Peppol-Rechnung erstellen: So funktioniert’s Schritt für Schritt

Du musst eine Peppol-Rechnung erstellen, weil du für eine Behörde, ein größeres Unternehmen oder internationale Kund:innen arbeitest? Dann reicht eine normale PDF-Rechnung oft nicht mehr aus. Stattdessen brauchst du eine strukturierte E-Rechnung, die digital verarbeitet und sicher übertragen werden kann.

Klingt erstmal technisch, bedeutet aber erstmal nur: Deine Rechnung wird über ein sicheres digitales Netzwerk direkt an den richtigen Rechnungsempfänger übermittelt. In diesem Ratgeber erfährst du, was Peppol ist, wann du es brauchst und wie du eine Peppol-Rechnung Schritt für Schritt erstellst. Außerdem zeigen wir dir, wie die Rechnungsstellung mit Accountable funktioniert.

Peppol-Rechnung erstellen – kurz zusammengefasst

• Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Netzwerk für den sicheren Versand von E-Rechnungen. 
• Besonders wichtig ist Peppol bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber. 
• Für den Versand brauchst du eine Peppol-Receiver-ID oder bei Behörden meist eine Leitweg-ID. 
• Mit Accountable kannst du E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen, auch über Peppol. 

Was ist Peppol überhaupt?

Peppol steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“. Gemeint ist ein internationales Netzwerk, über das Unternehmen, Behörden und Organisationen elektronische Geschäftsdokumente austauschen können. Besonders häufig wird Peppol für E-Rechnungen genutzt.

Wichtig ist: Peppol ist nicht das Rechnungsformat selbst. Es ist der digitale Übertragungsweg. Statt deine Rechnung als PDF per E-Mail zu verschicken, läuft sie über einen Peppol Access Point. Dieser Access Point sorgt dafür, dass die Rechnung technisch geprüft, adressiert und an den passenden Empfänger weitergeleitet wird.

Wann musst du eine Peppol-Rechnung erstellen?

Eine Peppol-Rechnung brauchst du immer dann, wenn dein:e Auftraggeber:in den Rechnungseingang über Peppol verlangt. Das betrifft besonders häufig öffentliche Auftraggeber, also zum Beispiel Bundesbehörden, Landesbehörden, Kommunen, Hochschulen oder andere öffentliche Einrichtungen.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung der Standard. Bei Rechnungen an die Bundesverwaltung spielt außerdem die Leitweg-ID eine zentrale Rolle. Diese ID sorgt dafür, dass deine Rechnung intern korrekt zugeordnet werden kann. 

Im B2B-Bereich, also bei Rechnungen zwischen Unternehmen, ist Peppol nicht automatisch Pflicht. Die gesetzliche E-Rechnungspflicht betrifft das strukturierte Rechnungsformat, nicht zwingend den Versand über Peppol.

Für wen ist Peppol besonders relevant?

Peppol ist vor allem dann wichtig, wenn du mit Auftraggeber:innen arbeitest, die ihre Rechnungen automatisiert empfangen und verarbeiten. Das betrifft nicht nur Behörden, sondern auch größere Unternehmen mit digitalen Einkaufs- und Buchhaltungssystemen.

Besonders relevant ist Peppol für:

• Freelancer:innen, die für Behörden oder öffentliche Projekte arbeiten 
• IT-Dienstleister:innen, Agenturen und Berater:innen mit öffentlichen Auftraggebern 
• Handwerker:innen, die Leistungen für Kommunen oder öffentliche Einrichtungen erbringen 
• Lieferant:innen, die regelmäßig an große Unternehmen verkaufen 
• Onlinehändler:innen und Dienstleister:innen, die international mit Geschäftskund:innen arbeiten 

Hast du zum Beispiel eine Website für eine kommunale Einrichtung erstellt, kann es sein, dass deine Rechnung nicht einfach per E-Mail angenommen wird. Stattdessen verlangt der Auftraggeber eine XRechnung mit Leitweg-ID, die über einen bestimmten Kanal eingereicht werden muss.

