Kleinunternehmer im Gründungsjahr: So berechnest du deine Umsatzgrenze

Du gründest mitten im Jahr als Kleinunternehmer:in und fragst dich, ob dir nur ein Teil der Umsatzgrenze zur Verfügung steht? Vielleicht hast du auch im Dezember eine Rechnung geschrieben und weißt nicht, welchem Jahr sie zugerechnet wird. Gerade beim Start in die Selbstständigkeit sorgen die 25.000-Euro-Grenze und der richtige Umgang mit Zahlungseingängen oft für Unsicherheit. Mit den folgenden Formeln und Beispielen berechnest du deinen Gesamtumsatz im Gründungsjahr. 

Kleinunternehmer im Gründungsjahr – kurz zusammengefasst

• Im Gründungsjahr gilt die volle Umsatzgrenze von 25.000 Euro.
• Auch bei einem späteren Start wird diese Grenze nicht zeitanteilig gekürzt.
• Für die Berechnung zählen vor allem deine eingegangenen Zahlungen.
• Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist umsatzsteuerpflichtig.

Warum gilt im Gründungsjahr die 25.000-Euro-Grenze?

Wenn du deine unternehmerische Tätigkeit neu aufnimmst, fehlt ein Umsatz aus dem Vorjahr. Die Finanzverwaltung behandelt dich daher zunächst als Kleinunternehmer:in, sofern du nicht freiwillig die Regelbesteuerung wählst. Diese Einordnung gilt, bis dein Gesamtumsatz im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro überschreitet. Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest, gibst du normalerweise im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.

Was regelt das Gesetz – und was ergänzt die Finanzverwaltung?

Der Wortlaut des § 19 UStG beschreibt den Gründungsfall nicht ausdrücklich. Dort stehen lediglich zwei Schwellenwerte: 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Bei einer Neugründung gibt es jedoch noch kein Vorjahr, das sich für diese Prüfung heranziehen lässt.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass schließt diese Lücke. Im Jahr der Tätigkeitsaufnahme wird dein inländischer Gesamtumsatz seit dem Start betrachtet. Dabei gilt die untere Umsatzgrenze von 25.000 Euro. Die Grenze von 100.000 Euro kommt im ersten Kalenderjahr noch nicht zur Anwendung.

Gilt die 25.000-Euro-Grenze vollständig auch bei einer unterjährigen Gründung?

Ja. Der Startmonat hat keinen Einfluss auf die Höhe der Grenze. Ob deine Selbstständigkeit im Januar, Juli oder Dezember beginnt: Für das Gründungsjahr stehen dir bis zum 31. Dezember 25.000 Euro Gesamtumsatz zur Verfügung.

Musst du deinen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen?

Nein. Seit 2025 gelten neue Regeln für die Kleinunternehmerregelung: Bei einer unterjährigen Gründung wird der Umsatz nicht mehr auf zwölf Monate hochgerechnet. Für die Prüfung zählt der Umsatz, den du seit Aufnahme deiner Tätigkeit bis zum Jahresende erzielst.

Damit unterscheidet sich die aktuelle Regel von der Rechtslage bis Ende 2024. Ältere Ratgeber können deshalb noch andere Berechnungen enthalten.

Beginn der Selbstständigkeit	Umsatzgrenze bis 31. Dezember
1. Januar	25.000 €
1. Mai	25.000 €
1. September	25.000 €
1. Dezember	25.000 €

Wichtig: Die laufende Grenze von 100.000 Euro gilt im Gründungsjahr noch nicht. Für dieses erste Kalenderjahr bleibt es bei 25.000 Euro.

Welche Einnahmen zählen zur Umsatzgrenze?

Die Kleinunternehmergrenze bezieht sich auf deinen umsatzsteuerlichen Gesamtumsatz. Betriebsausgaben wie Software, Versicherungen oder Arbeitsmittel mindern diesen Wert nicht. Dein Gewinn kann daher deutlich niedriger sein als der Umsatz, der für § 19 UStG geprüft wird. Deinen steuerlichen Gewinn ermittelst du als Kleinunternehmer:in meist mit einer Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR. Dieser Gewinn fließt später in deine Einkommensteuer ein.

Einkünfte aus einem Angestelltenverhältnis bleiben außen vor. Sie stammen nicht aus deiner unternehmerischen Tätigkeit und gehören deshalb nicht in diese Berechnung.

