10 typische Fehler von Selbstständigen bei Betriebsausgaben & Abschreibungen 

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Kennst du das auch? Du denkst, du hast alles richtig gebucht, und plötzlich fragt das Finanzamt nach Belegen, korrekten Absetzungen oder einem lückenlosen Fahrtenbuch? Keine Sorge: Damit bist du nicht allein.

In diesem Artikel zeigen wir dir 10 typische Fehler, die bei Betriebsausgaben und Abschreibungen häufig passieren – und erklären, wie du sie ganz einfach vermeidest. So kannst du deine Buchhaltung entspannt und sicher angehen und gleichzeitig bares Geld sparen.

1. Abschreibungen nicht nachverfolgen

Viele Selbstständige buchen ihre jährliche Absetzung für Abnutzung (AfA) ordnungsgemäß in die Buchhaltung ein. Doch wenn das Wirtschaftsgut später verkauft, verschenkt oder privat genutzt wird, wird es häufig vergessen, wieder auszubuchen. Die Folge: Das Anlagegut taucht weiterhin in der Buchführung und im Betriebsvermögen auf – obwohl es längst weg ist. Spätestens bei einer Betriebsprüfung gibt das Probleme, weil du dann nachweisen musst, warum du für ein nicht mehr vorhandenes Wirtschaftsgut immer noch Abschreibungen geltend gemacht hast.

So machst du’s richtig

• Führe ein Anlagenverzeichnis, das wirklich alle relevanten Punkte enthält: Kaufdatum, Anschaffungskosten, jährliche AfA, Restbuchwert und Datum des Abgangs (z. B. Verkauf, Entnahme, Verlust).
• Dokumentiere auch, wie das Wirtschaftsgut abgegangen ist: z. B. durch eine Verkaufsrechnung, eine Entnahmebuchung oder eine Notiz über die Verschrottung.

➡️ So geht die Abschreibung für Selbstständige!

2. Kleinunternehmerregelung falsch angewandt

Als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und darfst dafür auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehen. Doch beim Verbuchen der Betriebsausgaben passiert oft der Fehler: Viele tragen den Nettobetrag der Rechnung ein, so wie es Regelbesteuernde tun. Damit werden die Betriebsausgaben künstlich reduziert – und du zahlst am Ende mehr Einkommensteuer, weil dein Gewinn zu hoch ausgewiesen wird.

So buchst du es korrekt

• Falls du die Kleinunternehmerregelung nutzt: Immer den vollen Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer als Betriebsausgabe eintragen. Du kannst ja keine Vorsteuer geltend machen – deshalb gehört die Umsatzsteuer hier komplett zur Ausgabe.
• Falls du vorsteuerabzugsberechtigt bist (Regelbesteuerung): Den Nettobetrag als Betriebsausgabe buchen und die Vorsteuer separat erfassen. So kannst du sie später vom Finanzamt zurückholen.

➡️ Alles rund um die Kleinunternehmerregelung erfährst du in unserem Kleinunternehmer-Guide!

3. Betriebsausgaben im falschen Jahr abgesetzt

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gilt das sogenannte Zufluss-/Abflussprinzip (§ 11 EStG): Ausgaben und Einnahmen zählen immer in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich geflossen ist – nicht, wann die Rechnung geschrieben oder erhalten wurde. Viele buchen aber trotzdem nach dem Rechnungsdatum. Das führt dazu, dass Betriebsausgaben fälschlicherweise in einem anderen Jahr landen und die Steuerberechnung durcheinandergerät. Im schlimmsten Fall zahlst du dadurch zu früh oder zu spät Steuern.

So machst du’s richtig

• Prüfe bei jeder Rechnung: Wann hast du sie tatsächlich bezahlt?
  • Hast du z. B. eine Rechnung im Dezember 2025 bekommen, die aber erst im Januar 2026 bezahlt wurde? Dann gehört sie erst 2026 in deine EÜR.
• Kontrolliere deine Buchhaltung am Jahresende auf solche Fälle. Eine kleine Übersichtsliste mit offenen Rechnungen hilft dabei.

