ZUGFeRD: Das hybride Format für E-Rechnungen einfach erklärt

Die Pflicht zur E-Rechnung ist da: Seit 2025 müssen Selbstständige und Unternehmen ihre Rechnungen im B2B-Geschäft strukturiert und maschinenlesbar ausstellen. Für öffentliche Aufträge gilt das längst. ZUGFeRD ist dabei ein cleveres Format, das das Beste aus zwei Welten verbindet: eine klassische PDF-Rechnung, die für dich und deine Kund:innen leicht lesbar ist, und gleichzeitig einen automatisch auswertbaren XML-Datensatz, der alle gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt.

In diesem Artikel erfährst du, was genau hinter ZUGFeRD steckt, wie du das Format nutzen kannst und warum es gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen eine besonders praktische Lösung ist.

Was ist ZUGFeRD? Bedeutung, Abkürzung & Hintergründe

Hast du dich schon gefragt, was ZUGFeRD eigentlich ist bzw. genau bedeutet? Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Hinter dem etwas sperrigen Namen steckt ein standardisiertes Rechnungsformat, das speziell dafür entwickelt wurde, E-Rechnungen rechtssicher und effizient auszutauschen.

ZUGFeRD kombiniert eine ganz normale, optisch lesbare PDF-Rechnung mit einem unsichtbar eingebetteten XML-Datensatz, den Buchhaltungsprogramme automatisch auslesen können. Damit erfüllt das Format alle Vorgaben aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der europäischen Norm EN-16931, die sicherstellen sollen, dass Rechnungen grenzüberschreitend maschinenlesbar, einheitlich und manipulationssicher sind.

➡️ Du möchtest mehr über elektronische Rechnungen erfahren? Hier geht's zum allgemeinen Leitfaden zu E-Rechnungen.

Seit wann gibt es das ZUGFeRD-Format?

Das branchenübergreifende Format ZUGFeRD wurde 2014 erstmals als ZUGFeRD 1.0 veröffentlicht. Auslöser war die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die Anforderungen an E-Rechnungen definierte, um grenzüberschreitende Transaktionen sicherer zu machen. 2019 erhielt ZUGFeRD mit der Version 2.0 ein Update, die der verbindlichen EU-Norm 16931 entspricht. Seit der ZUGFeRD Version 2.1.1 vom 1. Juli 2020 verfügt ZUGFeRD auch über ein XRechnungs-Profil, mit dem sich die Rechnung als XML-Datei bei Behörden hochladen lässt.  

Der Version ZUGFeRD 2.2 wurde am 01. März 2022 veröffentlicht, um mit einem Format verschiedene Rechnungsprofile abbilden zu können. Das erleichtert den Rechnungsaustausch sowohl auf B2B- als auch auf B2G-Ebene. Dazu zählen auch erweiterte Schnittstellen zu Order-X zur effizienteren Umsetzung und Abrechnung digitaler Bestellungen. 

💡 Damit ist ZUGFeRD bestens aufgestellt, um sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich (Business-to-Government, also mit öffentlichen Auftraggeber:innen) verwendet zu werden. Für Privatpersonen (B2C) gelten anderen Regelungen.

So funktioniert eine ZUGFeRD-Rechnung

Vielleicht fragst du dich: „Was macht ZUGFeRD eigentlich besonders – und worin unterscheidet es sich von einer normalen PDF-Rechnung?“ Das Besondere an ZUGFeRD ist sein hybrides Format:

• Für dich und deine Kund:innen sieht die Rechnung zunächst wie eine ganz normale PDF/A-3-Datei aus. Sie lässt sich mit jedem gängigen PDF-Reader öffnen, speichern oder ausdrucken.
• Gleichzeitig enthält diese PDF aber einen eingebetteten XML-Datensatz, der alle Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthält.

Damit können Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Daten direkt auslesen und automatisch weiterverarbeiten, ohne dass jemand Beträge, Steuersätze oder Kundendaten manuell abtippen muss.

Wie erkenne ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Rein optisch unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung nicht von einer klassischen PDF-Rechnung. Der Clou liegt im unsichtbaren Teil: Im Hintergrund ist der strukturierte XML-Teil eingebettet. Ob deine Datei wirklich eine ZUGFeRD-Rechnung ist, findest du heraus, indem du sie mit einem ZUGFeRD-Viewer oder Validator öffnest – oder du prüfst in deiner Buchhaltungssoftware, ob die Daten automatisch übernommen werden.

