Umsatzsteuer als Freiberufler: Deine Pflichten im Überblick

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Die Umsatzsteuer ist ein zentrales Thema für Freiberufler:innen. Sie regelt, wann du auf deinen Rechnungen Steuer ausweisen musst, wie du diese an das Finanzamt abführst und welche Ausnahmen gelten.

Besonders wichtig sind dabei die Kleinunternehmerregelung, die richtigen Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung und der Umgang mit Leistungen ins Ausland. In diesem Beitrag erfährst du, wie die Umsatzsteuer für Freiberufler:innen funktioniert, welche Pflichten du beachten solltest und wie du deine Abrechnung korrekt durchführst.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine Verbrauchsteuer, die auf fast alle Waren und Dienstleistungen in Deutschland erhoben wird. Sie wird grundsätzlich immer dann fällig, wenn du als Unternehmer:in oder Freiberufler:in eine Leistung gegen Bezahlung erbringst. Du stellst also deinen Kund:innen eine Rechnung über den Nettobetrag plus Umsatzsteuer aus und führst diesen Steueranteil anschließend an das Finanzamt ab.

Die Umsatzsteuer ist für dich als Freiberufler:in demnach keine echte Belastung. Du fungierst lediglich als Vermittler:in zwischen deinen Auftraggeber:innen und dem Staat. Das bedeutet: Du erhebst die Steuer zwar auf deiner Rechnung, zahlst sie aber nicht aus eigener Tasche.

Im Gegenzug kannst du die Umsatzsteuer, die du selbst für betriebliche Ausgaben gezahlt hast, als sogenannte Vorsteuer abziehen. Auf diese Weise zahlst du letztlich nur den Differenzbetrag zwischen eingenommener Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer.

➡️ Der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer

➡️ Welche Umsatzsteuersätze gelten in Deutschland?

Wer muss Umsatzsteuer zahlen?

Als Freiberufler:in giltst du umsatzsteuerlich grundsätzlich als Unternehmer:in im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 2 UStG). Das bedeutet: Sobald du regelmäßig selbstständig Leistungen gegen Bezahlung anbietest, musst du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und diese an das Finanzamt abführen.

Freiberufler:innen können von der Umsatzsteuer befreit sein, etwa bei bestimmten Berufsgruppen nach § 4 UStG (z. B. Ärzt:innen, Heilpraktiker:innen oder Physiotherapeut:innen) oder wenn sie die Kleinunternehmerregelung anwenden.

➡️ Welche Steuern du als Kleinunternehmer:in zahlen musst

Soll- oder Ist-Versteuerung: Wann musst du die Umsatzsteuer abführen?

Als Freiberufler:in kannst du wählen, ob du deine Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) berechnest. Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer bereits mit der Rechnungsstellung fällig – unabhängig davon, ob dein:e Kund:in schon bezahlt hat.

Bei der Ist-Versteuerung dagegen zählt erst der Zahlungseingang. Freiberufler:innen dürfen in der Regel die Ist-Versteuerung nutzen, was besonders für Solo-Selbstständige vorteilhaft ist, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Brauchen Freiberufler eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) dient zur eindeutigen Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb der EU. Sie ist unbedingt notwendig, wenn Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland abgewickelt werden, denn darüber wird die Steuerschuld einer der beiden beteiligten Parteien eindeutig zugewiesen. Daher müssen Freiberufler:innen auf Rechnungen die Umsatzsteuer-IDs beider am Kauf beteiligten Parteien angeben. Diese ersetzen somit die Steuernummer.

Eine USt-IDNr. kann sowohl bei der Neugründung als auch im Nachhinein beim Bundesministerium der Finanzen beantragt werden. Dort steht ein entsprechendes Formular zur Verfügung, in dem nur ein paar Angaben zum Unternehmen gemacht werden müssen. 

Kleinunternehmer:innen sind nicht verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu haben, da sie auch nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Trotzdem kannst du dir auch als Kleinunternehmer:in freiwillig eine USt-IDNr. zuweisen lassen. 

💡 Tipp von Accountable: Bei Verkäufen ins Ausland, bei denen die Umsatzsteuer anfällt, lohnt es sich, vorab einen USt-IDNr-Check durchzuführen. Dafür gibt es verschiedene Websites, mit denen du die Gültigkeit der USt-IDNr. der jeweils anderen Partei überprüfen kannst.

