Virtuelles Büro & virtuelle Postadresse: Darauf solltest du achten

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Als Selbstständige:r, Freelancer:in oder kleines Unternehmen stehst du vor der Herausforderung, flexibel und professionell zugleich aufzutreten. Und genau hier kommen virtuelle Büros ins Spiel. Kein fester Standort, keine hohen Mietkosten und trotzdem ein repräsentativer Auftritt – klingt verlockend, oder?

Doch bevor du dich ins Abenteuer stürzt, gibt es ein paar Hürden zu meistern. Denn die Nutzung von virtuellen Büros und Postadressen hat nicht nur praktische Vorteile, sondern auch steuerliche Konsequenzen. Und ja, der Fiskus schaut genau hin, wenn es darum geht, wo du dein Unternehmen steuerlich verankerst und wie du deine Ausgaben geltend machst.

Was ist ein virtuelles Büro?

Stell dir vor, du hast ein schickes Büro in der besten Lage der Stadt – aber nur auf dem Papier. Genau das ist die Idee hinter einem virtuellen Büro. Es bietet dir eine repräsentative Geschäftsadresse (manchmal sogar mit Firmenschild im Eingang!), ohne dass du physisch vor Ort sein musst. Stattdessen arbeitest du bequem von zu Hause aus. Deine Post wird an diese Adresse geschickt und dann entweder digitalisiert und per E-Mail weitergeleitet oder physisch an dich weitergesendet.

Zusatzleistungen wie Telefonservice (Anrufannahme und -weiterleitung) und die Nutzung von Arbeitsplätzen oder Konferenzräumen sind häufig ebenfalls im Angebot enthalten oder können dazugebucht werden. Die Kosten für ein virtuelles Büro liegen in der Regel zwischen 50 und 350 Euro.

💡Tipp von Accountable: Virtuelle Büros sind besonders beliebt bei Unternehmen, die flexibel agieren müssen, wie etwa Startups, Freelancer:innen oder digitalen Nomad:innen.

Und was ist eine virtuelle Postadresse?

Die virtuelle Postadresse ist quasi der kleine Bruder des virtuellen Büros. Hier geht es primär darum, eine offizielle Geschäftsadresse zu haben. Das ist besonders praktisch, wenn du nicht möchtest, dass deine Privatadresse auf allen deinen Geschäftsunterlagen und Online-Profilen auftaucht – zum Beispiel, weil du einen Online-Shop mit Shopify betreibst, prominent bist oder als selbstständige Künstler:in häufig Fanpost bekommst. Gleichzeitig gibst du deinem Business ein professionelles Gesicht – und das, ohne in einer teuren Büroadresse residieren zu müssen. Kosten: oft zwischen 30 und 50 Euro pro Monat.

➡️ Geschäftsadresse mieten: Das musst du wissen

Abgrenzung: Virtuelles Büro vs. Coworking Space

Vielleicht fragst du dich jetzt: „Wie unterscheidet sich das alles eigentlich von einem Coworking Space?“ Gute Frage! Im Gegensatz zum virtuellen Büro mietest du bei einem Coworking Space tatsächlich einen physischen Arbeitsplatz, den du jederzeit nutzen kannst – sei es ein Schreibtisch oder ein Konferenzraum. Ein virtuelles Büro hingegen bietet dir in erster Linie eine Adresse und administrative Dienstleistungen, ohne dass du einen festen Platz zum Arbeiten bekommst.

➡️ Coworking-Space in der Steuererklärung: So setzt du ihn richtig ab

Steuerliche Aspekte bei der Nutzung von virtuellen Büros und Postadressen

Virtuelle Büros und Postadressen sind eine fantastische Lösung, um professionell aufzutreten, ohne die Kosten und Verpflichtungen eines physischen Standorts. Doch auch hier gilt: Das Finanzamt hat ein wachsames Auge auf solche modernen Geschäftsmodelle. Deshalb schauen wir uns nun die steuerlichen Aspekte an, die du beachten musst, wenn du ein virtuelles Büro nutzt.