Zählt das Rechnungsdatum oder der Zahlungseingang?

Der Gesamtumsatz richtet sich nach den vereinnahmten Entgelten. In der Praxis kommt es also meist darauf an, wann du das Geld erhältst. Das Rechnungsdatum allein reicht für die Zuordnung nicht aus.

Auch Anzahlungen und Teilzahlungen fließen bereits mit ihrem Eingang in den Umsatz ein. Stellst du im Dezember eine Rechnung, die deine Kundin erst im Januar bezahlt, gehört der Betrag in der Regel zum neuen Kalenderjahr.

Vorgang	Zählt zur Umsatzgrenze?
Bezahlte Kundenrechnung	Ja
Erhaltene Anzahlung oder Teilzahlung	Ja
Noch unbezahlte Rechnung	Noch nicht
Betriebsausgaben	Nein, sie werden nicht abgezogen
Gehalt aus einer Festanstellung	Nein
Umsatz aus einer zweiten selbstständigen Tätigkeit	In der Regel ja
Verkauf eines betrieblichen Anlageguts	In der Regel nein

Verkäufe von Wirtschaftsgütern aus dem Anlagevermögen werden bei der Berechnung des Gesamtumsatzes nicht berücksichtigt. Dazu kann etwa der Verkauf eines betrieblich genutzten Computers oder Fahrzeugs gehören.

Anders sieht es bei mehreren selbstständigen Tätigkeiten aus. Betreibst du beispielsweise ein Designstudio und zusätzlich einen Onlineshop, gehören beide Bereiche zu deinem umsatzsteuerlichen Unternehmen. Die Umsätze werden daher gemeinsam betrachtet.

➡️ Nimmst du auch Bargeld ein? So kannst du Bareinnahmen als Selbstständige:r korrekt erfassen.

Wie berechnest du deinen verbleibenden Umsatzspielraum?

Ziehe deinen bisher vereinnahmten Gesamtumsatz von 25.000 Euro ab. Das Ergebnis zeigt, wie viel Umsatz dir im Gründungsjahr noch bleibt. Für deine Planung kannst du anschließend ergänzen, welche Zahlungen voraussichtlich noch bis zum 31. Dezember eingehen.

Schritt 1: Addiere deine bisherigen Zahlungseingänge

Erfasse alle relevanten Zahlungen aus deiner Selbstständigkeit. Bereits eingegangene Anzahlungen und Teilzahlungen gehören ebenfalls dazu. Offene Rechnungen trägst du erst ein, sobald das Geld eingeht. Ein separates Geschäftskonto für Selbstständige erleichtert dir den Abgleich der Zahlungseingänge.

Beispiel:

• Bezahlte Kundenrechnungen: 15.900 €
• Erhaltene Anzahlungen: 2.500 €
• Bisheriger Gesamtumsatz: 18.400 €

Schritt 2: Berechne deinen aktuellen Spielraum

25.000 € − bisheriger Gesamtumsatz = verbleibender Umsatzspielraum

Im Beispiel ergibt sich:

25.000 € − 18.400 € = 6.600 €

Du kannst im laufenden Gründungsjahr somit noch 6.600 Euro vereinnahmen, bevor die Grenze überschritten wird.

Schritt 3: Simuliere die erwarteten Zahlungen

Für deine Planung addierst du nun alle Beträge, die voraussichtlich noch vor dem Jahreswechsel eingehen:

Bisheriger Gesamtumsatz + erwartete Zahlungen = geplanter Gesamtumsatz

Erwartest du weitere 4.200 Euro, kommst du auf einen geplanten Umsatz von 22.600 Euro. Der rechnerische Puffer beträgt dann noch 2.400 Euro.

Dein Umsatzgrenzen-Check	Betrag
Bisher erhaltene Zahlungen	___ €
Bereits erhaltene Anzahlungen	___ €
Erwartete weitere Zahlungen	___ €
Geplanter Gesamtumsatz	___ €
Verbleibender Spielraum	___ €

💡 Tipp: Aktualisiere die Berechnung nach größeren Zahlungseingängen. So siehst du rechtzeitig, ob eine Rechnung oder Anzahlung deinen verbleibenden Spielraum aufbraucht. Mit einer laufend gepflegten Buchhaltung musst du die Beträge nicht jedes Mal neu aus Rechnungen und Kontoauszügen zusammensuchen.