Vorteil für dich:

Du erfüllst mit einer ZUGFeRD-Rechnung gleichzeitig:

• die gesetzliche Pflicht zur maschinellen Lesbarkeit,
• und gibst deinen Kund:innen trotzdem ein lesbares PDF-Dokument, das sie wie gewohnt prüfen und ablegen können.

💡 Tipp: Um kostenlos professionelle E-Rechnungen zu schreiben kannst du Accountable nutzen. Die Steuersoftware bietet nicht nur die Möglichkeit, fehlerfreie Rechnungen zu schreiben, du kannst damit auch alle Steuererklärungen erstellen. Jetzt kostenlos testen!

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?

Wenn du dich schon mit E-Rechnungen beschäftigt hast, bist du sicher auch auf den Begriff XRechnung gestoßen. Beide Formate – ZUGFeRD und XRechnung – erfüllen die Anforderungen der EU-Norm EN-16931 und gelten damit als gesetzeskonforme E-Rechnungen. Doch es gibt wichtige Unterschiede.

XRechnung: rein strukturiert

Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Sie ist speziell dafür gemacht, von Software automatisch eingelesen und verarbeitet zu werden. Menschen können sie kaum lesen, dafür ist sie besonders „maschinenfreundlich“. In Deutschland hat sich die XRechnung bei öffentlichen Auftraggeber:innen (B2G) als Standard etabliert.

ZUGFeRD: hybrid und dadurch enorm flexibel

ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format. Es kombiniert ein visuell lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Damit eignet es sich perfekt für den Austausch mit Geschäftspartner:innen, die zwar eine E-Rechnung brauchen, aber gleichzeitig noch Wert auf ein klassisches PDF legen. Besonders im B2B-Bereich wird ZUGFeRD deshalb gerne genutzt.

Wann solltest du welches Format verwenden?

• Wenn du Rechnungen an Behörden stellst, bist du meistens mit der XRechnung auf der sicheren Seite.
• Im B2B-Bereich kannst du oft frei wählen. Viele kleinere Unternehmen bevorzugen ZUGFeRD, weil sie damit ein lesbares PDF plus die maschinelle Lesbarkeit kombinieren.

💡 Tipp: Die meisten modernen Buchhaltungssoftwares (z. B. Accountable) unterstützen beide Formate. So kannst du je nach Kunde entscheiden, was besser passt.

➡️ Alles, was du über Rechnungen wissen musst

Für wen ist die ZUGFeRD-Rechnung Pflicht?

Bislang waren strukturierte E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung vor allem bei öffentlichen Aufträgen (B2G) Pflicht. Das ändert sich jetzt deutlich:

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich. Das bedeutet: Für alle steuerpflichtigen Leistungen zwischen inländischen Unternehmer:innen musst du deine Rechnungen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen. Damit ist im B2B-Bereich eine strukturierte ZUGFeRD-Rechnung faktisch Pflicht, wenn du dich für dieses Format entscheidest.

Was heißt das konkret für dich?

• Einfache PDF-Rechnungen ohne XML-Daten reichen dann nicht mehr aus, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
• Zugelassen sind Formate wie ZUGFeRD (ab Version 2.0) oder XRechnung, weil sie die Anforderungen der EU-Norm EN-16931 erfüllen und maschinenlesbar sind.

Übergangsphase bis Ende 2026

Für die Jahre 2025 und 2026 gibt es noch eine Übergangsregelung: In dieser Zeit darfst du mit Zustimmung deiner Kund:innen auch weiterhin klassische PDF-Rechnungen verwenden. 

Zusätzlich sind Kleinunternehmer:innen, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, von der Pflicht zur E-Rechnung vorerst ausgenommen. Sie können also auch nach 2025 weiterhin klassische Rechnungen (PDF oder Papier) ausstellen, solange sich an ihrer Kleinunternehmerregelung nichts ändert.

Ab 2027/2028 wird die strukturierte E-Rechnung dann aber stufenweise für nahezu alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig von Größe oder Umsatz.

➡️ Hier erklären wir, welche Anforderungen und Ausnahmen bei E-Rechnungen für spezielle Branchen und Berufsgruppen gelten.

Die wichtigsten Anforderungen an eine ZUGFeRD-Rechnung

Auch wenn das ZUGFeRD-Format viele Dinge für dich erleichtert, musst du darauf achten, dass deine Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält. Denn nur dann gilt sie als ordnungsgemäße E-Rechnung im Sinne der ERechV, der EU-Norm EN-16931 sowie der Vorgaben aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG), Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und den GoBD.

