Kassenbuch führen – Übersicht über Bargeld behalten

Falls du deine Einnahmen hauptsächlich mit Bargeschäften erzielst, bist du eventuell dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Was ein Kassenbuch ist, welche Vorteile dir eine Kassenbuch-Software bietet und warum es sinnvoll sein kann, grundsätzlich ein Kassenbuch zu führen, verraten wir dir hier.

Was ist ein Kassenbuch?

In einem Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens erfasst, die mit Barzahlung verbunden sind, sprich Bareinnahmen, Barausgaben, Privatentnahmen und Privateinlagen. Dadurch hast du immer einen Überblick über alle deine Einnahmen und Ausgaben sowie den aktuellen Bargeldbestand in der Kasse. Als sogenanntes Nebenbuch ist das Kassenbuch Teil deiner Buchführung und muss in Kontoform geführt werden. Dabei werden die Einzahlungen den Auszahlungen gegenübergestellt und es wird ein Saldo gebildet, der dem Kassenbestand entspricht. 

Du kannst dein Kassenbuch handschriftlich mit Hilfe entsprechender Vorlagen anlegen oder eine Kassenbuch-Software bzw. ein digitales Kassenbuch nutzen. In Kombination mit einer Registrierkasse kann dir letzteres viel Arbeit abnehmen, da die Kasse deine Geschäftsvorfälle automatisch erfasst und direkt in das Buch überträgt. Die Kassenbuchführung kann jedoch nicht vollständig durch eine Registrierkasse ersetzt werden. Neben den jeweiligen Belegen müssen zu jeder Buchung zusätzlich folgende Punkte einzeln aufgeführt werden:

• Kennzeichnung der Buchungen im Kassenbuch als Einnahmen oder Ausgaben 
• Datum der Kassenbewegung
• Fortlaufende Belegnummer
• Betrag und Währung der Bareinnahme oder -ausgabe
• Umsatzsteuersatz 
• Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
• Erklärender Buchungstext
• Aktueller Endbestand der Kasse

Egal, ob du dein Kassenbuch handschriftlich führst oder ein elektronisches Kassenbuch nutzt: Der tatsächliche Kassenbestand muss immer mit dem Kassenbuch übereinstimmen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Du bist zur Kassenbuchführung verpflichtet, wenn du eine der folgenden Voraussetzungen erfüllst:

• Dein Unternehmen ist aufgrund seiner Rechtsform, z.B. GmbH oder AG, bilanzierungs- und damit auch buchführungspflichtig. 
• Dein Unternehmen oder Kleingewerbe ist im Handelsregister eingetragen. 
• Du hast in zwei aufeinander folgenden Jahren mindestens 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielt.

Doch nicht alle Selbständigen, die häufig Bargeschäfte tätigen, sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen: Unternehmen oder Freiberufler:innen, die nur eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen, sind von dieser Pflicht grundsätzlich ausgenommen. Ein Kassenbuch ist auch für Kleinunternehmer nicht verpflichtend, denn ihr Jahresumsatz wird den Maximalbetrag von 600.000 Euro und die Gewinngrenze von 60.000 Euro nicht überschreiten.

Allerdings kann es auch in diesen Fällen nützlich sein, ein Kassenbuch zu führen. Dadurch behältst du stets den Überblick über deinen aktuellen Kassenbestand. Wichtig: Falls du dich für eine freiwillige Kassenbuchführung entscheidest, bist du dennoch dazu verpflichtet, die Vorschriften zur ordnungsmäßigen Buchführung einzuhalten und die notwendigen Anforderungen an ein Kassenbuch zu erfüllen.

Welche Anforderungen muss ein Kassenbuch erfüllen?

Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung unterliegt verschiedenen Grundsätzen, die du beachten solltest, um Fehler und Strafen durch das Finanzamt zu vermeiden:

• Tägliche Aufzeichnung: Im Kassenbuch müssen deine Einnahmen und Ausgaben täglich einzeln hinzugefügt werden. 
• Nachvollziehbarkeit: Zu jeder deiner Buchungen gehört der entsprechende Beleg.
• Ordnung und Unveränderbarkeit: Alle Einträge im Kassenbuch müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Zudem darf ein eingetragener Geschäftsvorfall nicht nachträglich geändert oder unkenntlich gemacht werden
• Aufbewahrungspflicht: Für Kassenbücher und Rechnungen besteht eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht.
• Führung elektronischer Kassenbücher: Wenn du eine Kassenbuch-Software verwendest, muss diese über eine „technische Sicherheitseinrichtung“ verfügen, d.h. deine Geschäftsvorfälle müssen sicher abgespeichert und jederzeit für Außenprüfungen verfügbar sein.
• Aufzeichnungspflicht für Umsatzsteuer: Kaufpreis, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag müssen immer ausgewiesen werden.
• Anforderungen an Registrierkassen: Wenn du mit einer Registrierkasse arbeitest, muss diese alle steuerlich relevanten Einzeldaten vollständig aufzeichnen.
• Buchung von EC-Kartenumsätzen: Wenn du neben Bargeld auch EC- oder Kreditkarten annimmst, musst du bei deiner Kassenbuchführung darauf achten, bare und unbare Geschäfte voneinander zu trennen. Kartenzahlungen gelten nicht als Bargeld und müssen in einer zusätzlichen Spalte oder einem zusätzlichen Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

Welche Formen der Kassenbuchführung gibt es?

