur Umsatzsteuer verpflichtet sind oder nicht. Auch wenn es Übergangsregelungen für Kleinunternehmer:innen gibt: Ab dem 1. Januar 2025 musst du in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Wer vorbereitet ist, profitiert langfristig: Die Umstellung bringt mehr Automatisierung, weniger Fehlerquellen und kann dir Zeit und Geld sparen. Ob du mit XRechnung, ZUGFeRD oder über ein Tool wie Accountable arbeitest – wichtig ist, dass du ein gesetzeskonformes, strukturiertes Format nutzt und deine Rechnungen sicher archivierst.

➡️ Du möchtest direkt starten? Dann wirf auch einen Blick auf unseren Ratgeber zu Voraussetzungen und Anforderungen der E-Rechnung.

FAQ zur E-Rechnung für Selbstständige

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Alle Unternehmer:innen im B2B-Bereich oder mit öffentlichen Auftraggebern – also auch Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 muss jede:r in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung kommt gestaffelt, spätestens aber 2028.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer:innen?
Ja. Allerdings dürfen Kleinunternehmer:innen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro ihre Rechnungen bis Ende 2027 noch in anderen Formaten ausstellen – sie müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Muss ich E-Rechnungen auch ohne Umsatzsteuer ausstellen?
Ja. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt unabhängig von der Umsatzsteuer. Wichtig ist, dass der Hinweis zur Steuerbefreiung korrekt angegeben wird.

Welches Format muss ich verwenden?
Anerkannt sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Diese erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an maschinenlesbare, strukturierte Rechnungen.

Wie archiviere ich E-Rechnungen richtig?
Im Originalformat, für mindestens zehn Jahre, revisionssicher und maschinenlesbar – idealerweise mit Hilfe einer Softwarelösung.