Die Abschlagsrechnung: Alles, was du wissen musst

Du hast einen großen Auftrag erhalten, der dich über längere Zeit beschäftigen wird? Dann kann es unter Umständen sinnvoll sein, Abschlagsrechnungen zu stellen, in denen du deine bereits erbrachten Leistungen regelmäßig abrechnest.

Dadurch sicherst du dir mit den Abschlagszahlungen ein regelmäßiges Einkommen und musst nicht auf die Zahlung der Gesamtrechnung in ferner Zukunft warten. Was ist eine Abschlagsrechnung und was musst du beim Erstellen beachten? Hier erfährst du alles, was du wissen musst!

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Mit einer Abschlagsrechnung kannst du einen Teilbetrag einer noch nicht vollständig erbrachten Leistung als Vorauszahlung regelmäßig in Rechnung stellen. Abschlagsrechnungen werden z.B. bei großen Projekten oder Dienstleistungen, die über einen längeren Zeitraum erbracht werden, gestellt. Dabei bilden diese einen Teil des Gesamtbetrags, auf den sie angerechnet werden. Dadurch ist am Ende eine Projekts oder einer Dienstleistung nur noch eine Restbetrag fällig, der über eine Schlussrechnung abgerechnet wird. 

Abschlagsrechnungen sind laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) nur bei Werksverträgen vorgesehen und können auch ohne vorherige Absprache mit dem oder der Auftrageber:in erstellt werden. Auch wenn du nicht dazu verpflichtet bist, hast du in diesem Fall grundsätzlich einen Anspruch auf Teilzahlungen.

In allen anderen Fällen sind Abschlagsrechnungen zwar möglich, allerdings müssen diese zuvor individuell vereinbart werden. Dabei wird auch die Anzahl der Abschlagszahlungen, deren Höhe und die Zeitpunkte der Rechnungsstellung vereinbart. Eine gesetzliche Regelung existiert dazu nicht. In der Regel wird die erste Abschlagsrechnung bei der Auftragsvergabe erstellt. Die nächste folgt, nachdem ein gewisser Teil der Leistung erbracht wurde.

Vorteile von Abschlagsrechnungen

Abschlagsrechnungen sind vor allem in der Baubranche üblich, denn Bauprojekte erstrecken sich häufig über einen langen Zeitraum. Da in dieser Zeit weiterhin laufende Kosten anfallen und beglichen werden müssen, sind Abschlagszahlungen hier die Regel. Allerdings sind Abschlagsrechnungen auch in verschiedenen anderen Branchen keine Seltenheit.

Auch Selbstständige und Freelancer sichern sich bei großen Projekten, in die sie viel Arbeitszeit investieren müssen durch Abschlagszahlungen ein regelmäßiges Einkommen. Neben der verbesserten Liquidität gehört zu den Vorteilen von Abschlagsrechnungen unter anderem auch:

• Verbesserte Projektplanung: Abschlagsrechnungen geben dir die Möglichkeit, deine Projekte besser zu planen und zu budgetieren. Falls du für ein umfangreiches Projekt regelmäßige Abschlagszahlungen erhältst, kannst du bei der Annahme weiterer Projekte besser selektieren. 

• Verringertes finanzielles Risiko: Mit Abschlagsrechnungen minimierst du das Risiko, von deinem Kunden aus unterschiedlichen Gründen nicht bezahlt zu werden und im schlimmsten Fall auf deinen entstandenen Kosten sitzen zu bleiben.

• Mehr Effizienz: Dank der regelmäßigen Abschlagszahlungen ist ein Teil deines Einkommens für einen bestimmten Zeitraum sichergestellt. Dadurch kannst du deine Arbeitsbelastung reduzieren und dich auf das jeweilige Projekt konzentrieren.

Von regelmäßigen Abschlagsrechnungen profitieren auch deren Empfänger. Dabei spielt vor allem die damit einhergehende finanzielle Planungssicherheit eine große Rolle, denn die einzelnen Abschlagszahlungen lassen sich über einen längeren Zeitraum besser planen als ein einzelner großer Rechnungsbetrag.

Zudem kann die erste Abschlagsrechnung als Anzahlung betrachtet werden. Dies sorgt insbesondere dann für Sicherheit, wenn es um viel Geld und besonders große Projekte geht.

Auch die finanzielle Belastung lässt sich besser verteilen, denn die einzelnen Abschlagszahlungen werden in der Regel fortlaufend kleiner.

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Unterschied Abschlagsrechnung und Teilrechnung

Du solltest eine Abschlagsrechnung nicht mit einer sogenannten Teilrechnung verwechseln, auch wenn die Begriffe häufig synonym verwendet werden. Bei einer Teilrechnung, auch Teilschlussrechnung genannt, werden Leistungen in Rechnung gestellt, die bereits erbracht worden sind. Eine Abschlagsrechnung orientiert sich zwar auch an deinen Leistungen, jedoch sind diese oftmals noch nicht vollständig erbracht. 

Die Teilrechnung ist also eher eine exakte Abschlussrechnung, während die Abschlagsrechnung, bzw. die damit verbundenen Abschlagszahlungen eher als ein Vorschuss für deine Arbeit zu sehen sind. 

