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Was kann man als Selbstständiger von der Steuer absetzen?

Aktualisiert am
Lesezeit 8 minuten

Ach ja, die Steuer. Hass-Thema eines jeden Selbstständigen und doch muss man sich mindestens einmal im Jahr zwangsweise damit auseinandersetzen. Wer allerdings das Jahr über das Wort Steuern in die hintersten Ecke seines Kopfes verbannt und erst zur Einkommensteuererklärung wieder hervorkramt, dem können potenziell wertvolle Geschäftsausgaben durch die Lappen gehen – und damit auch mögliche Steuerersparnisse.

Denn bei der Steuer geht es nicht nur darum, selbst Geld zu zahlen: Es gibt auch zahlreiche Möglichkeiten, um deine Steuerlast zu minimieren, indem du deine betrieblichen Ausgaben von der Steuer absetzt.

Was du alles absetzen kannst und welche Unterlagen du dafür benötigst, erfährst du in diesem Mini-Guide zum Thema Steuern absetzen für Selbstständige. 

Darum geht’s:

Was kann man alles von der Steuer absetzen?

Wenn du selbstständig bist, kannst du grundsätzlich alle Ausgaben steuerlich geltend machen, die in einem direkten Bezug zu deiner Tätigkeit stehen. Diese Kosten werden als Betriebsausgaben bezeichnet. Dabei musst du allerdings auch nachweisen können, dass die Anschaffungen für die Ausübung deiner Arbeit relevant sind. 

Eine Liste, was man alles von der Steuer absetzen kann, findest du hier. In 90% der Fällen handelt es sich dabei um Ausgaben aus einer der folgenden Kategorien:

  • Kosten für dein Büro oder Homeoffice
  • Telefon- und Internetkosten
  • Kosten für Computer und/oder Laptop 
  • Betriebliche Versicherungen
  • KfZ- und Fahrtkosten
  • Fortbildungskosten 
  • Geschäftsreisen
  • Bewirtungskosten
  • Beratungskosten (Steuerberater, Anwalt etc.)
  • Werbungskosten

Auf die einzelnen Ausgaben gehen wir weiter unten detaillierter ein. 

➡️ 7 Beispiele für Geschäftsausgaben, die Freiberufler von der Steuer absetzen können, findest du hier. 

Betriebsausgaben musst du in der Steuererklärung in der Anlage EÜR eintragen. EÜR steht für Einnahmenüberschussrechnung. In diesem Formular stellst du quasi deine Einnahmen und Ausgaben gegenüber, um eine finale Gewinnermittlung zu erzielen. 

➡️Wie die Einnahmenüberschussrechnung funktioniert, erklären wir dir hier.

Belege und Rechnungen für die Steuererklärung sammeln

Bevor wir in die einzelnen Betriebsausgaben tiefer eintauchen, solltest du noch ein paar grundlegende Dinge über Belege und Rechnungen für deine Steuererklärung wissen. 

In Deutschland müssen Belege für Betriebsausgaben nämlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden. So kannst du auch bei späteren Rückfragen vom Finanzamt eindeutig belegen, welche Kosten du abgesetzt hast und warum.

Rechnungen, die an dich ausgestellt werden, bezeichnet man dabei als Eingangsrechnungen.

➡️Hier erfährst du, was auf keiner Eingangsrechnung fehlen darf.

Ausgaben von der Steuer absetzen ohne Belege kannst du nur, wenn eine sogenannte Nichtbeanstandungsgrenze vorliegt. Bei einigen Kosten lohnt es sich für das Finanzamt nämlich schlicht und ergreifend nicht, mit Belegen zu prüfen, ob die Angaben korrekt sind. In diesem Fall greift eine Nichtbeanstandungsgrenze, die pauschal gilt, ohne dass einzelne Rechnungen in der Steuererklärung aufgeführt werden müssen. Bei Kontogebühren liegt diese Grenze zum Beispiel bei 16€ und bei Arbeitsmitteln wie Schreibwaren oder Computer bei bis zu 110€. 

Welche Steuerpauschalen gibt es?

Pauschalen in der Steuererklärung klingen erstmal gut. Denn sie erleichtern dir die Arbeit, wenn es darum geht, viele einzelne Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Mit einer Pauschale kannst du gleich einen zusammengefassten Betrag absetzen und musst nicht alles einzeln angeben. 

Doch welche Steuerpauschalen können Selbstständige eigentlich nutzen? Und lohnt es sich überhaupt, als Selbstständige*r von Steuerpauschalen Gebrauch zu machen? 

