Unterschiedliche Umsatzsteuersätze in der E-Rechnung 

Wer unterschiedliche Leistungen anbietet, kennt das Problem: Manche unterliegen dem vollen Mehrwert-, besser: Umsatzsteuersatz von 19 %, andere nur 7 %. Spätestens seit die E-Rechnung Pflicht wird, stellt sich die Frage: Wie gebe ich mehrere Umsatzsteuersätze korrekt an?

Die gute Nachricht: Wenn du weißt, worauf es ankommt, ist das Ganze keine Raketenwissenschaft. In diesem Artikel erfährst du, wann mehrere Steuersätze nötig sind, wie du sie in deinem Rechnungsprogramm richtig angibst und worauf du beim Export als XRechnung oder ZUGFeRD achten solltest.

Wann kommen unterschiedliche Umsatzsteuersätze vor?

In vielen Rechnungen werden ganz selbstverständlich verschiedene Arten von Leistungen oder Produkten abgerechnet – beispielsweise Dienstleistungen und Waren, digitale Produkte oder Catering mit Speisen und Getränken. Dabei kann es schnell zu einer Mischung verschiedener Umsatzsteuersätze kommen – in Deutschland meist 7 % und 19 %.

Wer hier nicht sauber trennt, riskiert falsche Steuerberechnungen, Probleme beim Vorsteuerabzug und Rückfragen vom Finanzamt. Deshalb ist es wichtig zu wissen, in welchen Alltagssituationen gemischte Steuersätze vorkommen – und warum jede Position auf der Rechnung den korrekten Umsatzsteuersatz tragen muss.

Gibt es einen Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer?

Kreativleistungen mit gemischtem Steuersatz

Ein:e selbstständige:r Grafikdesigner:in gestaltet ein individuelles Logo (Dienstleistung, 19 %) und liefert zusätzlich gedruckte Broschüren (Druckerzeugnis, 7 %). Auch wenn beides im Rahmen eines Projekts entsteht, sind es steuerlich unterschiedliche Leistungen.
→ Auf der E-Rechnung muss klar erkennbar sein, welche Position mit 19 % und welche mit 7 % zu versteuern ist.

Gastronomie und Events

Ein Catering-Unternehmen stellt für eine Veranstaltung sowohl zubereitete Speisen (7 %) als auch alkoholische Getränke (19 %) zur Verfügung. Manchmal kommen zusätzlich Leihgebühren für Equipment oder Servicepersonal (ebenfalls 19 %) hinzu.
→ Auch hier gilt: Jede Leistung wird separat aufgeführt – mit dem jeweils passenden Steuersatz.

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Software und Schulungen

Ein IT-Dienstleister verkauft Softwarelizenzen (19 %) und bietet ergänzend eine Schulung oder Einweisung an. Je nach Ausgestaltung kann die Schulung steuerfrei (z. B. nach § 4 Nr. 21 UStG) oder ebenfalls mit 19 % besteuert sein.
→ In der E-Rechnung müssen beide Leistungen klar voneinander getrennt und mit dem richtigen Steuersatz ausgezeichnet werden – pauschale Sammelposten sind hier problematisch.

Verkauf und Dienstleistung in Kombination

Ein Webshop verkauft ein Buch (ermäßigt, 7 %) und erhebt zusätzlich eine Verpackungs- oder Versandpauschale (19 %). Wird beides in einer Rechnung aufgeführt, müssen die Posten getrennt nach Steuersatz ausgewiesen werden.
→ Nur so ist die Rechnung für Kund:innen und Finanzamt nachvollziehbar und rechtssicher.

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💡 Tipp: Der Umsatzsteuersatz richtet sich nicht nach dem Gesamtbetrag, sondern immer nach der Art der einzelnen Leistung. Sobald eine Rechnung gemischte Leistungen enthält, müssen diese klar abgegrenzt und korrekt mit dem jeweiligen Steuersatz versehen sein.

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So funktioniert die Umsetzung in der E-Rechnung

E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD sind strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsformate. Sie bestehen aus klar definierten Feldern, die jede Rechnungsposition exakt beschreiben – inklusive Mehrwertsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag. Das ist besonders wichtig, wenn unterschiedliche Steuersätze verwendet werden.