Abschlagsrechnungen sind dadurch auch schwieriger zu prüfen. Daher kann es vorkommen, dass manche Auftraggeber:innen Abschlagszahlungen von vornherein ausschließen und auf eine Gesamtrechnung bestehen. 

Wie hoch muss eine Abschlagsrechnung sein?

Wie hoch deine einzelnen Abschlagsrechnungen ausfallen, kannst du in Absprache mit deinem Auftraggeber individuell festlegen. Gesetzliche Vorschriften, wie du dabei vorgehen musst, gibt es nicht. In der Regel ist die Höhe abhängig vom Fortschritt deiner erbrachten Leistung. Unter anderem können auch folgende Faktoren dazu beitragen, dass Abschlagsrechnungen in ihrer Höhe stark variieren: 

• Vorschussrechnung: Falls du zu Beginn deines Auftrags einen Vorschuss ausgehandelt hast, wird dieser in den folgenden Abschlagsrechnungen selbstverständlich berücksichtigt. Eine Vorschussrechnung verringert damit die Höhe der Abschlagszahlungen. Zudem kann die Fälligkeit der ersten Abschlagsrechnung dadurch weiter nach hinten gelegt werden.

• Entstandene Kosten: Falls dir bei deiner Dienstleistung Kosten entstehen, solltest du über diese offen mit deinem oder deiner Kund:in sprechen. Dies gilt vor allem dann, wenn die Höhe der einzelnen Abschlagszahlungen noch nicht festgelegt wurde. Dies gibt dir die Möglichkeit, diese zu verhandeln.

• Zeitpunkt: Der Zeitpunkt, wann du innerhalb eines Auftrags eine Abschlagsrechnung stellst, hat in der Regel auch Einfluss auf den Rechnungsbetrag. Handelt es sich z.B. um den Abschluss eines Teilprojektes oder geht es um die letzte Abschlagsrechnung, kurz vor Abschluss? Daher solltest du gleich zu Beginn die jeweiligen Kosten in deine Projektplanung mitaufnehmen und diese klar kommunizieren.

Zudem kannst du individuell aushandeln, wann die entsprechenden Abschlagszahlungen Fällig werden. Meist liegt die Fälligkeit bei 30 Tagen. Diese kann bei längeren Projekten auch deutlich kürzer ausfallen.

Wie sieht eine Abschlagsrechnung aus?

Auch bei Aufbau und Inhalt von Abschlagsrechnungen gibt es keine speziellen rechtlichen Vorgaben, die du beachten musst. Eine Abschlagsrechnung lässt sich ähnlich problemlos erstellen wie deine regulären Rechnungen. Das heißt: Sie muss die gleichen Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören:

• Deine Angaben: Name, Anschrift und gegebenenfalls Firmenname 
• Name, Anschrift des oder der Empfänger:in oder Firmenname 
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer 
• Ausstellungsdatum 
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Liegt die Leistung in der Zukunft, muss das voraussichtliche Lieferdatum eingetragen werden
• Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
• Steuersatz
• Umsatzsteuerbetrag 
• Netto- und Bruttobetrag
• Gegebenfalls Gründe für eine Umsatzsteuerbefreiung
• Deine Bankverbindung

Zudem musst du darauf achten, dass du die Rechnung auch als Abschlagsrechnung kennzeichnest. Außerdem solltest du angeben, um welche der verschiedenen Abschlagsrechnungen es sich handelt, z.B. „Abschlagsrechnung 1“ oder „Abschlagsrechnung 2“. 

Wenn du dich jetzt fragst: Wie detailliert muss eine Abschlagsrechnung sein? Das kommt ganz darauf an. Je nachdem, wie weit du in deinem Projekt fortgeschritten bist, kannst du zusätzlich angeben, welche Abschlagszahlungen du bereits in Rechnung gestellt hast und ob diese bereits bezahlt wurden. Damit stellst du sicher, dass du und dein:e Auftrageber:in immer auf dem gleichen Stand seid. Sobald du deine Leistung komplett erbracht hast, musst du noch eine Schlussrechnung stellen. 

Wie schreibe ich eine Abschlagsrechnung und Schlussrechnung?

Sobald du das Projekt abgeschlossen hast, musst du noch eine Schlussrechnung erstellen, die du genau wie deine Abschlagsrechnungen als solche kennzeichnen musst. In der Schlussrechnung führst du nochmals den Gesamtbetrag und all deine Leistungen auf, die bereits gezahlt wurden. Das gibt dir und besonders deine:r Auftrageber:in eine Überblick, über die angefallenen Kosten. 

Auch wenn es keine große Herausforderung darstellt, eine Abschlagsrechnung zu schreiben, kommt es dabei immer wieder zu Fehlern bei der Rechnungsstellung, die unter anderem auch steuerliche Folgen haben können. Daher solltest du beim Erstellen deiner Abschlagsrechnungen auf folgende Punkte genau achten:

• Es dürfen keine Pflichtangaben fehlen!

• Kennzeichne eine Abschlagsrechnung nie als Teilrechnung!

• Die individuell berechnete Umsatzsteuer jeder Abschlagsrechnung muss separat und nicht erst mit der Schlussrechnung an das Finanzamt abgeführt werden!

• Denk daran, die Abschlagszahlungen vom Gesamtbetrag in der Schlussrechnung abzuziehen!

• Dokumentiere alle Abschlagsrechnungen und bzw. -zahlungen in der Schlussrechnung!