BWA selbst erstellen: Ein umfassender Leitfaden

Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann dir dabei helfen, den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben zu behalten. So hast du einen regelmäßigen Eindruck deiner Kostenentwicklung über das Jahr hinweg. Hier erfährst du, wie du eine BWA selbst erstellen kannst und für wen es sich lohnt.

Betriebswirtschaftliche Auswertung – Was ist das?

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine Form der Gewinn- und Verlustrechnung und somit ein wichtiger Teil deiner Buchhaltung als selbstständig tätige Person. Die BWA gibt dir eine Übersicht über das, was du einnimmst und was du gleichzeitig an Ausgaben und Kosten hast.

Da du die BWA für jeden Monat erstellen kannst, hast du damit immer einen aktuellen Einblick in die finanzielle Situation und Entwicklung deines Unternehmens. Du kannst deine Gewinne und Kosten monatlich und über das Jahr hinweg verfolgen und hast Änderungen sofort im Blick. Die Betriebswirtschaftliche Auswertung hilft bei der Planung zukünftiger Geschäftsentwicklungen sowie der Steuerung von Unternehmensaktivitäten. 

Wer muss eine BWA erstellen?

ine Betriebswirtschaftliche Auswertung ist für Selbstständige und Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen ist sie unerlässlich, um die Entwicklung ihres Geschäfts und ihre finanzielle Situation kontinuierlich im Blick zu behalten.

Es gibt allerdings keine offizielle Verpflichtung dazu, eine BWA zu erstellen. Anders als etwa die Steuererklärungen, die das Finanzamt von dir verlangt, liegt es bei dir, ob du eine BWA nutzen willst. Aber Achtung: Obwohl es keine Pflicht zur BWA-Erstellung gibt, verlangen doch einige Institutionen einen solchen Überblick über deine Unternehmenssituation.

Vor allem Banken oder andere Kapitalgebende verlangen häufig eine BWA, um die Kreditwürdigkeit deines Unternehmens einschätzen zu können. Dies trifft auch zu, wenn du z.B. Fördermittel beantragst.

Betriebswirtschaftliche Auswertung für Selbstständige

Es gibt für Selbstständige verschiedene Möglichkeiten, den Gewinn oder Verlust eines Jahres festzustellen. Dabei kommt es auf die Art der Selbstständigkeit an und wie viel Gewinn du machst. 

Hast du ein Gewerbe und z.B. eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH angemeldet, musst du auf jeden Fall eine Bilanz erstellen. Dies ist ebenfalls Pflicht für AGs (Aktiengesellschaften), UGs (Unternehmergesellschaft) und für Selbstständige, deren Jahresumsatz mehr als 600.000€, bzw. deren Jahresgewinn mehr als 60.000€ beträgt. 

Bildet die Bilanz deinen Gewinn und Verlust über das gesamte Geschäftsjahr ab, stellt die BWA dies monatlich dar. Eine BWA ist somit noch aktueller und genauer als eine Jahresbilanz. Diese gibt dir wiederum eine wichtige Übersicht über die entscheidenden Zahlen des gesamten Jahres.

 Für viele Freiberufler:innen und Kleinunternehmende dient die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) bereits als Art der Gewinnermittlung.

1. ➡️ Die EÜR kannst du z.B. mit Accountable automatisch erstellen.
2. ➡️ Hier erfährst du alles über die Gewinnermittlung mit der EÜR.

Dennoch kann es auch vorkommen, dass du als Freiberufler:in eine Betriebswirtschaftliche Auswertung einreichen musst. Außer ein paar Abweichungen in den Angaben, gleicht sie aber der BWA von Gewerbetreibenden. So macht ein Freiberufler oder eine Freiberuflerin evtl. eher Angaben zu Beratungskosten als Material- und Wareneinkauf. Doch im Grunde gibt es keine Unterschiede. 

BWA erstellen: Das sind die wichtigsten Kennzahlen

Die BWA zeigt in der Regel aussagekräftige Kennzahlen, die die wirtschaftliche Entwicklung des Betriebs auf einen Blick veranschaulichen.