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Jede Position bekommt ihren eigenen Steuersatz

In der E-Rechnung wird jede einzelne Rechnungsposition separat erfasst. Zu jeder Position gehören mindestens folgende Angaben:

• Artikel- oder Leistungsbeschreibung
• Nettobetrag (ohne USt)
• Steuersatz (z. B. 7 % oder 19 %)
• Umsatzsteuerbetrag

Dadurch erkennt das System automatisch, welche Steuer auf welche Leistung entfällt. Eine Gesamtsumme mit gemischten Steuersätzen reicht nicht aus.

Beispiel:

Pos.	Beschreibung	Nettobetrag	Steuersatz	USt-Betrag
1	Logo-Design	500,00 €	19 %	95,00 €
2	1.000 Broschüren	300,00 €	7 %	21,00 €

💡 Am Ende werden die Umsatzsteuerbeträge nach Steuersatz getrennt summiert – genau wie es das Finanzamt erwartet.

Pflichtangaben je Position

Damit die E-Rechnung korrekt verarbeitet wird, müssen folgende Elemente pro Position vorhanden sein:

• Klarer Leistungstext (Was wurde geliefert oder geleistet?)
• Menge und Einheit (z. B. Stückzahl, Stunden, Pauschale)
• Einzelpreis und Gesamtpreis netto
• Mehrwertsteuersatz in Prozent
• Umsatzsteuerbetrag in Euro

Bei reinen Pauschalrechnungen oder unklaren Formulierungen („Leistung laut Absprache“) kann es zu technischen Fehlern oder Rückfragen kommen – insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern.

Umsetzung im E-Rechnungs-Tool oder Buchhaltungsprogramm

Die meisten modernen Buchhaltungs- und E-Rechnungs-Tools ermöglichen es, verschiedene Steuersätze pro Rechnungsposition ganz einfach auszuwählen. Wichtig ist nur, zu wissen, wo genau die Angaben gemacht werden müssen – und wie die E-Rechnung anschließend korrekt exportiert wird.

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Steuersätze im Rechnungsprogramm auswählen

Bei der Erstellung einer E-Rechnung wird für jede Position ein eigener Steuersatz hinterlegt. In Programmen wie Accountable, Lexoffice, sevDesk, BuchhaltungsButler, FastBill oder DATEV funktioniert das meist über ein Dropdown-Menü oder ein separates Feld.

So gehst du typischerweise vor:

1. Neue Rechnung anlegen
2. Position 1 erfassen (z. B. „Beratung“, 19 %)
3. Steuersatz über Auswahlfeld oder direkt im Formular zuweisen
4. Position 2 erfassen (z. B. „Bücherverkauf“, 7 %)
5. Wieder Steuersatz korrekt auswählen
6. Kontrollieren, ob die Steuersummen getrennt ausgewiesen werden

Tipp: Achte darauf, dass der Nettobetrag und die Umsatzsteuer je Position automatisch berechnet werden – das reduziert Fehler.

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E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren

Nach Eingabe aller Daten kannst du die Rechnung meist mit wenigen Klicks im benötigten Format exportieren:

• XRechnung: Wird häufig bei öffentlichen Auftraggebern verlangt
• ZUGFeRD: Eignet sich für den Versand an Geschäftskunden
• Einige Tools bieten eine Hybrid-Version: PDF + XML in einer Datei

Wichtig: Der Export muss die Steuerbeträge pro Steuersatz korrekt ausweisen. Nur dann kann die Rechnung vom Empfänger (bzw. vom Buchhaltungssystem) maschinell eingelesen und weiterverarbeitet werden.

💡 Tipp: Wer versucht, eine E-Rechnung „per Hand“ in Word oder Excel zu basteln und dann als PDF zu verschicken, riskiert technische Ablehnungen und kritische Rückfragen – vor allem bei Behörden. Diese Formate enthalten keine strukturierte Datenbasis und sind nicht gesetzeskonform, sobald E-Rechnungen vorgeschrieben sind.

➡️ Warum das Prüfen einer E-Rechnung wichtig ist und wie die Validierung funktioniert, erfährst du hier.

Was bei Korrekturen oder Gutschriften wichtig ist

Auch bei Stornos, Gutschriften oder Rechnungskorrekturen gilt: Wenn in der ursprünglichen Rechnung unterschiedliche Mehrwertsteuersätze enthalten waren, müssen diese auch in der Korrektur sauber getrennt ausgewiesen werden. Eine pauschale Gutschrift über den Gesamtbetrag ohne Aufschlüsselung reicht nicht aus.

