Als Freiberufler:in kommt man um das Thema Steuern nicht herum – und dazu gehört auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Auch viele Freelancer:innen sind unsicher: Bin ich umsatzsteuerpflichtig? Muss ich überhaupt eine Voranmeldung machen? Und ab wann? Keine Sorge – die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist kein Hexenwerk und lässt sich mit etwas Hintergrundwissen und den richtigen Tools einfach erledigen.
In diesem Guide erfährst du, ab wann Freiberufler:innen und Freelancer:innen umsatzsteuerpflichtig sind, wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung funktioniert, welche Fristen du einhalten musst und wann du eine Umsatzsteuer-ID brauchst, zum Beispiel für Kund:innen in der EU.
Egal, ob du gerade erst gegründet hast oder schon länger selbstständig bist – hier findest du alle Infos kompakt und verständlich erklärt.
Die Umsatzsteuer gehört zu den wichtigsten Steuerarten für Selbstständige – doch viele Freiberufler:innen und Freelancer:innen sind unsicher, wann sie überhaupt umsatzsteuerpflichtig werden und wie die Regelungen genau aussehen.
In der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) gibt es keine grundsätzlichen Unterschiede zwischen Freelancer:innen und Freiberufler:innen, da das Umsatzsteuergesetz (UStG) diese Unterscheidung nicht explizit trifft. Beide Gruppen gelten umsatzsteuerlich als unternehmerisch tätig und müssen dieselben Vorgaben einhalten – sofern sie umsatzsteuerpflichtig sind.
Grundsätzlich gilt aber:
Im Folgenden erläutern wir, unter welchen Voraussetzungen sowohl Freelancer:innen als auch Freiberufler:innen umsatzsteuerpflichtig sind und welche Besonderheiten für beide Gruppen gelten.
In Deutschland muss für Produkte und Dienstleistungen die Umsatzsteuer gezahlt werden (im täglichen Gebrauch auch oft als Mehrwertsteuer bezeichnet). Diese wird in der Regel mit 19 % auf den eigentlichen Kaufpreis draufgeschlagen. In bestimmten Fällen kommt jedoch auch der reduzierte Satz von 7 % zum Tragen, der zum Beispiel für Zeitschriften, Bücher und auch viele Nahrungsmittel und Getränke anfällt. Endkund:innen zahlen also den zusätzlichen Betrag bei der Anschaffung des Produktes oder der Nutzung des Service.
➡️ Umsatzsteuer: Ab wann gelten für Selbstständige welche Umsatzsteuersätze?
Das in der Umsatzsteuer enthaltene Geld kann sich der Anbieter bzw. die Anbieterin der Waren oder Dienstleistungen aber nicht einfach in die eigene Tasche stecken. Die eingenommene Umsatzsteuer muss ans Finanzamt abgeführt werden. Das erfolgt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die auch als kleine Steuererklärung bezeichnet wird. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist also eine regelmäßige Meldung an das Finanzamt, bei der Unternehmen die eingenommene Umsatzsteuer und die gezahlte Vorsteuer angeben, um die Zahllast oder Erstattung zu ermitteln.
➡️Umsatzsteuer ans Finanzamt bezahlen: So geht’s
Tatsächlich müssen aber nicht alle Selbstständigen die Umsatzsteuer ausweisen. Vor allem für Freelancer:innen und Neugründer:innen kann es von Vorteil, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, denn Kleinunternehmer:innen sind von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit.
Als Kleinunternehmer:in giltst du, wenn dein Umsatz ...
*Stand: 2025
Wenn dies auf dich zutrifft, kannst du entweder direkt bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) oder auch im Nachhinein einen Antrag auf Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung stellen.
Als Kleinunternehmer:in hast du weniger buchhalterischen Aufwand. Gleichzeitig hast du einen Vorteil, wenn du viele Privatpersonen zu deinen Kunden zählst. Da diese sich im Gegensatz zu anderen Selbstständigen oder Unternehmen die Umsatzsteuer nicht zurückholen können, sind die Preise von Kleinunternehmern für sie oft um einiges günstiger. Das gibt dir einen Wettbewerbsvorteil.
Von Nachteil ist der Status als Kleinunternehmer:in allerdings dann für dich, wenn du für dein Unternehmen große Anschaffungen anstehen. Für diese kannst du dir dann nämlich die gezahlte Umsatzsteuer nicht zurückholen.