4. Fahrtenbuch wird fehlerhaft geführt

Viele Selbstständige führen ihr Fahrtenbuch eher locker – tragen Fahrten nachträglich ein oder vergessen, Start- und Zielorte sowie den konkreten Anlass zu notieren. Das Finanzamt erkennt solche Fahrtenbücher fast nie an. Die Folge: Es wird ein pauschaler Privatanteil angenommen (oft 50 % oder mehr), was deine steuerlich absetzbaren Kfz-Kosten deutlich mindert.

So wird dein Fahrtenbuch anerkannt

• Trage jede Fahrt zeitnah ein – am besten direkt am selben Tag.
• Halte dabei immer fest:
  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
  • Start- und Zieladresse
  • konkreter Anlass (z. B. „Kundentermin Müller GmbH“)
• Notiere auch private Fahrten. Das zeigt, dass du sauber trennst – und macht dein Fahrtenbuch glaubwürdiger.
• Wenn dir das zu aufwendig ist, kannst du auch spezielle Fahrtenbuch-Apps nutzen, die Fahrten automatisch tracken und dir beim Nachtragen helfen.

➡️ Mehr zum Thema Mobilität für Selbstständige – und wie du sie steuerlich absetzen kannst.

5. Kleinbetragsrechnungen falsch ausgestellt oder gebucht

Für Rechnungen bis 250 € netto (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen: Es müssen z. B. kein gesonderter Umsatzsteuerausweis und keine vollständige Anschrift des Leistungsempfängers angegeben werden. Viele Selbstständige wissen das gar nicht und stellen trotzdem unnötig komplizierte Rechnungen aus. Noch häufiger passiert es, dass sie solche Kleinbetragsrechnungen in der Buchhaltung wie normale Rechnungen verbuchen, was bei einer Prüfung zu Rückfragen führen kann.

So gehst du mit Kleinbetragsrechnungen um

• Prüfe bei jeder Eingangsrechnung: Liegt der Betrag unter 250 € netto?
• Falls ja, kannst du sie in deiner Buchhaltung oft vereinfachter erfassen, ohne alle sonst üblichen Pflichtangaben. Bei Vorsteuerabzug genügt der Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer und die Angabe des Steuersatzes.
• Kontrolliere auch deine eigenen Ausgangsrechnungen: Wenn du oft Kleinstbeträge abrechnest (z. B. an Privatkund:innen), darfst du dir die vollständigen Angaben sparen – solange du dich an die Vorgaben für Kleinbetragsrechnungen hältst. Das macht deine Buchhaltung übersichtlicher und vermeidet unnötige Fehler.

➡️ Hier erfährst du alles, was du über Rechnungen wissen musst.

6. Investitionsabzugsbetrag (IAB) wird übersehen

Viele Selbstständige wissen gar nicht, dass sie größere geplante Investitionen schon vorab steuermindernd berücksichtigen können – und zahlen so in umsatzstarken Jahren unnötig hohe Steuern. Der Investitionsabzugsbetrag (kurz) erlaubt dir, bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten für bestimmte Wirtschaftsgüter schon jetzt gewinnmindernd abzusetzen. Der IAB (nach § 7g EstG) senkt deine Steuerlast, obwohl du die Anschaffung erst in den nächsten drei Jahren realisierst.

So nutzt du den IAB richtig

• Überlege am Jahresende: Planst du in den nächsten drei Jahren Investitionen, z. B. für Computer, Kameras, Maschinen oder ein Firmenfahrzeug?
• Dann kannst du dafür einen IAB bilden und so deinen Gewinn schon jetzt reduzieren.
• Wichtig: Notiere dir gut, für welche geplante Investition du den IAB geltend gemacht hast, und behalte die Frist im Blick. Denn spätestens nach drei Jahren musst du das Wirtschaftsgut tatsächlich anschaffen, sonst musst du den Abzugsbetrag rückwirkend wieder auflösen.

