XRechnung: Der offizielle Standard für E-Rechnungen

Wenn du für öffentliche Auftraggeber:innen arbeitest, kommst du an der XRechnung nicht vorbei – sie ist dort bereits Pflicht. Im B2B-Bereich musst du seit Anfang 2025 zumindest in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. In diesem Artikel zeigen wir dir, was die XRechnung ausmacht, wann sie relevant wird und wie du dich optimal darauf vorbereitest. 

Was ist eine XRechnung eigentlich genau?

Hast du dich schon gefragt, was genau hinter der XRechnung steckt? Kurz gesagt: Die XRechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Rechnungsformat, das speziell dafür entwickelt wurde, von Computern vollautomatisch gelesen und verarbeitet zu werden.

Im Unterschied zu einer klassischen Rechnung(auf Papier oder als PDF), die du wahrscheinlich bisher verschickt hast, ist die XRechnung strukturiert aufgebaut. Sie enthält sämtliche Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Code – so können Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme sie direkt einlesen und weiterverarbeiten, ohne dass jemand manuell Daten abtippen muss.

💡 Eine XRechnung basiert auf einem strukturierten XML-Schema, das von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt und gepflegt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass jede XRechnung europaweit dem gleichen Standard entspricht.

Nicht jede digitale Rechnung ist automatisch eine „E-Rechnung“ im gesetzlichen Sinn. PDF-Dateien gelten zwar als elektronische Rechnungen, erfüllen aber nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung, weil sie nicht maschinell auswertbar sind. Eine XRechnung hingegen schon – sie ist damit die amtlich anerkannte Form der E-Rechnung, die alle Vorgaben laut EU-Norm EN-16931 erfüllt.

Das bringt dir klare Vorteile:

• Weniger Tippfehler, weil keine Daten manuell übertragen werden müssen
• Schnellere Bearbeitung durch deine Kund:innen oder Auftraggeber:innen
• Mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit für dich und deine Buchhaltung

➡️ Mehr über E-Rechnungen im Allgemeinen erfährst du in unserem ultimativen Guide.

➡️ Hier erklären wir den Weg zur E-Rechnung und die damit verbundenen Anforderungen und Voraussetzungen.

Für wen ist die XRechnung Pflicht - und ab wann?

Vielleicht fragst du dich: Muss ich als Selbstständige:r überhaupt schon XRechnungen schreiben?
Die Antwort hängt davon ab, wer deine Kund:innen sind – und bald auch davon, ob du im B2B tätig bist.

Pflicht bei öffentlichen Aufträgen (B2G)

Wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen stellst (also an Behörden, Ministerien oder kommunale Betriebe), musst du schon heute eine anerkannte E-Rechnung verwenden. In Deutschland hat sich dafür die XRechnung als Standard durchgesetzt.
Diese Pflicht gilt:

• seit 2018 für öffentliche Einrichtungen, die selbst Rechnungen stellen,
• seit 2020 für Unternehmen, die Aufträge für den Bund ausführen.

Besonders wichtig: Rechnungen in einem anderen Format werden oft abgelehnt oder gar nicht bezahlt. Nur bei Kleinbeträgen bis 1.000 € netto oder in speziellen Ausnahmefällen (z. B. Verteidigungs- und Sicherheitsbereich) gelten Erleichterungen.

Pflicht im B2B seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – das ist gesetzlich vorgeschrieben. Der Versand solcher Rechnungen ist aktuell noch freiwillig, wird aber in den kommenden Jahren schrittweise zur Pflicht.

Für dich als Selbstständige:r heißt das: Du solltest jetzt sicherstellen, dass du XRechnungen oder andere strukturierte Formate wie ZUGFeRD problemlos entgegennehmen und digital weiterverarbeiten kannst. Einfache PDF-Rechnungen reichen dafür nicht mehr aus – zumindest nicht auf Empfängerseite.

Gut zu wissen: Wenn du heute schon mit einer digitalen Buchhaltung arbeitest, bist du auf der sicheren Seite – und sparst dir später viel Aufwand, wenn auch der Versand zur Pflicht wird. Spätestens ab 2027 müssen viele Unternehmen dann auch ihre Ausgangsrechnungen im strukturierten Format erstellen.

