Der ultimative Guide zu E-Rechnungen: Das musst du als Selbstständiger jetzt wissen

Ob du willst oder nicht – ab 2025 wirst du als Selbstständige:r mit dem Thema E-Rechnung in Berührung kommen. Denn klassische Papierrechnungen oder einfache PDFs reichen bald nicht mehr aus. Stattdessen brauchst du eine digitale Rechnung, die bestimmten Standards entspricht – und automatisch weiterverarbeitet werden kann.

Dieser Leitfaden gibt dir den vollständigen Überblick: Was genau ist eine E-Rechnung? Welche Formate gibt es? Was schreibt das Gesetz vor? Und wie kannst du ganz praktisch E-Rechnungen erstellen, empfangen und an dein Steuerbüro weitergeben?

Diese Seite bündelt alle wichtigen Grundlagen, zeigt dir die Vorteile auf – und verlinkt zu vertiefenden Artikeln, wenn du es genauer wissen willst.

Definition: Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird. Das bedeutet: Sie ist so aufgebaut, dass sie von Computersystemen automatisch gelesen und verarbeitet werden kann. Meist handelt es sich dabei um Formate wie XML oder ZUGFeRD, die genau festlegen, wo welche Information steht – zum Beispiel Rechnungsnummer, Betrag oder Steuersatz.

Im Unterschied dazu sind Papierrechnungen oder einfache PDFs für Maschinen nur schwer lesbar. Eine PDF muss erst manuell geöffnet und geprüft werden. Bei einer E-Rechnung läuft das anders: Dein Buchhaltungsprogramm oder das deines Kunden kann die Datei direkt einlesen und alle relevanten Daten herausziehen – ohne dass jemand Hand anlegen muss.

E-Rechnung: Vorteile für dich als Selbstständigen

E-Rechnungen sind weit mehr als nur ein neues Pflicht-Format. Sie bringen dir als Selbstständige:r oder Kleinunternehmer:in spürbare Vorteile im Arbeitsalltag:

• Automatisierte Buchhaltung & weniger Fehler:
  Die strukturierten Daten einer E-Rechnung (z. B. XML) können von Buchhaltungsprogrammen direkt eingelesen werden. Das heißt: keine Tippfehler mehr beim Übertragen von Rechnungsnummern oder Beträgen, keine manuellen Buchungen. Du sparst Stunden an Arbeit, gerade wenn du viele Belege hast.
• Schnellere Zahlungen & bessere Liquidität:
  Unternehmen, die E-Rechnungen automatisiert weiterverarbeiten, prüfen und bezahlen oft deutlich schneller. Studien zeigen, dass elektronische Rechnungen im Schnitt erheblich schneller bezahlt werden als klassische Papierrechnungen. Für deine Liquidität ein echter Pluspunkt.
• Rechts- und zukunftssicher:
  Ab 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland schrittweise Pflicht, spätestens ab 2028 ohne Ausnahmen. Mit einer E-Rechnung erfüllst du also schon heute alle Anforderungen des Wachstumschancengesetzes und vermeidest spätere Umstellungsprobleme oder Abmahnungen.
  Außerdem bist du bei internationalen Geschäften (z. B. mit Frankreich oder Italien, wo E-Rechnungen schon Pflicht sind) direkt auf der sicheren Seite.
• Bessere Nachvollziehbarkeit & weniger Stress bei Prüfungen:
  Alle relevanten Rechnungsdaten sind strukturiert abgelegt und jederzeit abrufbar. Das macht Betriebsprüfungen einfacher, weil das Finanzamt schnell nachvollziehen kann, welche Rechnung wohin gehört. Ein klarer Vorteil gegenüber Papierordnern oder unübersichtlichen PDF-Sammlungen.
• Nachhaltig & kostensparend:
  Du musst nichts mehr ausdrucken, kuvertieren oder zur Post bringen. Das spart nicht nur Papier und Porto, sondern reduziert auch den CO₂-Fußabdruck deines Unternehmens. Gleichzeitig senkst du deine laufenden Büro- und Verwaltungskosten.

