Ob du gerade frisch gegründet hast oder schon seit Jahren selbstständig arbeitest: Eine gut organisierte Buchhaltung ist der Schlüssel, um den Überblick über deine Finanzen zu behalten – und keine Fristen zu verpassen.
Diese Checkliste soll dir helfen, den Überblick zu behalten – egal, ob du deine Buchhaltung selbst machst oder mit externer Unterstützung arbeitest. Du findest hier eine klare Struktur mit den wichtigsten Aufgaben: wöchentlich, monatlich, vierteljährlich und jährlich. Damit bist du für dieses Jahr bestens aufgestellt.
Bevor es an die konkreten Aufgaben geht, lohnt ein kurzer Blick auf die Basics. Denn auch wenn viele Selbstständige und Freelancer:innen keine klassische Bilanz erstellen müssen, ist eine strukturierte Buchhaltung Pflicht – und vor allem: hilfreich.
Zur Buchhaltung zählen alle finanziellen Vorgänge, die dein Business betreffen: Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen, Quittungen, Fahrtkosten, private Nutzungsanteile (z. B. beim Telefon oder Auto), aber auch Rückstellungen und Investitionen. Wichtig ist, dass alles lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert ist – und im Fall einer Prüfung auch nachgewiesen werden kann.
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Die meisten Selbstständigen arbeiten mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) – einer einfachen Methode, bei der nur tatsächliche Zahlungsein- und -ausgänge erfasst werden. Die doppelte Buchführung ist aufwendiger und meist erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße oder bei Kapitalgesellschaften vorgeschrieben.
Bei der Umsatzsteuer kommt es darauf an, wann du diese an das Finanzamt abführen musst:
💡 Gerade für kleine Unternehmen oder Freelancer:innen ist die Istversteuerung meist die bessere Wahl – du musst aber beim Finanzamt einen entsprechenden Antrag stellen.
Digitale Buchhaltungstools nehmen dir viele Arbeitsschritte ab: Belege scannen, automatisch kategorisieren, Rechnungen erstellen und sogar Umsatzsteuer-Voranmeldungen vorbereiten. Beliebte Programme sind z. B. Accountable, lexoffice, sevDesk, FastBill oder BuchhaltungsButler. Wichtig ist, dass du ein Tool nutzt, das zu deinem Geschäftsmodell und deinen Abläufen passt – und dich nicht mit unnötigen Funktionen überfordert.
Buchhaltung wird schnell zur Last, wenn sie sich stapelt. Deshalb lohnt es sich, bestimmte Aufgaben regelmäßig – am besten wöchentlich – zu erledigen. Das spart nicht nur Zeit, sondern hilft dir auch dabei, den Überblick über deine Finanzen zu behalten und frühzeitig zu erkennen, wenn etwas aus dem Ruder läuft.
Ob per E-Mail eingegangen Rechnung, Quittung vom Café um die Ecke oder Tankbeleg – sammle alle Ausgaben systematisch ein. Am besten scannst oder fotografierst du sie direkt und speicherst sie digital in deiner Buchhaltungssoftware oder einem sicheren Ordner. Je früher du das machst, desto weniger musst du später suchen – und desto lückenloser ist deine Dokumentation.
Wenn du Aufträge abgeschlossen hast, warte nicht mit dem Schreiben der Rechnung. Achte darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind – vor allem bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen (§ 14 UStG). Bei wiederkehrenden Rechnungen (z. B. monatliche Leistungen oder Hostinggebühren) lohnt es sich, mit Vorlagen oder Automatisierungen zu arbeiten.
Gleiche deine Kontoauszüge mit den offenen Rechnungen ab: Was wurde schon bezahlt? Was steht noch aus? So erkennst du schnell, ob Mahnungen notwendig sind oder ob du vielleicht eine Gutschrift verbuchen musst. Ein automatischer Bankabgleich kann dir dabei viel Arbeit abnehmen.
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Bleiben Zahlungen aus, solltest du freundlich, aber konsequent nachfassen. Lege dir dafür zum Beispiel in Excel eine einfache Übersicht an, in der du offene Posten, Zahlungsziele und Erinnerungen festhältst. Einige Tools bieten dafür auch automatische Mahnfunktionen – praktisch und zeitsparend.