➡️ Kleinunternehmer Guide: Alles rund um die Kleinunternehmerregelung
Wann du die Umsatzsteuer-Voranmeldung als Freiberufler:in abgeben musst, hängt von dem Umsatz deines Unternehmens ab und wird von deinem zuständigen Finanzamt auf entweder monatlich oder vierteljährig festgelegt.
In beiden Fällen muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats z. B. digital eingegangen sein. Wenn du also eine monatliche Meldung machen musst, ist bereits am 10. Juli die Meldung für den Juni fällig. Ist der Abgabetag allerdings ein Feiertag oder fällt auf ein Wochenende, so verlängert sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag.
Notiere am besten diese Termine direkt im Kalender: 10. Januar, 10. April., 10. Juli und 10. Oktober!
Falls dir diese Frist zu kurz ist, kannst du alternativ auch eine Dauerfristverlängerung beantragen. Diese dehnt die Frist um einen zusätzlichen Monat aus, sodass du in unserem Beispiel die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Juni erst am 10. August final abgeben musst.
💡Accountable-Tipp: Um die Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben brauchst du kein extra ELSTER Konto! Denn mit Accountable kannst du sie automatisch erstellen und direkt an dein Finanzamt übermitteln.
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist weitaus weniger kompliziert als die jährliche Steuererklärung. Neben den üblichen Angaben wie deiner Steuernummer und deinen Kontaktdaten musst du lediglich deine in dem angegebenen Zeitraum erwirtschafteten Einkünfte eintragen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss digital eingereicht werden. Papiervordrucke und Formulare sind generell nicht mehr erlaubt.
Gleichzeitig kannst du dir außerdem die Umsatzsteuer zurückholen, die du selbst für die Anschaffung von Produkten oder das Nutzen von Dienstleistungen gezahlt hast. Selbstverständlich müssen diese Ausgaben aber relevant für deine Arbeit gewesen sein.
Nachdem du deine Einkünfte und Ausgaben eingetragen hast, werden die Beträge am Ende der Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt miteinander verrechnet und du musst nur noch die Differenz als Umsatzsteuer an dein Finanzamt abführen.
➡️ Hier geht's zum einfachen Step-by-Step-Guide zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung!
Viele Freiberufler:innen beschränken sich mit ihren Angeboten nicht mehr nur auf Deutschland. Gerade über das Internet lassen sich schnell auch potenzielle Kunden in anderen Ländern erreichen, die Gefallen an deinen Waren oder deinem Service finden. Ob du auf die Einkünfte aus dem Ausland jedoch auch Umsatzsteuer zahlen musst, hängt von dem jeweiligen Land ab, in dem sich dein:e Kund:in befindet.
Innerhalb der Europäischen Union musst du dein Angebot nicht mit der Umsatzsteuer versehen. Stattdessen muss dein in einem anderen EU-Land ansässiger Kunde seine Anschaffung in seinem Heimatland versteuern. Dieses Prozedere wird als „Reverse Charge Verfahren“ bezeichnet und muss auf der Rechnung vermerkt werden.
Bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU kommt es wiederum darauf an, ob das entsprechende Land ein Steuerabkommen mit Deutschland hat oder nicht.
➡️ Umsatzsteuer für Lieferungen und Leistungen im Ausland: Das musst du beachten!
💡 Tipp von Accountable: Wenn du unsicher bei der Rechnungsstellung bist, kannst du auch unser kostenloses Tool zur Rechnungsstellung in der App benutzen. Hier wird automatisch der richtige Umsatzsteuer-Satz eingetragen, je nachdem, wo dein:e Kund:in seinen bzw. ihren Sitz hat.
Wenn du als Selbstständige:r oder Freelancer:in auch im europäischen Ausland tätig ist, solltest du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) besitzen. Denn nur, wer eine solche Nummer hat, kann auch umsatzsteuerfreie Lieferungen innerhalb der EU vornehmen.
Die Vergabe der Umsatzsteuer-ID kannst du entweder direkt bei der Gründung deines Unternehmens oder im Nachhinein auch online über die Website des Bundeszentralamts für Steuern beantragen.
Auch wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Freiberufler:innen keine allzu komplizierte Aufgabe ist, passieren bei der Abgabe immer wieder typische Fehler. Diese können zu Mahnungen, Verspätungszuschlägen oder fehlerhaften Steuerbescheiden führen. Deshalb lohnt es sich, die häufigsten Stolperfallen zu kennen – und gezielt zu vermeiden.