Um eine aussagekräftige BWA erstellen zu können, sind unter anderem diese Kennzahlen entscheidend:

• Eigenkapitalquote: Verhältnis des Eigenkapitals zum Gesamtkapital. Unter 10 Prozent droht wegen fehlender Rücklagen eventuell eine Insolvenz.
• Gesamtkapitalrentabilität (Return on Investment): Gibt an, wie viel Gewinn pro investiertem Euro erzielt wird. Je höher, desto besser.
• Umsatzrendite (Return on Sales): Verhältnis des Gewinns zum Umsatz. Auch hier gilt: Je höher, desto besser.
• Cash-Flow-Rate: Zeigt, welcher Anteil des Umsatzes für Investitionen oder Gewinnausschüttungen zur Verfügung steht. Je höher die Cash-Flow-Rate, desto krisenfester ist dein Unternehmen.
• Entschuldungsdauer: Gibt in Jahren an, wie lang ein Unternehmen benötigt, um seine Schulden mit dem erwirtschafteten Cashflow abzubauen.
• Kapitalrückfluss: Gibt Aufschluss über den durchschnittlichen Jahresüberschuss und ist ein Anzeichen für deine Liquidität. 
• Working Capital-Ratio: Diese Kennzahl zeigt, ob ein Unternehmen genug kurzfristige Mittel hat, um kurzfristigen Schulden zu bezahlen.

➡️ So funktioniert die Gewinnermittlung bei selbstständigen Freiberufler:innen.

BWA erstellen – So geht’s!

Nun stellt sich die Frage: „Wie sieht eine betriebswirtschaftliche Auswertung überhaupt aus?“. In eine BWA gehören, vereinfacht gesagt, vor allem deine Betriebseinnahmen sowie sämtliche Betriebsausgaben (z.B. der Kauf von Waren). Daraus ergibt sich bereits dein Bruttoertrag. Dann werden weitere Kosten (z.B. für Raumkosten) abgezogen. Anschließend werden dann noch Zinsaufwendungen berücksichtigt und schließlich die Steuern abgezogen. Das klingt dir schon zu kompliziert? Keine Sorge, in den folgenden Abschnitten erklären wir dir Schritt für Schritt, welche Optionen du hast und wie du deine BWA ganz einfach selbst erstellen kannst.

➡️ Der Aufbau einer BWA kann je nach Art variieren und hängt von der Unternehmens-Branche ab, und davon welche Kennzahlen du für die BWA nutzen möchtest. Häufig kommt die kurzfristige Erfolgsrechnung zum Einsatz, die deine finanzielle Situation nach verschiedenen Gesichtspunkten wie Gesamtleistung, Material- und Wareneinsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis, Ergebnis vor Steuern und Vorläufiges Ergebnis aufschlüsselt.

Option 1: Buchhaltungs- und Steuerprogramm

Eine praktische Möglichkeit, deine BWA zu erstellen, ist die Nutzung eines Buchhaltungs- oder Steuerprogramms. Solche Programme kannst du entweder auf deinem Rechner installieren oder online verwenden. Die Software hilft dir nicht nur bei der täglichen Buchhaltung, sondern ermöglicht es dir auch, mit nur einem Klick aktuelle Auswertungen zu generieren. So hast du stets aktuelle Daten zur Hand, reduzierst deinen Aufwand und sparst dir unnötigen Papierkram.

💡Accountable ist die ideale Steuerlösung für Selbstständige. Lade dir jetzt kostenlos die App herunter oder erstelle direkt online einen Account. 

Option 2: Unterstützung durch die Steuerberatung

Arbeitest du bereits mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammen? Dann kannst du darum bitten, dass dir monatlich eine BWA erstellt wird. Das kann allerdings mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Dieser Weg ist besonders sinnvoll, wenn du sicherstellen möchtest, dass deine BWA professionell und korrekt erstellt wird.

Option 3: BWA mit einer Excel-Vorlage selbst erstellen

Wenn du die Kosten für eine professionelle Dienstleistung sparen möchtest, kannst du deine BWA auch selbst mit einer Excel-Vorlage erstellen. Diese Methode ist ideal für Kleinunternehmende, die gerne den Überblick behalten und ihre BWA selbst in die Hand nehmen wollen. Im Netz findest du zahlreiche kostenlose Vorlagen.

Alternativ kannst du zur Gewinnermittlung ein Buchhaltungs- und Steuerprogramm nutzen. Etwa kann dir ein Programm wie Accountable ganz einfach deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen.

Mach’ den Test: Wie wahrscheinlich bekommst du Ärger mit dem Finanzamt?