Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?

Die Quittung für den neuen Bürostuhl, deine erste selbstgeschriebene Rechnung im Geschäftsjahr oder eine Notiz zur Privatentnahme – Dokumente mit steuerrechtlicher Relevanz gibt es zuhauf, das Potenzial für Unsicherheiten ist entsprechend hoch.

Gerade frisch gebackene Freelancer:innen stellen sich oft die Frage: Welche Unterlagen muss ich in welcher Form aufheben? Hier erfährst du, welche Aufbewahrungsfristen für deine Steuerunterlagen gelten.

Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen als selbstständige Person

Für Selbstständige gelten zwei gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen: acht Jahre für Buchungsbelege (vorher zehn Jahre) und sechs Jahre für Dokumente, die im erweiterten Sinne relevant für deine steuerliche Situation sind. Dazu zählt unter anderem Geschäftskorrespondenz, auch wenn diese nicht in einer Rechnung mündet; zum Beispiel, wenn du auf Anfrage ein Angebot an einen Interessenten bzw. eine Interessentin schickst. Die Fristen sind im Steuer- und Handelsgesetz festgelegt.

Die bisherige zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen, Einkommensteuerklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen wurde auf acht Jahre verkürzt. Diese Änderung gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist.

Einen Überblick über die wichtigsten Dokumente und die dazugehörigen Fristen haben wir dir hier zusammengestellt:

6 Jahre Aufbewahrungsfrist:

• Jegliche E-Mails und Briefe, die du im Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit empfangen oder versendet hast, wie zum Beispiel:
  • Zahlungserinnerungen und Mahnungen (egal, ob du Gläubiger oder Schuldner bist)
  • Vertragsangebote (auch, wenn diese nicht oder erst später angenommen werden)
  • Einladungen zu Konferenzen
• Arbeitszeitlisten
• Fahrtenbücher
• Reisekostenabrechnungen

8 Jahre Aufbewahrungsfrist:

• Inventar (Vermögen und Schulden)

• Erhaltene Rechnungen (zum Beispiel beim Kauf eines neuen Arbeitslaptops)

• Geschriebene Rechnungen (zum Beispiel für deine Tätigkeit als Freelancer:in)

• Deine Steuererklärungen der einzelnen Jahre

• Die Umsatzsteuervoranmeldung

• Bewirtungsbelege für Geschäftsessen

• Zollanmeldungen 

💡 Tipp von Accountable: Lieber haben als brauchen. Um immer auf der sicheren Seite zu stehen, solltest du dich im Zweifelsfall auf die achtjährige Aufbewahrungsfrist berufen.

Wer muss die Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen beachten?

lle Selbstständigen und Unternehmer, die nach Steuer- oder Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet sind, müssen die Aufbewahrungsfristen beachten. Dies gilt nicht nur für die klassischen kaufmännischen Unternehmen, sondern auch für Freelancer:innen, die ihre Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen. Folgende Personen sind zur Aufbewahrung verpflichtet:

• Einzelunternehmen: Der Geschäftsinhaber
• Gesellschaften (GbR, OHG): Alle Gesellschafter
• GmbH und UG: Die Geschäftsführer:innen
• AG, Vereine, Stiftungen: Die Vorstände

Auch bei mehreren Mitunternehmer:innen gilt die Aufbewahrungspflicht für den einzelnen Betrieb.

Wann beginnen und enden Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen?

Unabhängig von der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsdauer beginnt die Frist stets mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Das bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist nicht ab dem Ausstellungsdatum des Belegs zählt, sondern erst zum Jahresende beginnt.

Das ist ein entscheidendes Detail, das selbst bei erfahrenen Selbstständigen hin und wieder zu Missverständnissen führt. Deshalb findest du nachfolgend zwei Beispiele, die dir verdeutlichen, wann Fristen beginnen und ablaufen.