Was muss drinstehen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung braucht im Grunde dieselben Inhalte wie eine klassische Rechnung. Dazu zählen insbesondere:

• Name und Adresse von dir und deiner Kundschaft
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen
• Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Zahlungsinformationen (Bankverbindung etc.)

Falls du an öffentliche Auftraggeber:innen schreibst, kommen noch spezielle Angaben hinzu, zum Beispiel:

• Leitweg-ID (damit die Rechnung im Behördensystem korrekt zugeordnet wird)
• ggf. Lieferantennummer, Vertrags- oder Bestellnummer

Maschinenlesbarkeit und Unveränderbarkeit

Damit ZUGFeRD als E-Rechnung anerkannt wird, muss sie:

• strukturiert und maschinenlesbar sein (XML-Teil),
• unverändert archiviert werden können (z. B. in einem GoBD-konformen DMS),
• und ihre Echtheit & Unversehrtheit muss gewährleistet sein.

💡 Tipp: Nutze dafür am besten eine E-Rechnungs-Software, die das XML automatisch korrekt einbettet und dir gleich eine Prüfung via ZUGFeRD-Validator anbietet. So stellst du sicher, dass deine E-Rechnung alle Anforderungen erfüllt und nicht wegen eines Formfehlers zurückgewiesen wird.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen – so geht’s

Jetzt fragst du dich sicher: „Wie stelle ich meine Rechnungen denn nun auf ZUGFeRD um?“
Die gute Nachricht: Dafür brauchst du kein IT-Profi sein. Es gibt heute zahlreiche Tools und Programme, die dir das Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen ganz einfach machen.

Mit Buchhaltungssoftware oder Rechnungsprogrammen

Am bequemsten funktioniert es mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die ZUGFeRD standardmäßig unterstützt. Dort pflegst du wie gewohnt deine Rechnungsdaten ein, und das Programm erstellt automatisch eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten.

Beliebte Beispiele sind:

• Accountable (besonders für Selbstständige und Freelancer:innen)
• Lexware, sevDesk, Datev oder Debitoor
• viele ERP- und Warenwirtschaftssysteme haben ZUGFeRD inzwischen ebenfalls integriert

PDF in ZUGFeRD umwandeln – kostenlos möglich

Falls du bisher nur PDF-Rechnungen erstellt hast, musst du nicht alles neu aufsetzen. Viele Tools bieten dir die Möglichkeit, eine bestehende PDF in eine ZUGFeRD-konforme Rechnung umzuwandeln, indem der XML-Teil nachträglich hinzugefügt wird. Teilweise sogar kostenlos – etwa über Online-Konverter oder spezielle Plugins.

💡 Tipp: Viele Anbieter stellen eine kostenlose ZUGFeRD-Software oder Plugins bereit, mit denen du PDFs in das Format umwandeln kannst.

Offizielle Tools und kostenlose Lösungen

Über die Seite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) kannst du dir außerdem das ZUGFeRD-Entwicklungspaket kostenlos herunterladen. Dort findest du Musterdateien, Spezifikationen und Editoren, mit denen du ZUGFeRD-Dokumente erstellen und testen kannst.

Beispiel: So sieht eine Rechnung im ZUGFeRD-Format aus

An dieser Stelle fragst du dich möglicherweise: „Wie sieht so eine ZUGFeRD-Rechnung eigentlich konkret aus?“

Das ist das Besondere: Optisch erkennst du sie nicht. Für dich und deine Kund:innen sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie eine ganz normale PDF. Erst unter der Haube zeigt sich der Unterschied.

Ein Blick ins XML

Im Hintergrund ist nämlich ein XML-Datensatz eingebettet, der alle relevanten Rechnungsinformationen strukturiert enthält. Das macht die Datei maschinenlesbar und erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN-16931.

Ein stark vereinfachtes Beispiel für den XML-Teil sieht so aus:

So öffnest und liest du eine ZUGFeRD-Rechnung

Eine der großen Stärken von ZUGFeRD ist seine Hybridstruktur:
Das bedeutet, dass deine Rechnungsempfänger:innen sie ohne spezielle Software einfach mit jedem PDF-Reader öffnen können. Visuell sieht die Datei aus wie eine ganz normale Rechnung, die sie lesen, ausdrucken oder archivieren können.

Für Menschen bleibt es eine PDF

Deine Kund:innen müssen also nicht extra ein neues Tool installieren. Sie öffnen das Dokument wie gewohnt in Adobe Acrobat, dem Browser oder einem anderen PDF-Programm. Alle Positionen, Beträge und Kontodaten sind dort klar erkennbar.