E-Rechnungen: Welche Formate und Übertragungswege gibt es?

Damit eine Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie ein maschinenlesbares Datenformat enthalten. Am häufigsten genutzt werden XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung: Der deutsche Standard

Die XRechnung ist ein spezielles XML-basiertes Format, das für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Auftraggeber:innen in Deutschland entwickelt wurde. Seit 2020 ist sie für alle Lieferant:innen, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen, verpflichtend.

Das heißt:

• Arbeitest du für Ministerien, Kommunen oder andere öffentliche Stellen, musst du deine Rechnungen in der Regel im XRechnungs-Format liefern.
• Dieses Format stellt sicher, dass alle nötigen Pflichtangaben strukturiert und maschinenlesbar übermittelt werden.

💡 Tipp: Viele Buchhaltungslösungen unterstützen XRechnung bereits, sodass du dich nicht selbst mit XML-Dateien auseinandersetzen musst.

ZUGFeRD: PDF & XML in einem

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung ganz normal anschauen und gleichzeitig erfüllt sie die technischen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Das ist besonders praktisch, wenn du:

• Kund:innen hast, die noch keine E-Rechnungs-Software verwenden (sie sehen einfach die PDF)
• aber trotzdem eine maschinell lesbare Version mitschickst, die für spätere Automatisierung bereitsteht.

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen starten mit ZUGFeRD, weil es unkompliziert ist und von vielen Tools standardmäßig angeboten wird.

PDF vs. XML – ein Beispiel

Zur Veranschaulichung folgt jetzt eine Beispielrechnung einmal in der klassischen PDF-Ansicht und einmal in XML (ein Auszug):

E-Rechnung – Beispiel (PDF-Ansicht)

Rechnung
Musterfirma GmbH
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
USt-IdNr.: DE123456789

Rechnung an:
Kundin Beispiel
Kundenstraße 12
54321 Kundenstadt
USt-IdNr.: DE987654321

Rechnungsnummer: RE-2025-001
Rechnungsdatum: 25.06.2025
Leistungszeitraum: 01.06.2025 – 15.06.2025
Zahlungsziel: 14 Tage netto

Pos.	Beschreibung	Menge	Einzelpreis	Gesamtpreis
1	Webdesign Landingpage	1	800,00 €	800,00 €
2	Hosting (Juni 2025)	1	20,00 €	20,00 €

Zwischensumme netto: 820,00 €
+ 19 % MwSt: 155,80 €
Gesamtbetrag brutto: 975,80 €

Bankverbindung:
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 00
BIC: GENODEF1M01

XML-Ausschnitt (XRechnung / ZUGFeRD-kompatibel)

Peppol: Der sichere Übertragungsweg

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist kein Rechnungsformat, sondern ein Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch von E-Rechnungen ermöglicht – innerhalb Deutschlands, der EU und international. Es funktioniert ein bisschen wie ein E-Mail-System, nur speziell für Rechnungen und andere Geschäftsdokumente.

Das Besondere an Peppol:

• Jede:r Teilnehmer:in erhält eine Peppol-ID, ähnlich einer E-Mail-Adresse.
• Deine Rechnung wird verschlüsselt übertragen und landet direkt im System des Empfängers – ohne Zwischenschritte.

Peppol wird immer wichtiger, weil es europaweit gefördert wird und viele öffentliche Einrichtungen Rechnungen inzwischen nur noch über dieses Netzwerk annehmen.

E-Mail, Upload-Portale & Direktanbindungen

Neben PEPPOL gibt es auch andere Übertragungswege:

• Per E-Mail: Du schickst deine E-Rechnung als XML- oder ZUGFeRD-Datei direkt an die Buchhaltung deiner Kund:innen. Wichtig ist dabei, dass das technische Format stimmt.
• Über Webportale: Viele große Unternehmen und Behörden betreiben Upload-Portale, in die du deine E-Rechnung hochlädst.
• Direkte Systemanbindung: Bei großen Firmen (oder wenn du selbst eine ERP-Lösung nutzt) können E-Rechnungen auch direkt von System zu System übermittelt werden.

