E-Rechnung erstellen – einfach, professionell, gesetzeskonform

E-Rechnungen sorgen für effizienteres Rechnungswesen und erleichtern den Austausch zwischen Rechnungssteller:innen und Rechnungsempfänger:innen. Sie sorgen zudem für einen reduzierten Papierverbrauch und eine sichere, digitale Archivierung. Um von den Vorteilen von E-Rechnungen zu profitieren, solltest du zunächst wissen, wie du sie richtig erstellst. Hierbei kommt es auf formale und technische Anforderungen sowie auf die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien an.

Wir erklären dir, wie die elektronische Rechnungserstellung funktioniert und worauf du bei Aspekten wie Aufbau, Dateiformat, Versand und Archivierung achten musst.

E-Rechnung kurz erklärt: Definition und Bedeutung

Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen zählen zu den Prioritäten, wenn es um gesteigerte Produktivität, Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit geht. Elektronische Rechnungen bilden hier ein Schlüsselelement, denn ein effizientes Rechnungswesen sorgt für Kundenzufriedenheit, transparenten Datenschutz und zukunftsfähige Unternehmensplanung.

Der offiziellen Definition des Bundes zufolge handelt es sich bei E-Rechnungen um die elektronische Übermittlung von strukturierten Rechnungsinformationen für eine systematische, automatische und elektronische Verarbeitung. Wichtig ist, dass sich E-Rechnungen ohne Medienbrüche und im Originalformat lesbar abrufen und langfristig digital archivieren lassen.

Obwohl derzeit im B2B-Bereich auch PDF-Rechnungen noch als E-Rechnungen durchgehen, gelten für gesetzeskonforme elektronische Rechnungsformate bestimmte Vorgaben. Diese finden sich unter anderem im Wachstumschancengesetz, das durch eine geplante Pflicht zur E-Rechnung für Klarheit sorgen soll, falls es zum Beschluss kommt.

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Die wichtigsten Anforderungen an E-Rechnungen

Beim Erstellen von E-Rechnungen gilt es, auf verschiedene Anforderungen und Bedingungen zu achten. Wir verschaffen dir den nötigen Überblick zu den wichtigsten Punkten:

Die fünf Kernelemente der E-Rechnung

E-Rechnungen müssen im Sinne der E-Rechnungsverordnung und des geplanten Wachstumschancengesetzes wichtige Kriterien erfüllen. Dazu zählen: 

1. Nachvollziehbare Echtheit der Rechnungsherkunft
2. Garantierte Unversehrtheit der Rechnungsinhalte
3. Lesbarkeit der Rechnung während der Verarbeitung und Aufbewahrung
4. Strukturiertes Dateiformat (XML) für elektronische, automatisierte Verarbeitung
5. Maschinelle Auswertbarkeit und schnelle Auffindbarkeit für Datenzugriffe durch Behörden

Durch die Erfüllung aller fünf Kriterien stellst du sicher, dass E-Rechnungen im Originalzustand, nicht manipulierbar und medienbruchfrei vorliegen. So beschleunigst du sämtliche Geschäftsprozesse durch Automatisierung – angefangen bei der Rechnungserstellung bis hin zu Rechnungsprüfung und Archivierung.

Formale und technische Anforderungen an E-Rechnungen

E-Rechnungen werden genau wie klassische Rechnungen auf Papier behandelt. Sie müssen somit ebenfalls die nötigen Pflichtangaben enthalten und zusätzlich spezifische technische Anforderungen erfüllen. 

Die wichtigsten formalen Aspekte bei der elektronischen Rechnungserstellung umfassen:

Pflichtangaben

Die wichtigsten Punkte, die auf jede E-Rechnung gehören, regelt §14 des UstG (Umsatzsteuergesetz). Die Einhaltung von Pflichtangaben sorgt dafür, dass Rechnungen für den Vorsteuerabzug anerkannt werden und die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts erfüllen. Eine rechtsgültige E-Rechnung muss unter anderem folgende Pflichtangaben aufweisen:

• Name und Adresse (von Rechnungssteller sowie Rechnungsempfänger)
• Fortlaufende Rechnungsnummer 
• Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID)
• Ausstellungsdatum
• Zahlungseise (Bankdaten)
• Art/Umfang der Leistung oder Art/Menge der Lieferung
• Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
• Aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen/-befreiungen
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag
• Hinweise zu Steuerbefreiung und Aufbewahrungspflicht

E-Rechnungsformat

Zum aktuellen Zeitpunkt (März 2024) kannst du im Fall von B2B-Geschäften noch frei zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen wählen. Bei E-Rechnungen kannst du bisher zudem nicht anerkannte PDF-Rechnungen wählen oder offizielle E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen. Das richtige, offizielle Rechnungsformat muss die EU-Norm EN 16931 erfüllen und strukturiert, maschinell lesbar sein. Elektronische Signaturen sind nicht nötig.