➡️Hier erfährst du, welche Pauschalen es gibt und in welchen Fällen du sie nutzen kannst.

Vorweggenommene Betriebsausgaben absetzen

Wusstest du, dass du auch Kosten vor der Gründung absetzen kannst? Diese Ausgaben werden als vorweggenommene Betriebsausgaben bezeichnet. Sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende können also Kosten steuerlich geltend machen, die vor der offiziellen Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit entstanden sind.

Dazu gehören zum Beispiel Kosten für Seminare und Workshops, die mit der Gründung zu tun haben. Aber auch Fachliteratur oder Beratungskosten für beispielsweise einen Coach oder einen Steuerberater kannst du absetzen. 

➡️Wie du Kosten vor der Gewerbeanmeldung absetzen kannst, haben wir dir in unserem Guide zu vorweggenommenen Betriebsausgaben zusammengestellt.  

Das Arbeitszimmer absetzen als Selbstständiger

Homeoffice ist mittlerweile für viele Menschen zur Normalität geworden und auch in Deutschland ist das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden keine Neuheit mehr. Deswegen kommen aber auch immer wieder Fragen dazu auf, ob und wie man als Selbstständiger ein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen kann. 

Grundsätzlich gilt: Wer von Zuhause arbeitet, kann auch die Mietkosten anteilig von der Steuer absetzen. Anteilig ist hier das Stichwort, denn du kannst nicht einfach deine gesamte Miete steuerlich geltend machen.

Vielmehr musst du anhand der Größe deines Arbeitszimmers ausrechnen, wie viel Miete du anteilig dafür zahlst. Diesen Betrag kannst du dann auch von der Steuer absetzen. 

Wenn du keinen ganzen Raum für deine Arbeit zur Verfügung hast, kannst du die Homeoffice-Pauschale nutzen, die durch Corona eingeführt wurde. Wie das geht, verraten wir dir hier.

➡️Was du sonst noch über das Absetzen von Steuern für dein Arbeitszimmer wissen musst, haben wir dir hier zusammengefasst.

Telefon und Internet von Steuer absetzen

Wenn du im Homeoffice arbeitest, wirst du sicherlich auch dein privates Internet und dein Handy für die Arbeit benutzen – und kannst somit ebenfalls die Internet- und Handykosten steuerlich absetzen. 

Das ist einfach, wenn du ein separates Arbeitshandy hast, aber wenn du dein privates Smartphone für berufliche Telefonate nutzt, wird es etwas komplizierter. Das gleiche gilt für Internet, das du sowohl zum Arbeiten als auch für deine private Nutzung verwendest.

Hierbei kommt es auf die prozentuale Nutzung an, also wie viele Stunden eines Tages du das Internet oder das Handy privat bzw. beruflich nutzt. 

Um dein Telefon und Internet von der Steuer abzusetzen, stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Du nutzt die Pauschale
  2. Du gibst die tatsächlichen Kosten an

Die Pauschale hat den Nachteil, dass du hier nur 20% der entstandenen Kosten und monatlich nur maximal 20€ angeben kannst.

Wenn die tatsächlichen Kosten 20€ im Monat übersteigen, du das Telefon oder das Internet aber sowohl privat als auch beruflich nutzt, musst du die prozentuale Nutzung ausrechnen – und im Zweifel Einzelnachweise beim Finanzamt einreichen. 

➡️Mehr darüber, wie du Internet und Handykosten steuerlich absetzen kannst, liest du hier.

Laptop oder Computer von der Steuer absetzen

Wer selbstständig ist, kann grundsätzlich seinen Computer oder Laptop von der Steuer absetzen. Dafür gilt allerdings erneut, dass du diese Ausgaben nur dann geltend machen kannst, wenn der Computer für die Ausübung deiner Tätigkeit notwendig ist. 

Hier gibt es jedoch eine Ausnahme: Wenn du deinen Laptop oder Computer sowohl privat als auch beruflich nutzt, ist erneut die prozentuale Nutzung ausschlaggebend. Wenn die berufliche Nutzung bei 90% liegt, kannst du den Laptop absetzen – und zwar in voller Höhe. Alles was weniger ist, kann in der Steuererklärung hingegen nur anteilig beansprucht werden. 

Gut zu wissen: Wenn dein Laptop oder Computer mehr als 800€ ohne Mehrwertsteuer gekostet hat, musst du ihn abschreiben. Wie das geht, erfährst du hier.

