E-Rechnung-Software im Vergleich: Die besten Tools für Selbstständige

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – mit direkten Auswirkungen auf Selbstständige, Freelancer:innen und Kleinunternehmer:innen. Auch wenn du aktuell noch nicht verpflichtet bist, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden, musst du sie empfangen und verarbeiten können. Sobald dein:e Geschäftspartner:in eine E-Rechnung schickt, bist du zur Annahme verpflichtet – unabhängig davon, ob du selbst schon eine E-Rechnung erstellen willst oder nicht.

In diesem Artikel zeigen wir dir, welche E-Rechnungs-Software sich für Selbstständige besonders eignet – inklusive kostenloser Tools, die sich auch ohne Vorkenntnisse nutzen lassen. Wir vergleichen bekannte Programme, erklären, worauf du achten solltest, und helfen dir dabei, die passende Lösung für deinen Alltag zu finden.

Was ist eine E-Rechnung-Software?

E-Rechnungs-Software hilft dir dabei, elektronische Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format zu erstellen, zu versenden, zu empfangen und zu verwalten. Dabei geht es nicht einfach nur um digital erstellte PDFs – sondern um strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die automatisch verarbeitet werden können.

Gerade für Selbstständige und Freiberufler:innen wird das Thema immer wichtiger: Mit der E-Rechnungspflicht seit 2025 bist du gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können – und wenn du willst, auch selbst zu verschicken. Eine spezialisierte Software unterstützt dich dabei, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen – ganz ohne manuelle Umwege.

Typische Funktionen moderner E-Rechnungs-Software:

• Erstellung von E-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD
• Versand per PEPPOL oder E-Mail
• Validierung und automatische Prüfung auf Fehler
• Übersichtliche Verwaltung und Archivierung nach GoBD
• Teilweise Integration in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme

➡️ Hier beantwortet unser Steuerexperte Robert Jödicke die wichtigsten Fragen von Selbstständigen rund um das Thema E-Rechnung.

Accountable – Kostenlose E-Rechnungen und Buchhaltung für Selbstständige

Accountable ist eine smarte Steuersoftware, die speziell für Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen entwickelt wurde. Sie deckt nicht nur deine gesamten Steuererklärungen ab, sondern ermöglicht auch das kostenlose Erstellen und Versenden von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungs-Format.

Was bietet Accountable für E-Rechnungen?

Mit Accountable kannst du:

• Unbegrenzt E-Rechnungen erstellen – im gesetzeskonformen Format (ZUGFeRD oder XRechnung)
• Rechnungen direkt aus der App oder Webversion versenden
• Rechnungen validieren, speichern und archivieren (GoBD-konform)
• Ein kostenloses Geschäftskonto nutzen (inkl. Unterkonto für Steuer-Rücklagen)
• Rechnungsprozesse automatisieren – mit KI-Hilfe für Steuerberechnungen

Tarife im Überblick

Tarif	Preis (monatlich, zzgl. USt.)	Wichtige Funktionen
FREE	0 €	✅ Unbegrenzt E-Rechnungen senden ✅ 1 Bankkonto anbinden ✅ 5 Belege scannen/importieren ✅ App-Nutzung (iOS & Android)
GROW	15,50 € im Jahresabo (18,50 € monatlich)	Alle FREE-Funktionen plus: ➕ Unbegrenzt Belege & Bankkonten (bis 5) ➕ Zugang zur Webversion ➕ Alle Steuererklärungen inkl. KI-Beratung ➕ Steuerübersicht mit Netto-Einkommen
GROW MAX	22,50 € im Jahresabo (33,50 € monatlich)	Alle GROW-Funktionen plus: ➕ 10 Bankkonten & PayPal ➕ Physische Mastercard ➕ 2 % Cash-Bonus auf bezahlte Rechnungen ➕ Steuer-Coach & Garantie bis 10.000 €

💡 Während sich GROW an Kleinunternehmer richtet, ist PRO die passende Lösung für umsatzsteuerpflichtige Selbstständige. Auch hier gibt es drei Stufen – vom kostenlosen Einstieg bis zum umfassenden Komplettpaket. Besonders hervorzuheben: Mit PRO kannst du unbegrenzt Belege scannen, bis zu 10 Bankkonten und PayPal verbinden und hast vollen Zugriff auf App und Webversion. Ideal, wenn du deine E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) nahtlos mit deiner Buchhaltung verknüpfen willst.

Für wen ist Accountable geeignet?