➡️ E-Rechnung stornieren und Gutschrift richtig abwickeln

Nur eine Position wird storniert

Wenn zum Beispiel in einer Rechnung zwei Leistungen enthalten waren – eine mit 19 %, eine mit 7 % – und nur die günstigere Leistung entfällt (z. B. eine Broschüre wird nicht gedruckt), dann muss in der Gutschrift oder Stornorechnung auch nur diese eine Position rückgängig gemacht werden.

Beispiel:

Stornierung Position 2: „Druck Broschüre“, Nettobetrag: 300 €, Steuersatz: 7 %
→ Erstatteter USt-Betrag: 21 €

Komplette Rechnung wird storniert

In diesem Fall wird jede Position mit dem zugehörigen Steuersatz wieder aufgeführt, aber mit negativem Vorzeichen oder als „Gutschrift“.

Die Umsatzsteuerbeträge müssen wieder nach Steuersatz getrennt ausgewiesen werden – genau wie in der ursprünglichen Rechnung.

Hinweis: Bei XRechnung und ZUGFeRD ist die maschinelle Verarbeitbarkeit entscheidend – daher immer die Originalstruktur beibehalten.

➡️ Was du als Selbstständige:r und Freelancer:in generell über Stornorechnungen wissen musst, erklären wir dir in diesem Artikel.

Bezug zur Ursprungsrechnung herstellen

Jede Korrektur sollte einen klaren Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das -datum enthalten. So lassen sich beide Dokumente rechtssicher verknüpfen.

Beispiel für Formulierung:

„Bezug auf Rechnung Nr. 2024-117 vom 15.05.2024. Gutschrift erfolgt aufgrund von Stornierung Position 2.“

💡 Tipp: Beim Export als E-Rechnung muss auch die Gutschrift im strukturierten Format erfolgen – z. B. als sogenannte „Credit Note“ bei ZUGFeRD. Viele Tools bieten dafür eine eigene Gutschriften-Funktion, die den strukturierten Export automatisch korrekt vorbereitet.

Bereits geleistete Zahlungen korrekt ausweisen

Wenn im Vorfeld der Rechnung bereits Teilzahlungen erfolgt sind (z. B. per Abschlagsrechnung oder Anzahlung), müssen diese in der E-Rechnung nach Steuersatz aufgeschlüsselt werden. Das bedeutet:
– Der gezahlte Betrag wird nicht pauschal, sondern anteilig je Umsatzsteuersatz angegeben.
– In strukturierten Formaten wie XRechnung erfolgt dies über das dafür vorgesehene Feld „Gezahlter Betrag“ oder eine zugehörige Referenz auf die Vorauszahlung.

Wichtig: Auch der Umsatzsteueranteil der geleisteten Zahlung muss korrekt erfasst werden – sonst kann es zu Problemen beim Vorsteuerabzug kommen.

Häufige Fehler bei mehreren Umsatzsteuersätzen - und wie du sie vermeidest

Die Arbeit mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen ist grundsätzlich nicht kompliziert – wenn die Grundregeln beachtet werden. Dennoch schleichen sich im Alltag oft kleine, aber steuerlich relevante Fehler ein. Folgende Situationen zählen zu den häufigsten Stolperfallen:

Falscher Steuersatz auf der gesamten Rechnung

Der Fehler: Alle Positionen werden automatisch mit 19 % besteuert, obwohl einzelne Leistungen nur 7 % unterliegen.

Die Lösung: In deinem Rechnungs- oder Buchhaltungstool pro Position den richtigen Steuersatz aktiv auswählen. Keine Sammelsteuer auf der Gesamtsumme anwenden.

Nettosumme korrekt – Steueraufschlüsselung fehlt

Der Fehler: Die Nettobeträge sind korrekt getrennt, aber der Mehrwertsteuerbetrag wird nicht pro Steuersatz ausgewiesen, sondern nur als Gesamtsumme.

Die Lösung: Jede Steuergruppe muss separat in der E-Rechnung auftauchen – inklusive zugehöriger USt-Beträge. Die E-Rechnungssoftware sollte das automatisch übernehmen.

Leistung unklar beschrieben

Der Fehler: Eine Position lautet nur „Leistung lt. Absprache“ oder „Projektpauschale“, ohne klare Angabe, was genau geleistet wurde.

Die Gefahr: Der Steuersatz lässt sich nicht nachvollziehen – im schlimmsten Fall wird die gesamte Rechnung steuerlich beanstandet.

Die Lösung: Jede Position sollte klar und verständlich benannt sein, damit sich der Steuersatz sachlich begründen lässt.

