ELSTER: Das musst du zur staatlichen Steuersoftware wissen

Wenn du schon einmal eine Steuererklärung eingereicht hast, dann wird dir der Begriff ELSTER sicherlich geläufig sein. Über die digitale Steuerplattform kannst du nicht nur deine Einkommensteuererklärung einreichen, sondern auch viele weitere Formulare via ELSTER an das Finanzamt übermitteln.

Wie du dich bei ELSTER anmelden kannst, welche Funktionen du wahrscheinlich am häufigsten benötigen wirst und welche einfachen Alternativen es zu ELSTER gibt, haben wir dir in unserem Guide zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ELSTER?
• Wer kann ELSTER nutzen?
  • ELSTER für Kleinunternehmer
  • Mein ELSTER Zusammenveranlagung für Eheleute
  • ELSTER Steuererklärung als Student
• Wie melde ich mich bei ELSTER an?
• Welche Funktionen hat ELSTER?
  • Steuererklärung über ELSTER einreichen
  • Umsatzsteuer über ELSTER
  • Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ELSTER
  • ELSTER Formular EÜR
  • ELSTER Anlage S
• Über ELSTER mit dem Finanzamt kommunizieren
• Kann ich die Arbeit in ELSTER unterbrechen?
• Was kann ELSTER nicht?
• Welche Alternativen gibt es zu ELSTER?

Was ist ELSTER?

ELSTER ist eine kostenlose und webbasierte Steuersoftware, mit der alle in Deutschland steuerpflichtig gemeldeten Personen digital ihre Steuererklärung einreichen können. Der Name ELSTER steht dabei für „elektronische Steuererklärung”.

Die Software wurde 1996 eingeführt, um das Einreichen der Steuererklärung einfacher und sicherer zu machen. Darüber hinaus ermöglicht ELSTER die papierfreie Abgabe aller Daten, die für Steuerbescheide relevant sind. Koordiniert wird die Software vom Bayerischen Landesamt für Steuern, das auch die Rechte an Begriff „ELSTER“ innehat.

Vorteile von ELSTER:

• Weniger Fehler bei der Eingabe
• Papierfreie Abgabe der Steuererklärung
• Kostenlos nutzbar
• Elektronische Bescheide mit Import-Funktion für Steuersoftware
• Einfacher Abgleich mit eigener Steuerberechnung 

Nachteile von ELSTER:

• Nicht sehr übersichtlich
• Keine Tipps und Hilfestellungen, um Steuern zu sparen

Formulare bei ELSTER:

Nach der Anmeldung bei ELSTER stehen dir allerhand digitale Formulare für die Kommunikation mit dem Finanzamt zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem die folgenden Dateien:

• Einkommensteuererklärung
• Gewerbesteuererklärung 
• Umsatzsteuererklärung
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Lohnsteuererklärung
• Kapitalertragsteueranmeldung
• Körperschaftsteuererklärung
• Einnahmenüberschussrechnung
• Zusammenfassende Meldung
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
• uvm.

Wer kann ELSTER nutzen?

Die Anmeldung und die Nutzung von ELSTER ist kostenlos und steht sowohl Privatpersonen als auch Selbstständigen, Arbeitgebern und Vereinen zur Verfügung. 

Der einzige Unterschied liegt darin, dass Selbstständige und Unternehmen dazu verpflichtet sind, ihre Steuerunterlagen elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Privatpersonen und Angestellten hingegen steht es frei, ihre Steuererklärungen abzugeben – sofern sie keine Einkünfte aus selbstständiger Arbeit haben.

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ELSTER für Kleinunternehmer

Egal ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder dich als Kleinunternehmer selbstständig gemacht hast, du musst deine Einkommensteuererklärung einreichen. Für die Abgabe kannst du auch als Kleinunternehmer ELSTER nutzen. Dabei musst du angeben, dass du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst. 

Daraufhin erkennt das System, dass du von der Umsatzsteuerpflicht befreit bist und somit keine Umsatzsteuererklärungen oder -voranmeldungen einreichen musst.

➡️ Kleinunternehmer Guide: Alles rund um die Kleinunternehmerregelung

Mein ELSTER Zusammenveranlagung für Eheleute

Verheiratete Ehepaare haben die Wahl, ob sie entweder jeder eine einzelne Steuererklärung ausfüllen oder eine gemeinsame Veranlagung einreichen möchten. Der Vorteil der Zusammenveranlagung ist, dass sich dafür nur einer der beiden Eheleute bei ELSTER anmelden und eine Steuererklärung abgeben muss, die auch die Informationen des Ehepartners enthält.

