Kleinunternehmer Guide: Alles rund um die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung kann dir den Start in die Selbstständigkeit um einiges erleichtern: Du hast weniger Buchhaltungsaufwand und musst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. 

In diesem ausführlichen Guide dreht sich deswegen alles um die Kleinunternehmerregelung.

Hier erfährst du unter anderem, was genau die Regelung ist, für wen sie gemacht ist, wie du sie beantragen kannst und welche Steuern du als Kleinunternehmer trotzdem noch zahlen musst. 

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist die Kleinunternehmerregelung?
2. Was ist die Grenze für Kleinunternehmer?
3. Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
4. Wann verfällt mein Status als Kleinunternehmer?
5. Wie kann ich mich als Kleinunternehmer anmelden?
6. Wie stelle ich Rechnungen als Kleinunternehmer?
7. Welche Krankenversicherung ist die beste für Kleinunternehmer?
8. Welche Steuern müssen Kleinunternehmer zahlen?
9. So geht die Steuererklärung für Kleinunternehmer
10. Kleinunternehmer und Umsatzsteuer
11. Buchhaltung für Kleinunternehmer

1. Was ist die Kleinunternehmerregelung?

In Deutschland muss grundsätzlich jedes Unternehmen Umsatzsteuer auf seine Produkte oder Dienstleistungen erheben und diese an das Finanzamt abführen. Doch es gibt eine Ausnahme im deutschen Steuerrecht, die dich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit: die Kleinstunternehmerregelung.

Kleinunternehmen Definition

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert ein Kleinunternehmen folgendermaßen:

Kleinunternehmer sind Unternehmer, deren Umsatz so geringfügig ist, dass das Umsatzsteuergesetz ihnen in wesentlichen Punkten die Erfüllung der umsatzsteuerlichen Pflichten nicht zumuten will.

Als Kleinunternehmen gilt also, wer eine bestimmte Einkommensgrenze nicht überschreitet. Und dieses Kleinunternehmen ist deswegen von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit.

2. Was ist die Grenze für Kleinunternehmer?

Diese Grenze liegt für Kleinunternehmer bei 22.000€. Das heißt, machst du im ersten Jahr deiner selbstständigen Tätigkeit nicht mehr als 22.000€ Umsatz und außerdem im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000€, kannst du dich als Kleinunternehmer registrieren. 

➡️ Die genauen Einzelheiten dazu findest du hier. 

3. Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Inanspruchnahme der Kleinstunternehmerregelung lohnt sich tatsächlich nicht für jeden, aber es gibt konkrete Gründe, die für die Kleinunternehmerregelung sprechen:

Deine Kundschaft besteht überwiegend aus Privatpersonen

Wenn du nicht von der Kleinstunternehmerregelung Gebrauch machst, musst du den entsprechenden Umsatzsteuersatz auf deine Preise draufschlagen. Für Unternehmenskunden ist das nicht weiter schlimm, denn wenn sie umsatzsteuerpflichtig sind, können sie sich die an dich gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen.

Privatkunden hingegen müssen den durch die Umsatzsteuer höheren Preis aus eigener Tasche zahlen. Damit bist du teurer für sie und läufst Gefahr, dass sie die Zusammenarbeit mit einem Kleinunternehmer mit niedrigeren Nettopreisen bevorzugen.

Wenn du also zu einem Großteil mit Privatpersonen zusammenarbeitest, kannst du günstigere Preise ausweisen und machst dich dadurch attraktiver. In diesem Fall lohnt sich die Anwendung der Kleinstunternehmerregelung.

Du möchtest weniger buchhalterischen Aufwand haben

Wer Umsatzsteuer ausweist, muss nicht nur am Ende des Jahres eine Umsatzsteuererklärung einreichen, sondern auch regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt abgeben.

Dieser zusätzliche buchhalterische Aufwand kann einiges an Zeit kosten und ist gerade für Freiberufler zu Beginn ihrer Karriere oft ein großes Hindernis.

Das ersparst du dir durch die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung. Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung musst du allerdings auch als Kleinunternehmer mit deiner Einkommensteuererklärung einreichen.

