Ob Freiberufler:innen und Selbstständige oder KMUs und Großunternehmen – E-Rechnungen werden im Geschäftsalltag immer wichtiger. Während bei öffentlichen Aufträgen E-Rechnungen längst Pflicht sind, werden schon bald auch im B2B-Bereich elektronische Rechnungen Standard. Umso wichtiger, sich schon jetzt mit wichtigsten Infos vertraut zu machen.
Unser Überblick zu den häufigsten Fragen zu E-Rechnungen bereitet dich optimal auf die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen vor!
Gesetzeskonforme E-Rechnungen basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der daraus resultierenden EU-Norm EN 16931. Sie müssen ein strukturiertes Format für elektronische, maschinell lesbare Rechnungen nutzen, in das sich rechnungsrelevante Unterlagen einbetten lassen. Das elektronische Rechnungsformat dient zur Erstellung, Übermittlung sowie zum Empfang und zur Weiterverarbeitung aller Rechnungsinformationen. Die strukturierten Metadaten lassen sich für mehr Effizienz im Rechnungswesen automatisch extrahieren und verarbeiten.
➡️Hier geht's zum allgemeinen Leitfaden zu E-Rechnungen.
Gesetzeskonforme Rechnungen müssen alle Vorgaben der EN 16931, der E-Rechnungsverordnung sowie des Wachstumschancengesetzes des Bundesfinanzministeriums erfüllen. Hierzu kommen in der Regel strukturierte XML-Formate oder auch die aufwändigeren EDI-Formate zum Einsatz. Im öffentlichen Rechnungsverkehr dienen XML-Formate wie XRechnungen als etablierter, offiziell anerkannter Standard. Hybridformate aus PDF und XML wie ZUGFeRD werden ebenfalls akzeptiert.
Visuelle Formate wie PDF-Rechnungen ermöglichen keine automatische, maschinell lesbare Weiterverarbeitung und entsprechen nicht gesetzlichen Anforderungen. Auch andere elektronische Rechnungsformate ohne strukturierte Datensätze nach gesetzlichen Richtlinien werden nicht akzeptiert. Sie fallen daher unter die Kategorie „Sonstige Rechnungen“. Im B2B-Bereich sind „sonstige Rechnungen“ bei Zustimmung der Rechnungsempfänger:innen noch möglich. Im öffentlichen Bereich dürfen seit 2020 nur noch E-Rechnung erstellt und empfangen werden.
Solang sie die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, können verschiedene Standards oder Formate für E-Rechnungen zum Einsatz kommen. Zu den zwei gängigsten Formen von E-Rechnungen im Sinne der E-Rechnungsverordnung, der EN 16931 und des Wachstumschancengesetzes zählen:
Weitere mögliche Varianten für E-Rechnungen sind EDI-Rechnungen. Auch hier handelt es sich um ein elektronisches Rechnungsformat, das die automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Vergleich zu XRechnungen und ZUGFeRD bedeutet EDI jedoch mehr Aufwand. Grund dafür: Das Format erfordert individuell vereinbarte Austauschvereinbarungen und technische Expertise bei der Implementierung. XRechnung und ZUGFeRD bieten hingegen nur geringe Hürden bei der Implementierung.
Als Kleinunternehmer:in kannst du grundsätzlich zwischen Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung wählen, solange das Format den gesetzlichen Anforderungen entspricht und maschinenlesbar ist. Im öffentlichen Sektor hat sich allerdings XRechnung als Standard etabliert. Für den allgemeinen B2B-Bereich hast du hingegen mehr Flexibilität und kannst selbst entscheiden, ob du ZUGFeRD oder XRechnung nutzt.
Anerkannte elektronische Rechnungsformate vereinfachen das Rechnungswesen durch automatisierte Workflows, transparente Rechnungserstellung und -verarbeitung sowie vereinheitliche Geschäftsprozesse. Angefangen bei Rechnungserstellung bis hin zur Rechnungsprüfung und Archivierung sparen sie Zeit und Kosten, denn Erfassung, Erschließung und Klassifizierung laufen stark automatisiert ab. Hinzukommen die Einhaltung gesetzlicher Rahmen, eine platzsparende, sichere Archivierung und ein hoher Datenschutz.
