Der Weg zur E-Rechnung: Alle Voraussetzungen und Anforderungen

E-Rechnungen zählen für öffentliche Auftraggeber:innen bereits zum Alltag. Voraussichtlich bis 2025 können Unternehmen noch selbst entscheiden, ob sie Papierrechnungen oder E-Rechnungen nutzen. Langfristig führt jedoch kein Weg an E-Rechnungen vorbei. Daher solltest du wissen, welche Voraussetzungen gelten. Dazu zählen insbesondere gesetzliche und technische Anforderungen an normgerechte elektronische Rechnungsformate.

Wir erklären die wichtigsten Aspekte bei der Einführung von E-Rechnungen – von Voraussetzungen und Anforderungen bis hin zu Archivierung und Digitalisierung.

Wachstumstreiber E-Rechnung: Was bedeutet sie für Unternehmen?

Elektronische Rechnungen stellen ein wichtiges Werkzeug für Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen dar. Sie lassen sich flexibel in digitale Workflows einbinden und beschleunigen die digitale Erfassung, Verarbeitung, Archivierung und Weiterleitung von Rechnungen. Das reduziert die Fehleranfälligkeit im Rechnungswesen, beugt Betrugsversuche vor und fördert die Effizienz und Produktivität.

Ein Blick auf die Vorteile der E-Rechnung verdeutlicht, warum das geplante Wachstumschancengesetz des Bundesfinanzministeriums spätestens ab Januar 2025 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichten soll. Bereits jetzt nutzen laut einer Bitkom-Umfrage rund 45 Prozent aller befragten Unternehmen E-Rechnungen. Langfristig führt also kein Weg am elektronischen Rechnungswesen vorbei.

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Die wichtigsten Grundlagen zur E-Rechnung

Um offiziellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, müssen E-Rechnung folgende Kriterien erfüllen: 

1. Echtheit der Rechnungsherkunft
2. Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes
3. Lesbarkeit der Rechnung
4. Strukturiertes, elektronisches Dateiformat (XML)

Die Aspekte Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit stellen sicher, dass Rechnungen im digitalen Original unveränderbar und ohne Medienbrüche lesbar bleiben. So lassen sich nicht nur Prozesse im Rechnungswesen beschleunigen, sondern auch die Anfälligkeit für Fehler oder Betrug reduzieren.

Gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen

Wichtige Bedingungen bei der Einführung von E-Rechnungen umfassen ein strukturiertes elektronisches Format und die Möglichkeit zur automatischen, elektronischen Verarbeitung. Elektronische Rechnungen müssen demnach über strukturierte Metadaten verfügen, die eine schnelle, automatisierte Erfassung, Erschließung und Klassifizierung ermöglichen.

💡Tipp von Accountable: Verläuft alles nach Plan des Bundesfinanzministeriums wird mit dem Wachstumschancengesetz die E-Rechnung ab 01. Januar 2025 branchenübergreifend Pflicht. Wenn du wissen willst, was das für dich bedeutet, findest du alle Infos in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht.

Um der offiziellen, einheitlichen Definition von E-Rechnungen zu entsprechen, musst du folgende gesetzliche Forderungen erfüllen:

• EU-Richtline (2014/55/EU) und EU-Rechnungsstandard EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung (aktuell nur B2G, nach Wachstumschancengesetz auch B2B)
• Umsatzsteuergesetz (UstG) zu Inhalten und Aufbewahrung von Rechnungen
• Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) zuRechnungsanforderungen
• GoBD zu Buchführung, Dokumentation und Aufbewahrung
• Wachstumschancengesetz (falls es zum Beschluss kommt)

Technische Voraussetzungen für E-Rechnungen

Grundlegende technische Voraussetzungen, die E-Rechnungen erfüllen sollten, umfassen:

