Seit 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland für viele Selbstständige verpflichtend. Wer dann Rechnungen an Geschäftskund:innen oder öffentliche Stellen stellt, muss sie in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln – ein einfaches PDF reicht nicht mehr. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Tools lässt sich eine E-Rechnung nicht nur einfach erstellen, sondern auch zuverlässig prüfen.
Aber was bedeutet es eigentlich, eine E-Rechnung zu validieren? In diesem Beitrag erfährst du, welche offiziellen Tools und praktischen Lösungen es gibt, wie du auch empfangene E-Rechnungen prüfen kannst und warum dir digitale Buchhaltungstools (wie Accountable!) besonders viel Arbeit abnehmen können. Ganz gleich, ob du gerade erst ins Thema einsteigst oder schon Erfahrung mit E-Rechnungen hast – hier bekommst du konkrete Tipps für deinen Alltag.
Eine E-Rechnung ist keine klassische PDF-Datei, sondern ein strukturiertes elektronisches Dokument, das automatisch von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden kann. In Deutschland gelten dabei vor allem zwei Formate als Standard: XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931, die genau vorgibt, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss.
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Doch was genau wird bei einer E-Rechnung geprüft? Technisch gesehen geht es um die Struktur der XML-Datei – also um den Aufbau und die enthaltenen Felder. Eine gültige E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, zum Beispiel:
Fehlen diese Angaben oder sind sie falsch formatiert, gilt die E-Rechnung als ungültig. Auch formale Fehler wie ein unvollständiger XML-Aufbau oder ein nicht konformer Anhang können dazu führen, dass die Rechnung zurückgewiesen wird – besonders bei der Abwicklung über Plattformen wie ZRE (Zentrales Rechnungseingangsplattform des Bundes) oder OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform).
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Ausschnitt einer (fiktiven) E-Rechnung im XML-Format.
E-Rechnungen sparen Zeit, Papier und manuelle Arbeit – vorausgesetzt, sie sind korrekt erstellt. Ist das nicht der Fall, wird die Rechnung im schlimmsten Fall vom Empfänger bzw. von der Empfängerin abgelehnt oder vom Finanzamt beanstandet. Besonders wenn du regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest, kommst du um eine gründliche Prüfung deiner E-Rechnungen nicht herum.
Eine fehlerhafte XML-Datei kann dafür sorgen, dass deine Rechnung gar nicht erst verarbeitet wird. Auch bei kleinen formalen Fehlern, etwa einem vergessenen Pflichtfeld oder einer falsch angegebenen USt-ID, kann es schnell zu Rückfragen und Verzögerungen kommen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Liquidität – denn ohne gültige Rechnung fließt kein Geld.
Wichtig ist außerdem, zu verstehen: Die technische Prüfung über ein Tool stellt sicher, dass die Datei formal korrekt aufgebaut ist. Das ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung durch dich. Du musst weiterhin kontrollieren, ob die Angaben zur Leistung, zum Betrag und zur Bankverbindung stimmen.
Ein häufiger Irrtum: Wer eine E-Rechnung mit einem Tool geprüft hat, denkt, sie sei automatisch vollständig korrekt. Doch Validatoren prüfen nicht, ob du zum Beispiel den richtigen Steuersatz ausgewählt hast oder ob das Leistungsdatum fehlt. Genau deshalb lohnt es sich, eine einfache Prüfroutine in deinen Arbeitsalltag einzubauen.
Wenn du sichergehen willst, dass deine E-Rechnung dem aktuellen Standard entspricht, solltest du ein Validierungstool verwenden. Besonders empfehlenswert sind die offiziellen Angebote, die von Behörden oder staatlich beauftragten Stellen bereitgestellt werden. Sie sind kostenlos, zuverlässig und stets auf dem neuesten Stand.
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen in der Regel über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) eingereicht werden.
Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) nimmt E-Rechnungen für viele Behörden entgegen. Vor dem Versand kannst du dort prüfen, ob deine E-Rechnung den Anforderungen entspricht. Du musst dich einmal registrieren, danach kannst du Rechnungen hochladen und bekommst direkt eine Rückmeldung zur technischen Gültigkeit. Das Tool erkennt fehlende Pflichtfelder, fehlerhafte XML-Strukturen oder falsche Formate zuverlässig.
➡️ Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
E-Rechnungen im Peppol-Format kann man häufig ganz einfach über kostenlose Online-Validatoren prüfen lassen.
Das Peppol-Netzwerk ist ein internationaler Standard für den Austausch von E-Rechnungen und wird in der EU stark gefördert (Peppol steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“. Wenn du Rechnungen im Peppol-Format verschickst, etwa an große Konzerne oder internationale Kund:innen, kannst du kostenlose Online-Validatoren nutzen. Diese Tools überprüfen die technische und teilweise auch die inhaltliche Korrektheit von E-Rechnungen nach den relevanten Standards (z.B. Peppol BIS Billing 3.0, EN 16931, XRechnung).
Viele E-Rechnungs-Validatoren – wie hier das Online-Tool des Serviceportals Baden-Württemberg – nutzen die Standards der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ist für die Entwicklung und Pflege der verbindlichen Standards für elektronische Rechnungen, insbesondere XRechnung, verantwortlich. Sie stellt Open-Source-Validator-Konfigurationen und Prüfregeln zur Verfügung, die von Softwareanbietern und Unternehmen direkt genutzt oder in eigene Systeme integriert werden können. Die darauf basierenden Tools eignen sich für die Prüfung technischer Details wie XML-Struktur, Syntax oder Profilkonformität:
Offizielle Validatoren sind hilfreich – aber im Alltag willst du es wahrscheinlich einfacher haben. Wenn du regelmäßig E-Rechnungen erstellst oder empfängst, lohnt sich eine E-Rechnungs-Software mit integrierter Prüf-Funktion. So sparst du dir den Umweg über externe Portale und bekommst direkt Hinweise, falls etwas nicht stimmt.
Mit Accountable kannst du E-Rechnungen im gesetzeskonformen Format erstellen, prüfen und versenden – ganz ohne technisches Vorwissen. Wenn du eine Rechnung im XML-Format hochlädst oder mit Accountable erstellst, wird sie automatisch validiert. Fehlende Pflichtangaben oder Formatprobleme werden direkt angezeigt, sodass du sie noch vor dem Versand korrigieren kannst. Auch empfangene E-Rechnungen kannst du prüfen und sauber archivieren.
💡 Tipp: Accountable ist speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen und Freelancer:innen ausgerichtet – und deshalb besonders leicht verständlich aufgebaut.
Auch andere Tools bieten integrierte Funktionen, die bei der E-Rechnungsprüfung helfen – zum Beispiel:
Diese Tools können dir vor allem dann helfen, wenn du regelmäßig viele Rechnungen schreibst – oder einfach alles an einem Ort erledigen willst: von der Rechnung bis zur Steuererklärung.
Beim Prüfen von E-Rechnungen – egal ob über offizielle Validatoren oder ein Buchhaltungstool – können verschiedene Fehlermeldungen auftauchen. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen lassen sie sich mit ein paar gezielten Anpassungen leicht beheben.
Dabei gilt: Lies die Meldung immer genau: Tools geben oft einen Hinweis auf die betroffene Zeile oder den XML-Bereich.
Häufige Fehlermeldungen im Überblick:
1. „Pflichtfeld fehlt oder ist leer“
Zum Beispiel: „cbc:InvoiceTypeCode fehlt“
➡ Ursache: Ein vorgeschriebenes Feld wurde vergessen oder nicht korrekt ausgefüllt (z. B. Rechnungsnummer, USt-ID).
✅ Lösung: Prüfe deine Eingaben, ergänze die fehlende Information und erstelle die Datei neu.
2. „Ungültiges Format“ oder „Strukturfehler in XML-Datei“
➡ Ursache: Die XML-Datei ist nicht korrekt aufgebaut – z. B. fehlerhafte Tags, nicht geschlossene Elemente oder Sonderzeichen, die nicht kodiert wurden.