💡 Keine Sorge: Für Geschäfte mit Privatkund:innen (B2C) bleibt alles beim Alten. Hier brauchst du weiterhin keine XRechnung. Auch für bestimmte Branchen und Berufsgruppen gelten Ausnahmeregelungen.

So sieht eine XRechnung aus: Aufbau und Pflichtangaben

Vielleicht stellst du dir jetzt die Frage: „Wie sieht so eine XRechnung eigentlich aus?“
Die Antwort: Ganz anders als deine bisherigen Rechnungen. Eine XRechnung ist nämlich kein schön formatiertes PDF, sondern ein XML-Dokument. Das ist eine maschinenlesbare Datei, die für Buchhaltungssoftware und Verwaltungsportale optimiert ist – nicht für das menschliche Auge.

Was muss in einer XRechnung stehen?

Auch wenn das Format anders ist, bleibt der Inhalt vertraut. Eine XRechnung enthält alle Angaben, die du auch auf einer normalen Rechnung brauchst – nur eben strukturiert im XML-Code. Dazu gehören:

• Name und Adresse von dir und deinem Kunden bzw. deiner Kundin
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Umfang der Leistung bzw. Lieferung
• Zeitpunkt der Leistungserbringung
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Besonderheit bei öffentlichen Aufträgen: die Leitweg-ID

Falls du für eine Behörde arbeitest, brauchst du meist noch eine Leitweg-ID. Diese Kennung zeigt dem System, wo genau in der Verwaltung deine Rechnung landen soll.
Ohne diese ID kann es passieren, dass deine Rechnung nicht verarbeitet und somit auch nicht bezahlt wird.

💡 Tipp: Wenn du an öffentliche Auftraggeber:innen schreibst, frage unbedingt vorher nach der Leitweg-ID – so vermeidest du unnötige Rückläufer.

Beispiel: So sieht eine XRechnung im XML-Format aus

💡 Hinweis: Das ist nur ein stark vereinfachtes Beispiel. Eine echte XRechnung enthält noch viele weitere Felder und Metadaten, damit sie von Buchhaltungssystemen korrekt eingelesen werden kann. Aber so bekommst du eine Vorstellung, wie das XML-Grundgerüst aussieht.

➡️ E-Rechnung & Datenschutz: Wer sieht meine Rechnungsdaten?

XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Wenn du dich schon etwas mit E-Rechnungen beschäftigt hast, bist du sicher auch auf den Begriff ZUGFeRD gestoßen. Viele Selbstständige fragen sich: „Reicht das nicht aus? Oder brauche ich unbedingt eine XRechnung?“

Was ist ZUGFeRD?	Was ist die XRechnung?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert ein klassisches PDF-Dokument, das du normal ansehen und drucken kannst, mit eingebetteten XML-Daten, die Maschinen auslesen können.	Die XRechnung ist hingegen ein reines XML-Format. Sie ist speziell dafür gemacht, von Software eingelesen und weiterverarbeitet zu werden. Für Menschen sieht sie aus wie Code – nicht besonders anschaulich, aber hochpräzise und standardisiert.

Beide Formate erfüllen die Anforderungen an die elektronische Rechnung, unterscheiden sich aber in der Spezifikation. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, während ZUGFeRD ein hybrides Modell aus PDF und eingebettetem XML ist.

• Für öffentliche Auftraggeber:innen (B2G) hat sich die XRechnung als Standard durchgesetzt. Hier solltest du also immer auf XRechnungen setzen.
• Im B2B-Bereich kannst du derzeit noch oft zwischen Formaten wählen. Viele Unternehmen akzeptieren ZUGFeRD, weil sie so die Vorteile beider Welten haben.

So erstellst du eine XRechnung – deine Möglichkeiten

Wenn du jetzt denkst: „Das klingt ja ganz schön technisch – wie soll ich das bloß umsetzen?“, bist du nicht allein. Die gute Nachricht: Du musst nicht selbst XML programmieren. Es gibt heute viele Tools, die dir die Arbeit abnehmen.