Die Bedeutung von E-Rechnungen in strukturierten Formaten liegt in automatisiert auslesbaren Metadaten für eine schnellere Erfassung, Erschließung und Klassifizierung von Rechnungsdokumenten. Dadurch senken E-Rechnungen den Arbeits-, Kosten- und Zeitaufwand im Rechnungswesen durch reduzierten Papierverbrauch und effizientere Rechnungsverarbeitung.

💡Tipp von Accountable: E-Rechnungen gehören für öffentliche Auftraggeber:innen zum Alltag, denn sie sind zu offiziellen E-Rechnungen verpflichtet. Wer als Unternehmen jetzt schon alle Vorkehrungen trifft, um E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen, kann somit auch öffentliche Auftraggeber:innen als Kund:innen oder Auftraggeber:innen erschließen.

E-Rechnungsversand

Der Versand von E-Rechnungen unterliegt keinen strengen technischen oder gesetzlichen Hürden, sofern die E-Rechnung alle Vorgaben zu ordentlichen, rechtsgültigen Rechnungen erfüllt. Du kannst elektronische Rechnungen über folgende Wege verschicken, sofern Rechnungsempfänger:innen einer E-Rechnung zustimmen:

• Per E-Mail als Anhang oder Download-Link
• Als Server- oder Computer-Fax
• Per Fax-Server
• Mit staatlich geprüfter, rechtsicherer De-Mail
• Als E-POST Hybridbrief-Lösung für Unternehmen

Digitale Archivierung

Gemäß Umsatzsteuergesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und GoBD unterliegen auch E-Rechnungen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Du musst somit die technischen Voraussetzungen schaffen, um deine Rechnungen digital langfristig und revisionssicher zu archivieren.

Hierbei kommt es auf Grundsätze wie ordnungsgemäße Buchführung durch Verfahrensdokumentation, auf Datenzugriff und auf die Prüfbarkeit digitaler Belege an. Du musst E-Rechnungen im Originalformat für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in einer jederzeit lesbaren, maschinell auswertbaren Form aufbewahren.

💡Tipp von Accountable: Eine wichtige Frage zur Archivierung elektronischer Rechnungen betrifft die Aufbewahrung von E-Mails. Grundsätzlich kannst du E-Mails mit Rechnungen als Anhang löschen, wenn du angehängte E-Rechnungen archivierst und die E-Mail keine relevanten Inhalte enthält.

Kontrollverfahren und Verfahrensdokumentation

Um die Echtheit, Unversehrtheit und Ordentlichkeit eingehender Rechnungen sicherzustellen, kommt es auf zuverlässige Kontrollverfahren und professionelle Verfahrensdokumentation an. Ein betriebliches Kontroll- oder Prüfverfahren sorgt dafür, dass korrekte, geprüfte Rechnungen zur Buchung und Archivierung schnell weitergeleitet und fehlerhafte Rechnungen genauer geprüft werden können.

Die Verfahrensdokumentation garantiert wiederum eine lückenlose Dokumentation bei der Verarbeitung digitaler Dokumente. So erfüllst du alle Anforderungen von HGB, AO und GoBD beim Erfassen, Buchen, Verarbeiten, Aufbewahren und Löschen von elektronischen Rechnungen.

Elektronisches Rechnungsmanagement

Angefangen bei einer ordentlichen, rechtsgültigen Rechnungserstellung bis hin zur revisionssicheren Archivierung von elektronischen Rechnungen – mit elektronischem Rechnungsmanagement nutzt du automatisierte, regelbasierte Workflows. 

Für kleine, mittelständische und große Unternehmen bieten sich daher für E-Rechnungen zum Beispiel vollintegrierte oder modulare Lösungen für automatisiertes digitales Dokumentenmanagement oder Enterprise-Content-Management an. So greifen alle Geschäftsprozesse fließend ineinander, sorgen für kurze Durchlauf- und Bearbeitungszeiten und reduzieren die Fehleranfälligkeit bei Prozessen der Rechnungsstellung und -verarbeitung.

💡Übrigens: Ein wichtiger Grund sich bereits jetzt auf E-Rechnungen einzustellen, liegt nicht nur in den verschiedenen Vorteilen, sondern auch in einer möglichen E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich. Diese könnte mit dem Wachstumschancengesetz bereits ab Januar 2025 kommen, sollte das Gesetz beschlossen werden!