Um gesetzeskonforme Rechnungen zu erstellen, empfiehlt sich die Verwendung einer zuverlässigen Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware wie Accountable. Das gilt auch für anerkannte E-Rechnungsformate. Auch digitale Lösungen für Dokumentenmanagement oder ERP-Systeme wie SAP bieten in der Regel die Möglichkeit, offizielle E-Rechnungen zu erstellen.
Obwohl es rein theoretisch möglich ist, E-Rechnungen auch manuell zu erstellen, empfiehlt es sich, geeignete Tools für E-Rechnungen zu verwenden, um die Korrektheit zu gewährleisten. Zusätzlich bieten sich für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Behörden Internetplattformen des Bundes wie „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ (ZRE) und „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“ (OZG-RE) an. Beide ermöglichen es Lieferant:innen und Dienstleister:innen offizielle E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen zu verschicken.
Ja, es gibt Softwarelösungen, mit denen Selbstständige und Freelancer:innen ganz einfach E-Rechnungen erstellen können. Achte darauf, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Beispielhafte Tools sind:
Als Freelancer kannst du eine E-Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen, indem du in der Rechnung deutlich vermerkst, dass du gemäß §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist. Nutze ein E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und maschinenlesbar ist.
In deiner E-Rechnungssoftware solltest du die Umsatzsteuer auf null Prozent setzen und den Hinweis zur Steuerbefreiung im Textfeld angeben. Achte darauf, dass alle Pflichtangaben wie Name, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Zahlungsinformationen enthalten sind, damit die Rechnung vollständig und rechtskonform ist.
Für die Prüfung von E-Rechnungen kommen ähnlich wie bei der Erstellung Softwarelösungen mit integriertem E-Rechnungen-Validator zum Einsatz. Hierbei erfolgt die automatische Extrahierung und Prüfung von E-Rechnungen regelbasiert. Bei der automatischen Validierung werden Syntaxschema und XML-Tags des Datensatzes geprüft. Bei korrekten Inhalten und Strukturen wird die Rechnung automatisch an Buchhaltung oder Archiv weitergeleitet oder bei Fehlern beispielsweise auf Wiedervorlage gesetzt.
Zum aktuellen Stand müssen alle öffentlichen Behörden sowie Rechnungssteller:innen im Auftrag öffentlicher Behörden anerkannte Formate für E-Rechnungen verwenden. Im B2B-Sektor ist derzeit noch keine Pflicht zur E-Rechnung vorgeschrieben.
Das wird sich jedoch bald ändern: Mit dem Wachstumschancengesetz des Bundesfinanzministeriums ändern. Kommt es zum Beschluss soll ab 1. Januar 2025 für den Rechnungsaustausch im B2B-Bereich die E-Rechnung in gestaffelten Schritten bis spätestens Januar 2028 zur Pflicht werden. Ab Januar 2025 müssten Unternehmen grundsätzlich darauf vorbereitet sein, offizielle E-Rechnungen zu verarbeiten, da die Verwendung keine Zustimmung des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin erfordert.
Ja, Freiberufliche und Freelancer:innen gelten in diesem Zusammenhang als Unternehmen und müssen im Zuge der Gesetzesänderung E-Rechnungen ausstellen. Wenn du als Freelancer:in oder Freiberufliche:r im B2B-Bereich tätig bist oder öffentliche Auftraggeber:innen belieferst, gilt die E-Rechnungspflicht auch für dich.
Nein, die Kleinunternehmerregelung befreit nicht von der E-Rechnungspflicht. Auch Kleinunternehmer:innen sind verpflichtet, im B2B-Bereich und bei öffentlichen Aufträgen gesetzeskonforme E-Rechnungen auszustellen. Die Befreiung durch die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Pflicht zur E-Rechnung.