Buchhaltungs- und Rechnungssoftware nutzen

Am einfachsten ist es, wenn du eine Buchhaltungssoftware oder Rechnungsprogramm verwendest, das das XRechnungs-Format unterstützt. Damit kannst du deine gewohnten Daten eingeben – die Software erstellt dann automatisch eine XRechnung im richtigen XML-Standard.
Beispiele sind:

• Accountable: speziell für Selbstständige, inkl. kostenlosen XRechnungen
• Lexware, Datev oder sevDesk: ebenfalls mit XRechnung-Export
• Viele ERP-Systeme (z. B. SAP) bieten ebenfalls XRechnungs-Module.

Viele Tools bieten mittlerweile die Funktion, eine XRechnung direkt aus PDF zu erstellen. So kannst du deine bestehenden Rechnungen automatisch ins XML-Format überführen und sparst dir die doppelte Arbeit.

Für Einzelrechnungen kannst du außerdem kostenlose XRechnung-Generatoren nutzen.

Kostenlose Portale für den öffentlichen Bereich

Falls du nur gelegentlich für Behörden arbeitest, kannst du auch die kostenlosen Plattformen nutzen:

• Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
• Die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE)

Hier gibst du deine Rechnungsdaten manuell ein, und die Plattform erstellt daraus eine XRechnung. Achtung: Diese Tools sind nur für den B2G-Bereich geeignet.

Handarbeit? Lieber nicht!

Theoretisch könntest du auch mit einem Texteditor eine XML-Datei schreiben. Praktisch ist das aber extrem fehleranfällig: Schon ein vergessener Doppelpunkt kann dazu führen, dass deine Rechnung nicht anerkannt wird. Für Selbstständige lohnt sich dieser Aufwand fast nie. Greife deshalb lieber auf spezialisierte Tools zurück – das spart Zeit und Nerven.

➡️ E-Rechnungen erstellen mit Accountable: So einfach geht’s! 

Wie verschickst du eine XRechnung an Kunden und Auftraggeber?

Hast du deine XRechnung einmal erstellt, musst du sie natürlich auch korrekt versenden, damit sie problemlos verarbeitet werden kann – egal ob an eine Behörde oder an ein anderes Unternehmen.

Versand an öffentliche Auftraggeber (B2G)

Wenn du an Behörden oder öffentliche Einrichtungen schreibst, erfolgt der Versand meist über zentrale Portale wie die ZRE oder OZG-RE. Dort lädst du deine XML-Datei hoch, gibst ggf. noch die Leitweg-ID ein – fertig. Diese Plattformen stellen sicher, dass deine Rechnung direkt an die richtige Stelle weitergeleitet wird.

Tipp: Manche Bundesländer oder Kommunen haben eigene Portale. Erkundige dich daher immer, welchen Einreichungsweg dein Auftraggeber genau erwartet.

Versand an Geschäftskunden (B2B)

Im B2B-Bereich läuft der Versand oft direkt über deine Rechnungssoftware oder Buchhaltungsplattform. Viele Tools können die XRechnung:

• per E-Mail als XML-Anhang versenden,
• über eine direkte Schnittstelle ins ERP-System deiner Kund:innen schicken.

Besonders praktisch: Dein:e Kund:in bekommt dabei oft eine Benachrichtigung oder kann die Datei automatisch ins eigene System einspielen.

So vermeidest du Ärger: Prüfe deine XRechnung vorab mit einem Validator

Gerade weil die XRechnung so streng strukturiert ist, können schon kleine Fehler dazu führen, dass sie vom Empfänger abgelehnt wird. Deshalb lohnt es sich, die E-Rechnung zu prüfen und deine XML-Datei vorher mit einem sogenannten XRechnungs-Validator zu checken.

Ein Validator kontrolliert, ob deine Rechnung:

• alle Pflichtfelder enthält,
• den technischen Spezifikationen entspricht (z. B. dem XML-Schema der KoSIT),
• und ob die Daten plausibel sind.

