XRechnung: Der offizielle Standard für E-Rechnungen

Im Austausch mit öffentlichen Auftragsgebern gehören E-Rechnungen zum Standard. Nun will das Bundesfinanzministerium auch im B2B-Rechnungsaustausch bald nur anerkannte E-Rechnungen zulassen. Wenn du jetzt schon auf E-Rechnungen umsteigen willst, solltest du dich mit der XRechnung vertraut machen – dem offiziellen Standard für elektronische Rechnungen.

Wir erklären dir, was es mit dem XML-basierten XRechnung–Format auf sich hat, für wen es sich eignet und wie du eine XRechnung erstellen kannst.

Was ist eine XRechnung?

Nicht alle elektronischen Rechnungen sind automatisch E-Rechnungen. Für Selbstständige, Freiberufler:innen und Unternehmen ist es derzeit zwar möglich, bei Zustimmung des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin PDF-Rechnungen zu nutzen, gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen genügen sie jedoch nicht. Der Grund: PDF-Dokumente lassen sich nicht ohne weiteres maschinell weiterverarbeiten.

Anders mit der XRechnung. Das digitale Format zur elektronischen Rechnungserstellung gilt als E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers. Hierbei handelt es sich um einen strukturierten elektronischen XML-Datensatz, der sich ohne manuelle Eingriffe maschinell weiterverarbeiten lässt und selbst rechnungsbegründende, eingebettete Unterlagen enthalten kann.

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Seit wann gibt es die XRechnung?

Das auf XML basierende XRechnungen-Format wurde 2017 in der 23. Sitzung des IT-Planungsrates für Bund und Länder als Mindeststandard beschlossen, um EU-Vorgaben zu E-Rechnungen umzusetzen. Seit 2019 wird der Standard von KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, betrieben.

Angestoßen wurde die Einführung der E-Rechnung in Deutschland durch die EU-Norm EN-16931 vom 17. Oktober 2017. Die EU-Norm definiert den Aufbau von E-Rechnungen für öffentliche Aufträge, um grenzüberschreitende Transaktionen transparenter und weniger betrugsanfällig zu gestalten.

XRechnung oder E-Rechnung: Wo liegt der Unterschied?

Nicht jede elektronisch erstellte Rechnung ist eine vom Gesetzgeber anerkannte E-Rechnung. Jede XRechnung erfüllt jedoch alle Anforderungen an offizielle E-Rechnungen. Wer XRechnungen für die Rechnungserstellung verwendet, hält sich somit an alle gesetzlichen Vorgaben.

💡Tipp von Accountable: Um den Übergang zur XRechnung so einfach wie möglich zu gestalten, bietet die Bundesagentur für Arbeit die von der Bundesdruckerei betriebene, OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform xrechnung-bdr. OZG steht hierbei für das Onlinezugangsgesetz. Sie ermöglicht eine sichere, normgerechte und einfache XRechnungsstellung.

Für wen sind XRechnungen Pflicht?

Obwohl es im B2B-Rechnungsaustausch noch keine Pflicht zur E-Rechnung gibt, müssen öffentliche Behörden sowie Rechnungssteller:innen im öffentlichen Auftrag bereits seit 2018 offiziell anerkannte E-Rechnungsformate bei der Rechnungsstellung verwenden. Seit 2020 gilt diese Pflicht auch für Rechnungssteller:innen, die öffentliche Aufträge annehmen. In der Regel kommt hierbei bereits standardmäßig das Format der XRechnung im Bund zur Anwendung. Im B2B-Bereich sind noch klassische Rechnungen oder nicht normgerechte elektronische Rechnungen bei Absprache möglich. 

Unternehmen, die für öffentliche Behörden arbeiten, müssen somit ebenfalls XRechnungen oder andere anerkannte Formate verwenden. E-Rechnungen in einem nicht anerkannten Format werden zurückgewiesen und nicht bezahlt. Ausnahmen gelten derzeit nur für Direktaufträge im Umfang von bis zu 1.000 Euro netto, verteidigungs- und sicherheitsrelevanten Aufträge oder bei spezifischen Regelungen der Bundesländer.

Die wichtigsten Eigenschaften einer XRechnung

Die XRechnung setzt die wichtigsten Aspekte im Zusammenhang mit Format, Datenstruktur und Semantik um. Dazu zählen:

• Nachvollziehbare Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit der Rechnungsinhalte
• Strukturiertes, maschinell lesbares Dateiformat für die automatische Verarbeitung
• Maschinell auswertbares Format für schnelle Datenzugriffe
• Erfüllung aller Vorgaben zur Rechnungsstellung gemäß Umsatzsteuergesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und GoBD.