Du hast keine großen Ausgaben für deine Selbstständigkeit

Wenn du Umsatzsteuer ausweist, kannst du dir auch die gezahlte Umsatzsteuer für betriebliche Ausgaben zurückholen. Wenn du aber für deine Arbeit nur wenige oder sogar gar keine Ausgaben hast, kann sich die Kleinunternehmerregelung für dich trotzdem lohnen. Denn wenn du keine Anschaffungen hast, entsteht dir auch kein finanzieller Nachteil durch die Inanspruchnahme der Kleinstunternehmerregelung.

➡️ Hier kannst du mehr dazu lesen, wann Selbstständige von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen sollten 

4. Wann verfällt mein Status als Kleinunternehmer?

Es kann vorkommen, dass du in einem Jahr mehr Umsatz machst, als geplant. Wenn du die Grenze für die Kleinunternehmerregelung überschritten hast, wechselst du automatisch in die sogenannte Regelbesteuerung. Das heißt, dass du fortan Umsatzsteuer ausweisen musst.

Wann das der Fall ist, hängt allerdings von dem Zeitpunkt ab, an dem du die Kleinunternehmerregelung überschritten hast. Kommt es dazu nämlich im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit, behältst du für diesen Zeitraum trotzdem noch den Status als Kleinunternehmer und wechselst erst ab dem zweiten Jahr in die Regelbesteuerung.

Der Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung kann aber auch freiwillig passieren, ohne, dass du die Umsatzgrenzen dafür überschreitest. Dafür musst du nicht mal einen Antrag stellen: Es reicht, wenn du die Umsatzsteuer ausweist und ans Finanzamt abführst. Das gilt nämlich bereits als offizieller Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung.

➡️ Mehr über den Wechsel von Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung erfährst du hier. 

5. Wie kann ich mich als Kleinunternehmer anmelden?

Als Kleinunternehmer anmelden kannst du dich direkt bei der Anmeldung deiner Freiberuflichkeit oder Gründung deines Unternehmens, denn Kleinunternehmer können auch ein Gewerbe anmelden. 

Die Kleinunternehmer Anmeldung erfolgt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. In dem Formular musst du lediglich ein Kreuz an der entsprechenden Stelle setzen, um dich als Kleinunternehmer anzumelden.

Wenn du dich erst nach deiner steuerlichen Registrierung für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung entscheidest, ist das aber auch kein Problem. In diesem Fall musst du dich einfach mit dem für dich zuständigen Finanzamt in Verbindung setzen und die Kleinunternehmerregelung anmelden.

➡️ Wie du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllst, erfährst du hier.

6. Wie stelle ich Rechnungen als Kleinunternehmer?

Auch Kleinunternehmer müssen Rechnungen stellen, um für ihre Dienste bezahlt zu werden. Dabei gibt es jedoch einen klaren Unterschied zwischen Kleinunternehmer Rechnungen und Rechnungen von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Letztere weisen nämlich zusätzlich zu der Gesamtsumme der Rechnung auch noch den entsprechenden Umsatzsteuersatz aus. Das fällt auf Rechnungen von Kleinunternehmern weg.

Dafür musst du allerdings einen Grund nennen. Du musst also auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung auf deiner Rechnung hinweisen. Dafür reicht in der Regel der folgende Satz:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Rechnung Kleinunternehmer Vorlage

Mit unserer App kannst du einfache Vorlagen für deine Rechnung als Kleinunternehmer nutzen und dir somit einiges an Zeit sparen. Hier geht’s direkt zur Rechnungsstellung mit Accountable. 

➡️ Was sonst noch alles auf einer Rechnung für Kleinunternehmer drauf stehen sollte, verraten wir dir in diesem Artikel.

7. Welche Krankenversicherung ist die beste für Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer hast du bei der Krankenversicherung die Auswahl zwischen der gesetzlichen und der privaten Krankenversicherung. Welchen Krankenversicherungsbeitrag Kleinunternehmer zahlen müssen, hängt dabei von ihrem Einkommen ab.

Ob eine private oder gesetzliche Krankenkasse besser zu dir und deinem Kleingewerbe passt, hängt stark von deiner individuellen Lebenssituation ab. 

