10 Fehler bei der Umsatzsteuer, die Selbstständige häufig machen

Die Umsatzsteuer ist für viele Selbstständige:r eine echte Herausforderung – vor allem am Anfang oder wenn sich etwas im Business ändert. Mal wird sie zu hoch oder zu niedrig berechnet, mal gar nicht ausgewiesen, obwohl sie müsste. Und manchmal macht Excel einfach, was es will. In diesem Beitrag zeigen wir dir die häufigsten Umsatzsteuer-Fallen aus dem Alltag von Selbstständigen – und wie du sie mit einfachen Mitteln umgehen kannst.

Das Problem: Fehler bei der Umsatzsteuer sind nicht nur ärgerlich, sondern können richtig teuer werden. Im schlimmsten Fall musst du Umsatzsteuer nachzahlen, auf die du gar keinen Anspruch mehr hast – oder verlierst den Vorsteuerabzug für Ausgaben, die du eigentlich geltend machen könntest. Auch das Finanzamt schaut bei der Umsatzsteuer ganz genau hin – und Prüfungen gibt es schneller, als man denkt.

Die gute Nachricht: Viele dieser Fehler lassen sich ganz leicht vermeiden – wenn man weiß, worauf zu achten ist. 

Fehler #1: Umsatzsteuer falsch oder gar nicht ausgewiesen

Dieser Fehler ist ein echter Klassiker – und passiert öfter, als du vielleicht denkst. Du schreibst eine Rechnung, bist eigentlich umsatzsteuerpflichtig – aber vergisst, die Umsatzsteuer korrekt auszuweisen. Entweder fehlt der Hinweis ganz, oder du gibst nur den Bruttobetrag an, ohne Steuersatz und Steuerbetrag. Manchmal steht da einfach nur „inkl. MwSt.“ – das reicht aber nicht.

Warum das ein Problem ist:

• Dein:e Kund:in kann die Vorsteuer nicht geltend machen, wenn der USt-Ausweis fehlt oder unvollständig ist.
• Das Finanzamt kann die Rechnung nicht als ordnungsgemäß anerkennen – mit entsprechenden Folgen für deine Buchhaltung.
• In hartnäckigen Fällen kann sogar ein Bußgeld drohen oder eine Rechnung muss aufwendig storniert und neu ausgestellt werden.

So machst du es richtig:

Eine Rechnung mit Umsatzsteuer muss folgende Angaben enthalten:

• Nettobetrag der Leistung
• Angewendeter Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
• Betrag der Umsatzsteuer in Euro
• Bruttobetrag (= netto + Umsatzsteuer)

Beispiel:

Position	Betrag
Webdesign	1.000,00 €
zzgl. 19 % USt	190,00 €
Gesamtbetrag	1.190,00 €

💡 Tipp: Lege dir eine standardisierte Vorlage an – z. B. in Excel – und prüfe vor dem Versand jede Rechnung mit einer kleinen Checkliste. So schleichen sich keine Flüchtigkeitsfehler ein.

Fehler #2: Falsche Umsatzsteuersätze

Nicht jede Leistung wird automatisch mit 19 % Umsatzsteuer berechnet – auch wenn das der Standardsteuersatz ist. Für bestimmte Leistungen gilt ein ermäßigter Satz von 7 % (z. B. bei bestimmten Publikationen, Kunst, Eintrittskarten oder Lebensmitteln). Gleichzeitig gibt es auch Leistungen, die vollständig von der Umsatzsteuer befreit sind – etwa bestimmte Bildungsangebote oder medizinische Leistungen.

Typischer Fehler:

Du wendest aus Versehen den falschen Steuersatz an – zum Beispiel 7 % statt 19 %, weil du annimmst, dein digitales Produkt zähle zu den Ausnahmen. Oder du setzt 0 % an, weil du eine Leistung fälschlich für steuerfrei hältst.

Warum das problematisch ist:

• Du schuldest dem Finanzamt die korrekte Umsatzsteuer – unabhängig davon, was auf der Rechnung steht.
• Bei zu niedrigem Steuersatz drohen Nachzahlungen, Verzugszinsen und ggf. Prüfungen.
• Bei nicht gerechtfertigten Steuerbefreiungen kann dein:e Kund:in keine Vorsteuer geltend machen.