Beispiel 1: Die Steuererklärung 

Steuererklärungen werden meist im Folgejahr für das zurückliegende Jahr erstellt. Wenn du deine Steuererklärung für 2025 beispielsweise im Juni 2026 anfertigst, gilt das Entstehungsjahr des Dokuments, also 2026, als Maßstab. Die achtjährige Aufbewahrungsfrist beginnt dann erst nach Ablauf des Erstellungsjahrs, sprich zum 01.01.2027. Ab diesem Zeitpunkt musst du deine Steuererklärung für das Jahr 2025 acht Jahre lang bis zum 31.12.2035 archivieren.

Beispiel 2: Der E-Mail-Verkehr mit einem potenziellen Kunden

Wie du bereits gelernt hast, fällt auch Geschäftskorrespondenz unter die steuerlich relevanten Dokumente und es gilt die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Wenn du von einem Unternehmen angefragt wirst und ihr im ersten Schritt nur grob die Vorstellungen an eine Zusammenarbeit diskutiert, spricht der Gesetzgeber bereits von Geschäftskorrespondenz. Die Frist beginnt auch hier erst nach Ablauf des Geschäftsjahres. Das bedeutet, dass du die E-Mails aus dem Jahr 2024 vom 01.01.2025 bis zum 31.12.2031 jederzeit vorzeigen können musst.

💡 Tipp von Accountable: Selbstständige müssen an viele verschiedene Fristen denken, daher haben wir dir hier eine Übersicht über die wichtigsten Steuerfristen zusammengestellt.

Belege für die Steuer im Original oder als Kopie?  

In der heutigen digitalen Welt fragen sich viele Selbstständige und Freelancer:innen, ob sie steuerrelevante Dokumente weiterhin in Papierform aufbewahren müssen. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen ist das nicht erforderlich. Wichtig ist jedoch, dass du deine Steuerunterlagen während der geltenden Aufbewahrungsfristen jederzeit vorlegen kannst – unabhängig davon, ob sie physisch oder digital archiviert sind.

Für die digitale Archivierung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Das bedeutet, dass digitalisierte Belege unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und gut lesbar gespeichert werden müssen. Es ist unerlässlich, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die den Prozess der Digitalisierung und Archivierung beschreibt. So muss beispielsweise nachvollziehbar sein, welches Dokument wann und von wem gescannt wurde.

Belege auf Thermopapier, wie sie häufig in Supermärkten oder Restaurants verwendet werden, neigen dazu, mit der Zeit zu verblassen. Um sicherzustellen, dass diese Belege auch nach Jahren noch lesbar sind, solltest du sie zeitnah einscannen oder kopieren. So kannst du sie digital archivieren und bist im Falle einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

Rechnungsoriginale im Vorsteuer-Vergütungsverfahren und bestimmte Abschlussunterlagen erfordern besondere Vorsicht: Unternehmen, die im Inland keine Umsätze erzielen, aber Vorsteuer geltend machen möchten, sind verpflichtet, die Originalrechnungen vorzulegen. Ebenso sollten Bilanzen und Abschlüsse grundsätzlich im Original aufbewahrt werden, da diese Dokumente oft eine höhere rechtliche Bedeutung haben.

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Betriebsprüfung durch das Finanzamt – das musst du vorzeigen 

Die richtige Aufbewahrung deiner Steuerunterlagen ist nicht nur für die Selbstorganisation elementar, sondern vor allem der Grundstein für eine unkomplizierte Betriebsprüfung. Wenn sich das Finanzamt für solch eine Prüfung an dich wendet, werden die Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer kontrolliert. Je besser du vorbereitet bist, desto angenehmer wird die Kooperation mit dem Finanzamt.

Du solltest deshalb kontinuierlich alle buchhalterischen Belege vollständig und einfach abrufbar ablegen – entweder ausgedruckt und ordnungsgemäß abgeheftet oder digitalisiert auf einem externen Datenträger, beispielsweise einer CD oder einem USB-Stick. Dabei kannst du dich an der Auflistung und den Fristen der oben genannten steuerlich relevanten Dokumente orientieren.

Denk dran: Die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Dokumente ist nicht nur für das Finanzamt wichtig, sondern auch für deinen eigenen Geldbeutel. Schließlich kannst du Belege nur dann absetzen, wenn du sie in der geforderten Form vorzeigen kannst.