Versicherungen absetzen

Als Selbstständiger sind natürlich auch Versicherungen für dich wichtig. Dazu zählt neben der Krankenversicherung auch die Rentenversicherung sowie eventuell eine berufliche Haftpflichtversicherung.

➡️Welche Versicherungen du als Selbstständiger haben solltest, erfährst du hier.

Viele dieser Versicherungen kannst du auch von der Steuer absetzen. Dabei gilt die Grundregel: Versicherungen, die betriebliche Risiken absichern, sind steuerlich voll absetzbar.

Somit kannst du im Normalfall sowohl deine Betriebshaftpflicht- als auch deine rein berufliche Rechtsschutzversicherung absetzen. Auch eine betriebliche Unfallversicherung kannst du absetzen sowie deine Hausratversicherung anteilig, wenn du im Homeoffice arbeitest.

➡️ Welche Versicherungen du voll und welche du nur anteilig und nicht in voller Höhe absetzen kannst, haben wir dir in unserem kleinen Versicherungs-Guide zusammengetragen.

Fahrtkosten absetzen

Auch Fahrtkosten für Trips, die im Rahmen deines Jobs entstanden sind, kannst du steuerlich geltend machen. Der einfachste Weg hierfür, ist das Sammeln von Belegen. Das können Fahrscheine für öffentliche Verkehrsmittel sein, aber auch Belege von Tankstellen. Die entstandenen Kosten kannst du in deiner jährlichen Einkommenssteuererklärung angeben.

Gut zu wissen: Du musst nicht alle deine Belege in einem dicken Ordner aufbewahren. Digitalisier deine Buchhaltung doch einfach! Mit der Fotoerkennung von Accountable kannst du ganz einfach ein Foto von deinen Rechnungen machen und in der App speichern. 

Falls du nicht im Homeoffice sondern in deinem eigenen Büro oder auch einem Coworking-Space arbeitest, kannst du auch den Fahrtweg dorthin absetzen. Dabei wird eine Pauschale von 0,30€ pro gefahrenen Kilometer anerkannt. Also gib am besten einfach bei Google Maps deine Adresse sowie die Adresse des Büros an und schon siehst du, wie viele Kilometer du dorthin jeden Tag zurücklegst.

Für Fahrten zu Kunden kommt es unter anderem darauf an, was für ein Fahrmittel du verwendet hast. PKWs werden hier ebenfalls mit 0,30€ pro Kilometer abgegolten, aber Roller oder Motorräder sind beispielsweise nur 0,20€ pro Kilometer wert. 

➡️Eine genaue Erklärung, wie du Fahrtkosten absetzen kannst, findest du hier. 

Geschäftsreisen und Fortbildungskosten absetzen

Grundsätzlich kannst du alle auswärtigen Termine, die deinem beruflichen Vorankommen dienen, von der Steuer absetzen. Dazu gehören Besuche, die du bei deinen Kunden machst, aber auch Fortbildungen und Seminare, bei denen es um die Weiterentwicklung von deinen beruflichen Fähigkeiten geht. 

Die Fortbildungskosten und auch Kosten für andere Geschäftsreisen kannst du also absetzen – und zwar nicht nur die Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten, sondern auch die Ausgaben für deine Verpflegung. 

➡️Wie du auf Geschäftsreisen von der Verpflegungspauschale profitieren kannst, erfährst du hier.

Verpflegung und Bewirtungsbelege

Egal ob du auf Geschäftsreise bist oder deinen Kunden für ein Meeting zum Essen einlädst – Verpflegungskosten können für Freiberufler auf verschiedene Art und Weise wichtig werden. Grundsätzlich ist Essensgeld steuerlich absetzbar für Selbstständige und die Verpflegung kannst du in deiner Steuererklärung gültig machen. Dabei gilt aber wie auch sonst: Verpflegung kann nur dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn sie mit deiner Selbstständigkeit im Zusammenhang steht.

Dieses Essensgeld wird im Steuer Jargon auch als Bewirtung bezeichnet. Um Verpflegung von der Steuer abzusetzen, musst du spezielle Bewirtungsbelege sammeln. Darauf müssen die folgenden Angaben zu finden sein:

  • Eine Auflistung aller Speisen und Getränke mit Einzel- und Gesamtpreisen
  • Genaue Angabe des Bewirtungsanlasses 
  • Eine Auflistung der bewirteten Personen mit Namen
  • Name, Datum und Unterschrift des Bewirtenden
  • Die enthaltene Mehrwertsteuer mit dem Steuersatz

Einen Bewirtungsbeleg als Vorlage kannst du dir in Restaurants auf Nachfrage ausstellen lassen. Falls du das mal vergessen hast, musst du den Bewirtungsbeleg befüllen, also die Angaben selbst schriftlich auf dem Beleg festhalten.