Gewerbesteuer sparen mit virtuellem Büro

Ein virtuelles Büro kann nicht nur Flexibilität bieten, sondern auch steuerlich vorteilhaft sein – vor allem bei der Gewerbesteuer. Denn in Deutschland variieren die Kosten je nach Stadt und Gemeinde erheblich. Wenn du deinen Firmensitz in eine Kommune mit einem niedrigeren Hebesatz verlegst, kannst du direkt Gewerbesteuer sparen.

Das ist besonders interessant für Menschen, die in Städten mit hohen Hebesätzen leben, etwa Berlin oder München. Die Hebesätze der umliegenden Gemeinden sind dagegen – zum Teil aus Gründen der Wirtschaftsförderung – häufig niedriger.

Wichtig ist dabei jedoch, dass das virtuelle Büro als tatsächliche Betriebsstätte anerkannt wird, also nicht nur als Scheinadresse dient. Das bedeutet, du musst sicherstellen, dass die betriebliche Nutzung des virtuellen Büros auch nachvollziehbar ist. Dazu gehören regelmäßige Geschäftsaktivitäten vor Ort (z. B. Kundentermine, bestimmte Verwaltungsaufgaben, die Nutzung von Konferenzräumen oder eines Co-Working-Schreibtischs) sowie die korrekte Deklaration gegenüber dem Finanzamt.

Wenn die Finanzbehörden aber den Eindruck gewinnen, dass du die Adresse nur aus steuerlichen Gründen nutzt und dort keine echte Geschäftstätigkeit stattfindet, drohen unangenehme Konsequenzen. Dazu gehören Nachforderungen, Bußgelder und im schlimmsten Fall strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung.

➡️ Typische Steuerfallen und wie du sie vermeidest

Virtuelles Büro und Gewerbeanmeldung

Für die Gewerbeanmeldung kannst du die Adresse des gemieteten virtuellen Büros verwenden. Wichtig ist, dass diese Adresse eine ladungsfähige Anschrift ist. Dann kannst du sie auch im Impressum deiner Website und im Handelsregister eintragen. Um behördliche Anforderungen zu erfüllen, benötigst du vor Ort einen eigenen Briefkasten, ein gut sichtbares Firmenschild und Zugang zu einem Schreibtisch in einem Büro.

💡Tipp von Accountable: Es gibt seitens der Finanz-, Gewerbe- und Ordnungsämter keine generellen Einwände, ein Virtual Office als Geschäftsadresse zu nutzen. Dennoch bleibt das Finanzamt deines ständigen Arbeitsortes für dich zuständig. Befindet sich dein Virtual Office beispielsweise in Brandenburg an der Havel und dein Homeoffice in Berlin, ist das Finanzamt Berlin weiterhin dein Ansprechpartner.

Kosten für virtuelles Büro von der Steuer absetzen

Die gute Nachricht: Die Kosten für ein virtuelles Büro kannst du als Betriebsausgaben geltend machen. Schließlich sind diese Aufwendungen direkt mit deiner Geschäftstätigkeit verbunden. Aber – und hier kommt das große Aber – die Voraussetzungen dafür müssen stimmen.

Das Finanzamt prüft, ob die Ausgaben tatsächlich betrieblich veranlasst sind. Gemischte Nutzung, also die teilweise private Nutzung eines virtuellen Büros, kann schnell zu Problemen führen. Nur der geschäftlich genutzte Teil ist absetzbar. Daher solltest du genau dokumentieren, wie und in welchem Umfang du das virtuelle Büro nutzt. Ein sauber geführtes Protokoll ist hier Gold wert.

Homeoffice und virtuelles Büro

Grundsätzlich kannst du sowohl das Homeoffice als auch das virtuelle Büro steuerlich geltend machen – aber eben nur, wenn du die Kosten korrekt aufteilst. Hier ist entscheidend, dass du klar trennst, welche Kosten mit dem heimischen Arbeitsplatz verbunden sind und welche durch das virtuelle Büro entstehen.

Die Miete für dein Homeoffice ist in bestimmten Fällen (z. B. wenn es dein einziger Arbeitsort ist) absetzbar, aber auch die Ausgaben für das virtuelle Büro müssen separat als Betriebsausgaben aufgeführt werden. Eine doppelte Geltendmachung derselben Kosten ist tabu!

➡️ Hier erklären wir dir, was du noch alles bei deinem Arbeitszimmer absetzen kannst!

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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