Für Buchhaltungs- und ERP-Systeme steckt mehr dahinter

Parallel dazu enthält die Datei aber den eingebetteten XML-Datensatz, den Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssysteme automatisch auslesen. So können Rechnungsdaten direkt übernommen, geprüft und verbucht werden – ohne Tippfehler oder aufwändiges Abgleichen.

Was tun, wenn du dir unsicher bist?

Falls du nicht weißt, ob eine Rechnung tatsächlich das ZUGFeRD-Format nutzt, kannst du sie in einem ZUGFeRD-Viewer öffnen oder mit einem Validator prüfen. Diese Tools zeigen dir sofort, ob die Datei eine XML-Struktur enthält und alle technischen Anforderungen erfüllt.

💡 Tipp: Falls deine Software ZUGFeRD unterstützt, brauchst du das meist gar nicht – die XML-Daten werden dann automatisch eingelesen und verarbeitet.

Fazit: Warum sich ZUGFeRD für dein Business lohnt

Mit ZUGFeRD entscheidest du dich für ein modernes, zukunftssicheres Rechnungsformat, das dir und deinen Kund:innen gleichermaßen Vorteile bringt.
Es verbindet eine klassische PDF-Rechnung, die du ganz normal ansehen und ausdrucken kannst, mit einem eingebetteten, unsichtbaren XML-Teil, der deine Rechnungsdaten automatisch maschinenlesbar macht. Damit bist du nicht nur gesetzlich auf der sicheren Seite, sondern sparst dir auch auf Dauer viel Arbeit in der Buchhaltung – weil weniger manuell übertragen werden muss und alles direkt digital verarbeitet werden kann.

Gerade für Selbstständige, Freelancer:innen und kleine Unternehmen ist ZUGFeRD eine praktische Lösung, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, die seit 2025 im B2B-Geschäft verbindlich ist. Mit einer passenden Software richtest du ZUGFeRD einmal ein – und kannst deine Rechnungen danach genauso einfach wie bisher erstellen und versenden.

➡️ Steuerexperte und Accountable-Gründer Tino Keller beantwortet die häufigsten Fragen rund um die E-Rechnung.

➡️ Und hier gehen wir den gängigsten E-Rechnungsmythen auf den Grund (Spoiler: die meisten sind unwahr).

FAQ: Häufige Fragen zu ZUGFeRD-Rechnungen

Was ist ZUGFeRD in einfachen Worten?

ZUGFeRD ist ein spezielles Rechnungsformat, das eine normale PDF mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. So können Menschen die Rechnung ansehen und gleichzeitig Buchhaltungsprogramme die Daten automatisch auslesen.

Wie erkenne ich, ob meine Rechnung ZUGFeRD nutzt?

Von außen sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie eine normale PDF. Ob sie wirklich XML-Daten enthält, findest du heraus, indem du sie in einem ZUGFeRD-Viewer öffnest oder deine Buchhaltungssoftware sie automatisch einliest.

Kann ich meine PDFs einfach kostenlos in ZUGFeRD umwandeln?

Viele Tools und Buchhaltungsprogramme bieten genau das an: Sie wandeln deine bestehenden PDFs in ZUGFeRD-Dateien um, indem sie den XML-Teil ergänzen. Teilweise geht das sogar kostenlos, etwa mit Plugins oder Online-Konvertern.

Brauche ich dafür unbedingt spezielle Software?

Ja – zumindest irgendein Programm, das ZUGFeRD kann. Ohne Software kannst du keine XML-Daten korrekt einbetten. Gute Nachricht: Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme (wie z. B. Accountable) können das inzwischen standardmäßig.

Was bringt mir ein ZUGFeRD-Validator?

Ein Validator prüft, ob deine Datei technisch wirklich den ZUGFeRD-Standards entspricht. So vermeidest du, dass deine Rechnung beim Kunden oder beim Finanzamt wegen eines kleinen Fehlers abgelehnt wird.

Muss ich ab 2025 unbedingt ZUGFeRD nutzen?

Nein, nicht zwingend. Du brauchst ab 2025 eine strukturierte E-Rechnung, also ein Format, das maschinenlesbar ist. Das kann ZUGFeRD oder auch XRechnung sein. ZUGFeRD hat aber den Vorteil, dass du zusätzlich ein normales PDF liefern kannst, was für viele Kunden praktischer ist.