Beispiel: Falsch angesetzter Steuersatz bei einer Designleistung

Position	Falsch (7 %)	Richtig (19 %)
Nettobetrag	1.000,00 €	1.000,00 €
Umsatzsteuer	70,00 €	190,00 €
Gesamtbetrag	1.070,00 €	1.190,00 €

➡️ Das kann eine Differenz von 120 € zu wenig abgeführter Steuer bedeuten.

💡 Tipp:

• Prüfe bei jeder Leistung den richtigen Steuersatz – vor allem, wenn du kreative oder digitale Angebote machst.
• Im Zweifel lieber kurz mit dem Steuerbüro klären oder in die UStG-Anhänge schauen (z. B. Anlage 2 zu § 12 UStG).

Fehler #3: Kleinunternehmer – aber Umsatzsteuer ausgewiesen

Wenn du als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG tätig bist, darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Trotzdem passiert genau das häufig – etwa durch falsch konfigurierte Tools, Vorlagen mit Standardsteuersätzen oder Copy-Paste-Fehler.

Warum das ein Problem ist:

• Sobald du Umsatzsteuer ausweist, schuldet nicht dein:e Kund:in, sondern du diese dem Finanzamt – selbst wenn du sie gar nicht erhalten hast.
• Die Regelung nach § 19 UStG entfaltet keine automatische Schutzwirkung – entscheidend ist der formelle Ausweis.

Beispiel: Rechnung mit und ohne USt als Kleinunternehmer:in

Falsch (mit USt)	Richtig (ohne USt)
Social-Media-Beratung: 450,00 €	Social-Media-Beratung: 450,00 €
zzgl. 19 % USt: 85,50 €	Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Gesamtbetrag: 535,50 €	Gesamtbetrag: 450,00 €

💡 Tipp:

• Nutze eine eigene Vorlage für Kleinunternehmer:innen mit festem Hinweistext.
• Kontrolliere regelmäßig deine Tools: Excel, Word, Buchhaltungsprogramme – viele fügen standardmäßig USt ein.

Fehler #4: Leistungen ins Ausland falsch abgerechnet

Sobald du über die Grenzen hinweg arbeitest – etwa für Kund:innen in der EU oder Drittstaaten – gelten besondere Regeln. Vor allem bei B2B-Leistungen im EU-Ausland ist häufig das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden. Viele Selbstständige vergessen das – oder wenden es an, obwohl es nicht greift.

Häufige Fehler:

• Du berechnest Umsatzsteuer, obwohl der Vorgang gar nicht steuerbar ist (z. B. bei einer Webdesign-Leistung an ein französisches Unternehmen).
• Du vergisst den Reverse-Charge-Hinweis, obwohl du ihn gesetzlich angeben musst.
• Bei Kund:innen in sog. Drittländern (z. B. Schweiz, USA) berechnest du fälschlich deutsche USt.

Beispiel: Reverse-Charge korrekt auf der Rechnung

Position	Betrag
Webentwicklung Firmenwebsite	1.800,00 €
Hinweis:	„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG).“ USt-IdNr. des Kunden: FR123456789
Gesamtbetrag	1.800,00 € (keine USt)

💡 Tipp:

• Prüfe bei jeder Auslandsleistung, ob es sich um B2B oder B2C handelt und wo der Leistungsort liegt.
• Trage gültige USt-IdNr. in die Rechnung ein und dokumentiere den Reverse-Charge-Hinweis.

➡️ Rechnungen ins Ausland stellen: Das musst du beachten

Fehler #5: Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer nicht im Blick

Gerade wenn dein Business wächst, wird es kritisch: Du bleibst formal in der Kleinunternehmerregelung – aber deine Umsätze überschreiten die gesetzlich erlaubten Grenzen. Das kann passieren, wenn du neue Kund:innen gewinnst, digitale Produkte anbietest oder höhere Tagessätze verlangst.

Was gilt seit 01.01.2025?

• Vorjahresumsatz (brutto): maximal 25.000 €
• Umsatz im laufenden Jahr (voraussichtlich): maximal 100.000 €

Wenn du diese Grenzen überschreitest, wirst du automatisch umsatzsteuerpflichtig – auch rückwirkend, wenn du es zu spät bemerkst.