7. Betriebsausgabenpauschalen nicht genutzt

Gerade Freiberufler:innen wie Journalist:innen, Künstler:innen, Schriftsteller:innen oder bestimmte Dozent:innen sammeln häufig mühsam jeden einzelnen Beleg, um ihre Betriebsausgaben nachzuweisen. Dabei könnten sie in vielen Fällen stattdessen einfach eine gesetzliche Betriebsausgabenpauschale nutzen. Diese erlaubt es, pauschal einen Prozentsatz der Einnahmen als Betriebsausgaben abzuziehen – ohne Einzelnachweise. Wer diese Möglichkeit nicht nutzt, macht sich unnötig viel Arbeit und riskiert sogar, am Ende weniger abzusetzen, als die Pauschale gebracht hätte.

So prüfst du, ob du die Pauschale anwenden kannst

• Schau nach, ob deine Tätigkeit unter die Berufsgruppen fällt, für die Pauschalen fürBetriebsausgaben vorsieht (EStH H 18.2). Betroffen sind:
  • Hauptberufliche Journalist:innen und Schriftsteller:innen: 30 % der Betriebseinnahmen, seit 2023 maximal 3.600 € pro Jahr.
  • Nebenberufliche Wissenschaftler:innen und Künstler:innen: 25 % der Betriebseinnahmen, seit 2023 maximal 900 € pro Jahr (einmalig für alle Nebentätigkeiten). 
  • Hinweis: Dies gilt auch für schriftstellerische, künstlerische oder wissenschaftliche Nebentätigkeiten sowie nebenberufliche Lehr- und Prüfungstätigkeiten, die nicht unter die sogenannte „Übungsleiterpauschale“ nach §3 Nr. 26 EStG fallen.
• Falls ja, kannst du die Pauschale statt der tatsächlichen Betriebsausgaben geltend machen. Belege musst du dann dafür nicht mehr sammeln (außer für Ausgaben, die über die Pauschale hinausgehen).
• Rechne trotzdem einmal grob nach, ob deine tatsächlichen Kosten nicht höher wären. Nur wenn die Pauschale günstiger ist (oder weniger Stress macht), lohnt sich der Wechsel.

➡️ Apropos Übungsleiterpauschale: So gibt’s du dein Ehrenamt korrekt in der Steuererklärung an.

8. Kleinunternehmer verzichten auf Abschreibungen

Viele Kleinunternehmer:innen gehen davon aus, dass sie keine Abschreibungen (AfA) brauchen, weil sie ja keine Umsatzsteuer zahlen müssen. Dabei hat das eine mit dem anderen gar nichts zu tun. Die AfA betrifft die Einkommensteuer – und die zahlen auch Kleinunternehmer:innen. Wer teure Anschaffungen, z. B. für Computer, Kameras oder Werkzeuge, entweder gar nicht abschreibt oder direkt komplett im ersten Jahr ansetzt, verschenkt dabei oft bares Geld.

Denn: Kosten, die über 800 € netto liegen (GWG-Grenze), müssen auf mehrere Jahre verteilt werden. Wer das nicht tut und alles sofort geltend macht, riskiert im nächsten Jahr unnötig hohe Gewinne (weil dann keine AfA mehr übrig ist) und damit auch eine höhere Steuerlast.

So nutzt du clever deine Abschreibungsmöglichkeiten 

• Prüfe bei jeder größeren Anschaffung: Liegt sie über 800 € netto?
• Falls ja, setze sie nicht komplett im Kaufjahr an, sondern verteile sie über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (z. B. 3 Jahre bei Laptops, 13 Jahre bei Büromöbeln).

💡 Tipp: Durch die Verteilung senkst du deinen Gewinn gleichmäßiger über die Jahre – und vermeidest zu hohe Steuervorauszahlungen.

➡️ Abschreibungen: AfA, Poolabschreibungen & Co. für Selbständige

9. Bewirtungskosten falsch angesetzt

Ein nettes Essen mit Kund:innen, ein Kaffee mit potenziellen Geschäftspartner:innen – das gehört für viele Selbstständige einfach dazu. Steuerlich werden solche Bewirtungskosten aber streng behandelt: Nur 70 % sind tatsächlich als Betriebsausgabe abziehbar, die restlichen 30 % gelten als privat veranlasst und sind nicht absetzbar. Viele verbuchen versehentlich den vollen Betrag, was das Finanzamt spätestens bei einer Prüfung beanstandet.

