Post vom Finanzamt: Was sie bedeutet und wie du reagieren musst

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Kennst du das Gefühl? Beim Blick in den Briefkasten siehst du einen Umschlag vom Finanzamt und sofort denkst du: Was habe ich jetzt wieder falsch gemacht? Muss ich etwas nachzahlen? Oder habe ich etwa eine Frist verpasst? 

Dabei geht es in diesen Briefen primär darum, dich auf Änderungen oder anstehende Fristen zu erinnern. Sie sind also gar nicht dazu gedacht, dich in Bedrängnis zu bringen, sondern genau das Gegenteil zu erreichen: Sie wollen dich auf etwas hinweisen und dir ausreichend Zeit einräumen, darauf zu reagieren.

Um dir also zukünftig die Angst vor Briefen vom Finanzamt zu nehmen, erklären wir dir auf dieser Seite einmal, was die häufigsten Schreiben vom Finanzamt sind und was sie für dich bedeuten.

Außerdem haben wir ein kostenloses KI-Tool gebaut, das deinen Brief analysiert und dir eine verständliche Erklärung liefert! Hier kannst du es testen!

Brief nach der Anmeldung der Selbstständigkeit

Um in Deutschland selbstständig zu arbeiten, musst du dich entsprechend bei den Behörden anmelden. Dafür musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, was du bei uns auf der Seite ganz einfach online erledigen kannst. 

Nachdem du das Formular abgeschickt hast, heißt es erst einmal warten, und zwar auf deine Steuernummer. Ohne die darfst du nämlich nicht offiziell Rechnungen im Rahmen deiner Selbstständigkeit stellen. 

Nach etwa 2-4 Wochen solltest du einen Brief mit deiner neuen Steuernummer erhalten.  Wie lange es tatsächlich dauert, hängt dabei von der Auslastung deines für dich zuständigen Finanzamtes ab. Die Steuernummer unterscheidet sich von deiner Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID), die lebenslang gleichbleibt, und dient ausschließlich der Zuordnung deiner betrieblichen Steuerangelegenheiten.

➡️ Mehr Infos über die Bedeutung der unterschiedlichen Steuernummern findest du hier.

Der BriefBrief, den du erhältsterhältst, sieht sieht so aus:

Hier findest du also nun deine neue Steuernummer, die du ab sofort für Abrechnungen zu deiner selbstständigen Tätigkeit nutzen kannst. Zudem enthält es wichtige Informationen zu deinen Steuerpflichten, Fristen und Zahlungsmöglichkeiten. Dazu zählen deine jährlich fällige Einkommenssteuererklärung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

➡️ Klicke hier für eine Schritt-für-Schritt-Erklärung dieses Schreibens!

Post vom Finanzamt zur Steuererklärung

Nachdem du deine Einkommensteuererklärung als Selbstständige:r eingereicht hast, musst du auf die Überprüfung deiner eingereichten Angaben warten. Wie lange du auf deinen Steuerbescheid wartest, ist dabei ebenfalls wieder von der Auslastung deines Finanzamtes abhängig. Das kann von drei Wochen bis zu zwei Monaten dauern, hab also ruhig ein bisschen Geduld.

Nachdem deine Steuererklärung bearbeitet wurde, erhältst du postalisch deinen Steuerbescheid. In diesem ist festgehalten, welcher Steuersatz für die von dir angegebenen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit angewendet wurde.

Auf dem Steuerbescheid ist außerdem aufgeführt, wie viel du zusätzlich für den Solidaritätsbeitrag, kurz Soli, abgeben musst. Das ist ein 1991 eingeführter Solidaritätszuschlag, der ursprünglich dazu gedacht war, die Kosten der deutschen Wiedervereinigung zu finanzieren. Bei Arbeitnehmer:innen wird er direkt vom Nettogehalt abgezogen und bei Selbstständigen über das zu versteuernde Einkommen. 

Es gibt allerdings auch eine Freigrenze für den Solidaritätsbeitrag. Das letzte Mal wurde sie 2021 angehoben. Seitdem musst du den Betrag erst ab einem Einkommen von 19.950 Euro zahlen. Voraussichtlich wird die Freigrenze das nächste Mal im Jahr 2026 erhöht.

Du findest auf dem Steuerbescheid zudem noch eine Übersicht der Summen, die du eventuell bereits gezahlt hast bzw. die du dem Finanzamt noch schuldig bist. Hierbei werden bereits getätigte Überweisungen mit der noch ausstehenden Summe verrechnet, sodass du nur die Differenz an das Finanzamt überweisen musst.