Die Software richtet sich an alle, die ihre Buchhaltung einfach und rechtskonform selbst erledigen wollen – auf Wunsch mit oder auch ohne Steuerberater:in. Besonders attraktiv ist Accountable für Freelancer und Solo-Selbstständige, die eine kostenlose Einstiegslösung für E-Rechnungen suchen, aber bei Bedarf auf umfangreiche Steuerfunktionen upgraden möchten.

PDF24 Tools – einfache E-Rechnung per Formular erstellen

Wenn du nur gelegentlich E-Rechnungen erstellen musst oder erst einmal testen möchtest, wie der Prozess funktioniert, ist das Online-Tool von PDF24 eine gute Anlaufstelle. Der Service läuft komplett im Browser und ist kostenlos nutzbar, ohne Registrierung oder Installation.

© PDF24 Tools

Funktionen von PDF24:

• Erstellung einer XRechnung über ein einfaches Webformular
• Export als XML-Datei im EN16931-Standard
• Möglichkeit, Rechnungsdaten wie Empfänger, Beträge oder Leistungszeitraum manuell einzugeben
• Keine Speicherung sensibler Daten – die Verarbeitung erfolgt lokal im Browser

Das Tool richtet sich vor allem an Freelancer:innen und Kleinunternehmer:innen, die ohne eigene Buchhaltungssoftware eine gesetzeskonforme E-Rechnung benötigen. Es bietet keine Archivierung, keine Integration in andere Systeme und auch keinen Rechnungsversand – ist aber eine praktische Einstiegshilfe für alle, die spontan und unkompliziert eine XRechnung benötigen.

xrechnung-erstellen.com – kostenlose XRechnungen für kleinere Beträge

Die Webanwendung xrechnung-erstellen.com bietet eine einfache Möglichkeit, E-Rechnungen im Format XRechnung (EN-16931) zu erstellen – direkt im Browser und ohne Installation. Die Lösung eignet sich vor allem für Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmen, die gelegentlich gesetzeskonforme E-Rechnungen benötigen – zum Beispiel für öffentliche Auftraggeber.

© xrechnung-erstellen.com 

Drei Nutzungsmöglichkeiten – je nach Bedarf

1. Ohne Registrierung (kostenfrei)

• Rechnungsbetrag bis max. 150 €
• XRechnung erstellen, validieren und als XML-Datei herunterladen
• Kein Account notwendig, keine Datenspeicherung
• SSL-verschlüsselt, DSGVO-konform, Serverstandort Deutschland

2. Mit kostenloser Registrierung

• Rechnungsbetrag bis max. 1.000 €
• Speicherung und Bearbeitung von Rechnungen
• Nutzung von Vorlagen und Stammdaten
• Wiederkehrende Rechnungen duplizieren
• Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

3. Business-Version (9,95 €/Monat)

• Unbegrenzte Rechnungsbeträge
• Alle Funktionen der kostenlosen Version
• Import von Rechnungsdaten
• Erstellung von XRechnungen aus PDFs mit KI-Unterstützung

Für wen lohnt sich das Tool?

xrechnung-erstellen.com ist eine sehr schlanke Lösung für Einzelrechnungen – ideal für Freelancer:innen, die nur gelegentlich E-Rechnungen stellen, beispielsweise an öffentliche Auftraggeber. Wer jedoch regelmäßig Rechnungen über 1.000 € schreibt, Serienrechnungen benötigt oder zusätzliche Formate wie ZUGFeRD braucht, stößt schnell an funktionale Grenzen.

SevDesk – E-Rechnungen & Buchhaltung aus einer Hand

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich speziell an kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler:innen richtet. Neben klassischer Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen bietet sevDesk auch die Möglichkeit, rechtssichere E-Rechnungen zu erstellen – in den gesetzlich vorgeschriebenen Formaten ZUGFeRD 2.0 und XRechnung.

© sevDesk 

Was bietet sevDesk für E-Rechnungen?

Mit sevDesk kannst du:

• E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung erstellen
• Öffentliche Auftraggeber direkt gesetzeskonform beliefern
• PDF-Rechnung und strukturierte XML-Datei kombinieren
• Rechnungen individualisieren und direkt aus dem Tool versenden
• Mit der mobilen App Belege scannen, Rechnungen schreiben und Angebote verschicken

Besonders praktisch: Für Behörden oder öffentliche Kunden, die ausschließlich XRechnungen akzeptieren, bietet sevDesk einen separaten Export dieser Variante – inklusive Validierung.

