E-Rechnung: Die häufigsten Fragen zum Thema beantwortet

Ob Freiberufler:innen und Selbstständige oder KMUs und Großunternehmen – E-Rechnungen werden im Geschäftsalltag immer wichtiger. Während bei öffentlichen Aufträgen E-Rechnungen längst Pflicht sind, könnten schon bald auch im B2B-Bereich elektronische Rechnungen Standard werden. Umso wichtiger, sich schon jetzt mit wichtigsten Infos vertraut zu machen.

Unser Überblick zu den häufigsten Fragen zu E-Rechnungen bereitet dich optimal auf die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen vor!

Was ist eine E-Rechnung?

Gesetzeskonforme E-Rechnungen basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der daraus resultierenden EU-Norm EN 16931. Sie müssen ein strukturiertes Format für elektronische, maschinell lesbare Rechnungen nutzen, in das sich rechnungsrelevante Unterlagen einbetten lassen. Das elektronische Rechnungsformat dient zur Erstellung, Übermittlung sowie zum Empfang und zur Weiterverarbeitung aller Rechnungsinformationen. Die strukturierten Metadaten lassen sich für mehr Effizienz im Rechnungswesen automatisch extrahieren und verarbeiten.

Gesetzeskonforme E-Rechnungen

Gesetzeskonforme Rechnungen müssen alle Vorgaben der EN 16931, der E-Rechnungsverordnung sowie des geplanten Wachstumschancengesetzes des Bundesfinanzministeriums erfüllen. Hierzu kommen in der Regel strukturierte XML-Formate oder auch die aufwändigeren EDI-Formate zum Einsatz. Im öffentlichen Rechnungsverkehr dienen XML-Formate wie XRechnungen als etablierter, offiziell anerkannter Standard. Hybridformate aus PDF und XML wie ZUGFeRD werden ebenfalls akzeptiert.

Nicht gesetzeskonforme E-Rechnungen

Visuelle Formate wie PDF-Rechnungen ermöglichen keine automatische, maschinell lesbare Weiterverarbeitung und entsprechen nicht gesetzlichen Anforderungen. Auch andere elektronische Rechnungsformate ohne strukturierte Datensätze nach gesetzlichen Richtlinien werden nicht akzeptiert. Sie fallen daher unter die Kategorie „Sonstige Rechnungen“. Im B2B-Bereich sind „sonstige Rechnungen“ bei Zustimmung der Rechnungsempfänger:innen noch möglich. Im öffentlichen Bereich dürfen seit 2020 nur noch E-Rechnung erstellt und empfangen werden. 

Welche Formate für E-Rechnungen gibt es?

Solang sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, können verschiedene Standards oder Formate für E-Rechnungen zum Einsatz kommen. Zu den zwei gängigsten Formen von E-Rechnungen im Sinne der E-Rechnungsverordnung, der EN 16931 und des Wachstumschancengesetzes zählen:

• XRechnung: Das Format XRechnung erfüllt als strukturierter XML-Datensatz mit allen erforderlichen Rechnungsinformationen alle Anforderungen an E-Rechnungen. Aus diesem Grund hat sich die XRechnung als offizieller Standard für öffentliche Auftraggeber:innen und Rechnungssteller:innen im öffentlichen Auftrag etabliert. Betrieben wird der Standard von KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards.
• ZUGFeRD: Beim Format ZUGFeRD handelt es sich um eine hybride E-Rechnung, die das visuelle PDF-Format mit einem zusätzlichen XML-Datensatz kombiniert. Während die PDF-Version der Rechnung eine leichte Lesbarkeit garantiert, sorgt die XML-Version der E-Rechnung für Gesetzeskonformität.

Weitere mögliche Varianten für E-Rechnungen sind EDI-Rechnungen. Auch hier handelt es sich um ein elektronisches Rechnungsformat, das die automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Vergleich zu XRechnungen und ZUGFeRD bedeutet EDI jedoch mehr Aufwand. Grund dafür: Das Format erfordert individuell vereinbarte Austauschvereinbarungen und technische Expertise bei der Implementierung. XRechnung und ZUGFeRD bieten hingegen nur geringe Hürden bei der Implementierung.

Welche Vorteile bringen E-Rechnungen mit sich?

Anerkannte elektronische Rechnungsformate vereinfachen das Rechnungswesen durch automatisierte Workflows, transparente Rechnungserstellung und -verarbeitung sowie vereinheitliche Geschäftsprozesse. Angefangen bei Rechnungserstellung bis hin zur Rechnungsprüfung und Archivierung sparen sie Zeit und Kosten, denn Erfassung, Erschließung und Klassifizierung laufen stark automatisiert ab. Hinzukommen die Einhaltung gesetzlicher Rahmen, eine platzsparende, sichere Archivierung und ein hoher Datenschutz.