➡️ Mit unserer Buchhaltungscheckliste für Selbstständige behältst du Rechnungen, Zahlungseingänge und Steuertermine im Blick.

Beispielrechnungen: Wie wirkt sich die Umsatzgrenze im Gründungsjahr aus?

Die folgenden Fälle zeigen, wie sich Startzeitpunkt, Zahlungsverlauf und verschiedene Tätigkeiten auf deine Berechnung auswirken.

Beispiel 1: Du gründest im September

Eine Texterin beginnt ihre Tätigkeit am 1. September. Bis zum 31. Dezember gehen Zahlungen über insgesamt 21.000 Euro ein.

Rechnung: 25.000 € − 21.000 € = 4.000 € Spielraum

Ergebnis: Die Grenze ist eingehalten. Eine Kürzung wegen des späten Starts oder eine Hochrechnung auf zwölf Monate findet nicht statt.

Beispiel 2: Die Dezemberrechnung wird erst im Januar bezahlt

Ein Webdesigner hat bis Ende Dezember 24.000 Euro erhalten. Am 18. Dezember stellt er eine weitere Rechnung über 3.000 Euro. Seine Kundin überweist den Betrag am 8. Januar.

Ergebnis: Im Gründungsjahr bleibt sein Gesamtumsatz bei 24.000 Euro. Die später eingegangenen 3.000 Euro werden dem neuen Kalenderjahr zugerechnet.

Beispiel 3: Eine Anzahlung überschreitet die Grenze

Eine Fotografin hat bereits 24.000 Euro Umsatz vereinnahmt. Im Dezember erhält sie für ein neues Projekt eine Anzahlung von 3.000 Euro.

Rechnung: 24.000 € + 3.000 € = 27.000 €

Ergebnis: Mit der Anzahlung wird die Grenze überschritten. Die gesamten 3.000 Euro fallen unter die Regelbesteuerung. Eine Aufteilung in 1.000 Euro steuerfrei und 2.000 Euro steuerpflichtig erfolgt nicht.

Beispiel 4: Du hast zwei selbstständige Tätigkeiten

Ein Gründer nimmt mit Webdesign 15.000 Euro ein. Sein Onlineshop bringt im selben Jahr weitere 12.000 Euro ein.

Rechnung: 15.000 € + 12.000 € = 27.000 € Gesamtumsatz

Ergebnis: Beide Tätigkeiten gehören umsatzsteuerlich zu seinem Unternehmen. Deshalb werden die Einnahmen zusammengerechnet. Eine eigene 25.000-Euro-Grenze für jeden Geschäftsbereich gibt es nicht.

Beispiel 5: Du hast einen Endpreis vereinbart

Eine Fotografin hat bereits 23.500 Euro Umsatz erzielt. Danach erhält sie für ein Shooting den vereinbarten Endpreis von 2.500 Euro.

Rechnung: 23.500 € + 2.500 € = 26.000 €

Ergebnis: Die Zahlung fällt vollständig unter die Umsatzsteuer. Lässt sich die Steuer nicht zusätzlich von der Kundin verlangen, muss sie aus dem Endpreis herausgerechnet werden. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer entfallen 399,16 Euro auf die Steuer. Der Nettobetrag liegt bei 2.100,84 Euro.

Was passiert, wenn du die 25.000-Euro-Grenze überschreitest?

Sobald eine Zahlung deinen Gesamtumsatz über 25.000 Euro hebt, endet die Steuerbefreiung für diesen Umsatz. Die zuvor ausgeführten Kleinunternehmerumsätze bleiben steuerfrei. Eine rückwirkende Besteuerung des gesamten bisherigen Jahresumsatzes erfolgt nicht.

So gehst du jetzt vor

1. Ermittle den Zahlungseingang, mit dem du die Grenze überschritten hast.
2. Prüfe die dazugehörige Rechnung und erstelle bei Bedarf eine Stornorechnung.
3. Berechne die Umsatzsteuer mit dem passenden Steuersatz.
4. Weise die Umsatzsteuer korrekt auf deinen Rechnungen aus und beachte dabei § 14 UStG.
5. Kläre, wann du eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben musst.

Bei Festpreisen mit Privatkund:innen kann die Umstellung deinen Erlös mindern. Hast du einen Endpreis von 2.500 Euro vereinbart und kannst die Umsatzsteuer nicht zusätzlich verlangen, bleiben bei 19 Prozent 2.100,84 Euro netto übrig.