Auch wichtig zu beachten ist die angegebene Frist für die Überweisung der noch ausstehenden Steuerschuld, denn wenn du diese verpasst, riskierst du Mahnungen und eventuelle Versäumnisgebühren.  

Brief zu Steuervorauszahlungen 

Wenn du selbstständig arbeitest, dann werden dir nicht wie in einem Angestelltenverhältnis automatisch Steuern von deinem Einkommen abgezogen. Stattdessen bist du selbst dafür verantwortlich, Steuern wegzulegen und sie dann für das ganze Jahr nach Einreichung deiner Steuererklärung an das Finanzamt zu überweisen.

Das kann allerdings schnell zu einer ganz schönen finanziellen Belastung werden, gerade, wenn du dir zu wenig Geld beiseite gelegt hast. Und auch das Finanzamt muss so länger auf Steuereinnahmen warten.

Deswegen und um einen regelmäßigen Steuerfluss in die Staatskasse zu gewährleisten, müssen Selbstständige Steuervorauszahlungen leisten. Die Vorauszahlungen werden für die Einkommenssteuer, die Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer fällig, wenn du diese Zahlen musst. 

Die Summe richtet sich nach deinem erwarteten jährlichen Gewinn und wird vierteljährig, immer zum 10. des Quartalsendes, gezahlt. Die genaue Höhe der Zahlungen berechnet sich aus den Angaben aus deinem letzten Steuerbescheid und wird dir in einem separaten Brief vom Finanzamt mitgeteilt. 

Dieser Brief ist sehr wichtig, da du hier nicht nur die genauen Summen für deine Steuervorauszahlungen, sondern auch die dafür festgelegten Steuerfristen findest. Deswegen solltest du das Schreiben gut aufbewahren!

➡️ Klicke hier für eine detaillierte Erklärung des Briefs! 

➡️ Was du sonst noch über Steuervorauszahlungen wissen solltest, liest du hier.

Briefe zur Umsatzsteuer 

Spätestens mit der Anmeldung deiner Selbstständigkeit solltest du dich einmal mit dem Thema Umsatzsteuer auseinandersetzen, denn diese wird für dich relevant werden.

➡️ Wenn du dich bisher noch nicht mit der Umsatzsteuer beschäftigt hast, kannst du das mit unserem umfassenden Guide zur Umsatzsteuer nachholen.

Grundsätzlich erwarten dich zu bestimmten Zeitpunkten wahrscheinlich mindestens drei Briefe vom Finanzamt, in denen es um die Umsatzsteuer geht: ein Schreiben zur Wahl der Ist- oder Sollversteuerung, eine Benachrichtigung, falls du Kleinunternehmer:in bist und die festgelegte Einkommensgrenze dafür überschritten hast, und ein Hinweis, dass sich dein Voranmeldungszeitraum ändert.

Schauen wir uns diese Briefe einmal genauer an.

Ist- und Sollversteuerung

In der Buchhaltung wird zwischen der Ist- und der Sollversteuerung unterschieden. Diese bezeichnet im Prinzip zwei unterschiedliche Herangehensweisen, um die Höhe deiner fälligen Umsatzsteuer zu berechnen.

Bei der Sollbesteuerung musst du die Umsatzsteuer bereits dann ans Finanzamt abführen, sobald du eine Rechnung gestellt hast. Maßgeblich ist also das Rechnungsdatum, unabhängig davon, wann die Zahlung tatsächlich eingeht.

Die Istbesteuerung funktioniert hingegen anders: Hier wird die Umsatzsteuer erst nach dem Zahlungseingang fällig, wenn deine Kundin oder dein Kunde die Rechnung auch wirklich beglichen hat.

➡️ Mehr Infos zur Ist- und Sollversteuerung inklusive Beispiele findest du hier.

Bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit musst du eine der beiden Versteuerungsweisen auswählen. Dies wird dir anschließend noch einmal in einem Brief vom Finanzamt bestätigt.

In dem Schreiben findest du einen Hinweis darauf, ab wann du die Umsatzsteuer nach deiner gewählten Versteuerung (in diesem Beispiel die Istversteuerung) zahlen musst und eine Begründung, warum diese Art der Versteuerung für dich infrage kommt. 

➡️ Hier erklären wir, was genau in diesem Brief steht - Abschnitt für Abschnitt

Wechsel von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung

Wenn du als Kleinunternehmer:in bisher von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit warst, aber nun doch über die Einkommensgrenze für Kleinunternehmer:innen gekommen bist, dann wirst du ein Schreiben vom Finanzamt dazu erhalten.