Du kannst selbst entscheiden, in welcher Form du dein Kassenbuch führen möchtest. Dabei solltest du jedoch beachten, dass nicht alle Möglichkeiten vom Finanzamt anerkannt werden. Egal ob handschriftlich, Kassenbuch-Software oder digitales Kassenbuch als App: Anerkannt werden nur Varianten, die die gesetzlichen Vorgaben vollständig erfüllen.

Kassenbuch in handschriftlicher Form

Da jeder Kassenbucheintrag aus einer Vielzahl von Pflichtangaben besteht, kann die handschriftliche Führung eines Kassenbuchs sehr mühsam und zeitaufwendig sein. Es empfiehlt sich daher eher für Unternehmen mit geringem Bargeldverkehr. Du kannst dir dazu entsprechende Vorlagen aus dem Internet herunterladen oder ein konventionelles Kassenbuch im Bürofachhandel kaufen. Ein Kassenbuch in handschriftlicher Form wird vom Finanzamt grundsätzlich akzeptiert, wenn du dich an folgende Vorgaben hältst:

• Fehlerhafte Einträge dürfen nicht gelöscht oder geschwärzt werden. Stattdessen musst du diese markieren und einen neuen Eintrag schreiben.
• Zum Schreiben musst du einen dokumentenechten Stift verwenden, der sich nicht radieren oder rückstandsfrei entfernen lässt, z. B. einen Kugelschreiber.
• Du darfst keine Zeilen zwischen deinen Einträgen leer lassen, damit du später nichts nachtragen kannst.

Kassenbuch als Excel-Tabelle

Auch wenn sich ein Kassenbuch in Excel leicht selbst erstellen lässt, ist diese Variante nicht zulässig. Ein solches elektronisches Kassenbuch lässt sich jederzeit unbemerkt ändern und verstößt damit gegen die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch. Allerdings kannst du dir deine Excel-Tabelle ausdrucken und diese handschriftlich ausfüllen.

Kassenbuch-Software

Ein digitales Kassenbuch ist die unkomplizierteste Form der Kassenbuchführung. Doch auch hier gilt: Nicht jede Kassenbuch-Software erfüllt die nötigen Anforderungen, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Daher solltest du dich zunächst genau informieren, bevor du dich für eine bestimmte Software entscheidest. Dies gilt besonders für Kassenbuch-Software, die kostenlos im Internet angeboten wird. Einige dieser kostenlosen Angebote sind zwar finanzamtkonform, richten sich jedoch mit ihren überschaubaren Funktionen eher an kleinere Unternehmen. Grundsätzlich bietet dir ein elektronisches Kassenbuch zahlreiche Vorteile:

• Geschäftsvorfälle werden zuverlässig und zeitsparend erfasst. 
• Der Kassenbestand wird automatisch berechnet.
• Stornierungen sind nachvollziehbar.
• Fehler werden reduziert.
• Die Kassenbuch-Software lässt sich per Schnittstelle z. B. mit Warenwirtschafts- oder Buchführungssoftware verbinden.
• Daten lassen sich schnell an den oder die Steuerberater:in oder das Finanzamt schicken.

Zusätzlich lässt sich ein elektronisches Kassenbuch auch mit einer Registrierkasse verbinden. Dadurch kannst du deine Kassenbuchführung noch weiter automatisieren. Bestimmte Geschäftsvorfälle, wie z. B. eine Privatentnahme, müssen jedoch weiterhin ausführlich dokumentiert werden. In diesem Fall musst du einen sogenannten Eigenbeleg erstellen, der neben Datum und Betrag auch angibt, ob es sich um eine Einlage oder eine Entnahme handelt. 

Kassenbuch: Beispiele für häufige Fehler

Bei deiner Kassenbuchführung solltest du unbedingt darauf achten, Fehler zu vermeiden. Führst du dein Kassenbuch nicht ordnungsgemäß, droht dir ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro oder hohe Steuernachzahlungen. Solche Fehler fallen meist bei einer unangekündigten Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt auf. Dazu zählt unter anderem:

• Das Kassenbuch wird mit einer Word- oder Excel Datei geführt und kann dadurch nachträglich geändert werden.
• Das Kassenbuch wird nur rechnerisch geführt und nicht mit dem Kassenbestand abgeglichen.
• Das Kassenbuch ist unvollständig, weil kleinere Beträge nicht gebucht wurden.
• Das Kassenbuch wird nicht chronologisch geführt.
• Es fehlen Belege.
• Es existieren Leerzeilen zwischen den Einträgen.

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