Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer

Als Selbstständige:r bist du oft beruflich unterwegs und möglicherweise fallen Reisekosten an, die du abrechnen oder steuerlich absetzen möchtest. Eine ordnungsgemäße Abrechnung ist nicht nur wichtig, um deine Ausgaben im Blick zu behalten, sondern auch, um steuerliche Vorteile zu nutzen und deine beruflichen Ausgaben korrekt zu erfassen.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie die Reisekostenabrechnung als Selbstständige:r oder Freelancer:in funktioniert und welche Schritte du beachten solltest.

Welche Reisekosten können Freelancer und Selbstständige abrechnen? 

Als Selbstständige:r oder Freelancer:in kannst du Reisekosten in Rechnung stellen, die im Rahmen beruflicher Tätigkeiten anfallen. Dabei ist es wichtig, zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben zu unterscheiden, da nur die tatsächlich beruflich veranlassten Kosten in die Abrechnung einfließen können. Zu den typischen Reisekosten, die abgerechnet werden können, gehören:

• Fahrtkosten: Hierunter fallen die Kosten für An- und Abreise zum Geschäftstermin oder Kundenbesuch, sei es mit dem eigenen Auto, der Bahn oder einem Flugzeug.
• Übernachtungskosten: Kosten für Hotelübernachtungen, wenn diese im Zuge einer beruflichen Reise anfallen.
• Verpflegungspauschalen: Diese Pauschalen können für Verpflegung während der Geschäftsreise geltend gemacht werden, wenn keine Einzelnachweise für Mahlzeiten vorliegen.
• Taxi- und Mietwagenkosten: Kosten für Taxi- oder Mietwagenfahrten im Rahmen der Geschäftsreise können ebenfalls abgerechnet werden.
• Reiseversicherungen: Kosten für beruflich veranlasste Reiseversicherungen, wie zum Beispiel eine Auslandskrankenversicherung, können abgerechnet werden.
• Geschäftsessen: Kosten für Geschäftsessen können in angemessenem Rahmen als Reisekosten abgesetzt werden, sofern sie beruflich veranlasst sind.

➡️ Was kann man als Selbstständiger von der Steuer absetzen?

Wann sind Reisekosten absetzbar? 

Reisekosten sind unter bestimmten Bedingungen steuerlich absetzbar. Als Selbstständige:r oder Freelancer:in kannst du beruflich veranlasste Reisekosten von der Steuer absetzen, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Beruflicher Zusammenhang: Die Reise muss beruflich veranlasst sein, das bedeutet, dass sie im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit stattfindet und einen klaren Bezug zu deinem Unternehmen oder deinen Aufträgen hat.
• Nachweis von Ausgaben: Du musst die tatsächlichen Kosten nachweisen können, entweder durch Belege oder durch Pauschbeträge, die für Verpflegung oder Übernachtung gelten.
• Abrechnung bei Arbeitgebern oder Kunden: Reisekosten können nur abgesetzt werden, wenn sie nicht bereits von Auftraggebern oder Arbeitgebern erstattet wurden. Du darfst die Kosten also nicht doppelt geltend machen.
• Reisekostenabrechnung fristgerecht einreichen: Die Reisekostenabrechnung muss zeitnah und fristgerecht eingereicht werden, um steuerliche Vorteile geltend machen zu können.

Es ist ratsam, sich über die aktuellen steuerlichen Regelungen und Pauschbeträge für Reisekosten zu informieren oder eine:n Steuerberater:in zu Rate zu ziehen, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen erfüllt sind und die Reisekosten korrekt abgesetzt werden können.

Eine sorgfältige Dokumentation und Erfassung der Ausgaben sind dabei unerlässlich, um bei eventuellen Nachfragen seitens des Finanzamts alle Nachweise vorlegen zu können.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand? 