Kosten:

sevDesk bietet eine kostenlose 14-tägige Testphase ohne automatische Verlängerung – ideal, um alle Funktionen unverbindlich auszuprobieren. Danach kannst du zwischen verschiedenen Tarifen wählen, die sich nach Funktionsumfang und Nutzeranzahl richten. Die Preise starten bei rund 13,90 € im Monatsabo (zzgl. USt.) und beinhalten grundlegende Buchhaltungsfunktionen inklusive E-Rechnungserstellung.

Lexware / Lexoffice

Lexware bzw. Lexoffice bieten leistungsstarke Tools für die gesetzeskonforme Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Die Programme sind ideal, um auch komplexere Buchhaltungsprozesse digital abzubilden und erfüllen alle Anforderungen für XRechnungen und andere standardisierte Formate.

© Lexoffice 

Funktionen für E-Rechnungen von Lexware / Lexoffice:

• Erstellung und Versand von XRechnungen nach EU-Norm
• Automatische Validierung vor dem Versand
• Versand via E-Mail, Download-Link oder Behördenportale
• Integriertes Belegmanagement und automatischer Kontoabgleich
• Erweiterbare Module für Warenwirtschaft, Faktura oder Lohnbuchhaltung

Kosten:

Lexware bietet eine 30-tägige Testphase mit automatischem Ablauf. Anschließend stehen monatlich kündbare Tarife in unterschiedlichen Leistungsklassen zur Auswahl – vom kompakten Einstiegspaket bis zur XL-Lösung für automatisierte Workflows.

WISO Mein Büro

WISO Mein Büro präsentiert sich als eine eher kaufmännisch orientierte All-in-One-Lösung, mit der sich Angebote, Rechnungen, Buchhaltung und E-Rechnungen zentral verwalten lassen. Das Programm richtet sich an kleine Unternehmen und Selbstständige, die ihre Büroarbeit effizient digitalisieren möchten.

© WISO Mein Büro

Funktionen für E-Rechnungen:

• Erstellung und Versand von E-Rechnungen im XRechnung-Format
• Automatische Validierung der Rechnungsdaten vor Versand
• Unterstützung der Formate ZUGFeRD 2.1 und EN-16931
• Archivierung der E-Rechnungen gemäß GoBD
• Export- und Upload-Funktionen für Behördenportale

Kosten:

Die Software ist in verschiedenen Varianten verfügbar. Die Einstiegsversion „WISO Mein Büro Start“ beginnt bei etwa 9 €/Monat (jährliche Abrechnung), während umfassendere Pakete mit erweitertem Funktionsumfang – z. B. für Buchhaltung oder Warenwirtschaft – entsprechend mehr kosten. Eine kostenlose Testphase von 30 Tagen ist ebenfalls enthalten und endet automatisch.

FastBill

FastBill ist eine cloudbasierte Lösung für die Buchhaltung und das Rechnungsmanagement. Das Tool unterstützt Selbstständige und kleine Unternehmen bei der Erstellung gesetzeskonformer E-Rechnungen und bei der Automatisierung administrativer Aufgaben.

© FastBill

Funktionen für E-Rechnungen:

• Erstellung und Export von E-Rechnungen im XRechnung-Format
• Unterstützung für ZUGFeRD zur kombinierten Darstellung in PDF und XML
• Belegerfassung und -verwaltung über Webanwendung oder App
• Automatisierter Rechnungsversand und GoBD-konforme Archivierung
• Integration mit Steuerberater:innen über DATEVconnect
• Verwaltung von Kunden- und Projektdaten zur automatisierten Rechnungserstellung

Kosten:

FastBill bietet eine kostenlose 14-tägige Testphase. Danach starten die kostenpflichtigen Pläne bei rund 9 €/Monat. Die genauen Preise variieren je nach Leistungsumfang (z. B. Anzahl der Nutzer:innen, Automatisierungen, Schnittstellen).

Billomat

Mit Billomat digitalisierst du deine Buchhaltung und erstellst E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format. Die cloudbasierte Lösung richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung, Belegerfassung und Kundenverwaltung effizient gestalten möchten – auch unterwegs per App.

© Billomat

Funktionen für E-Rechnungen:

• Erstellung von E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD
• Export und Versand der E-Rechnungen im XML-Format
• Mobile App zur Rechnungserstellung von unterwegs
• Integration mit DATEV und anderen Systemen
• Verwaltung von Kunden- und Rechnungsdaten
• Automatisierte Workflows zur Buchhaltung und Angebotsstellung
• GoBD-konforme Archivierung

Kosten:

Billomat kann 14 Tage kostenlos getestet werden. Danach stehen flexible Abo-Modelle zur Verfügung, abgestimmt auf unterschiedliche Anforderungen. Die Preise starten bei etwa 9 €/Monat.