Die neue E-Rechnungspflicht: Was ändert sich ab 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland schrittweise verpflichtend eingeführt. Wenn du also Rechnungen an andere Unternehmen stellst (B2B) oder mit öffentlichen Auftraggeber:innen zusammenarbeitest, musst du künftig elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format ausstellen.

Gesetzliche Grundlage: EU-Richtlinie, ERechV & Wachstumschancengesetz

Die Pflicht zur E-Rechnung basiert ursprünglich auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Beschaffungswesen regelt. In Deutschland wurde diese Vorgabe zunächst durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt, die schon länger für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt.

Neu ist nun das Wachstumschancengesetz, das die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung auch im B2B-Bereich konkret regelt. Damit wird die E-Rechnung endgültig für alle Unternehmer:innen verbindlich, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen – egal, ob du Freiberufler:in, Einzelunternehmer:in oder Teil einer kleinen GbR bist.

Wer ist betroffen?

• Alle Unternehmen und Selbstständigen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen (B2B).
• Rechnungen an Privatkund:innen (B2C) sind von der Pflicht vorerst ausgenommen, können aber natürlich ebenfalls digital erstellt werden.

Übergangsfristen bis 2028

Keine Sorge: Die Umstellung erfolgt nicht von heute auf morgen. Das Wachstumschancengesetz sieht Übergangsregelungen bis Ende 2027 vor. In dieser Zeit können noch „klassische“ Rechnungen (z. B. PDF) genutzt werden – allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Ab 2028 gilt die Pflicht dann ohne Ausnahme: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen dann zwingend in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt und über passende Kanäle (z. B. Peppol) verschickt werden.

➡️ Falsch oder wahr? Die größten Mythen rund um E-Rechnungen.

So erstellst du E-Rechnungen mit der richtigen Software

Die gute Nachricht zuerst: Für dich als Selbstständige:n ändert sich bei der Rechnungserstellung meist gar nicht so viel. Du musst keine XML-Dateien selbst programmieren oder komplizierte Formate basteln. Moderne Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme übernehmen das für dich – du wählst einfach aus, in welchem Format die Rechnung verschickt werden soll.

➡️ Der Weg zur E-Rechnung: Alle Voraussetzungen und Anforderungen

Wie läuft die Erstellung konkret ab?

1. Rechnung wie gewohnt erstellen:
   Du gibst deine Kundendaten, Positionen und Beträge in dein Rechnungsprogramm ein, wie du es bisher auch gemacht hast.
2. E-Rechnungs-Format wählen:
   Statt nur eine PDF zu exportieren, wählst du ein strukturiertes Format – z. B. XRechnung oder ZUGFeRD. Viele Tools stellen das automatisch passend ein.
3. Übertragungsweg auswählen:
   Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen oder größere Firmen musst du oft einen speziellen Übertragungsweg nutzen – etwa Peppol oder ein Upload-Portal.
4. Fertig:
   Deine Software erstellt daraus eine Datei, die dein:e Kund:in direkt in ihr System importieren kann. Das spart beiden Seiten Zeit und reduziert Rückfragen.

Du willst wissen, wie man in einer E‑Rechnung unterschiedliche Umsatzsteuersätze, wie 7 % und 19 %, korrekt ausweist? Die Antwort liefert dieser kompakte Leitfaden: Unterschiedliche Umsatzsteuersätze in der E‑Rechnung.

➡️ E-Rechnung erstellen – einfach, professionell, gesetzeskonform

Was braucht deine Software?