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger Bestandteil, wenn es um Reisekosten für Freelancer:innen und Selbstständige geht. Er bezieht sich auf die Verpflegungskosten, die während einer Dienstreise oder Geschäftsreise anfallen. Als Selbstständige:r oder Freelancer:in kannst du diese Kosten in der Regel steuerlich geltend machen, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Der Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt die Kosten für Mahlzeiten während der Reise und variiert je nach Dauer des Aufenthalts und des Reiseziels. Es werden Pauschbeträge festgelegt, die abhängig von der Abwesenheitsdauer gelten. Diese Pauschalen sind steuerlich anerkannt und können ohne Einzelnachweise geltend gemacht werden. Sie sollen den Aufwand für Verpflegung abdecken, den eine Person typischerweise während einer Geschäftsreise hat. 

Aktuell liegt der Pauschbetrag bei An- und Abreise am selben Tag bei 14 Euro. Musst du übernachten, sind es 28 Euro.

💡Tipp von Accountable: Die genauen Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand werden vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt und können sich jährlich ändern. Um den Verpflegungsmehraufwand korrekt und vollständig abzusetzen, ist es wichtig, die aktuellen steuerlichen Regelungen und Pauschbeträge zu berücksichtigen. 

In 6 Schritten zur erfolgreichen Reisekostenerstattung

Befolge diese sechs Schritte, um deine Reisekosten korrekt zu erfassen und abzusetzen:

1. Erfasse deine Reisekosten sorgfältig

Der erste Schritt zur Reisekostenabrechnung ist die genaue Erfassung deiner Ausgaben während der Geschäftsreisen. Notiere alle Kosten wie beispielsweise Flug- und Zugtickets, Hotelübernachtungen, Verpflegung, Taxi- oder Mietwagenkosten sowie andere anfallende Ausgaben. Es ist wichtig, Belege und Rechnungen aufzubewahren, da diese als Nachweis für deine Ausgaben dienen.

2. Unterscheide zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben

Bei der Reisekostenabrechnung ist es wichtig, zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben zu unterscheiden. Nur die tatsächlich beruflich veranlassten Kosten können steuerlich abgesetzt oder in Rechnung gestellt werden. Falls du privat veranlasste Ausgaben während der Reise hattest, sollten diese nicht in die Reisekostenabrechnung einfließen.

3. Verwende eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung

Um den Überblick über deine Reisekosten zu behalten, kannst du eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu verwenden. Es gibt viele kostenlose Vorlagen online, die du an deine individuellen Bedürfnisse anpassen kannst. Die Vorlage sollte alle relevanten Informationen enthalten, wie zum Beispiel Reisedatum, Reiseziel, Art der Ausgaben und den Betrag.

4. Beachte die steuerlichen Regelungen

Als Selbstständige:r oder Freelancer:in kannst du in der Regel deine beruflich veranlassten Reisekosten steuerlich geltend machen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen und weitere geschäftlich bedingte Ausgaben. Es ist empfehlenswert, sich über die aktuellen steuerlichen Regelungen und Pauschbeträge zu informieren oder eine:n Steuerberater:in zu Rate zu ziehen, um steuerliche Vorteile bestmöglich auszunutzen.

5. Reiche deine Reisekostenabrechnung fristgerecht ein

Wenn du Reisekosten in Rechnung stellen möchtest, reiche deine Reisekostenabrechnung fristgerecht bei deinem Auftraggeber oder Kunden ein. Eine zeitnahe Abrechnung erleichtert auch dir die Übersicht über deine Ausgaben und sorgt für eine schnellere Bearbeitung.

6. Nutze digitale Tools zur Vereinfachung

Bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige können dir auch Tools helfen. Sie ermöglichen eine einfache Erfassung und Verwaltung deiner Ausgaben, automatische Berechnung von Pauschalen und eine übersichtliche Darstellung deiner Reisekosten.

Zusammenfassung

Eine sorgfältige Reisekostenabrechnung ist für Selbstständige und Freelancer:innen unerlässlich, um Ausgaben zu kontrollieren, steuerliche Vorteile zu nutzen und professionell gegenüber Auftraggeber:innen aufzutreten.

Erfasse deine Ausgaben genau, nutze gegebenenfalls eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung, beachte steuerliche Regelungen und reiche deine Abrechnung fristgerecht ein. Durch eine effiziente Reisekostenabrechnung behältst du den Überblick über deine Finanzen und kannst dich voll und ganz auf deine beruflichen Herausforderungen konzentrieren.