Beispiel:

Jahr	Umsatz (brutto)	Status
2024	22.500 €	Kleinunternehmer:in
2025 (Plan)	102.000 €	→ Regelbesteuerung nötig

💡 Tipp:

• Führe eine laufende Umsatzübersicht, z. B. in Excel oder einer App.
• Achte beim Planen neuer Projekte auch auf deren Auswirkungen auf den Gesamtumsatz.
• Wenn du nah an der Grenze bist, lohnt es sich, frühzeitig zur Regelbesteuerung zu wechseln – mit sauberer Vorbereitung.

Fehler #6: Fehler bei der Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung zu machen, umfasst mehr als das bloße Ausfüllen eines Formulars. Wer hier ungenau arbeitet oder Zusammenhänge nicht kennt, riskiert Nachzahlungen, Zinsforderungen oder unnötigen Verwaltungsaufwand.

Typische Probleme:

• Unklarer Unternehmerstatus: Du denkst, du bist keine Unternehmer:in – aber das Finanzamt sieht das anders.
• Falscher Leistungszeitpunkt: Du meldest zu früh oder zu spät → USt wird in falschem Zeitraum gebucht.
• Private Fahrzeugnutzung oder Warenentnahmen: Oft vergessen, obwohl sie umsatzsteuerpflichtig sind.
• Rabatte, Preisnachlässe oder Forderungsausfall: Ändert die Bemessungsgrundlage – du musst die USt nachträglich anpassen.
• Vorsteuer falsch oder zu Unrecht geltend gemacht: z. B. aus fehlerhaften Eingangsrechnungen.
• Fehlende oder fehlerhafte Rechnungsberichtigungen: Korrigierte Rechnungen wirken sich rückwirkend auf Vorsteuer/USt aus – nicht immer zu deinem Vorteil.

💡 Tipp:

• Kläre zu Beginn jedes Jahres: Bin ich Unternehmer:in im umsatzsteuerlichen Sinn? Was plane ich?
• Dokumentiere Änderungen der Leistung, Zahlung oder Rechnung genau – auch kleine Rabatte.
• Nutze ein Steuer-Tool oder buche frühzeitig Unterstützung – vor allem bei Rückerstattungen oder Stornierungen.

Fehler #7: Gutschriften und Stornos nicht korrekt behandelt

Stornierungen und Gutschriften gehören zum Alltag – und trotzdem führen sie häufig zu Fehlern beim Umsatzsteuerausweis. Besonders heikel wird es, wenn die ursprüngliche Rechnung nicht korrekt referenziert wird oder die Umsatzsteuer nicht entsprechend angepasst wird.

Häufige Stolperfallen:

• Gutschrift ohne Umsatzsteuer, obwohl die Originalleistung umsatzsteuerpflichtig war
• Keine oder falsche Verknüpfung zur Ursprungsrechnung (z. B. fehlende Rechnungsnummer)
• Teilstornos mit Rundungsfehlern oder falschem Steuersatz

Beispiel: Stornorechnung korrekt aufgebaut

Position	Betrag
Stornierung der Rechnung Nr. 1045 vom 15.04.2025
Nettobetrag	-1.000,00 €
19 % Umsatzsteuer	-190,00 €
Gesamtbetrag	-1.190,00 €

✅ Damit wird die ursprüngliche Leistung korrekt rückgängig gemacht – sowohl für dich als auch fürs Finanzamt.

💡 Tipp:

• Verwende eine eigene Vorlage für Gutschriften und Stornorechnungen
• Halte bei jeder Korrektur die Verbindung zur Originalrechnung schriftlich fest
• Prüfe bei Teilgutschriften, ob anteilig Netto, USt und Brutto korrekt berechnet wurden

Fehler #8: Excel-Rechnungen mit falscher USt-Berechnung

Viele Selbstständige erstellen ihre Rechnungen in Excel – was grundsätzlich völlig in Ordnung ist. Doch schon kleine Formelfehler, falsche Rundungen oder unklare Struktur führen schnell zu falschen Beträgen oder einem unvollständigen Ausweis der Umsatzsteuer.