Einmal im Monat solltest du dir etwas mehr Zeit für deine Buchhaltung nehmen. Das ist nicht nur sinnvoll, um steuerliche Pflichten zu erfüllen – es hilft dir auch dabei, dein Business besser zu verstehen und frühzeitig finanzielle Engpässe zu erkennen. Mit diesen Aufgaben bleibst du auf Kurs:
Gehe deine Belege und Transaktionen des Monats durch und ordne sie den passenden Kategorien zu: Betriebsausgaben, Reisekosten, Büromaterial, Versicherungen usw. So sorgst du für eine saubere Grundlage, wenn du am Jahresende die Einnahmenüberschussrechnung erstellst – und hast bei Fragen vom Finanzamt schnell eine Antwort parat.
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist und vom Finanzamt zur monatlichen Abgabe verpflichtet wurdest (z. B. im ersten Jahr), musst du deine USt-Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats abgeben. Achte darauf, dass alle Einnahmen und Ausgaben korrekt verbucht sind – auch innergemeinschaftliche Erwerbe oder Reverse-Charge-Fälle.
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Wenn du Bargeld im Geschäft einsetzt, musst du ein Kassenbuch führen – und zwar lückenlos und zeitnah. Das gilt auch bei kleinen Beträgen. Nutzt du kein Bargeld, kannst du diesen Punkt streichen.
Nutzt du bestimmte Dinge sowohl geschäftlich als auch privat (z. B. Telefon, Internet, Auto), musst du den privaten Anteil herausrechnen. Wichtig: Diese Aufteilung sollte nachvollziehbar sein – entweder durch pauschale Sätze oder durch ein Fahrtenbuch bzw. Einzelaufstellungen.
Schließe den Monat bewusst ab:
Alle drei Monate lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und auf dein Geschäft zu schauen: Wie läuft es? Wo gibt es Auffälligkeiten? Und was steht steuerlich an? Wer vierteljährlich Routinen etabliert, erkennt Potenziale und Probleme frühzeitig – und kann entsprechend reagieren.
Wenn du nicht zur monatlichen Abgabe verpflichtet bist, musst du deine USt-Voranmeldung vierteljährlich einreichen – ebenfalls bis zum 10. des Folgemonats. Auch hier gilt: Belege vollständig erfassen, Buchungen prüfen, korrekt deklarieren. Bei Unsicherheiten kann sich ein kurzer Abgleich mit der Steuerberatung lohnen.
Ein Blick auf deine Zahlen lohnt sich – nicht nur für’s Finanzamt. Vergleiche deine Einnahmen und Ausgaben, prüfe, ob deine Preise und Ausgaben noch stimmig sind, und verschaffe dir einen Überblick über deinen Cashflow. So erkennst du, ob du Rücklagen aufstocken solltest oder ob Investitionen drin sind.
💡 Tipp: Wer mit Buchhaltungssoftware arbeitet, kann sich oft automatisch Berichte wie eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder eine Cashflow-Übersicht anzeigen lassen – ideal zur Selbstkontrolle.
Erhältst du regelmäßig Vorauszahlungsbescheide vom Finanzamt? Dann lohnt es sich, einmal pro Quartal zu prüfen, ob die Höhe noch zu deinem tatsächlichen Einkommen passt. Falls sich dein Gewinn stark verändert hat, kannst du eine Anpassung beantragen – das schafft Spielraum.
Einmal im Jahr steht der große Abschluss an: Jetzt geht es darum, das vergangene Jahr sauber zu dokumentieren und die Weichen für das neue zu stellen. Was auf den ersten Blick nach viel Arbeit klingt, lässt sich mit guter Vorbereitung entspannt erledigen – vor allem, wenn du deine monatlichen Aufgaben regelmäßig gemacht hast.
Für die meisten Selbstständigen ist die EÜR die zentrale Jahresübersicht. Hier listest du alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben auf – getrennt nach Kategorien – und berechnest daraus deinen Gewinn. Eine gute Vorbereitung spart dir (und deiner Steuerberatung) Zeit und sorgt für weniger Rückfragen bei der Steuererklärung.
