E-Rechnung & Datenschutz: Wer sieht meine Rechnungsdaten?

Du stellst deine Rechnungen bereits digital aus oder planst, bald auf E-Rechnungen umzusteigen? Dann hast du dir vielleicht schon die Frage gestellt: Was passiert eigentlich mit meinen sensiblen Rechnungsdaten – und ist das alles wirklich DSGVO-konform?

Gerade als Selbstständige:r oder Freelancer:in möchtest du verständlicherweise wissen, wer Einblick in deine Rechnungen hat, wohin die Daten übermittelt werden und wie du rechtlich auf der sicheren Seite bleibst – besonders, wenn du mit Tools arbeitest, die deine Rechnungen automatisch erzeugen, versenden oder speichern.

In diesem Beitrag klären wir, welche Daten eine E-Rechnung überhaupt enthält, wer auf sie zugreifen kann, worauf du bei der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) achten solltest – und wie du deine E-Rechnungsprozesse sicher und datenschutzkonform gestaltest.

Was passiert bei einer E-Rechnung mit deinen Daten?

E-Rechnungen sind mehr als nur digitale PDFs – sie bestehen aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die bestimmte Pflichtangaben enthalten und in einem definierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) übermittelt werden. Das bedeutet: Deine Rechnungsdaten sind nicht nur lesbar, sondern auch automatisch verarbeitbar – und genau das wirft Fragen zum Datenschutz auf.

Welche Daten sind in einer E-Rechnung enthalten?

Eine typische E-Rechnung enthält unter anderem folgende Informationen:

• deinen vollständigen Namen bzw. Unternehmensnamen
• deine Adresse und Steuernummer oder USt-ID
• Namen und Adresse deiner Kundschaft
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
• Produkt- oder Leistungsbeschreibung
• Nettobeträge, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag
• ggf. die Leitweg-ID (bei Rechnungen an Behörden)

Diese Angaben sind teilweise personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO – vor allem dann, wenn du Rechnungen an Privatkund:innen oder andere Selbstständige verschickst.

Hinweis: Viele verwechseln PDF-Rechnungen per E-Mail mit echten E-Rechnungen im Sinne der Gesetzgebung. Nur strukturierte XML-Rechnungen – z. B. im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format – gelten als maschinenlesbar und sind damit automatisiert prüfbar und besser datenschutztechnisch absicherbar.

Wie wird die E-Rechnung verarbeitet?

Die Verarbeitung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:

• du erstellst die Rechnung lokal mit einer Software und verschickst sie per E-Mail
• du nutzt ein cloudbasiertes Tool, das die Rechnung erstellt, versendet und archiviert
• bei Rechnungen an Behörden wird die Datei ggf. über das Peppol-Netzwerk oder ein Landesportal übertragen
• deine Rechnungsdaten werden ggf. automatisch an deine Buchhaltungssoftware oder Steuerberater:in weitergeleitet

In jedem dieser Schritte werden deine Daten technisch verarbeitet und oft auch gespeichert – und genau hier greift die DSGVO. 

Hinweis: Die EU plant im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) eine Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf grenzüberschreitende B2B-Geschäfte. Das bedeutet: Auch kleine Unternehmen könnten bald verpflichtet sein, strukturierte E-Rechnungen auszustellen – Datenschutz und sichere Übertragungswege werden dadurch noch wichtiger.

➡️ Der Weg zur E-Rechnung: Alle Voraussetzungen und Anforderungen

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Wer hat Zugriff auf deine Rechnungsdaten?

Egal ob du deine E-Rechnungen selbst erstellst oder ein externes Tool nutzt – deine Rechnungsdaten durchlaufen mehrere Stationen, bei denen sie verarbeitet und ggf. gespeichert werden. Um datenschutzkonform zu handeln, solltest du wissen, wer theoretisch oder praktisch Zugriff auf diese Daten hat.

Direkte Empfänger

Das ist naheliegend: Deine Kundschaft oder ein öffentlicher Auftraggeber erhält deine E-Rechnung, liest sie und verarbeitet sie weiter – z. B. in der eigenen Buchhaltungssoftware. Wenn du z. B. über das Peppol-Netzwerk verschickst, wird die Rechnung über verschiedene zertifizierte Knoten weitergeleitet.