➡️Der Weg zur E-Rechnung: Alle Voraussetzungen und Anforderungen

Welche Voraussetzungen brauchst du für eine Peppol-Rechnung?

Damit du eine Rechnung über Peppol versenden kannst, brauchst du drei Dinge: eine korrekte E-Rechnung, die richtigen Empfängerdaten und einen Zugang zum Peppol-Netzwerk.

1. Du brauchst ein strukturiertes E-Rechnungsformat

Peppol transportiert deine Rechnung. Die Rechnung selbst muss aber in einem geeigneten Format erstellt werden. Häufig ist das eine XRechnung, vor allem bei öffentlichen Auftraggebern.

Eine XRechnung ist keine schön gestaltete PDF-Datei, sondern eine XML-Datei. XML bedeutet, dass die Rechnungsdaten maschinenlesbar strukturiert sind. Das System des Empfängers kann also automatisch erkennen, wer die Rechnung stellt, welche Leistung abgerechnet wird und welcher Betrag fällig ist.

2. Du brauchst die richtige Empfängeradresse

Für Peppol brauchst du eine technische Adresse des Empfängers. Diese wird häufig als Peppol Participant-ID oder Peppol-Receiver-ID bezeichnet. Sie identifiziert den Empfänger eindeutig im Peppol-Netzwerk. Die Peppol Participant-ID dient laut E-Rechnung Bund dazu, Teilnehmer:innen im Netzwerk eindeutig zu identifizieren. 

Bei Behörden des Bundes setzt sich die Peppol-Receiver-ID in der Regel aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID zusammen. Das Schema lautet also: 0204:Leitweg-ID deines Auftraggebers. Die Leitweg-ID selbst erhältst du normalerweise direkt vom Auftraggeber. 

3. Du brauchst einen Peppol-Zugang

Du kannst nicht einfach selbst eine Datei „ins Peppol-Netzwerk hochladen“. Dafür brauchst du einen Peppol Access Point. Das ist ein technischer Zugangspunkt, über den deine Rechnung in das Netzwerk gesendet wird.

In der Praxis musst du dich darum aber nicht selbst technisch kümmern. Du nutzt eine Software, die Peppol unterstützt. Accountable bietet dir zum Beispiel die Möglichkeit, E-Rechnungen im Format XRechnung, ZUGFeRD oder über Peppol zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. 

Welche Angaben brauchst du für eine Peppol-Rechnung?

Eine Peppol-Rechnung muss alle normalen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten. Zusätzlich kommen je nach Empfänger technische Angaben hinzu, zum Beispiel die Leitweg-ID oder die Peppol-Receiver-ID.

Für deine Rechnung brauchst du in der Regel:

• vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens 
• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers 
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID 
• Rechnungsnummer 
• Rechnungsdatum 
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum 
• klare Beschreibung deiner Leistung oder Lieferung 
• Netto-Betrag 
• Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag 
• Brutto-Betrag 
• Zahlungsziel und Bankverbindung 
• bei Behörden: Leitweg-ID 
• für Peppol: Peppol-Receiver-ID des Empfängers 

💡 Achtung: Gerade bei Behörden solltest du die Leitweg-ID sehr sorgfältig eintragen. Sie entscheidet, ob deine Rechnung überhaupt korrekt zugestellt und intern verarbeitet werden kann.

Wie erstellst du eine Peppol-Rechnung?

Eine Peppol-Rechnung klingt komplizierter, als sie im Alltag ist. Mit einer passenden Software musst du keine XML-Datei von Hand schreiben. Wichtig ist, dass du die richtigen Daten sammelst und sauber einträgst.