• Technologieneutral: Erstellung, Übermittlung und Empfang erfolgen elektronisch und technologieneutral und ohne Medienbrüche.
• Strukturiert: E-Rechnungen liegen in einem strukturierten, elektronischen Format vor, um zuverlässiges Erfassen und Auslesen zu gewährleisten. Zu gängigen E-Rechnungsformaten zählen XRechnungen und ZUGFeRD.
• Authentisch und integer: Um Authentizität und Integrität von Rechnungen zu gewährleisten, benötigst du ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Dazu zählen manuelle oder automatisierte Rechnungsprüfpfade, um Zahlungsverpflichtungen und Rechnungsinhalte zu überwachen.
• Lesbar und vollständig: Um Lesbarkeit und Darstellung zu gewährleisten, kommt es auf Programme zur Rechnungserstellung und zur Rechnungsdarstellung an. Dazu zählt etwa eine Buchhaltungs- und Steuersoftware wie Accountable. Es gilt zudem, alle gesetzlichen Pflichtangaben zu beachten.
• Digital aufbewahrungspflichtig: Digitale Rechnungen musst du nach Steuerrecht, HGB und GoBD zehn Jahre aufbewahren. Die digitale Archivierung erfolgt nicht manipulierbar und unverändert im Originalzustand. Nach GoBD sind Inhouse-Formate möglich, sofern Rechnungen im Originalzustand lesbar bleiben.
• Dokumentiert: Zu jeder normgerechten Buchführung gehört lückenlose Verfahrensdokumentation – inklusive Angaben zu rechtlichen Rahmenbedingungen, technischen Voraussetzungen, Anwender- und Betriebsdokumentation, technischer Systemdokumentation und internen Kontroll- und Prüfsystemen.
• Maschinell auswertbar: Elektronische Rechnungen müssen im Falle einer Prüfung durch Behörden zeitnah oder sofort zur Verfügung stehen und sich ohne Probleme maschinell auslesen lassen.

E-Rechnungen einführen – mit unserer Checkliste

Die Einführung von E-Rechnungen bietet sich für Freiberufler:innen und Selbstständige sowie KMUs und Großunternehmen gleichermaßen an. Technische und gesetzliche Hürden sind vergleichsweise gering. Zudem wirkt sich die platz- und kostensparende E-Rechnung langfristig positiv auf die Produktivität und den Return-of-Investment aus. 

Um dir die Einführung so leicht wie möglich zu machen, verrät dir unsere Checkliste die wichtigsten Punkte:

• Ermittle den Bedarf und den Status-Quo: Je nach Unternehmensgröße musst du wissen, für welche Bereiche die elektronische Rechnungserstellung die größten Vorteile bietet. Verschaffe dir auch einen Überblick über vorhandene Papierrechnungen, die sich platz- und kostensparend digitalisieren lassen.
• Wähle geeignete Tools und plane dein Budget: Verschaffe dir einen Überblick über Systeme für elektronisches Dokumentenmanagement, um die Rechnungsverarbeitung durch Workflows zu automatisieren und Bürokratie abzubauen. Plane dementsprechend das Budget für die Implementierung. In kleineren Betrieben genügen hier gängige Tools für Rechnungserstellung oder ein separates, strukturiertes Postfach für digitale Rechnungen.
• Einheitliche Regeln zum Versand von E-Rechnungen: Lege einheitliche, sichere Methoden zum Rechnungsversand fest. Dazu zählt der Versand per E-Mail, die Übermittlung per Serverfax oder der Web-Download.
• Einführung von E-Rechnungen extern kommunizieren: Ob Kund:innen, Lieferant:innen, Partnerunternehmen oder andere Auftraggeber:innen – kündige die Umstellung frühzeitig an. Derzeit sind E-Rechnungen seitens der Empfänger:innen zustimmungspflichtig. Als Rechnungsempfänger:in solltest du dich mit Blick auf die mögliche E-Rechnungspflicht jetzt auf die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereiten.
• E-Rechnungen Schritt für Schritt einführen: Je nach Unternehmensgröße kannst du die Umstellung in einer Testphase mit geschulten Mitarbeiter:innen starten. Hier kommt es auf klare Kontrollverfahren an, mit denen du Lesbarkeit und inhaltliche, formelle Richtigkeit überprüfst. Das kann manuell erfolgen oder automatisiert durch Wiedervorlagen und offene Vorgänge bei fehlerhaften Rechnungen.
• Zeitnahe Buchungen und fristgerechter Ausgleich: Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung gilt es, E-Rechnungen möglichst täglich an zuständige Abteilungen weiterzuleiten und fristgerecht zu zahlen.
• Digitale Aufbewahrungspflicht beachten: Rechnungen unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Sorge daher dafür, dass du geprüfte, gebuchte Rechnungen ordnungsgemäß digital und revisionssicher archivierst – im Idealfall mit einem Dokumentenmanagementsystem.

Warum lohnen sich E-Rechnungen?

Mit einem lückenlosen, normgerechten Rechnungsworkflow bereitest du dich auf die Digitalisierung des Rechnungswesens vor. Zusätzlich zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen bieten dir E-Rechnungen auch folgende Vorteile:

• Kostenersparnis und effizienteres Rechnungswesen
• Produktivitätssteigerung durch schnellere Bearbeitungszeiten
• Geringere Fehleranfälligkeit und höhere Sicherheit durch automatisierte, transparente Rechnungsprozesse
• Nachhaltgiere Geschäftsprozesse durch weniger Papierverbrauch
• Einhaltung gesetzlicher Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten
• Höhere Kundenzufriedenheit und zukunftsorientierte Wettbewerbsfähigkeit