➡️ Selbstständig und angestellt: Das müssen Paare bei der gemeinsamen Steuererklärung beachten

ELSTER Steuererklärung als Student

Auch Studenten und Studentinnen können ihre Steuererklärung über ELSTER einreichen. Dafür musst du dir nur ein Benutzerkonto einrichten und dich mit deiner Zertifikatsdatei in deinem Account anmelden. 

💡Tipp von Accountable: Du kannst deine Studienkosten von der Steuer absetzen. Dafür musst du nur in der Anlage N den Betrag als Werbungskosten geltend machen. 

➡️ Selbstständig als Student? Das musst du wissen!

Wie melde ich mich bei ELSTER an?

Um dich bei ELSTER zu registrieren, hast du grundsätzlich vier Möglichkeiten:

1. Du kannst eine Zertifikatsdatei beantragen. Diese liegt dann auf deinem PC und Laptop ab und muss bei der Anmeldung angegeben werden. 
2. Du kannst dich mit deinem digitalen Personalausweis anmelden. Dafür benötigst du ein Kartenlesegerät bzw. eine spezielle App.
3. Du kaufst dir einen Sicherheitsstick. Diesen schließt du per USB an deinen Computer an. Enthalten ist ein kleiner Kryptographieprozessor, der die Anmeldedaten verschlüsselt.
4. Du organisierst dir eine Signaturkarte, die von Banken, Unternehmen oder anderen sog. „Trustcentern“ herausgegeben werden. 

Für Selbstständige, die entweder mit einem Steuerberater zusammenarbeiten oder mehrere Mitarbeiter:innen haben, die auf den ELSTER Account der Firma zugreifen müssen, sind besonders die letzten beiden Optionen interessant. Allerdings sind beide mit zusätzlichen Kosten verbunden und benötigen spezielle Software und Hardware. 

Mit deinem digitalen Personalausweis geht die Anmeldung am schnellsten, allerdings benötigst du auch hier ein entsprechendes Kartenlesegerät sowie die AusweisApp2e. Diese erhältst du kostenlos zum Beispiel im Google Play Store oder im Apple App Store.

Daher entscheiden sich die meisten Selbstständigen für die einfache Anmeldung über eine Zertifikatsdatei, für deren Erhalt du lediglich deine Steueridentifikationsnummer benötigst. Die Aktivierungsdaten für die Zertifikatsdatei werden dir daraufhin per E-Mail und per Post zugestellt, was in der Regel etwa 10 Werktage dauert. 

➡️ Selbstständig in Deutschland: Das bedeuten die verschiedenen Steuernummern

Sobald du die Aktivierungsdaten aus E-Mail und Brief hast, kannst du dich online bei ELSTER anmelden und dir deine individuelle Zertifikatsdatei herunterladen. Mit dieser Datei, die du auf deinem Computer speichern solltest, kannst du dich nun sicher und verschlüsselt bei ELSTER anmelden.

Welche Funktionen hat ELSTER?

Über ELSTER kannst du unterschiedliche steuerrelevante Formulare ausfüllen und direkt an das Finanzamt übermitteln. Die wohl meistgenutzte Funktion ist dabei das Einreichen der jährlichen Einkommensteuererklärung. Aber für Selbstständige ist es ebenfalls interessant, dass du über ELSTER sowohl deine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, als auch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen kannst.

Steuererklärung mit ELSTER einreichen

Wenn du mit ELSTER das erste Mal eine Steuererklärung einreichen möchtest, musst du dich dafür mit deiner Zertifikatsdatei anmelden und im Anschluss unter Mein ELSTER nach dem Formular für die Steuererklärung suchen, um mit der Bearbeitung zu beginnen.

Falls du bereits vorab einmal eine Steuererklärung über die ELSTER-Software erstellt hast, kannst du die eingegebenen Daten aus dem Vorjahr in dein neues Formular übernehmen und sparst dir dadurch unter anderem das erneute Ausfüllen deiner persönlichen Informationen.

Das Gute an ELSTER ist: Je nachdem, was für Angaben du in deiner Steuererklärung machst, weist dich das System direkt daraufhin, ob du noch eine weitere Anlage ausfüllen musst. Für Selbstständige ist dabei vor allem die Anlage S zu Einkünften aus selbstständiger Arbeit wichtig sowie die Einnahmenüberschussrechnung. 

➡️ So geht die Steuererklärung für Kleinunternehmer!

Umsatzsteuer über ELSTER 

Eine weitere beliebte Funktion von ELSTER ist das Einreichen jeglicher Formulare im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer. Wenn du kein Kleinunternehmer und damit umsatzsteuerpflichtig bist, bist du nämlich nicht nur zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung verpflichtet, sondern musst auch je nach Festlegung monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen.