💡 Tipp: Sobald sich eine Überschreitung abzeichnet, lohnt sich ein genauer Blick auf kommende Zahlungstermine und bereits vereinbarte Preise. Bei unklaren Verträgen solltest du steuerlichen Rat einholen.

➡️ Wie der Wechsel praktisch funktioniert, erklären wir im Artikel Von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln.

➡️ Durch die Umsatzsteuer können kurzfristig neue Zahlungsverpflichtungen entstehen. Erfahre, wie du als Selbstständige:r ausreichende Steuerrücklagen bildest.

➡️ Bei hohen Investitionen, Auslandsgeschäften oder einer absehbaren Überschreitung kann professionelle Hilfe sinnvoll sein. Hier erfährst du, wann sich ein:e Steuerberater:in für Selbstständige lohnt.

„

Die Kleinunternehmerregelung eignet sich gut für einen überschaubaren Start. Entwickelt sich dein Geschäft schneller als erwartet, ist der Wechsel zur Umsatzsteuer sinnvoll.

Ein freiwilliger Verzicht bindet dich allerdings für mindestens fünf Kalenderjahre und sollte daher gut durchgerechnet sein.

Welche Fehler solltest du bei der Berechnung vermeiden?

Veraltete Informationen und eine unvollständige Umsatzübersicht führen schnell zu falschen Ergebnissen. Achte besonders auf diese Punkte:

• die Grenze nach dem Startmonat anteilig kürzen,
• den Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen,
• Gewinn und Umsatz verwechseln,
• Betriebsausgaben vom Gesamtumsatz abziehen,
• nur Rechnungsdaten statt Zahlungseingänge prüfen,
• Anzahlungen oder Teilzahlungen übersehen,
• mehrere Tätigkeiten getrennt berechnen,
• nur den Betrag oberhalb von 25.000 Euro versteuern.

Infografik

Die 25.000-Euro-Grenze im Gründungsjahr

Der Startmonat verändert die Umsatzgrenze nicht. Wer im Dezember gründet, hat dieselbe Grenze wie wer im Januar gründet.

Gründungsmonat → geltende Umsatzgrenze

• Januar 25.000 €
• Mai 25.000 €
• September 25.000 €
• Dezember 25.000 €

Keine zeitanteilige Kürzung. Keine Hochrechnung auf zwölf Monate.

Was sich zum 1. Januar 2025 geändert hat

	Bis 2024	Seit 2025
Unterjährige Gründung	Hochrechnung konnte nötig sein	Tatsächlicher Umsatz zählt
Umsatzgrenze	22.000-Euro-Grenze	25.000-Euro-Grenze

Die 25.000-Euro-Grenze gilt im Gründungsjahr unabhängig davon, in welchem Monat die Tätigkeit beginnt.

Fazit: So behältst du deine Umsatzgrenze im Blick

Im Gründungsjahr gilt die volle Umsatzgrenze von 25.000 Euro. Der Monat, in dem du deine Tätigkeit aufnimmst, verändert diesen Betrag nicht. Seit 2025 entfällt zudem die frühere Hochrechnung auf einen fiktiven Jahresumsatz.

Führe deshalb eine laufende Übersicht über deine vereinnahmten Umsätze. Nähert sich dein Gesamtumsatz der Grenze, kannst du kommende Rechnungen und Preise frühzeitig auf die Umsatzsteuer umstellen.

💡  Teste jetzt Accountable 14 Tage kostenlos. Mit unserer Lösung erledigst du Buchhaltung, Rechnungen, Banking und Steuererklärungen selbst und brauchst keine Steuerkenntnisse oder lange Einarbeitung!

Häufige Fragen zur Umsatzgrenze im Gründungsjahr

Starte ich automatisch als Kleinunternehmer:in?

Bei einer Neugründung greift die Kleinunternehmerregelung zunächst, sofern du ihre Voraussetzungen erfüllst und nicht freiwillig die Regelbesteuerung wählst.

Wird die Grenze bei einer Gründung im Juli halbiert?

Nein. Auch bei einem Start im Juli gilt bis zum 31. Dezember die volle Grenze von 25.000 Euro.

Zählt eine unbezahlte Dezemberrechnung bereits zum Umsatz?

In der Regel noch nicht. Geht die Zahlung erst im Januar ein, wird der Betrag dem neuen Kalenderjahr zugerechnet.