Keine Trennung von Netto- und USt-Beträgen je Steuersatz

Der Fehler: Die Rechnung zeigt nur Gesamtbeträge, ohne zu trennen, welcher Teil mit 7 % und welcher mit 19 % versteuert wurde.

Die Lösung: Immer getrennt ausweisen – Netto + USt je Steuersatz, am besten in tabellarischer Form oder strukturiert im E-Rechnungsformat.

Export ohne strukturiertes Format

Der Fehler: Die Rechnung wird als normales PDF versendet, obwohl eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei nötig wäre – z. B. bei öffentlichen Aufträgen.

Die Lösung: Rechnungsprogramm prüfen: Unterstützt es den Export als E-Rechnung? Wenn nicht, lieber wechseln oder ein ergänzendes Tool nutzen.

💡 Tipp: Viele dieser Fehler entstehen bei der manuellen Erstellung von Rechnungen. Wer stattdessen auf ein geeignetes Tool mit E-Rechnungsfunktion setzt, vermeidet den Großteil dieser Stolperfallen automatisch.

Fazit: Wenig Aufwand, wenn man weiß wie

Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze in einer E-Rechnung zu verwenden, ist kein Hexenwerk – wenn man die Grundregeln kennt und mit einem passenden Tool arbeitet.

Wichtig ist vor allem:

• Jede Leistung bekommt ihren eigenen Steuersatz
• Die Positionen müssen klar beschrieben und sauber getrennt erfasst werden
• Die Rechnung wird als strukturierte E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) exportiert

Mit einem professionellen Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm wie Accountable ist das in wenigen Klicks erledigt. Wer dagegen auf Word oder PDF ohne XML-Format setzt, läuft Gefahr, dass die Rechnung nicht anerkannt oder zurückgewiesen wird – besonders bei öffentlichen Auftraggebern eine unterschätzte Gefahr.

💡 In diesem Artikel erklären wir 10 Fehler, die Selbstständige häufig bei der Umsatzsteuer machen – und geben Tipps, wie du sie gezielt vermeiden kannst.

FAQ: Verschiedene Umsatzsteuersätze in der E-Rechnung

Kann ich mehrere Steuersätze in einer E-Rechnung angeben?

Ja, das ist ausdrücklich vorgesehen. Jede Rechnungsposition bekommt ihren eigenen Steuersatz. Die E-Rechnung trennt automatisch die Steuerbeträge nach 7 % und 19 %.

Was passiert, wenn ich alle Positionen pauschal mit 19 % abrechne?

Das ist falsch, wenn einzelne Leistungen eigentlich nur mit 7 % zu versteuern sind. Im schlimmsten Fall drohen Korrekturaufforderungen, Rückfragen oder steuerliche Nachteile.

Muss ich die Umsatzsteuer je Steuersatz separat ausweisen?

Ja. Die E-Rechnung verlangt eine saubere Trennung: Netto-Betrag, Steuersatz und Umsatzsteuer pro Position – und in der Gesamtsumme getrennt nach Steuersätzen.

Welche Tools unterstützen mehrere Steuersätze in der E-Rechnung?

Nahezu alle gängigen Programme wie Accountable, Lexoffice, sevDesk, FastBill, DATEV oder BuchhaltungsButler bieten diese Funktion – oft über Dropdown-Menüs pro Position.

Kann ich gemischte Steuersätze auch in Gutschriften verwenden?

Ja, auch in Gutschriften oder Stornos muss jede Position mit ihrem ursprünglichen Steuersatz angegeben werden. Die E-Rechnung folgt dabei denselben Regeln wie bei normalen Rechnungen.

Wie weise ich bereits geleistete Teilzahlungen in einer E-Rechnung mit mehreren Steuersätzen aus?

Bereits gezahlte Beträge müssen in der E-Rechnung nach Steuersatz aufgeschlüsselt werden. Das bedeutet: Die Anzahlung wird anteilig dem passenden Umsatzsteuersatz zugeordnet (z. B. 100 € auf eine 7 %-Leistung, 200 € auf eine 19 %-Leistung). Im strukturierten Format (z. B. XRechnung) gibt es dafür eigene Felder wie „Gezahlter Betrag“ und „Referenz auf Vorauszahlung“. Denn die Angaben müssen maschinenlesbar sein – sonst kann die Rechnung abgelehnt oder der Vorsteuerabzug verweigert werden.