Beide Formulare findest du ebenfalls in ELSTER. Wenn du dabei Einkünfte von Kunden aus dem Ausland hast, musst du außerdem noch eine Zusammenfassende Meldung abgeben. Darauf weist dich das System aber automatisch hin, wenn du entsprechende Angaben dazu in deiner Umsatzsteuervoranmeldung machst.

➡️  Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER selbst machen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ELSTER einreichen 

Neben Steuerbescheiden kannst du über ELSTER auch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Dieses Formular ist der Schlüssel zur Selbstständigkeit, denn hier kannst du deine neue freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit anmelden. Folgende Punkte musst du dabei ausfüllen:

1. Angaben zur Person
2. Ehegatte / Ehegattin / eingetragene(r) Lebenspartner(in)
3. Bankverbindung
4. Steuerliche Beratung
5. Empfangsbevollmächtige(r) für alle Steuerarten
6. Bisherige persönliche Verhältnisse
7. Angaben zum Unternehmen
8. Abweichender Ort der Geschäftsleitung
9. Betriebsstätten
10. Handelsregistereintrag
11. Gründungsform
12. Bisherige betriebliche Verhältnisse
13. Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen (Einkommensteuer, Gewerbesteuer)
14. Angaben zur Gewinnermittlung
15. Freistellungsbescheinigung gemäß § 48 b EStG (Bauabzugsteuer)
16. Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
17. Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer
18. Umsatzsteuerliche Organschaft (§2 Absatz 2 Nummer 2 UStG)
19. Besonderes Besteuerungsverfahren „One-stop-shop“
20. Umsätze im Bereich des Handels mit Waren über das Internet
21. Gesondert einzureichende Unterlagen

➡️ So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig aus

💡Tipp von Accountable: Wenn du dich nicht extra bei ELSTER registrieren möchtest, um dich als selbstständig anzumelden, kannst du das auch ganz einfach über unser kostenloses Online-Tool machen. Wir übermitteln deine Daten sicher an ELSTER und du hast mit wenig Aufwand schon bald deine Steuernummer, um offiziell in die Selbstständigkeit zu starten! Hier geht’s zur steuerlichen Registrierung deiner Selbstständigkeit!

ELSTER Formular EÜR

Als Selbstständige:r wirst du wahrscheinlich auch nicht um das Ausfüllen der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) herumkommen. Mit dieser Methode wird dein Gewinn aus deiner selbstständigen Tätigkeit berechnet, indem Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt werden. 

Ein Einnahmeüberschussrechnung müssen sowohl Kleinunternehmer als auch umsatzsteuerpflichtige Selbstständige vornehmen. Alternativ kannst du dich zwar auch für die Bilanzierung als Gewinnermittlung entscheiden, diese ist allerdings weitaus komplizierter. 

Du kannst die EÜR einfach und digital via ELSTER übermitteln. Das vorgegebene Formular ist direkt auf der Hauptseite von „Mein ELSTER“ zu finden. Im Bereich „Formulare und Leistungen“ gibt es den Abschnitt „Alle Formulare“, in dem alle Dokumente in alphabetischer Ordnung mit einem Mausklick sichtbar sind. Dort findest du auch den Link zur Einnahmenüberschussrechnung.

Möglicherweise musst du noch bestimmte Zusatzanlagen ausfüllen:

• Anlage AVEÜR: Anlagevermögen
• Anlage SZ: nicht abziehbare Schuldzinsen
• Anlage SE: Sondergewinnermittlung (Sonderbetriebseinnahmen und Sonderbetriebsausgaben)
• Anlage AVSE: Anlagenverzeichnis zur Anlage SE (Sonderbetriebsvermögen)
• Anlage ER: Ergänzungsrechnung (Wertkorrekturen)
• Anlage LuF: Gewinnermittlung aus Land- und Forstwirtschaft

➡️ Mehr über die Einnahmenüberschussrechnung mit ELSTER erfährst du hier.

ELSTER Anlage S

Wenn du selbstständig bist, musst du in deiner Steuererklärung entweder die Anlage S oder G vervollständigen. Dabei ist zu beachten: Freiberufler:innen nutzen die Anlage S für ihre selbstständigen Einkünfte, während Gewerbetreibende die Anlage G verwenden. 

➡️ Freiberufler oder Gewerbe? Wir klären auf!

Du solltest die Anlage S in deiner Steuererklärung ausfüllen, wenn eine der nachfolgenden Voraussetzungen zutrifft:

• Ausübung einer freiberuflichen Arbeit im betreffenden Veranlagungsjahr
• Beteiligung an einer freiberuflichen Partnerschaft im Veranlagungsjahr
• Beendigung oder Verkauf des freiberuflichen Geschäfts
• Kosten, die durch den Plan der freiberuflichen Selbstständigkeit entstehen

Sämtliche Erträge aus deiner freiberuflichen Selbstständigkeit sind in der Anlage S festzuhalten. Dazu gehören:

• der durch Buchführung oder Einnahmenüberschussrechnung bestimmte Gewinn
• Eventuell Anteile am Gewinn von freiberuflichen Partnerschaften
• Gewinne aus Verkäufen
• Einkünfte aus Nebentätigkeiten
• Verluste

➡️ Alles, was du zur Anlage S in der Steuererklärung wissen musst, erfährst du in diesem Artikel.