➡️ Selbstständig in Deutschland: Das bedeuten die verschiedenen Steuernummern

Leistungen im Ausland: Was gilt für Freiberufler:innen?

Wenn du als Freiberufler:in Kund:innen außerhalb Deutschlands betreust, gelten besondere Regeln für die Umsatzsteuer. Entscheidend ist, wo der sogenannte Leistungsort liegt – also das Land, in dem deine Dienstleistung umsatzsteuerlich erfasst wird.

Leistungen innerhalb der EU

Erbringst du Leistungen an Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Land, greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Das bedeutet: Nicht du, sondern dein:e Auftraggeber:in schuldet die Umsatzsteuer. Auf deiner Rechnung darfst du daher keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern musst den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)“ ergänzen. Außerdem müssen sowohl deine eigene als auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines oder deiner Kund:in auf der Rechnung stehen.

Zusätzlich musst du diese Umsätze in der sogenannten Zusammenfassenden Meldung (ZM) an dein Finanzamt übermitteln. Damit werden grenzüberschreitende Leistungen innerhalb der EU gemeldet und steuerlich nachvollziehbar gemacht. Erbringst du Leistungen an Privatkund:innen innerhalb der EU, gilt in der Regel das deutsche Umsatzsteuerrecht. In diesem Fall weist du auf deiner Rechnung wie gewohnt die deutsche Umsatzsteuer aus.

➡️ Was ist das Reverse Charge Verfahren?

Leistungen in Drittländer

Wenn du Leistungen an Kund:innen außerhalb der Europäischen Union erbringst, zum Beispiel in die Schweiz oder in die USA, sind diese in vielen Fällen umsatzsteuerfrei, weil der Leistungsort außerhalb der EU liegt. Damit du die Steuerfreiheit gegenüber dem Finanzamt nachweisen kannst, solltest du entsprechende Belege wie Verträge, Zahlungsnachweise oder Kommunikationsunterlagen sorgfältig aufbewahren.

➡️ Umsatzsteuer im Ausland

Umsatzsteuervoranmeldung und Fristen

Als umsatzsteuerpflichtige:r Freiberufler:in musst du dem Finanzamt regelmäßig mitteilen, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du gezahlt hast. Diese Angaben machst du in der Umsatzsteuervoranmeldung, die du elektronisch über ELSTER übermittelst.

Die Voranmeldung zeigt, ob du dem Finanzamt Geld schuldest oder eine Erstattung erhältst. Die Berechnung erfolgt einfach:

Eingenommene Umsatzsteuer – gezahlte Vorsteuer = Zahllast oder Erstattung.

Wie häufig du deine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, hängt von der Höhe deiner Umsatzsteuer im Vorjahr ab:

Wenn du deine Unterlagen lieber mit etwas mehr Vorlauf erledigst, kannst du beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dadurch verschiebt sich die Abgabefrist um einen Monat nach hinten. Wer monatlich meldet, muss dafür zusätzlich eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Umsatzsteuer des Vorjahres leisten.

Selbst wenn du in einem Zeitraum keine Umsätze hattest, bist du verpflichtet, eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben – in diesem Fall mit einer Nullmeldung.

Die endgültige Umsatzsteuererklärung für das gesamte Jahr reichst du separat bis zum 31. Juli des Folgejahres ein.

➡️ Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen: So geht‘s

Hier erklären wir dir Schritt für Schritt, wie du deine Umsatzsteuervoranmeldung mit Accountable machen kannst.

Das passiert, wenn du die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung verpasst

Wenn du als Freiberufler:in eine Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung verpasst hast, solltest du schnell handeln. Reiche die fehlende Meldung so bald wie möglich über ELSTER nach, damit keine zusätzlichen Kosten entstehen. Das Finanzamt zeigt sich oft verständnisvoll, wenn du zum ersten Mal eine Frist versäumt oder dich nur leicht verspätet hast.

Kommt das häufiger vor, kann ein Säumniszuschlag anfallen. Dieser richtet sich danach, wie lange du mit der Abgabe oder Zahlung der Umsatzsteuer im Rückstand bist. Um das zu vermeiden, solltest du deine Fristen im Blick behalten – insbesondere, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung als Freiberufler:in quartalsweise oder monatlich abgeben musst.