Ein häufiger Fehler besteht darin, Umsätze nicht korrekt zuzuordnen – zum Beispiel, wenn Einnahmen im falschen Zeitraum verbucht oder Ausgaben doppelt angegeben werden. Gerade bei Freelancer:innen mit mehreren Projekten gleichzeitig kann dabei schnell der Überblick verloren gehen. Wer regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben muss, sollte unbedingt mit einem klar strukturierten Einnahmen-Ausgaben-System oder einer passenden Buchhaltungssoftware arbeiten.
Auch das Thema Reverse-Charge-Verfahren wird häufig falsch verstanden. Wenn du als Freelancer:in oder Freiberufler:in Leistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringst, darfst du keine deutsche Umsatzsteuer berechnen. Stattdessen gilt das Prinzip der Steuerumkehr: Der Kunde bzw. die Kundin im EU-Ausland versteuert den Umsatz selbst. Damit das steuerlich korrekt abläuft, musst du das Verfahren auf der Rechnung vermerken und in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung als Freiberufler:in korrekt angeben.
Ein weiteres Problem ist das Versäumen von Fristen. Die Voranmeldung muss spätestens zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingehen – wer das vergisst oder zu spät abgibt, muss mit Konsequenzen rechnen. Viele Freiberufler:innen unterschätzen diese Pflicht. Deshalb ist es besonders wichtig, die Abgabefristen im Kalender zu notieren oder direkt eine Dauerfristverlängerung zu beantragen.
💡 Accountable-Tipp: Wer als Freiberufler:in umsatzsteuerpflichtig ist, sollte digitale Hilfsmittel nutzen. Mit Tools wie Accountable kannst du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung als Freiberufler:in automatisiert erstellen, rechtzeitig einreichen und deine Vorsteuer korrekt abziehen. Das spart Zeit – und schützt vor lästigen Fehlern.
Wenn du als Freiberufler:in oder Freelancer:in umsatzsteuerpflichtig bist, gehört die regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldung zu deinem Alltag. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Tools und ein wenig Routine lässt sich die Meldung unkompliziert erledigen. Entscheidend ist, ab wann du als Freiberufler:in Umsatzsteuer zahlen musst – etwa wenn du nicht mehr unter die Kleinunternehmerregelung fällst. Und falls du Kund:innen in der EU hast, ist auch eine Umsatzsteuer-ID für Freiberufler:innen Pflicht.
💡 Unser Tipp: Nutze smarte Softwarelösungen wie die Accountable-App, um deine Umsatzsteuer-Voranmeldungen sicher, fristgerecht und stressfrei zu erledigen – damit du dich voll auf dein Business konzentrieren kannst.
Du musst Umsatzsteuer zahlen, wenn dein Umsatz die Grenzen für die Kleinunternehmerregelung überschreitet oder du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Wenn dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 € lag oder im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € übersteigt, bist du umsatzsteuerpflichtig.
Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Pflicht, Umsatzsteuer auf deine Rechnungen zu erheben. Wenn du unter den Umsatzgrenzen bleibst, kannst du als Kleinunternehmer:in keine Umsatzsteuer berechnen und musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Überschreitest du die Grenzen, musst du die Umsatzsteuer wie alle anderen Freiberufler:innen und Gewerbetreibenden abführen.
In deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung musst du den Umsatzsteuerbetrag angeben, den du eingenommen hast, sowie die Vorsteuer, die du für betriebliche Einkäufe gezahlt hast. Die Differenz zwischen diesen beiden Beträgen ist die Umsatzsteuer, die du ans Finanzamt abführen musst oder gegebenenfalls erstattet bekommst.
Die Frist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist in der Regel der 10. des Folgemonats. Falls du monatlich melden musst, ist die Voranmeldung für Januar beispielsweise bis spätestens 10. Februar fällig. Du kannst eine Dauerfristverlängerung beantragen, die dir einen Monat mehr Zeit gibt.
Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) ist notwendig, wenn du Dienstleistungen oder Waren an Kund:innen in der EU lieferst. Du kannst die Umsatzsteuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern online beantragen. Sie ist wichtig für das Reverse-Charge-Verfahren und ermöglicht umsatzsteuerfreie Lieferungen innerhalb der EU.
20 Kapitel knallhart recherchiert und vom Steuerprofi geprüft
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Autor - Tino Keller
Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.
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