Über ELSTER mit dem Finanzamt kommunizieren

chließlich hast du über ELSTER ebenfalls die Möglichkeit, eine Nachricht an dein zuständiges Finanzamt zu schicken. Dafür musst du dich in deinem Account anmelden und nach dem Kontaktformular für steuerliche Fragen suchen. 

Falls du noch keine Steuernummer hast, kannst du auch händisch das Finanzamt auswählen, an das du deine Nachricht schicken möchtest.

Das sind einige der möglichen Nachrichten, die du via ELSTER an das Finanzamt übermitteln kannst:

• Antrag auf Fristverlängerung für die Abgabe deiner Steuererklärung
• Antrag auf Anpassung deiner festgesetzten Steuervorauszahlungen
• Änderung deiner Adresse oder deiner Bankverbindung
• Übermittlung ausstehender Belege

➡️ Freiberufler aufgepasst: Diese Steuerfristen solltest du kennen

Kann ich die Arbeit in ELSTER unterbrechen?

Wenn du an einem Dokument arbeitest und eine Pause benötigst, speichere es einfach ab. Du findest es später in „Mein ELSTER“ im Abschnitt „Meine Formulare“ unter den gespeicherten Entwürfen. Bei einem Besuch von „Mein ELSTER“ wird dir zudem das zuletzt in Angriff genommene Dokument hervorgehoben.

Jedes Dokument hat oben links einen auffälligen blauen Button. Dieser gibt dir einen Überblick über die verbleibenden Aufgaben im Formular. ELSTER wirft einen Blick auf jedes abgeschlossene Dokument und gibt dir Rückmeldung, falls etwas fehlt oder nicht stimmig ist. Erst wenn alle Unstimmigkeiten behoben sind, ist ein Versand möglich.

Nach dem Absenden eines Dokuments erhältst du umgehend eine Rückmeldung. Diese dient nicht nur als Bestätigung, sondern auch als Beleg, dass du alle Vorgaben und Termine eingehalten hast.

Was kann ELSTER nicht?

Obwohl mit ELSTER die Abgabe elektronischer Steuerformulare möglich ist, gibt es doch die ein oder anderer Funktion, die die Software nicht kann.

So bekommst du zum Beispiel keinerlei Hinweise von dem System dazu, wo du möglicherweise ein wenig Steuern sparen oder eine Pauschale ansetzen kannst, die deine Steuerlast ein wenig mindern würde. Außerdem wird dir nur begrenzt bei dem Ausfüllen deiner Steuerunterlagen geholfen. 

Darüber hinaus musst du dich mit den Steuerbegriffen und dem Jargon des Finanzamtes auskennen, um überhaupt zu wissen, nach welchem Formular du suchen und in welcher Zeile du welche Angaben machen musst.

Schließlich gibt es zwar am Ende die Möglichkeit, deine Eingaben auf Fehler zu untersuchen, jedoch werden hierbei nur formelle Fehler erkannt, nicht etwa inhaltliche Falscheingaben oder Rechenfehler. 

Welche Alternativen gibt es zu ELSTER? 

Angesichts der Nachteile von ELSTER solltest du dich auf die Suche nach  einer guten Alternative ELSTERmachen. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Programmen, die dir bei dem Ausfüllen deiner Steuererklärung und anderen relevanten Unterlagen helfen und dir mit Rat und Tat zur Seite stehen, zum Beispiel:

• Accountable
• SevDesk
• Sorted
• LexOffice
• SteuerSparErklärung
• WISO

Accountable ermöglicht es dir zum Beispiel, kostenlos in der App deine Steuererklärung oder deine Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen und diese mit nur einem Klick direkt an das Finanzamt via der offiziellen ELSTER-Schnittstelle zu übermitteln.

Diese Steuerpflichten kannst du direkt mit Accountable erstellen und direkt ans Finanzamt übermitteln: 

• Einkommensteuererklärung (inklusive Umsatzsteuerjahreserklärung)
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Gewerbesteuererklärung
• regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldung
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Die Basis dafür sind die Eingaben, die du das Jahr über in Accountable tätigst: Du kannst mit dem Fotoscan in der App direkt deine Ausgaben speichern und mit der Rechnungsvorlage in wenigen Minuten Rechnungen für deine Kunden erstellen. So hast du deine Finanzen stets auf dem aktuellen Stand.