Die E-Rechnungspflicht gilt zwar für Kleinunternehmer:innen genauso wie für alle anderen Unternehmen, doch es gibt eine Übergangsfrist, die Kleinunternehmer:innen den Umstieg zur E-Rechnung erleichtern soll: Liegt dein Vorjahresumsatz als Kleinunternehmen unter 800.000 Euro, musst du erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.
💡Hinweis: Übergangsfristen gelten nur für das Ausstellen von E-Rechnungen. Unabhängig von deinem Umsatz musst du ab 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. In unserem Artikel zur anstehenden E-Rechnungspflicht erfährst du alles rund um Fristen.
Ja, auch als Kleinunternehmer:in ohne Umsatzsteuerpflicht betrifft dich die E-Rechnungspflicht. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt unabhängig von der Umsatzsteuerpflicht und umfasst alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich oder an öffentliche Auftraggeber:innen stellen.
Wenn du ausschließlich im B2C-Bereich arbeitest, musst du zwar keine E-Rechnungen ausstellen, du musst eingehende E-Rechnungen jedoch verarbeiten können.
Die neue E-Rechnungspflicht gilt für alle Kleinunternehmer:innen, die im B2B- oder B2G-Bereich tätig sind. Zunächst bezieht sich das E-Rechnungs-Gesetz auf deutschlandweite Transaktionen. Derzeit besteht keine Verpflichtung, E-Rechnungen an Kund:innen im EU- oder Nicht-EU-Ausland zu versenden.
Ja, auch wenn du nach § 4 Nr. 16 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist, bist du möglicherweise zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Die E-Rechnungspflicht ist unabhängig von der Umsatzsteuerpflicht und gilt für alle Unternehmer:innen im B2B-Bereich oder bei öffentlichen Aufträgen. In der E-Rechnung solltest du dann lediglich den Hinweis auf deine Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 16 UStG angeben.
Auch Freiberufliche ohne Umsatzsteuerpflicht sind von der E-Rechnungspflicht betroffen, da die Pflicht zur E-Rechnung unabhängig von der Umsatzsteuer gilt. Du musst daher eine E-Rechnung im gesetzlich vorgeschriebenen Format erstellen und den Hinweis auf deine Umsatzsteuerbefreiung ergänzen.
Wenn du als Kleinunternehmer:in oder freiberuflich Tätige:r ohne Umsatzsteuerpflicht eine E-Rechnung erstellst, unterscheidet sich die Rechnung vor allem dadurch, dass du keine Umsatzsteuer ausweist.
Stattdessen gibst du in der E-Rechnung einen Hinweis auf deine Steuerbefreiung, etwa durch den Vermerk „gemäß § 19 UStG umsatzsteuerbefreit“. Ansonsten enthält die E-Rechnung alle üblichen Pflichtangaben wie bei umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen, und sie wird im gleichen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt und verarbeitet, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Zu den wichtigsten gesetzlichen, technischen und formalen Anforderungen an E-Rechnungen zählen:
Die wichtigsten gesetzlichen Regelwerke für E-Rechnungen sind der EU-Rechnungsstandard EN16931, das Umsatzsteuergesetz, die Abgabenordnung, die GoBD und das geplante Wachstumschancengesetz.
Genau wie bei klassischen Rechnungen gibt es Pflichtangaben, die zu jeder E-Rechnung gehören. Hinzukommen zusätzliche Angaben, beispielsweise die Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber, die du speziell für elektronisch erstellte Rechnungen brauchst. Zu den wichtigsten Inhalten zählen unter anderem:
💡Tipp von Accountable: Du willst beim Erstellen von Rechnungen sicherstellen, dass alle Pflichtangaben enthalten sind? Accountable ist die Steuersoftware für Selbstständige und bietet dir die Möglichkeit, rechtssichere, professionelle Rechnungen zu erstellen. Jetzt kostenlos testen!
E-Rechnungen sind Papierrechnungen gesetzlich gleichgestellt und unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach Umsatzsteuergesetz, Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung. Die Archivierung muss im elektronischen Originalformat, jederzeit lesbar, maschinell auswertbar und revisionssicher erfolgen.
Sophia Merzbach
Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.
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