Ein zweites Problem: Ohne korrekten Bewirtungsbeleg (mit Datum, Anlass, Ort und Teilnehmenden) werden Bewirtungskosten oft gar nicht anerkannt.

So machst du es richtig

• Verbuch die Kosten von Anfang an korrekt:
  • 70 % Betriebsausgabe,
  • 30 % nicht abziehbare Betriebsausgabe.
• Nutze dafür getrennte Konten oder Buchungskategorien, damit das bei der Steuererklärung gleich richtig ausgewiesen wird.
• Fülle bei jedem Restaurantbesuch direkt einen Bewirtungsbeleg aus und hefte ihn an die Rechnung. Darauf sollten stehen:
  • Wer wurde bewirtet,
  • wann und wo,
  • und zu welchem geschäftlichen Anlass.

10. Geschenke falsch behandelt

Ein kleines Präsent für treue Kund:innen oder Kooperationspartner:innen – das ist sympathisch, kann aber steuerlich heikel sein. Geschenke an Geschäftspartner:innen sind nämlich nur bis 35 € netto pro Jahr und Empfänger:in als Betriebsausgabe abzugsfähig. Viele Selbstständige kennen diese Grenze gar nicht oder übersehen, dass schon ein Geschenk für 36 € netto dazu führt, dass der gesamte Betrag nicht mehr abziehbar ist. Es gilt hier eine strikte „Alles-oder-nichts“-Regel.

Ein weiteres Problem: Wer solche Geschenke nicht gesondert bucht, sondern unter allgemeine Werbekosten mischt, riskiert, dass das Finanzamt bei einer Prüfung nachfragt – und schlimmstenfalls alles streicht.

So buchst du Geschenke

• Achte darauf, bei Geschenken für Geschäftspartner:innen die 35-€-Grenze strikt einzuhalten. Alles darüber ist komplett nicht abziehbar.
• Verbuch Geschenke immer auf einem separaten Konto (z. B. „Geschenke an Geschäftspartner“). So kannst du bei einer Prüfung schnell belegen, welche Geschenke an wen gegangen sind.
• Wichtig: Für Kundengeschenke über 10 € netto musst du die Aufwendungen zusätzlich aufzeichnen, damit der Betriebsausgabenabzug bestehen bleibt (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG).

➡️ Nicht nur Geschenke können bei der Steuer angegeben werden. Hier stellen wir dir weitere überraschende Dinge vor, die von der Steuer absetzbar sind.

Fazit: Mit ein bisschen Aufmerksamkeit sparst du viel Ärger (und Geld)

Wie du siehst, passieren selbst gut organisierten Selbstständigen schnell Fehler bei Betriebsausgaben und Abschreibungen. Manche wirken auf den ersten Blick harmlos, können aber bei einer Steuerprüfung teuer werden oder dafür sorgen, dass du unnötig hohe Steuern zahlst.

Die gute Nachricht: Mit ein wenig Aufmerksamkeit, einem klaren System für Belege und Buchungen und dem Wissen um die typischen Stolperfallen kannst du das leicht vermeiden. So bleibt mehr Zeit (und Budget) für das, was dir wirklich wichtig ist – dein Business.

💡 Tipp: Wenn du dabei Unterstützung möchtest, schau dir Tools wie die Accountable-App an. Damit kannst du Belege direkt digital erfassen, Einnahmen & Ausgaben automatisch zuordnen und behältst Abschreibungen, Fahrtkosten & Co. immer im Blick.

➡️ Mehr Infos findest du in unserem Grundlagen-Artikel „Buchhaltung für Selbstständige: Grundlagen, Möglichkeiten und hilfreiche Tipps“.

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Autor - Markus Thomas Boldt

Markus ist ein erfahrener Steuerberater-Partner bei Accountable. Er schreibt und berät zu den Themen Finanzplanung, Steuerstrategien und Unternehmensgründung.

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