Viele Softwarelösungen haben diese Prüfung direkt integriert. Falls nicht, kannst du kostenlose Online-Validatoren nutzen, z. B. auf den Webseiten der KoSIT oder einiger Anbieter von XRechnungs-Diensten. So stellst du sicher, dass deine Rechnung korrekt aufgebaut ist und vom System deines Kunden akzeptiert wird.

So richtest du XRechnungen langfristig in deinem Business ein

Damit du dich nicht bei jeder einzelnen Rechnung wieder fragen musst, wie du eine XRechnung erstellst, prüfst und versendest, lohnt es sich, das Ganze von Anfang an gut in deine Abläufe zu integrieren. So sparst du dir langfristig Zeit und vermeidest Fehler.

Setze auf Automatisierung

Am einfachsten klappt das mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die XRechnungen standardmäßig unterstützt. Dort hinterlegst du einmal deine Kundendaten, Steuersätze und Zahlungsbedingungen – und die Software erstellt automatisch die korrekte XRechnung, verschickt sie und archiviert sie GoBD-konform.

Ein weiterer Vorteil: Viele Programme bieten auch integrierte Validatoren, die deine Rechnungen vor dem Versand prüfen. Damit sinkt das Risiko, dass deine Rechnung wegen eines kleinen Formfehlers zurückkommt.

Arbeite mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS)

Gerade wenn dein Geschäft wächst, wird es immer wichtiger, deine Rechnungen sauber abzulegen. Ein DMS oder digitales Archivsystem hilft dir dabei, deine XRechnungen:

• revisionssicher zu speichern,
• jederzeit wiederzufinden,
• und bei Bedarf für Betriebsprüfungen bereitzustellen.

So bist du auch für die Aufbewahrungspflichten nach AO und GoBD optimal aufgestellt.

Pflege deine Verfahrensdokumentation

Wenn du elektronische Rechnungen einsetzt, erwarten Finanzamt und Betriebsprüfer:innen oft eine Verfahrensdokumentation. Darin beschreibst du, wie du Rechnungen erstellst, prüfst, versendest und archivierst. Aber keine Angst: Das muss kein riesiges Buch sein. Oft reichen 2-3 Seiten, in denen du deine Softwarelösungen, Backup-Strategien und Prüfprozesse kurz erklärst.

💡 Tipp: Wenn du dir unsicher bist, sprich mit deinem Steuerbüro. Viele Steuerberater:innen haben Mustervorlagen oder helfen dir beim Formulieren.

➡️ E-Rechnungssoftware richtig nutzen: So gelingt der Umstieg ohne Stolperfallen

Fazit: Jetzt auf XRechnung umstellen und dein Business zukunftssicher machen

Die XRechnung mag für dich als Selbstständige:r oder Freelancer:in auf den ersten Blick nach viel Bürokratie und Technik klingen. Tatsächlich ist sie aber eine große Chance, deine Buchhaltung effizienter und fehlerfreier aufzustellen.

Gerade wenn du in Zukunft Aufträge von öffentlichen Stellen übernehmen oder weiterhin verlässliche Geschäftspartner:innen im B2B beliefern willst, führt am Thema XRechnung kein Weg vorbei. Seit 2025 ist die strukturierte E-Rechnung verbindlich vorgeschrieben – egal, ob du ein kleines Einzelunternehmen bist oder einen wachsenden Betrieb führst.

Warum also warten, bis es Pflicht wird? Wenn du dich jetzt schon mit einer passenden Lösung beschäftigst, kannst du deine Prozesse in Ruhe optimieren, deine Software einrichten und deine ersten XRechnungen testweise verschicken. So bist du bestens vorbereitet, vermeidest Rückläufer und sicherst dir gleichzeitig eine moderne, professionelle Rechnungsstellung, die auch bei deinen Kund:innen Eindruck macht.

Denke außerdem daran: Eine gute Vorbereitung spart dir langfristig Zeit und Kosten. Mit der passenden Buchhaltungssoftware, einem Validator und einem klaren Prozess bist du bei jeder Prüfung auf der sicheren Seite. Und du hast mehr Zeit, dich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – nämlich dein Geschäft erfolgreich weiterzuentwickeln.