Damit das klappt, sollte dein Rechnungstool:

• strukturierte Rechnungsformate (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erzeugen können
• den Versand über Peppol oder Upload-Portale ermöglichen
• eine revisionssichere Archivierung bieten (GoBD-konform), damit du später alles belegen kannst

Viele E-Rechnungs-Tools für Selbstständige haben das schon an Bord – so auch Accountable. Dort kannst du deine Rechnungen ganz normal schreiben und sie direkt als E-Rechnung über Peppol verschicken. Einfacher geht’s kaum.

Zum Weiterlesen:

➡️ E-Rechnungssoftware richtig nutzen: So gelingt der Umstieg ohne Stolperfallen

➡️ E-Rechnungen prüfen – ein Muss für Selbstständige

➡️ E-Rechnung stornieren und Gutschrift richtig abwickeln

Tipp: Buchhaltung und Steuer gleich mitdenken

Wenn du sowieso gerade deine Rechnungssoftware prüfst, lohnt sich ein Blick aufs Gesamtpaket. Accountable bietet dir die automatische Verbuchung der Einnahmen, einen Abgleich mit deinem Geschäftskonto und die Vorbereitung deiner Steuererklärung. So hast du alles an einem Ort und sparst dir doppeltes Erfassen.

E-Rechnungen empfangen und archivieren

Nicht nur beim Erstellen, sondern auch beim Empfangen von E-Rechnungen musst du als Selbstständige:r künftig einiges beachten. Denn ab 2025 wird es immer häufiger vorkommen, dass deine Lieferant:innen dir statt PDFs oder Papierrechnungen echte E-Rechnungen im XML-Format schicken.

Was musst du als Empfänger beachten?

• Technische Lesbarkeit: Deine Buchhaltungssoftware sollte in der Lage sein, E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu öffnen und die Daten automatisch auszulesen. So sparst du dir das Abtippen und reduzierst Fehler.
• Ordnungsgemäße Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen – genau wie Papierrechnungen – 8 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 147 AO). Wichtig ist dabei, dass sie unverändert und vollständig lesbar archiviert werden. Ein einfacher Dateispeicher in einem ungesicherten Ordner reicht dafür nicht aus.
• Prüfung: Auch E-Rechnungen musst du inhaltlich prüfen – also schauen, ob alle Angaben korrekt sind und die Rechnung tatsächlich zu deinem Auftrag passt. Bei fehlerhaften Rechnungen solltest du um eine Korrektur bitten.

Weitergabe ans Steuerbüro

Ein Vorteil der strukturierten E-Rechnungen ist, dass du sie mit einem Klick digital an dein Steuerbüro übergeben kannst. Statt Papierordnern oder chaotischen PDF-Sammlungen bekommt dein:e Steuerberater:in alle Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format, was die Steuererklärung deutlich beschleunigt.

E-Rechnungen ans Ausland: Was gilt für internationale Kunden?

E-Rechnungen sind nicht nur in Deutschland ein Thema. Auch innerhalb der EU und darüber hinaus gewinnt der elektronische Rechnungsaustausch immer mehr an Bedeutung. 

• Innerhalb der EU:
  Die EU arbeitet daran, die E-Rechnungspflicht und deren Standards zu vereinheitlichen. Schon jetzt ist es so, dass viele Länder eigene Vorgaben für E-Rechnungen im B2G- und teils auch im B2B-Bereich haben. Deshalb musst du dich bei Rechnungen ins EU-Ausland informieren, welches Format gefordert wird.
• Außerhalb der EU:
  In Drittländern wie den USA gibt es bislang meist keine gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen. Dort sind klassische PDFs oder Papierrechnungen nach wie vor üblich. Allerdings akzeptieren viele internationale Unternehmen auch freiwillig E-Rechnungen, weil sie die interne Verarbeitung erleichtern.