Wie lassen sich E-Rechnungen erstellen?

Um gesetzeskonforme Rechnungen zu erstellen, empfiehlt sich die Verwendung einer zuverlässigen Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware wie Accountable. Das gilt auch für anerkannte E-Rechnungsformate. Auch digitale Lösungen für Dokumentenmanagement oder ERP-Systeme wie SAP bieten in der Regel die Möglichkeit, offizielle E-Rechnungen zu erstellen. 

Obwohl es rein theoretisch möglich ist, E-Rechnungen auch manuell zu erstellen, empfiehlt es sich, geeignete Tools für E-Rechnungen zu verwenden, um die Korrektheit zu gewährleisten. Zusätzlich bieten sich für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Behörden Internetplattformen des Bundes wie „Zentrale Rechnungseingangplattform“ (ZRE) und „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“ (OZG-RE) an. Beide ermöglichen es Lieferant:innen und Dienstleister:innen offizielle E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen zu verschicken.

Wie lassen sich E-Rechnungen prüfen?

Für die Prüfung von E-Rechnungen kommen ähnlich wie bei der Erstellung Softwarelösungen mit integriertem E-Rechnungen-Validator zum Einsatz. Hierbei erfolgt die automatische Extrahierung und Prüfung von E-Rechnungen regelbasiert. Bei der automatischen Validierung werden Syntaxschema und XML-Tags des Datensatzes geprüft. Bei korrekten Inhalten und Strukturen wird die Rechnung automatisch an Buchhaltung oder Archiv weitergeleitet oder bei Fehlern beispielsweise auf Wiedervorlage gesetzt.

Wer muss E-Rechnungen verwenden?

Zum aktuellen Stand (März 2024) müssen alle öffentlichen Behörden sowie Rechnungssteller:innen im Auftrag öffentlicher Behörden anerkannte Formate für E-Rechnungen verwenden. Im B2B-Sektor ist derzeit noch keine Pflicht zur E-Rechnung vorgeschrieben. 

Dies kann sich mit dem geplanten Wachstumschancengesetz des Bundesfinanzministeriums ändern. Kommt es zum Beschluss soll ab 01. Januar 2025 für den Rechnungsaustausch im B2B-Bereich die E-Rechnung in gestaffelten Schritten bis spätestens Januar 2028 zur Pflicht werden. Ab Januar 2025 müssten Unternehmen grundsätzlich darauf vorbereitet sein, offizielle E-Rechnungen zu verarbeiten, da die Verwendung keine Zustimmung des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin erfordert.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für E-Rechnungen?

Zu den wichtigsten gesetzlichen, technischen und formalen Anforderungen an E-Rechnungen zählen:

• Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit der Rechnungsinhalte
• Strukturiertes, maschinell lesbares Dateiformat für automatische, maschinenlesbare Verarbeitung
• Erfüllung aller Rechnungsvorgaben gemäß Umsatzsteuergesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und GoBD.

Die wichtigsten gesetzlichen Regelwerke für E-Rechnungen sind der EU-Rechnungsstandard EN16931, das Umsatzsteuergesetz, die Abgabenordnung, die GoBD und das geplante Wachstumschancengesetz.

Welche Rechnungsinhalte müssen E-Rechnung haben?

Genau wie bei klassischen Rechnungen gibt es Pflichtangaben, die zu jeder E-Rechnung gehören. Hinzukommen zusätzliche Angaben, beispielsweise die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber, die du speziell für elektronisch erstellte Rechnungen brauchst. Zu den wichtigsten Inhalten zählen unter anderem:

• Leitweg-ID von Rechnungsempfänger
• Geltende Zahlungsbedingungen
• Zahlungsangaben (Bankverbindung des Rechnungsstellers)
• Name, Adresse und Kontaktdaten (Rechnungssteller und -empfänger)
• Bestellnummer
• Lieferantennummer
• Rechnungsnummer
• Steuernummer (oder Umsatz-ID)
• Rechnungsdatum
• Rechtsform
• Angaben zu Lieferung/Dienstleistung
• Entgelt

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Wie werden E-Rechnungen archiviert?

E-Rechnungen sind Papierrechnungen gesetzlich gleichgestellt und unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach Umsatzsteuergesetz, Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Die Archivierung muss im elektronischen Originalformat, jederzeit lesbar, maschinell auswertbar und revisionssicher erfolgen.