Papierkram

Mit Papierkram verwaltest du deine Buchhaltung online und erstellst E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die cloudbasierte Lösung richtet sich an Selbstständige, Freiberufler:innen und kleine Unternehmen, die Projekte, Zeiterfassung und Rechnungsstellung effizient digital abwickeln möchten – inklusive GoBD-konformer Archivierung und Steuerexporten.

© Papierkram

Funktionen für E-Rechnungen:

• Erstellung von E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD (ab Tarif S)
• Empfang und automatische Verarbeitung eingehender E-Rechnungen
• GoBD-konforme Archivierung aller Rechnungen
• Wiederkehrende Rechnungen und automatisches Mahnwesen
• Integration mit DATEV, Elster und Steuerberatertools
• Projekt- und Zeiterfassung mit direkter Rechnungsstellung
• PSD2-Bankanbindung und automatischer Zahlungsabgleich

Kosten:

Papierkram bietet eine kostenlose Basisversion mit eingeschränkten Funktionen. E-Rechnungen sind ab dem Tarif Pro+ (ab ca. 9,90 €/Monat) verfügbar. Höhere Tarife bieten zusätzliche Nutzer:innen, mehr Speicher und erweiterte Funktionen.

E-Rechnungssoftware: Vorgestellte Tools im Vergleich

Tool	Kostenlos nutzbar?	Formate	Versandoptionen	Validierung	Weitere Funktionen
Accountable	Ja (Free-Version)	XRechnung, ZUGFeRD	Plattform, PEPPOL	Ja	Steuererklärungen, Banking, KI-Steuerberater
PDF24	Ja	XRechnung (EN-16931)	Download, manuell	Ja	Browserbasiert, ohne Registrierung nutzbar
xrechnung-erstellen.com	Ja (bis 1000 € Rechnungswert)	XRechnung	Download, manuell	Ja	Bearbeitung, Stammdaten, PDF-Import (teilweise KI-gestützt)
sevDesk	14 Tage Test	XRechnung, ZUGFeRD	E-Mail, Export	Nicht direkt	Mobile App, Belegscanner, Buchhaltung
Lexware Office	30 Tage Test	XRechnung	E-Mail, Download-Link, Upload	Ja	Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Automatisierung
FastBill	14 Tage Test	XRechnung	Download	Nicht direkt	Zeiterfassung, Kundenverwaltung, Buchhaltung
Billomat	14 Tage Test	XRechnung, ZUGFeRD	App, Export	Nicht direkt	Cloudbasiert, DATEV-Anbindung
WISO Mein Büro	30 Tage Test	XRechnung, ZUGFeRD	E-Mail, Plattform, Export	Ja	Rechnungen, Buchhaltung, Mahnwesen, ELSTER-Anbindung
Papierkram	Ja (Basisversion, E-Rechnung ab Tarif S)	XRechnung, ZUGFeRD	Plattform, E-Mail	Nein	Projektmanagement, Zeiterfassung, DATEV-Export, Mahnwesen

Fazit: Die passende E-Rechnung-Software für deine Selbstständigkeit finden

Die E-Rechnung wird im Geschäftsalltag zur Pflicht – und das betrifft auch Solo-Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen. Mit der richtigen Software kannst du dich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten und gleichzeitig deine Prozesse modernisieren.

Wenn du auf der Suche nach einer kostenlosen Einstiegsmöglichkeit bist, lohnt sich ein Blick auf Tools wie pdf24 Tools oder xrechnung-erstellen.com – sie ermöglichen einfache XRechnungen direkt im Browser, allerdings mit eingeschränkten Funktionen und Betragsgrenzen.

Möchtest du deine komplette Buchhaltung inklusive E-Rechnungen in einer Lösung verwalten, bietet dir Accountable einen echten Rundum-Service: unbegrenzte E-Rechnungen inklusive, Banking, Belegerfassung, Steuererklärungen und persönliche Unterstützung – und das bereits ab 15,50 €/Monat. Für erweiterte Buchhaltungsfunktionen oder größere Unternehmen kommen auch Lösungen wie sevDesk, Lexware, FastBill, Billomat oder WISO Mein Büro infrage.