✅ Lösung: Erstelle die Rechnung mit einem E-Rechnungseditor (z. B. über Accountable oder ZRE) oder prüfe den Export aus deiner Software. XML-Dateien am besten nicht manuell bearbeiten.
3. „Unerlaubter Anhang“ oder „Nicht unterstütztes Format“
➡ Ursache: Es wurde ein nicht zulässiger Anhang eingebunden (z. B. ein falsch formatiertes PDF oder ein Bild).
✅ Lösung: Entferne alle Anhänge oder achte darauf, dass sie dem geforderten Standard (z. B. PDF/A) entsprechen.
4. „Leitweg-ID fehlt oder ungültig“ (bei öffentlichen Auftraggebern)
➡ Ursache: Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die bei Rechnungen an Behörden notwendig ist – fehlt sie oder ist sie falsch, wird die Rechnung abgelehnt.
✅ Lösung: Die korrekte Leitweg-ID bekommst du von deinem Auftraggeber. Ohne diese Angabe kann die Rechnung nicht eingereicht werden.
5. „Rechnung entspricht nicht dem definierten Profil“ (z. B. XRechnung oder Peppol BIS)
➡ Ursache: Die Datei wurde nicht im korrekten Format erstellt oder entspricht einem falschen Standard.
✅ Lösung: Wähle beim Export oder in deinem Tool das passende Profil aus (z. B. XRechnung für deutsche Behörden). Bei Unsicherheit: KoSIT-Validator nutzen.
Damit du beim Prüfen deiner E-Rechnungen nichts vergisst, hilft dir diese einfache Schritt-für-Schritt-Checkliste. Du kannst sie sowohl für selbst erstellte als auch für empfangene Rechnungen verwenden:
✅ Technische Prüfung
✅ Pflichtangaben kontrollieren
✅ Inhaltliche Richtigkeit
✅ Nach der Prüfung
Die Pflicht zur E-Rechnung kommt – aber du musst keine Angst davor haben. Mit den richtigen Tools ist das Prüfen technischer und inhaltlicher Details schnell erledigt. Offizielle Validatoren wie das ZRE-Prüftool oder der KoSIT-Validator sind kostenlos und bieten eine gute Grundlage, gerade am Anfang.
Noch einfacher wird es mit einer Buchhaltungssoftware wie Accountable, die dir viele Schritte abnimmt – von der Prüfung bis zur Archivierung. So sparst du Zeit und stellst sicher, dass deine E-Rechnungen rechtlich auf der sicheren Seite sind.
Und nicht vergessen: Auch empfangene Rechnungen solltest du kontrollieren. Wer fehlerhafte E-Rechnungen akzeptiert, riskiert unnötigen Aufwand – oder verliert im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug.
➡️ E-Rechnung: Die häufigsten Fragen zum Thema beantwortet
Muss ich jede E-Rechnung manuell prüfen?
Nicht zwingend. Viele Tools wie Accountable prüfen automatisch beim Erstellen oder Hochladen. Du solltest aber trotzdem immer einen kurzen Blick auf Vollständigkeit und Inhalt werfen.
Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?
Fehlt etwas oder ist die Datei technisch ungültig, kann die Rechnung abgelehnt werden – etwa von öffentlichen Stellen. Du solltest sie in dem Fall korrigieren bzw. eine neue anfordern.
Kann ich auch PDF-Rechnungen prüfen?
PDF-Dateien sind keine echten E-Rechnungen im Sinne der EU-Vorgaben. Sie können visuell geprüft werden, aber technische Validatoren helfen hier nicht. Ab 2025 wird ein reines PDF für viele Geschäftsbeziehungen nicht mehr ausreichen.
Wie lange muss ich geprüfte E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Am besten speicherst du sie mit Prüfnachweis, z. B. direkt in einem Buchhaltungstool mit Archivierungsfunktion.
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Autor - Tino Keller
Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.
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