Typische Probleme:

• Du gibst den Bruttobetrag ein, berechnest aber die USt vom falschen Nettowert
• Rundungsfehler bei gemischten Steuersätzen (z. B. 19 % und 7 %)
• Formel verwechselt Netto/Brutto oder zieht fälschlich den Steuersatz ab statt ihn zu addieren

Beispiel für eine fehlerhafte vs. korrekte Berechnung (Excel)

Beschreibung	Falsch	Richtig
Nettobetrag	1.000,00 €	1.000,00 €
Formel USt (falsch: *0.07)	70,00 € (falscher Satz)	190,00 € (korrekt: *0.19)
Bruttobetrag	1.070,00 €	1.190,00 €

💡 Tipp:

• Erstelle eine saubere Vorlage mit geprüften Formeln – am besten mit separaten Feldern für Netto, Steuersatz, USt und Brutto
• Teste die Vorlage mit unterschiedlichen Beträgen und Szenarien (z. B. gemischte Steuersätze)
• Wenn du unsicher bist: Online-USt-Rechner nutzen und gegenprüfen

Fehler #9: Nebenumsätze und Privatverkäufe unterschätzt

Viele Selbstständige konzentrieren sich bei der Umsatzsteuer auf ihre Hauptleistungen – und vergessen, dass auch „kleine“ oder gelegentliche Umsätze steuerpflichtig sein können. Typisch sind z. B. der Verkauf von Softwarelizenzen, Online-Kursen oder E-Books, Workshops, Vorträge oder sogar der Verkauf gebrauchter Geräte aus dem Betriebsvermögen.

Was häufig schiefgeht:

• Leistungen aus Nebenprojekten (z. B. digitale Produkte) werden nicht in die Umsatzsteuerberechnung einbezogen
• Der Verkauf gebrauchter Technik (Laptop, Kamera etc.) wird ohne USt abgewickelt – obwohl er steuerpflichtig ist
• Selbst erstellte Produkte (z. B. Templates, Audios, Fonts) werden verkauft – ohne Rechnung oder falsche Angaben

💡 Tipp:

• Prüfe jede Einnahmequelle, ob sie unter die USt-Pflicht fällt – auch, wenn sie nur einmalig auftritt
• Nutze für digitale Produkte ggf. Plattformen, die den Steuerteil automatisieren (z. B. Digistore24, Copecart)
• Beim Verkauf von Anlagevermögen: steuerliche Behandlung im Vorfeld klären

Fehler #10: Falsche Eingangsrechnungen – und trotzdem Vorsteuer abgezogen

Nicht nur bei deinen eigenen Rechnungen kann etwas schiefgehen – auch fehlerhafte Eingangsrechnungen sind eine häufige Quelle für USt-Probleme. Denn: Vorsteuer darfst du nur aus ordnungsgemäßen Rechnungen ziehen.

Was häufig fehlt oder falsch ist:

• Keine oder doppelte Rechnungsnummer
• Fehlender Leistungszeitraum
• Falscher Steuersatz
• USt-ID nicht angegeben bei Reverse-Charge
• Unklare Leistungsbeschreibung oder fehlender Leistungsempfänger

Wenn du trotzdem die Vorsteuer abziehst und das Finanzamt eine Prüfung durchführt, kann das teuer werden: Du musst die Vorsteuer zurückzahlen, oft mit Zinsen – und manchmal mit einem unangenehmen Brief oben drauf.

💡 Tipp:

• Prüfe jede Eingangsrechnung auf Vollständigkeit – lieber einmal zu viel als zu wenig
• Lass unklare Rechnungen sofort korrigieren – dafür gibt es keine Frist, aber du sparst dir späteren Ärger
• Für häufige Lieferant:innen kannst du eine Mini-Checkliste nutzen: Name, Anschrift, Datum, Betrag, Steuersatz, Steuernummer – alles da?

Fazit: Mit System und Klarheit statt Stress mit dem Finanzamt

Umsatzsteuer klingt kompliziert – und ehrlich gesagt: manchmal ist sie das auch. Aber viele typische Fehler lassen sich ganz einfach vermeiden, wenn du ein paar Grundlagen kennst und systematisch vorgehst.

Ob es um den richtigen Steuersatz geht, um korrekte Rechnungen, Stornos, Kleinunternehmergrenzen oder Eingangsbelege – wer seine Prozesse im Griff hat, spart sich nicht nur unnötige Nachzahlungen, sondern auch eine Menge Nerven.

🔍 Tipp: Arbeite mit klaren Vorlagen, prüfe regelmäßig deine Rechnungen und Umsätze – und frag lieber einmal zu viel als zu wenig nach, wenn du unsicher bist. Denn bei der Umsatzsteuer gilt: Korrekt ist besser als kreativ.