Schritt 1: Kläre die Rechnungsanforderungen deines Auftraggebers

Bevor du deine Rechnung schreibst, solltest du prüfen, welche Anforderungen dein:e Kund:in stellt. Frage besonders bei öffentlichen Auftraggebern nach:

• Soll die Rechnung als XRechnung eingereicht werden? 
• Soll die Übermittlung über Peppol erfolgen? 
• Welche Leitweg-ID muss verwendet werden? 
• Gibt es eine Bestellnummer oder Projektnummer? 
• Gibt es besondere Angaben für das Feld „Käuferreferenz“? 

💡 Tipp: Kläre diese Punkte am besten direkt bei Projektstart. So musst du später keine Rechnung stornieren oder neu ausstellen.

Schritt 2: Sammle alle Rechnungsdaten

Im nächsten Schritt sammelst du alle klassischen Rechnungsdaten. Dazu gehören deine Unternehmensdaten, die Kundendaten, deine Leistung, der Rechnungsbetrag und die steuerlichen Angaben.

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du den richtigen Umsatzsteuersatz angeben. Für viele Leistungen gilt der reguläre Steuersatz von 19 %. Für bestimmte Leistungen oder Produkte kann der ermäßigte Steuersatz von 7 % gelten.

Wenn du Kleinunternehmer:in bist, weist du keine Umsatzsteuer aus. Dann gehört ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG auf die Rechnung.

Schritt 3: Wähle das passende E-Rechnungsformat

Jetzt entscheidest du, welches Format deine Rechnung haben soll. Bei öffentlichen Auftraggebern ist meistens die XRechnung relevant. Sie ist besonders stark standardisiert und für die automatische Verarbeitung gedacht.

Bei Geschäftskund:innen kann auch ZUGFeRD sinnvoll sein. Dieses Format kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Der Vorteil: Menschen können die Rechnung als PDF lesen, Systeme können die Daten automatisch verarbeiten.

Wenn dein:e Auftraggeber:in ausdrücklich Peppol verlangt, solltest du zusätzlich prüfen, ob ein bestimmtes Format vorgeschrieben ist. Peppol ist der Versandweg, aber die Rechnung selbst muss technisch zum Empfänger passen.

Schritt 4: Trage Leitweg-ID oder Peppol-Receiver-ID korrekt ein

Dieser Schritt ist besonders wichtig. Die Peppol-Receiver-ID sorgt dafür, dass deine Rechnung im Netzwerk beim richtigen Empfänger landet. Bei der Bundesverwaltung ergibt sie sich regelmäßig aus der Leitweg-ID und dem Präfix 0204. 

Beispiel:

• Leitweg-ID: 991-1234567-89 
• Peppol-Receiver-ID: 0204:991-1234567-89 

Die Leitweg-ID muss trotzdem zusätzlich in der Rechnung selbst stehen. Sie dient nicht nur der technischen Zustellung, sondern auch der internen Zuordnung beim Empfänger.

Schritt 5: Prüfe deine Rechnung vor dem Versand

Bevor du deine Rechnung verschickst, solltest du sie noch einmal prüfen. Besonders wichtig sind:

• Ist der Rechnungsempfänger korrekt geschrieben? 
• Stimmen Rechnungsnummer und Rechnungsdatum? 
• Ist der Leistungszeitraum angegeben? 
• Ist die Leitweg-ID korrekt? 
• Stimmen Netto, Umsatzsteuer und Brutto? 
• Ist das richtige E-Rechnungsformat ausgewählt? 

Viele Fehler entstehen nicht beim Betrag, sondern bei fehlenden Pflichtangaben. Gerade automatisierte Rechnungssysteme sind hier streng. Eine fehlende oder falsche Referenz kann dazu führen, dass deine Rechnung abgelehnt wird.

Schritt 6: Versende die Rechnung über Peppol

Wenn alles stimmt, sendest du die Rechnung über deinen Peppol-Zugang. Nutzt du eine Software wie Accountable, läuft dieser technische Teil im Hintergrund ab.

Der Vorteil: Du musst dich nicht selbst mit Access Points, XML-Strukturen oder technischen Validierungen beschäftigen. Du erstellst deine Rechnung in der Software und versendest sie über den vorgesehenen Kanal.