➡️Was du für ein maximales Steuerersparnis alles von der Steuer absetzen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.

Wann verlängern sich die Aufbewahrungsfristen?

Unter bestimmten Umständen kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern. Dies tritt ein, wenn das Finanzamt noch keine endgültige Steuerfestsetzung vorgenommen hat oder wenn eine Außenprüfung anhängig ist. Hier sind einige Fälle, in denen sich die Frist verlängern kann:

• Eine begonnene Außenprüfung
• Eine vorläufige Steuerfestsetzung
• Anhängige steuerstrafrechtliche Ermittlungen
• Ein laufendes Rechtsbehelfsverfahren nach einer Betriebsprüfung

In diesen Fällen bleibt die Aufbewahrungspflicht bestehen, bis die Festsetzungsfrist abgelaufen oder die Prüfung abgeschlossen ist.

Fazit: So behältst du den Überblick über die Aufbewahrungsfristen deiner Steuerunterlagen

Die Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen sind ein wichtiger Bestandteil der Selbstständigkeit, um den steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und bei einer möglichen Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen. Seit Beginn 2025 gelten für viele Belege kürzere Aufbewahrungsfristen, wie z. B. die Reduzierung der Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre. Um auf der sicheren Seite zu bleiben, ist es empfehlenswert, alle Steuerunterlagen ordnungsgemäß und fristgerecht zu archivieren – sowohl in Papierform als auch digital. So kannst du im Falle einer Betriebsprüfung schnell und unkompliziert alle relevanten Dokumente vorlegen.

Besonders wichtig ist es, auch die spezifischen Anforderungen für bestimmte Unterlagen wie Zollbelege oder internationale Rechnungen zu beachten, da diese längere Aufbewahrungsfristen haben können. Eine regelmäßige Überprüfung deiner Archivierungsprozesse sorgt dafür, dass du bei einer Betriebsprüfung gut vorbereitet bist und mögliche rechtliche oder finanzielle Komplikationen vermeidest.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen

Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen müssen in der Regel acht Jahre lang aufbewahrt werden, wenn sie steuerlich relevant sind, wie z.B. Rechnungen für Einkäufe, die du für dein Geschäft tätigst. Für Geschäftskorrespondenz gelten sechs Jahre.

Gilt die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für alle Steuerunterlagen?

Nein, die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren gilt vor allem für Buchungsbelege (z.B. Rechnungen und Steuererklärungen). Andere Dokumente, wie Geschäftskorrespondenz oder Arbeitszeitlisten, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Das bedeutet, die Frist läuft nicht ab dem Datum des Dokuments, sondern ab dem 1. Januar des Folgejahres.

Kann ich Steuerunterlagen auch digital aufbewahren?

Ja, du kannst Steuerunterlagen auch digital aufbewahren, solange sie unveränderbar, vollständig und lesbar archiviert sind. Achte darauf, dass die Digitalisierung gemäß den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) erfolgt und eine Verfahrensdokumentation vorliegt.

Muss ich alle Steuerunterlagen im Original aufbewahren?

Nicht unbedingt. Du kannst die meisten Unterlagen digital aufbewahren. Thermobelege (wie Quittungen aus Supermärkten oder Restaurants) sollten jedoch zeitnah digitalisiert werden, da sie mit der Zeit verblassen können.

Muss ich Unterlagen für internationale Geschäfte anders aufbewahren?

Ja, Zollbelege und Exportdokumente müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Wenn du Vorsteuerabzug geltend machst, sollten auch Rechnungen von internationalen Lieferanten sorgfältig archiviert werden, da das Finanzamt diese jederzeit überprüfen kann.

Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungsfristen nicht einhalte?

Wenn du die Aufbewahrungsfristen nicht einhältst, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen. Zudem können Steuerstrafen oder Verzögerungsgelder verhängt werden. Im schlimmsten Fall kann eine Steuerhinterziehung vorliegen.