Überblick: E-Rechnungs-Regelungen in ausgewählten Ländern

Land	Pflicht B2G	Pflicht B2B	Gängige Formate / Plattformen
Deutschland	Ja (seit 2020)	Ab 2025 schrittweise	XRechnung, ZUGFeRD, Peppol
Frankreich	Ja	Seit 2024 verpflichtend	Factur-X, Chorus Pro
Italien	Ja	Seit 2019 verpflichtend	FatturaPA, SDI
Spanien	Ja	Seit 2024 verpflichtend	Facturae, FACE
Österreich	Ja	freiwillig	ebInterface, Peppol
Niederlande	Ja	freiwillig	UBL, Peppol
Schweden	Ja	freiwillig	Peppol BIS
Portugal	Ja	Seit 2023 verpflichtend	CIUS-PT, UBL
Polen	Ja	freiwillig	CIUS, KSeF

💡 Hinweis:  B2G steht für Business-to-Government und bezeichnet Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung oder staatlichen Einrichtungen. 

Tipp: Mehr Infos und welche Anforderungen in welchem Land gelten, findest du in den Factsheets der EU-Kommission.

➡️ E-Rechnung ins Ausland: So funktioniert die Rechnungsstellung mit Kunden in Großbritannien, Kanada und den USA

Fazit: Gut vorbereitet in die Zukunft der Rechnungsstellung

Die E-Rechnung wird ab 2025 immer umfassender zur Pflicht – und das betrifft auch dich als Freelancer:in, Selbstständige:n oder Kleinunternehmer:in. Doch statt das nur als zusätzliche Bürokratie zu sehen, kannst du die Chance nutzen:

• Automatisierte Buchhaltung, schnellere Zahlungen und weniger Papierkram erleichtern dir den Alltag.
• Mit den richtigen Tools ist die Umstellung kinderleicht – oft ändert sich nur das Dateiformat beim Versand.

Informiere dich jetzt, ob deine Software E-Rechnungen unterstützt, und starte entspannt in die Zukunft der Rechnungsstellung. So bist du nicht nur gesetzeskonform, sondern sicherst dir auch einen Vorsprung gegenüber Mitbewerber:innen.

Tipp: Hier beantwortet unser Steuerexperte Robert Jödicke die wichtigsten Fragen rund um E-Rechnungen. 

Weitere Ratgeber aus dem Bereich E-Rechnung:

➡️ E-Rechnung und Reisekosten: Das musst du wissen

➡️ E-Rechnungen für spezielle Branchen und Berufsgruppen

➡️ E-Rechnung und die Wirtschafts-Identifikationsnummer: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

➡️ E-Rechnungen & E-Commerce-System: Wie integriere ich die elektronische Rechnungsstellung?

➡️ E-Rechnung & Datenschutz: Wer sieht meine Rechnungsdaten?

➡️ E-Rechnung: Seminarbuchungen richtig abrechnen

Häufige Fragen (FAQ) zu E-Rechnungen

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten (z. B. XML), die direkt von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden können. Eine PDF ist nur eine Bild- bzw. Textdatei – sie muss meist manuell eingelesen werden.

Muss ich ab 2025 immer E-Rechnungen schreiben?

Ja, sobald du Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellst. Für Privatkund:innen (B2C) gilt die Pflicht zunächst nicht. Spätestens ab 2028 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich dann ohne Ausnahme verpflichtend.

Was passiert, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnungen ausstelle?

Dann riskierst du, dass deine Kund:innen deine Rechnungen nicht mehr akzeptieren oder Zahlungen verzögern. Außerdem kannst du gegen gesetzliche Vorgaben verstoßen.

Brauche ich dafür unbedingt neue Software?

Wahrscheinlich nicht – viele gängige Rechnungs- und Buchhaltungstools (wie z. B. Accountable) können schon heute E-Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format erstellen und versenden.

Muss ich E-Rechnungen auch archivieren?

Ja. Elektronische Rechnungen musst du 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahren (§ 147 AO). Dein Rechnungsprogramm übernimmt das meist automatisch.

Was ist Peppol?

Peppol ist ein internationales Netzwerk, über das E-Rechnungen sicher und standardisiert verschickt werden können. Viele Behörden und große Unternehmen verlangen Rechnungen mittlerweile über diesen Weg.