Kleiner Tipp: Anlässe wie „Geschäftsessen” oder „Projektbesprechung” werden vom Finanzamt häufig nicht anerkannt. Um einen direkten Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang klar zu kennzeichnen, solltest du also genauer erklären, was der Anlass des Essens war. 

➡️Wie du Bewirtungsbelege richtig ausfüllst und absetzt, erklären wir dir in dieser Übersicht. 

Steuerberater von Steuer absetzen

Wenn du Hilfe bei der Bearbeitung deiner Steuererklärung in Anspruch nimmst, dann kannst du die dadurch entstehenden Steuerberatungskosten ebenfalls steuerlich geltend machen.  Dabei gilt allerdings, dass du nur dann einen Steuerberater von der Steuer absetzen kannst, wenn es um die Ermittlung beruflicher Einkünfte geht. Private Steuerberatungskosten, wie beispielsweise bei der Unterstützung für Angaben zu Kindern, sind davon nicht gedeckt.

Allerdings musst du nicht zwingend einen Steuerberater haben, um Kosten für eine Steuerberatung absetzen zu können. Auch Softwares oder Apps wie Accountable, die dich bei der Steuererklärung unterstützen, können abgesetzt werden.

➡️Ob du jeder Selbstständige wirklich einen Steuerberater brauchst, haben wir in diesem Artikel einmal näher untersucht. 

Werbungskosten als Selbstständiger absetzen

Als Selbstständiger musst du allerhand Arbeitsmittel wie Schreibwaren, Notizbücher oder auch technische Geräte wie Laptops und Computer Zubehör aus der eigenen Tasche zahlen. Deswegen kannst du viele dieser Kosten als sogenannte Werbungskosten als Selbstständiger absetzen. Und dabei hast du einen großen Vorteil gegenüber Arbeitnehmern: Während Festangestellte lediglich maximal 1.250€ pro Jahr an Werbungskosten absetzen dürfen, unterliegst du als Selbstständiger hier keiner Grenze. 

Natürlich musst du aber auch für deine Werbungskosten Belege sammeln um Nachweisen zu können, dass die Ausgaben einen beruflichen Bezug haben. Zu den gängigen Werbungskosten, die du als Selbstständiger absetzen kannst, gehören neben den oben bereits genannten Kosten unter anderem:

  • Arbeitsmittel wie Büromöbel oder Fachliteratur
  • Bahncard für berufliche Reisen
  • Kosten für typische Berufskleidung (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Handwerker etc.)
  • Beiträge zu einem Berufsverband
  • Bewerbungskosten
  • doppelte Haushaltsführung aus beruflichen Gründen
  • Kontoführungsgebühren
  • Kosten für Kreditkarten
  • beruflich bedingte Sprachkurse
  • Umzugskosten bei beruflich bedingten Wohnortwechseln

Steuer absetzen Rechner

Jetzt solltest du schon mal einen sehr guten Überblick darüber haben, was du als Selbstständiger alles von der Steuer absetzen kannst. Falls du dir bei einer Ausgabe aber mal nicht sicher bist, kannst du unseren Steuer absetzen Rechner benutzen.

Hier kannst du ganz einfach die Ausgabe, bei der du dir unsicher bist, eingeben und wir erklären dir, ob du die Geschäftsausgabe absetzen kannst oder nicht. 

Dabei geben wir dir außerdem eine Einschätzung des steuerlichen Risikos an sowie weiterführende Informationen, wie du die Ausgaben absetzen kannst.

➡️ Hier geht’s zu unserem Steuer absetzen Rechner

Sophia Merzbach, creative writer und content producer
Sophia Merzbach, creative writer und content producer

Sophia liebt es zu lesen und kreative Texte zu schreiben. Sie freut sich sehr, Teil des bunten Teams von Accountable zu sein und wird langsam aber sicher zum Profi in Steuerfragen.
In ihrer Freizeit trifft man sie in der Boulderhalle, im Italienischkurs oder beim Entdecken ihrer neuen Heimat Berlin.

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