Wie funktioniert die Peppol-Rechnung mit Accountable?

Mit Accountable kannst du E-Rechnungen direkt erstellen. Das ist besonders praktisch, wenn du deine Buchhaltung nicht getrennt von deinen Rechnungen organisieren möchtest. Deine Rechnung landet direkt in deinem Einnahmenbereich und kann für deine Steuerunterlagen weiterverwendet werden.

Für den Peppol-Versand nutzt du die Webversion von Accountable. Dort gehst du auf:

Konto → Einstellungen → Peppol E-Rechnung

Anschließend folgst du den Schritten in der App. Wichtig ist: Dein:e Empfänger:in muss ebenfalls bei Peppol registriert sein. Nur dann kann deine Rechnung über Peppol zugestellt werden. 

Der weitere Ablauf ist ähnlich wie bei einer normalen Rechnung. Du erstellst deine Rechnung in Accountable, wählst deine Kund:innen aus und fügst deine Leistung oder dein Produkt hinzu. Um eine XRechnung zu verschicken, kannst du diese über die Büroklammer anhängen und dort „XRechnung anhängen“ auswählen. Anschließend kannst du die Rechnung direkt verschicken. 

Welche typischen Fehler passieren bei Peppol-Rechnungen?

Peppol-Rechnungen werden oft automatisch geprüft. Deshalb fallen kleine Fehler schneller auf als bei einer klassischen PDF-Rechnung. Das ist einerseits gut, weil Fehler früh erkannt werden. Andererseits kann eine fehlerhafte Rechnung abgelehnt werden.

Typische Fehler sind:

• Die Leitweg-ID fehlt oder ist falsch. 
• Die Peppol-Receiver-ID passt nicht zum Empfänger. 
• Die Rechnung enthält eine falsche Käuferreferenz. 
• Die Umsatzsteuer wurde falsch berechnet. 
• Pflichtfelder wie Leistungsdatum oder Rechnungsnummer fehlen. 
• Die Rechnung wurde im falschen Format erstellt. 
• Der Empfänger ist nicht über Peppol erreichbar. 

💡 Tipp: Speichere wichtige Kundendaten direkt in deiner Rechnungssoftware. So musst du Leitweg-ID, Adresse und steuerliche Angaben nicht bei jeder Rechnung neu eintragen.

Fazit: Peppol-Rechnungen sind mit der richtigen Vorbereitung gut machbar

Eine Peppol-Rechnung wirkt auf den ersten Blick technisch. Im Kern geht es aber um einen klaren Ablauf: Du brauchst eine strukturierte E-Rechnung, die richtigen Empfängerdaten und einen sicheren Versandweg.

Besonders wichtig sind die Leitweg-ID, die Peppol-Receiver-ID und das passende Format. Wenn du diese Daten vorab beim Auftraggeber einholst, vermeidest du die meisten Fehler.

Mit Accountable kannst du E-Rechnungen im Format XRechnung, ZUGFeRD oder über Peppol erstellen, versenden und empfangen. So bleibt dein Rechnungsprozess einfach, während deine Buchhaltung direkt mitgedacht wird. 

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FAQ: Häufige Fragen zur Peppol-Rechnung

Ist Peppol ein Rechnungsformat?

Nein. Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Netzwerk für den digitalen Austausch von E-Rechnungen. Das eigentliche Rechnungsformat ist zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.

Brauche ich für Peppol immer eine Leitweg-ID?

Nicht immer. Eine Leitweg-ID brauchst du vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für andere Unternehmen kann die Peppol-Adresse auch auf anderen Kennungen basieren, zum Beispiel auf einer Umsatzsteuer-ID oder GLN.

Kann ich eine Peppol-Rechnung als PDF verschicken?

Nein. Eine einfache PDF-Rechnung ist keine Peppol-Rechnung und seit 2025 auch keine echte E-Rechnung mehr. Für Peppol brauchst du strukturierte Rechnungsdaten, zum Beispiel im Format XRechnung.