Das ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten

Wer selbständig ist, muss auf seine Einkünfte Einkommensteuer zahlen. Darüber hinaus kannst du aber auch bestimmte arbeitsrelevante Ausgaben von deinem Einkommen abziehen – und so deine Steuerschuld ein wenig mindern. 

Hier werden allerdings oft die beiden Begriffe Betriebsausgaben und Werbungskosten durcheinander geworfen. Deswegen erklären wir dir in diesem kurzen Leitfaden einmal genau, wie sich diese beiden Begriffe unterscheiden und was von beidem für Selbstständige wirklich relevant ist.

Werbungskosten: Kosten absetzen als Angestelle:r

Wer in einem Angestelltenverhältnis arbeitet, bekommt dafür in der Regel alle notwendigen Arbeitsmaterialien von seinem Arbeitgeber gestellt. Das bezieht sich auf einen Arbeitsplatz, notwendiges Arbeitsequipment wie einen Computer oder auch eine Uniform, sowie potenzielle Verpflegungskosten bei dienstlichen Reisen.

Kosten, die darüber hinaus entstehen, aber nicht vom Arbeitgeber gedeckt sind, können Arbeitnehmer in ihrer Steuererklärung als sogenannte Werbungskosten geltend machen. 

Typische Werbungskosten sind dabei zum Beispiel:

• Kosten für Bewerbungsunterlagen
• Kosten für die Anreise zu Vorstellungsgesprächen
• Kosten für die Teilnahme an Fortbildungen

💡Tipp von Accountable: Für das Absetzen von Werbungskosten gilt 2022 die Grenze von 1.250€. Mehr als diese Summe kannst du als Angestellte:r steuerlich nicht geltend machen.

Betriebsausgaben: Kosten absetzen als Selbstständige:r 

Als Selbständige:r kannst du ebenfalls berufsbedingte Ausgaben von der Steuer absetzen. Allerdings spricht man in diesem Fall nicht von Werbungskosten, sondern eben von Betriebsausgaben. Werbungskosten beziehen sich nämlich ausschließlich auf Einnahmen aus einer nichtselbstständigen Tätigkeit.

Betriebsausgaben kannst du in der Einkommensteuererklärung absetzen, oder genauer gesagt in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die du samt deiner Einkommensteuererklärung abgeben musst.

In der EÜR stellst du im Prinzip alle deine Einnahmen deinen betrieblichen Ausgaben gegenüber, um deinen tatsächlichen Gewinn zu ermitteln. Denn du musst nur für die Einnahmen, die du auch wirklich verdient hast, Steuern zahlen.

➡️ So funktioniert die Einnahmenüberschussrechnung

Je mehr du also absetzen kannst, umso geringer werden deine Einnahmen und umso mehr reduziert sich auch deine Steuerschuld. Allerdings kannst du natürlich nicht willkürlich Ausgaben angeben und diese geltend machen.

Um als Selbstständige:r eine Ausgabe von der Steuer abzusetzen, muss sie folgende zwei Kriterien erfüllen:

1. Sie muss für die Ausübung deiner Tätigkeit notwendig sein
2. Du musst die Ausgabe belegen können (z.B. über Rechnungen)

💡Tipp von Accountable: Mit der kostenlosen App von Accountable kannst du Belege ganz einfach als Foto einscannen und digitalisieren. So kannst du ganz einfach alle deine betrieblichen Belege aufbewahren und auf Nachfrage an dein Finanzamt schicken.

➡️ Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?

Das zählt als Betriebsausgabe

Grundsätzlich zählen alle die Ausgaben als Betriebsausgabe, die du zu Ausübung deiner selbstständigen Tätigkeit benötigst.

Zu den dabei am häufigsten vorkommenden Ausgaben gehören dabei die folgenden Kosten:

• Kosten für dein Büro, deinen Co-Working Space oder dein Homeoffice
• Telefon- und Internetkosten
• Die Inanspruchnahme von Dienstleistungen (z.B. Fotograf, Website Designer etc.)
• KfZ- und Fahrtkosten
• Fortbildungskosten
• Betriebliche Versicherungen
• Abschreibungen
• Beratungskosten (Steuerberater:in, Anwalt:in etc.)
• Bewirtungs- und Verpflegungskosten
• Geschäftsreisen
• Geschenke für Kunden
• Lohn- und Gehaltskosten für eventuelle Mitarbeiter:innen

Pauschalen für Betriebsausgaben

Angestellte können bei ihrer Steuererklärung viele unterschiedliche Pauschalen anwenden, um möglicherweise den ein oder anderen Euro zu sparen. Diese Pauschalen sind aber für Selbstständige nur dann anwendbar, wenn sie einer bestimmten Berufsgruppe angehören.

Diese Berufsgruppen sind:

• Schriftsteller:innen und Journalist:innen
• Hebammen
• Tagesmütter
• Wissenschaftler:innen, Künstler:innen und Lehrende

➡️ Welche Ausgaben Angehörige dieser Berufsgruppen pauschal absetzen können, erfährst du hier.

Fazit: Betriebsausgaben und Werbungskosten sind nicht das gleiche

Obwohl die beiden Begriffe häufig durcheinandergebracht werden, haben sie eine unterschiedliche Bedeutung. Während Werbungskosten eine bestimmte Grenze haben und nur für Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit gilt, können Selbstständige ihre betrieblichen Kosten als Betriebsausgabe geltend machen.

Du bist dir bei einer Ausgabe nicht sicher, ob du sie absetzen kannst? Dann frag doch einfach unseren schlauen Ausgaben-Rechner! Trag einfach die Ausgabe ein, die du absetzen möchtest, und unser Toll verrät dir im Handumdrehen, ob das möglich ist.

Hier geht’s zum Abgaben-Rechner!