💡 Tipp: Entscheide nicht nur nach dem Preis, sondern nach deinem tatsächlichen Bedarf – ob mobil, mit Steuerautomatisierung oder Anbindung an ERP-Systeme. Je klarer du weißt, was du brauchst, desto besser findest du dein ideales Tool.

➡️ Hier erfährst du, welche Schritte bei der Einrichtung einer E-Rechnungssoftware wirklich wichtig sind und wie du häufige Fehler vermeidest.

FAQ – Die häufigsten Fragen rund um E-Rechnung-Software

Gibt es kostenlose Softwarelösungen für die E-Rechnung?

Ja, einige Softwareanbieter bieten kostenfreie Versionen für einfache Rechnungsfunktionen an. Programme wie Papierkram und Accountable bieten Basisversionen, die E-Rechnungen erstellen können, jedoch oft mit eingeschränktem Funktionsumfang. Wer erweiterte Buchhaltungs- und E-Rechnungsfunktionen benötigt, sollte kostenpflichtige Versionen in Betracht ziehen.

Welche Funktionen sollte eine Software für die E-Rechnung unbedingt bieten?

Eine E-Rechnungssoftware sollte mindestens die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere die Unterstützung der Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 für die maschinelle Verarbeitung. Weitere hilfreiche Funktionen umfassen die automatische Validierung von Rechnungen, die GoBD-konforme Archivierung, eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware des Steuerberaters bzw. der Steuerberaterin und Möglichkeiten zur automatischen Erstellung und zum Versand wiederkehrender Rechnungen.

Gibt es auch Open-Source-Software für E-Rechnungen?

Von Open-Source-Software spricht man, wenn ihr Quellcode offen ist und von einer Community weiterentwickelt und angepasst werden kann. Oft ist sie kostenlos nutzbar – aber nicht immer, gerade zusätzliche Funktionen können Kosten verursachen! Open-Source-Rechnungsprogramme bieten zwar häufig grundlegende Funktionen für Rechnungs- und Buchhaltungsaufgaben und sind damit auch meistens fit für die Erstellung von E-Rechnungen. Allerdings fehlt in der Regel professioneller Support – und manchmal auch einfach eine intuitive Benutzeroberfläche, wie sie etwa bei Accountable vorhanden ist. Zu den beliebtesten Open-Source-Rechnungsprogrammen zählen Fakturama, F-Billing, Odoo und open3A.

Welche Vorteile bieten spezialisierte E-Rechnungsprogramme gegenüber allgemeinen Buchhaltungsprogrammen?

Spezialisierte E-Rechnungsprogramme sind oft stärker auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung ausgerichtet und bieten spezifische Funktionen wie automatische XML-Erstellung und maschinelle Validierung nach EN 16931. Im Vergleich zu allgemeinen Buchhaltungsprogrammen sind diese Lösungen oft besser auf die Anforderungen der E-Rechnung abgestimmt und ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse, was vor allem für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen von Vorteil ist.

Kann eine Buchhaltungssoftware automatisch E-Rechnungen erstellen?

Ja, viele Buchhaltungsprogramme wie Accountable, sevDesk, Lexware Office und orgaMax ermöglichen die automatische Erstellung und den Versand von E-Rechnungen. Diese Programme bieten Funktionen wie wiederkehrende Rechnungen oder automatische Mahnungen, die den manuellen Aufwand reduzieren und Fehlerquellen minimieren. So lässt sich der Rechnungsprozess automatisieren, was gerade für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet und die Effizienz in der Buchhaltung steigert.

Benötige ich einen Steuerberater, um E-Rechnungen zu verwalten?

Nein, eine:n Steuerberater:in benötigst du nicht zwingend, um E-Rechnungen zu verwalten. Selbstständige und Unternehmen können E-Rechnungen selbst erstellen, verwalten und versenden, wenn sie über die notwendige Software und die technischen Voraussetzungen verfügen. Ein:e Steuerberater:in kann dir jedoch wertvolle Unterstützung bieten, insbesondere bei der Integration der E-Rechnung in bestehende Prozesse und bei der Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Wie integriert DATEV E-Rechnungen in die Buchhaltung?

DATEV bietet eine spezielle E-Rechnungsplattform, die es Mitgliedsunternehmen ermöglicht, E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu versenden. Diese Plattform ist nahtlos mit DATEV Unternehmen online integriert, sodass eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten in der Buchhaltung möglich ist. Alle Daten werden dabei revisionssicher in zertifizierten Rechenzentren archiviert, was den Anforderungen der GoBD entspricht.