E-Rechnungs-Tools & Buchhaltungssoftware

Wenn du Tools wie Accountable, Lexoffice, sevDesk, FastBill, easybill oder Billbee nutzt, verarbeitet der Anbieter deine Daten auf seinen Servern. Diese Anbieter speichern Rechnungsdaten oft:

• zur Archivierung (gesetzlich vorgeschrieben)
• zur Anzeige im Kundenkonto
• für die Übertragung an weitere Dienste wie DATEV oder Elster

Wichtig: Diese Anbieter gelten datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter. Du bleibst verantwortlich, dass die Daten dort sicher verarbeitet werden.

Hosting- und Cloud-Dienstleister

Viele Tools laufen auf Servern von Drittanbietern – z. B. Amazon Web Services (AWS), Hetzner, IONOS oder Microsoft Azure. Auch hier besteht ein Zugriff im technischen Sinne, z. B. durch Administrator:innen. Gute Anbieter sorgen durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen dafür, dass diese Daten geschützt sind.

Steuerberater oder Buchhaltungstools

Wenn du deine E-Rechnungen an eine Steuerkanzlei oder ein Buchhaltungstool wie Accountable oder DATEV übermittelst, erhält auch diese Stelle Zugriff auf deine Rechnungsdaten. Die Weitergabe ist zulässig – du musst sie aber in deiner Datenschutzerklärung erwähnen, und auch hier gelten die Regeln der Auftragsverarbeitung.

Ist das DSGVO-konform? Worauf du achten solltest

Die kurze Antwort: Ja, E-Rechnungen können absolut DSGVO-konform sein – wenn du ein paar wichtige Punkte beachtest. Denn bei jeder E-Rechnung werden personenbezogene Daten verarbeitet – und dafür gelten klare Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Du bist verantwortlich – auch bei Nutzung externer Tools

Wenn du ein Rechnungs- oder Buchhaltungstool nutzt, bleibst du datenschutzrechtlich verantwortlich für die Datenverarbeitung. Das bedeutet: Du musst sicherstellen, dass dein Anbieter die DSGVO einhält.

AV-Vertrag abschließen

Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, brauchst du mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Gute Anbieter stellen diesen online zur Verfügung – oft direkt im Kundenkonto. Ohne AV-Vertrag handelt es sich um einen Datenschutzverstoß.

Serverstandort & Datenübertragung prüfen

Achte darauf, wo die Daten verarbeitet werden. Idealerweise sollten sie auf Servern in der EU gespeichert werden. 

Hinweis: Wenn dein Rechnungs-Tool Server außerhalb der EU nutzt (z. B. Amazon AWS oder Microsoft Azure in den USA), solltest du prüfen, ob sich der Anbieter dem EU-US Data Privacy Framework angeschlossen hat – oder ob Standardvertragsklauseln genutzt werden. Das ist wichtig, um DSGVO-Vorgaben rechtssicher einzuhalten.

Verschlüsselung & Zugriffsschutz

Deine Tools sollten Daten verschlüsselt übertragen (z. B. per TLS) und vor unbefugtem Zugriff schützen. Wichtig ist auch, dass du in deinem Konto Zugriffsrechte und Nutzer:innenrollen verwalten kannst – etwa wenn du mit externen Buchhalter:innen arbeitest.

Transparenz in deiner Datenschutzerklärung

Wenn du Rechnungen über Tools oder Cloud-Dienste erstellst, solltest du in deiner Datenschutzerklärung klar benennen, welche Dienstleister du nutzt, wo die Daten gespeichert werden und zu welchem Zweck. So erfüllst du deine Informationspflicht gegenüber Kund:innen.

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Datenschutz in der Praxis: So gehst du auf Nummer sicher

Datenschutz klingt oft komplex, lässt sich aber mit ein paar klaren Schritten gut umsetzen – auch als Selbstständige:r oder Freelancer:in. Hier findest du eine praktische Checkliste, wie du deine E-Rechnungsprozesse datenschutzkonform organisierst.

Das richtige Tool wählen

Achte bei der Auswahl deines E-Rechnungstools auf folgende Punkte:

• Serverstandort in der EU (z. B. Deutschland, Niederlande, Finnland)
• klare Angaben zur DSGVO-Konformität
• Möglichkeit zum Abschluss eines AV-Vertrags
• technische Schutzmaßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder Zwei-Faktor-Login
• regelmäßige Sicherheitsupdates und Support

Tipp: Anbieter wie Accountable, Lexoffice, sevDesk, FastBill oder easybill erfüllen in der Regel diese Kriterien.

AV-Vertrag prüfen und abschließen

Den AV-Vertrag findest du meist:

• im Kundenkonto (Download-Bereich oder Einstellungen)
• im Rahmen des Registrierungsprozesses
• oder auf Anfrage beim Support

Wichtig: Lade den AV-Vertrag herunter, unterschreibe ihn ggf. digital und archiviere ihn gut auffindbar – er gehört zu deiner Datenschutzdokumentation.