Wenn du regelmäßig knapp an den Terminen bist, lohnt sich eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt. Damit verschiebt sich die Abgabefrist deiner Umsatzsteuervoranmeldung jeweils um einen Monat nach hinten. Bei monatlicher Abgabe ist zusätzlich eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Vorjahres-Umsatzsteuer nötig.

➡️ Diese Steuerfristen solltest du als Freiberufler:in kennen

➡️ ELSTER: Das musst du zur staatlichen Steuersoftware wissen

Fazit: So behalten Freiberufler:innen die Umsatzsteuer im Griff

Die Umsatzsteuer gehört für Freiberufler:innen fest zum Berufsalltag. Sie ist zwar mit einigem Verwaltungsaufwand verbunden, lässt sich mit dem richtigen Wissen aber gut handhaben. Wer versteht, wann Umsatzsteuer anfällt, welche Ausnahmen gelten, und welche Fristen einzuhalten sind, behält die volle Kontrolle über die eigenen Finanzen.

Wichtig ist vor allem, regelmäßig den eigenen Umsatz zu prüfen, um rechtzeitig zu erkennen, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder die Kleinunternehmerregelung noch nutzen kannst. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung sollte fest in deinen Arbeitsrhythmus integriert sein.

Wenn du die Abläufe einmal verinnerlicht hast, wird die Abrechnung zur Routine. So kannst du dich auf deine eigentliche freiberufliche Arbeit konzentrieren – und deine Umsatzsteuer bleibt kein Stressfaktor, sondern ein klar geregelter Teil deiner Selbstständigkeit.

💡 Tipp von Accountable: Das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung in ELSTER kann schnell unübersichtlich werden. Mit Accountable geht es einfacher. Lade dir einfach unsere kostenlose App herunter und übermittle deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt über Accountable an das Finanzamt. 

FAQ – Häufige Fragen zur Umsatzsteuer für Freiberufler:innen

Müssen Freiberufler:innen immer Umsatzsteuer zahlen?

Nicht unbedingt. Grundsätzlich sind Freiberufler:innen umsatzsteuerpflichtig, sobald sie regelmäßig Leistungen gegen Bezahlung erbringen. Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt. In diesem Fall weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führst sie auch nicht an das Finanzamt ab.

Wie hoch ist die Umsatzsteuer für Freiberufler:innen?

Der reguläre Umsatzsteuersatz liegt bei 19 Prozent. Für einige Leistungen gilt jedoch ein ermäßigter Satz von 7 Prozent, zum Beispiel in künstlerischen oder journalistischen Bereichen. Welche Umsätze konkret begünstigt sind, ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt.

Wie oft müssen Freiberufler:innen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Die Häufigkeit hängt von der Höhe deiner Umsatzsteuer im Vorjahr ab. Liegt sie über 7.500 Euro, musst du monatlich melden. Beträgt sie zwischen 1.000 und 7.500 Euro, reicht die vierteljährliche Abgabe. Unter 1.000 Euro genügt Freiberufler:innen in der Regel eine jährliche Umsatzsteuererklärung.

Wann ist eine Leistung von Freiberufler:innen umsatzsteuerfrei?

Einige Berufsgruppen – etwa Ärzt:innen, Heilpraktiker:innen oder Physiotherapeut:innen – profitieren von Umsatzsteuerbefreiungen nach § 4 UStG. Auch bestimmte Leistungen ins Ausland können steuerfrei sein, wenn der Leistungsort außerhalb der EU liegt. Die genauen Voraussetzungen prüft im Zweifel dein Finanzamt.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug für Freiberufler:innen?

Als umsatzsteuerpflichtige:r Freiberufler:in darfst du die Umsatzsteuer, die du selbst bei betrieblichen Ausgaben zahlst, als Vorsteuer geltend machen. Du ziehst sie einfach von der Umsatzsteuer ab, die du deinen Kund:innen in Rechnung stellst. Die Differenz führst du an das Finanzamt ab oder bekommst sie erstattet, wenn deine gezahlte Vorsteuer höher war.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für Freiberufler:innen?

Wenn du gerade erst startest oder noch geringe Umsätze erzielst, kann sich die Kleinunternehmerregelung lohnen. Sie erspart dir die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und den Verwaltungsaufwand rund um die Umsatzsteuer. Langfristig kann die Regelbesteuerung aber sinnvoller sein, vor allem wenn du viele Ausgaben mit Vorsteuer hast oder vorwiegend mit Geschäftskund:innen arbeitest.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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