Wenn du größere Anschaffungen wie Computer, Büroausstattung oder Maschinen getätigt hast, kannst (und musst) du sie über mehrere Jahre abschreiben. Das bedeutet: Du verteilst die Kosten auf die Nutzungsdauer. Zum Jahreswechsel solltest du prüfen, welche Abschreibungen noch laufen – und neue Investitionen korrekt anlegen.
Wichtige buchhalterischen Unterlagen musst du mindestens acht Jahre lang aufbewahren – egal ob digital oder auf Papier. Dazu gehören u. a. Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge und Buchungsbelege. Für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Einzelabschlüsse gilt allerdings weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Sorge dafür, dass alles ordentlich sortiert und gesichert ist – am besten mit einem Backup-System für digitale Daten.
Der Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt, um laufende Verträge und Versicherungen zu durchleuchten. Brauchst du alle noch in der aktuellen Form? Gibt es günstigere oder besser passende Angebote? Gerade bei Berufshaftpflicht, Altersvorsorge oder Softwareabos lohnt sich ein regelmäßiger Check.
Nutze den Jahresanfang, um dir konkrete Ziele zu setzen: Willst du deine Einnahmen steigern? Rücklagen aufbauen? In Weiterbildung investieren? Erstelle ein realistisches Jahresbudget und definiere Etappenziele – das hilft dir, Entscheidungen im Alltag besser einzuordnen und motiviert dranzubleiben.
Buchhaltung muss keine lästige Pflicht sein – mit der richtigen Organisation wird sie zur stabilen Basis für dein Business. Es geht nicht darum, jeden Beleg mit Freude zu buchen, sondern darum, Klarheit zu schaffen, Stress zu vermeiden und langfristig erfolgreich zu wirtschaften. Diese Tipps helfen dir dabei:
Mach Buchhaltung zu einem festen Bestandteil deiner Woche oder deines Monats – wie einen Geschäftstermin mit dir selbst. Blocke dir dafür Zeit im Kalender und halte dich konsequent daran. So entsteht eine Gewohnheit, und Aufgaben stauen sich nicht unnötig an.
Wähle eine Buchhaltungssoftware, die zu dir passt – nicht zu kompliziert, aber mit den nötigen Funktionen: Belegerfassung, Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung und idealerweise eine Schnittstelle zur Steuerberatung. Tools wie Accountable bieten auch mobile Apps, mit denen du Belege unterwegs fotografieren und ablegen kannst.
Nutze Erinnerungen in deinem Kalender oder deiner Buchhaltungssoftware, um wichtige Fristen im Blick zu behalten – z. B. für die Umsatzsteuervoranmeldung oder Steuererklärungen. Wer sich rechtzeitig erinnert, vermeidet Versäumniszuschläge oder unnötige Eile.
Kläre, welche Unterlagen deine Steuerberatung regelmäßig braucht – und in welchem Format. Wenn du deine Daten ordentlich aufbereitest, spart das nicht nur Zeit und Geld, sondern reduziert auch Rückfragen. Einige Tools ermöglichen auch einen direkten Zugang für deine Steuerkanzlei.
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Eine gut organisierte Buchhaltung ist keine lästige Nebensache – sie ist ein echter Baustein für deinen unternehmerischen Erfolg. Wer regelmäßig Belege sortiert, Zahlen prüft und Fristen im Blick behält, erspart sich nicht nur Stress mit dem Finanzamt, sondern schafft auch die Basis für fundierte Entscheidungen und nachhaltiges Wachstum.
Mit dieser Checkliste hast du einen klaren Fahrplan: von den kleinen, wöchentlichen Aufgaben bis hin zum Jahresabschluss. Ob du deine Buchhaltung selbst machst oder gemeinsam mit einer Steuerberatung – je strukturierter dein Vorgehen, desto entspannter läuft dein Alltag.
➡️ Buchhaltung für Selbstständige: Hilfreiche Tipps für weniger Stress
✅ Wöchentliche Aufgaben
✅ Monatliche Aufgaben
✅ Quartalsweise Aufgaben
✅ Jährliche Aufgaben
20 Kapitel knallhart recherchiert und vom Steuerprofi geprüft
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Autor - Tino Keller
Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.
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