Zugriff absichern

• Vergib individuelle Zugänge mit Rollen (z. B. für Buchhalter:innen oder Assistenz)
• aktiviere Zwei-Faktor-Authentifizierung, wenn dein Tool das anbietet
• prüfe regelmäßig, wer Zugriff auf deine Rechnungsdaten hat
• achte auf sichere Passwörter und nutze idealerweise einen Passwortmanager

Tipp: Achte darauf, dass dein E-Rechnungstool moderne Sicherheitsstandards wie TLS 1.2+ für die Übertragung, automatische Formatprüfungen und idealerweise digitale Signaturen unterstützt – besonders dann, wenn du Rechnungen an Behörden oder größere Organisationen verschickst.

Datenschutzerklärung aktualisieren

Wenn du über deine Website Produkte verkaufst oder Dienstleistungen anbietest, solltest du in deiner Datenschutzerklärung:

• das von dir genutzte Tool (z. B. Accountable) benennen
• den Zweck der Datenverarbeitung angeben (z. B. gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsstellung)
• auf den Serverstandort und die AV-Verarbeitung hinweisen
• ggf. auf Übermittlungen in Drittländer eingehen

Du bist dir unsicher? Es gibt Vorlagen oder DSGVO-Generatoren (z. B. von eRecht24 oder Datenschutz-Generator.de), die dir helfen können.

➡️ So garantiert Accountable die Sicherheit deiner Daten

Fazit: E-Rechnungen datenschutzkonform nutzen 

E-Rechnungen bringen viele Vorteile für dich als Selbstständige:r oder Freelancer:in – sie automatisieren Prozesse, sparen Zeit und helfen dir, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Gleichzeitig darfst du den Datenschutz dabei nicht aus den Augen verlieren.

Die gute Nachricht: Mit den richtigen Tools und ein paar klaren Schritten kannst du deine E-Rechnungsprozesse problemlos DSGVO-konform gestalten. Das bedeutet konkret:

• Du weißt, wer Zugriff auf deine Rechnungsdaten hat,
• du nutzt nur vertrauenswürdige Tools mit AV-Vertrag und EU-Hosting,
• und du sorgst für Transparenz – z. B. in deiner Datenschutzerklärung.

So schützt du nicht nur sensible Kund:innendaten, sondern stärkst auch das Vertrauen in dein Business – und bist für gesetzliche Prüfungen bestens vorbereitet. Datenschutz muss kein Hürdenlauf sein, wenn du ihn von Anfang an mitdenkst.

FAQ: Häufige Datenschutzfragen zu E-Rechnungen

Darf ich Rechnungsdaten in der Cloud speichern?

Ja, solange der Anbieter DSGVO-konform arbeitet, ein AV-Vertrag vorliegt und die Daten sicher verarbeitet werden. Achte auf Serverstandorte in der EU oder entsprechende Garantien bei US-Anbietern.

Was gehört in die Datenschutzerklärung, wenn ich E-Rechnungstools nutze?

Du solltest angeben:

• welcher Anbieter genutzt wird (z. B. Accountable, sevDesk, Lexoffice)
• wo die Daten gespeichert werden (z. B. EU-Server)
• zu welchem Zweck die Verarbeitung erfolgt (z. B. gesetzliche Buchführungspflicht)
• ggf. Hinweise zur Auftragsverarbeitung und Datensicherheit

📌 Wie sicher ist die Übertragung über Peppol?

Peppol ist ein EU-weites Netzwerk für strukturierte Datenübertragung mit hohen Sicherheitsstandards. Die Übertragung ist verschlüsselt und erfolgt nur über zertifizierte Zugangspunkte. Auch für sensible Rechnungsdaten ist Peppol eine sichere Lösung.

Muss ich mich als Kleinunternehmer:in auch um DSGVO-Konformität kümmern?

Ja. Die Größe deines Unternehmens spielt keine Rolle – sobald du personenbezogene Daten verarbeitest, bist du verpflichtet, die DSGVO einzuhalten. Mit der richtigen Lösung ist das auch für Solo-Selbstständige gut machbar.

Was tun bei einem Datenleck?

Du musst den Vorfall ggf. innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzbehörde melden – abhängig davon, wie sensibel die betroffenen Daten sind. Auch deine Kundschaft musst du informieren, wenn ein hohes Risiko besteht. Gute Tools helfen dir mit Backup-Strategien und Monitoring.