In diesem Schreiben wirst du auf die Überschreitung der Umsatzgrenze hingewiesen.

Achtung: Vor 2020 lag die Grenze bei 17.500 Euro, wie du in dem Brief sehen kannst. Seit dem 01.01.2025 wurde diese Grenze jedoch auf 25.000 Euro angehoben.

In dem Brief weist dich dein Finanzamt darauf hin, dass du mehr verdient hast, als unter der Kleinunternehmerregelung vorgesehen. Damit wechselst du automatisch in die Regelbesteuerung und musst Umsatzsteuer abführen.

Je nachdem, wann der Brief bei dir ankommt, kann es außerdem sein, dass dir eine Fristverlängerung für die Abgabe der fälligen Umsatzsteuervoranmeldungen eingeräumt wird.

Achtung: Auch wenn der Brief erst Mitte des Jahres bei dir ankommt, musst du für das gesamte Kalenderjahr Umsatzsteuer zahlen. Deswegen solltest du unbedingt deine Einkünfte überwachen und sobald du die Grenze überschreitest, automatisch Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.

➡️ Was du sonst noch über den Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wissen musst, erfährst du hier.

Änderung Umsatzsteuer-Zeitraum

Mahnschreiben und Erinnerungen

Es kann immer mal passieren, dass du eine Frist verpasst oder eine Zahlung vergessen hast. In der Regel erinnert dich das Finanzamt an die Abgabe bestimmter Unterlagen oder an ausstehende Zahlungen. Wenn du dies aber zu lange missachtest, kann es sein, dass ein Mahnbrief bei dir eintrudelt.

In diesem Beispiel wurde das Zahlen der Umsatzsteuer versäumt, weswegen ein Säumniszuschlag von 12.50 Euro festgesetzt wurde. Dieser Betrag muss nun zusätzlich zu der ausstehenden Umsatzsteuer überwiesen werden.

Wenn dies nicht bis zum festgesetzten Datum geschieht, werden weitere Gebühren fällig.

➡️Freiberufler aufgepasst: Diese Steuerfristen solltest du kennen.

Einspruchsfristen & Rechtsbehelfsbelehrung

In vielen Schreiben des Finanzamts findest du am Ende eine sogenannte Rechtsbehelfsbelehrung. Sie informiert dich darüber, dass du in der Regel innerhalb eines Monats nach Zustellung Einspruch gegen den Bescheid einlegen kannst. Verpasst du diese Frist, wird der Bescheid rechtskräftig und lässt sich nur noch in Ausnahmefällen ändern. Lies deshalb jeden Brief genau und reagiere rechtzeitig, wenn du Fehler vermutest.

Elektronische Post vom Finanzamt (ELSTER-Postfach)

eben klassischen Briefen verschickt das Finanzamt immer häufiger Mitteilungen über das ELSTER-Postfach. Dort erhältst du Bescheide und Benachrichtigungen digital. Das spart Papier und kommt oft schneller bei dir an. Wichtig ist aber, dass du dein Postfach regelmäßig überprüfst, auch wenn keine automatische E-Mail-Benachrichtigung erfolgt. Denn Fristen laufen unabhängig davon, ob du die Nachricht schon gelesen hast.

➡️ Nähere Infos zur staatlichen Steuersoftware ELSTER

Fazit: Keine Angst vor Post vom Finanzamt

Jetzt kennst du die gängigsten Briefe, die Selbstständige vom Finanzamt bekommen. Es gibt also keinen Grund, in Panik zu verfallen und zu verzweifeln, wenn du als Absender dein Finanzamt erkennst.

Wenn du trotzdem mal einen Brief bekommen solltest, den du nicht verstehst oder der deiner Meinung nach vielleicht sogar nicht gerechtfertigt ist, dann lohnt es sich, Hilfe von einem Experten oder einer Expertin in Anspruch zu nehmen.

💡Darüber hinaus bietet dir Accountable zahlreiche Möglichkeiten, um nicht nur deine Buchhaltung, sondern auch die Korrespondenz mit dem Finanzamt zu vereinfachen. Über unsere Seite kannst du nämlich nicht nur deine Selbstständigkeit beim Finanzamt anmelden, sondern auch direkt und automatisch in der kostenlosen Accountable App deine Umsatzsteuervoranmeldungen ausfüllen und an das Finanzamt schicken.

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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