➡️ Du willst mehr wissen? Accountable-Gründer und Steuerexperte Tino Keller beantwortet hier die wichtigsten Fragen rund um das Thema E-Rechnungen.

FAQ: Häufige Fragen zur XRechnung für Selbstständige

Muss ich schon jetzt mit XRechnungen arbeiten?

Nur wenn du für öffentliche Auftraggeber:innen arbeitest, musst du bereits jetzt deine Rechnungen als XRechnung oder in einem vergleichbaren strukturierten Format einreichen. Im rein geschäftlichen Bereich (B2B) reicht aktuell noch eine PDF-Rechnung – vorausgesetzt, dein:e Kund:in akzeptiert das. Aber: Seit dem 1. Januar 2025 bist du verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die Pflicht zum Versenden kommt gestaffelt ab 2027 – je nach Unternehmensgröße und Jahresumsatz.

Was kostet mich die Umstellung auf XRechnung?

Die Kosten hängen davon ab, welche Lösung du wählst. Viele Buchhaltungs- oder Rechnungssoftwares haben die Funktion schon integriert – teils sogar ohne Aufpreis. Falls du bisher nur manuell Rechnungen in Word oder Excel erstellt hast, kommen gegebenenfalls Lizenzgebühren für eine Software hinzu. Dafür sparst du später enorm viel Zeit und Ärger bei Rückfragen und Prüfvorgängen.

Kann ich meine alten Rechnungen einfach weiter als PDF verschicken?

Für den privaten Bereich (B2C) bleibt alles beim Alten – hier darfst du weiterhin PDF- oder Papierrechnungen verschicken. Für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) reicht das PDF seit Anfang 2025 jedoch nicht mehr aus. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren schon seit einigen Jahren nur noch strukturierte Rechnungen. Es ist also sinnvoll, deine Rechnungsprozesse frühzeitig umzustellen.

Was mache ich, wenn mein:e Kund:in keine XRechnung annehmen kann?

Im öffentlichen Bereich ist das keine Option – Behörden haben feste Portale und Standards für den Rechnungsempfang, z. B. das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder PEPPOL. Hier musst du deine Rechnung immer als strukturierte E-Rechnung einreichen. Im B2B-Bereich ist aktuell noch eine Vereinbarung möglich, z. B. auf PDF-Basis – aber das ändert sich: Seit Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können.

Was ist ein Validator und warum brauche ich den?

Ein Validator ist ein Prüf-Tool, das deine erstellte XRechnung testet und dir zeigt, ob sie technisch und inhaltlich korrekt aufgebaut ist. Dadurch vermeidest du, dass deine Rechnung vom System deines Kunden abgelehnt wird. Viele Softwarelösungen haben diese Prüfung bereits integriert, es gibt aber auch kostenlose Online-Validatoren. Damit gehst du auf Nummer sicher, dass deine XRechnung den gesetzlichen Standards entspricht.

Was passiert, wenn ich ab 2025 keine XRechnungen ausstelle?

Wenn du ab 2025 weiterhin nur PDFs oder unstrukturierte Rechnungen verschickst, kann es schnell unangenehm werden: Geschäftskund:innen dürfen diese Rechnungen ablehnen oder nicht bezahlen, weil sie nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zudem drohen steuerliche Nachteile, etwa bei der Umsatzsteueranerkennung, und du verstößt gegen die E-Rechnungspflicht laut § 14 UStG. Das kann im Zweifel auch zu Problemen bei einer Betriebsprüfung führen. Deshalb: Lieber jetzt in Ruhe vorbereiten und entspannt starten, statt später in Zeitdruck zu geraten.

Kann ich meine XRechnungen auch in Excel erstellen?

Nein, das funktioniert nicht. Excel kann keine gültige XRechnung im XML-Standard generieren, weil es die spezifischen Anforderungen des Schemas nicht abbildet. Du brauchst dafür eine spezielle Software oder einen Generator.