➡️ Hier findest du die Vor- und Nachteile der gesetzlichen und privaten Krankenversicherung für Kleinunternehmer in der Übersicht.

Eine beliebte Kleinunternehmer Krankenkasse ist die Künstlersozialkasse, auch KSK genannt. Die KSK übernimmt für ihre Mitglieder nämlich die Hälfte der Zahlung  zu Kranken, – Renten,-  und Pflegeversicherung, also genau den Betrag, den für Angestellte ein Arbeitnehmer an die entsprechende Krankenkasse abführt.

➡️ Mehr über die Künstlersozialkasse erfährst du hier.

8. Welche Steuern müssen Kleinunternehmer zahlen?

Auch Kleinunternehmer müssen Steuern zahlen. Denn die Kleinunternehmerregelung befreit dich nicht grundsätzlich von der Steuer, sondern nur von der Zahlung der Umsatzsteuer. Somit musst du auch als Kleinunternehmer Einkommensteuer zahlen und einmal im Jahr eine Einkommensteuererklärung mit der Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben.

Wenn du jedoch unter dem generellen Freibetrag geblieben bist, musst du als Kleinunternehmer keine Steuern zahlen. Der Freibetrag liegt 2021 bei 9.744 Euro. 

Andere Kleinunternehmer Steuern, die eventuell für dich relevant sind, sind hingegen die Gewerbesteuer sowie die Lohnsteuer.

Wenn du Gewerbetreibende:r bist, musst du dementsprechend auch Gewerbesteuer abführen, unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer bist oder nicht. 

Falls du Angestellte in deinem Kleinunternehmen hast, ist darüber hinaus auch die Lohnsteuer zu zahlen.

➡️Hier findest du nochmal alle Kleinunternehmer Steuern aufgelistet.

9. So geht die Steuererklärung für Kleinunternehmer

Also musst du auch als Kleinunternehmer deine Steuererklärung vorbereiten und sie an dein zuständiges Finanzamt richtig erklären. 

Dabei hast du es zwar etwas leichter als umsatzsteuerpflichtige Selbstständige, die Angaben in der Einkommensteuererklärung sind aber im Grunde für alle Selbstständige gleich. Du kannst also wie jeder andere auch z.B. Beiträge zur Krankenversicherung zu einem gewissen Teil von deinem Einkommen abziehen. 

➡️ Was genau du in der Steuererklärung für Kleinunternehmer beachten musst, erfährst du hier.  

10. Kleinunternehmer und Umsatzsteuer

Wie eingangs bereits erklärt, befreit dich die Kleinunternehmerregelung von der Zahlung der Umsatzsteuer. Kleinunternehmer müssen also weder Umsatzsteuer zahlen, noch die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Du kannst allerdings als Kleinunternehmer durchaus eine Umsatzsteuer-ID haben. Diese dient zur eindeutigen Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb der Europäischen Union und kann sowohl bei der Neugründung als auch im Nachhinein beim Bundesministerium der Finanzen beantragt werden. 

Als Kleinunternehmer bist du zwar nicht verpflichtet, eine Umsatzsteuer-ID zu haben, kannst dir aber trotzdem freiwillig eine Umsatzsteuer-ID zuweisen lassen. 

➡️Einen umfangreichen Guide rund um das Thema Umsatzsteuer für Freiberufler findest du hier.

11. Buchhaltung für Kleinunternehmer

Auch für Kleinunternehmer ist Buchhaltung ein wichtiges Thema. Denn obwohl du nicht regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen musst, solltest du deine Finanzen stets im Blick haben und wichtige Belege aufheben. Deswegen solltest du als Kleinunternehmer Buchführung nicht vernachlässigen.

Da Buchhaltung für Kleinunternehmen jedoch durchaus Zeit und Aufwand kosten kann, lohnt es sich gerade am Anfang kostenlose Tools und Softwares zur Buchhaltung zur Hilfe zu holen.

Accountable ist so eine kostenlose Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer. Mit unserer App kannst du ganz einfach Rechnungen erstellen sowie Belege fotografieren und so deine Buchhaltung als Kleingewerbe digitalisieren. 

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