Normgerechte XRechnungen stellen sicher, dass sich strukturierte Rechnungsdaten automatisch extrahieren lassen. Das optimiert die Effizienz des Rechnungswesens, erhöht die Produktivität und stärkt die Sicherheit durch mehr Transparenz beim Übertragen, Verarbeiten und Archivieren.

Hinweis: Du möchtest zur Veranschaulichung eine XRechnung als Beispiel im XML-Format sehen? Das bringt dir tatsächlich nicht viel. Bei XML handelt es sich um eine komplexe, maschinell lesbare Metasprache. XML-Rechnungen haben somit wenig mit klassischen Rechnungen zu tun und dienen vorrangig dem automatischen Extrahieren von Daten durch Systeme oder Anwendungen.

Der Aufbau einer XRechnung

XRechnungen sind nach gesetzlichen Regelungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu zählen:

• Leitweg-ID (für öffentliche Rechnungsempfänger:innen)
• Lieferantennummer (für Rechnungssteller:innen im öffentlichen Auftrag)
• Name, Adresse und Kontakt (von Rechnungssteller:innen sowie Rechnungsempfänger:innen)
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Kennung der Rechtsform
• Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID)
• Datum der Rechnungsstellung
• Zahlungseise (Bankdaten)
• Art/Menge der Lieferung oder Art/Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
• Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen/-befreiungen
• Entgelt und entfallender Steuerbetrag
• Angaben zu Steuerbefreiung oder Aufbewahrungspflicht
• Optional: Vertragsnummer, Bestellnummer oder Auftragsnummer

Unterschied: XRechnung vs. ZUGFeRD

Sowohl bei XRechnungen als auch beim 2014 eingeführten ZUGFeRD-Format handelt es sich um branchenübergreifende, gesetzeskonforme E-Rechnungen. XML-basierte XRechnungen gelten als 100-prozentige E-Rechnung im strukturierten XML-Format. Bei ZUGFeRD kommt wiederum eine Kombination aus dem visuellen PDF-Format und zusätzlich integrierten XML-Daten zum Einsatz.

So kannst du eine XRechnung erstellen

Für eine XRechnung benötigst du in der Regel eine geeignete Rechnungssoftware wie sevDesk oder LexOffice. Anwendungen zur Dokumentenverwaltung oder Rechnungserstellung bieten alle Voraussetzungen, um Rechnungen im XRechnungs-Format aus PDF und XML zu erstellen und Rechnungsdaten in strukturierter Form zusammenzutragen.

Falls du keine spezielle Software verwendest, stehen alternativ zwei Rechnungsplattformen als XRechnung-Generator für öffentliche Auftraggeber zur Verfügung. Dazu zählen die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE). Diese eignen sich jedoch nur für den B2G-Rechnungsaustausch. Für B2B-Aufträge kommst du langfristig kaum um eine digitale für XRechnungen herum.

Um mit einem Texteditor manuelle XRechnungen kostenlos zu erstellen, erfordert es zudem umfassendere XML-Kenntnisse. Hier kann bereits ein kleiner Tipp- oder Formfehler dazu führen, dass Angaben unvollständig sind und die Rechnung als E-Rechnung nicht anerkannt wird.

Du willst mehr zu E-Rechnungen und ihrer Erstellung wissen? Dann erfährst du in unserem Überblick zum Thema E-Rechnung erstellen alles, was wichtig ist.

So machst du XRechnungen zum Standard im Unternehmen

Du willst in deinem Unternehmen mit dem XRechnungsstandard E-Rechnung einführen? Auch in diesem Fall empfiehlt sich die Verwendung einer geeigneten Software zur Rechnungserstellung, um Geschäftsprozesse so weit wie möglich zu automatisieren. Das ist entweder durch Rechnungssoftware wie LexOffice oder über ERP-Systeme wie SAP mit integrierten Lösungen zur Erstellung von XRechnungen möglich.

Dadurch kannst du XRechnungen nicht nur ohne Aufwand selbst erstellen, sondern auch mit einem zugehörigen Viewer lesbar machen. Für eine lückenlose Verfahrensdokumentation und Rechnungsprüfung empfiehlt sich zudem die Verwendung eines XRechnung-Validators. Im Idealfall verwendest du auch eine digitale Lösung für Dokumentenmanagement oder Enterprise-Content-Management, um Workflows zu synchronisieren und zu vereinheitlichen.