Wann sollten Selbständige von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen?

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Die Kleinunternehmerregelung ist vor allem zu Beginn einer selbstständigen Tätigkeit oftmals ein Segen für viele. Durch Inanspruchnahme dieser Regelung wirst du nämlich von der Umsatzsteuer befreit, kannst deinen Privatkunden niedrigere Preise anbieten und musst außerdem keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Allerdings gibt es auch Gründe, die für die Umsatzsteuerpflicht sprechen. Wir erklären dir, wann du 2023 von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen solltest und wann das Zahlen von Umsatzsteuer für dich von Vorteil sein kann. 

Kleinunternehmerregelung und MwSt: Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer wird in Deutschland prinzipiell auf alle Produkte oder Dienstleistungen erhoben. Die Unternehmen müssen diese Vorsteuer an den Staat zahlen, jedoch spiegelt sich der entsprechende Steuersatz für den Endverbraucher in den Preisen wider. Der Regelsteuersatz liegt bei 19%, für beispielsweise publizistische Erzeugnisse wie Zeitungen und Bücher gibt es allerdings einen ermäßigten Steuersatz von nur 7%.

Als Endverbraucher sehen wir den entsprechenden Zuschlag der Umsatzsteuer beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen auf der Rechnung als Mehrwertsteuer aufgeführt, was der umgangssprachliche Begriff für die Umsatzsteuer ist. Mehr über verschiedene Umsatzsteuer-Sätze erfährst du hier.

Dieses zusätzlich erwirtschaftete Geld muss wiederum von den Unternehmen regelmäßig in der sogenannten Umsatzsteuer-Voranmeldung aufgeführt und an den Staat abgegeben werden. Gleichzeitig können sich Selbstständige aber auch die gezahlte Vorsteuer für betriebliche Aufwendungen zurückholen, zum Beispiel für ein Geschäftsessen, arbeitsbedingte Reisen oder den Kauf von Arbeitsmitteln wie Druckerpapier oder auch Computer. 

➡️ Musst du als Selbstständige:r Umsatzsteuer zahlen?

💡 Tipp von Accountable: Mit unserer Suchmaschine für Ausgaben kannst du ganz einfach überprüfen, ob du eine Ausgabe von der Steuer absetzen kannst.

Wie kann ich die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Doch es gibt eine Ausnahme im deutschen Steuerrecht, die Unternehmen und Freiberufler von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit: die Kleinunternehmerregelung. Diese kannst du direkt bei der Anmeldung deiner Freiberuflichkeit oder Gründung deines Unternehmens beantragen. Dafür musst du lediglich ein entsprechendes Kreuz auf dem Antrag zur steuerlichen Erfassung vom Finanzamt machen, den alle Selbstständigen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit ausfüllen müssen.

Alternativ kannst du die Kleinunternehmerregelung aber auch später in Anspruch nehmen. Dafür musst du dich nur mit dem für dich zuständigen Finanzamt in Verbindung setzen. So geht der Wechsel von Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung. 

💡 Tipp von Accountable: Wenn du erst nach Aufnahme deiner selbstständigen Tätigkeit die Kleinunternehmerregelung beantragen möchtest, kann es sinnvoll sein, den entsprechenden Antrag erst zu Beginn des neuen Kalenderjahres zu stellen. Dadurch gilt die Regelung für das gesamte Jahr und du musst nicht für einzelne Monate Umsatzsteuer zahlen.

➡️ Hier haben wir die meist gestellten Fragen zur Kleinunternehmerregelung beantwortet!

Kleinunternehmerregelung und Rechnungsstellung

Wichtig: Nimmst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, darfst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Zudem musst du den Grund dafür nennen. Manche verzichten auf die Nennung „Kleinunternehmer“, weil der Begriff häufig als abwertend empfunden wird. Das ist okay. Denn im Sinne der Kleinunternehmerregelung reicht es aus, auf den Paragrafen 19 des Umsatzsteuergesetzes hinzuweisen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Wann gelte ich als Kleinunternehmer?

Um in den Genuss der Kleinunternehmerreglung zu kommen, wurde verschiedene Grenzen definiert, die du nicht überschreiten darfst. Als Kleinunternehmer giltst du dann, wenn du im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit nicht mehr als 25.000€ verdient hast und dein Einkommen im Folgejahr die Grenze von 100.000€ nicht überschreitet. 

Dabei kommt es stets auf das Einhalten von beiden Grenzen ein, um auch im Folgejahr wieder als Kleinunternehmer zu gelten. 

Hier ein paar Rechenbeispiele:

Beispiel 1

Du hast im ersten Jahr 15.000€ verdient und wirst im zweiten Jahr voraussichtlich 20.000€ verdienen. Somit bleibst du auch im dritten Jahr weiterhin Kleinunternehmer.

Beispiel 2

Du hast im ersten Jahr 20.000€ verdient und wirst im zweiten Jahr voraussichtlich 25.000€ verdienen. Somit bist du ab dem dritten Jahr kein Kleinunternehmer mehr und musst ab dann Umsatzsteuer zahlen. 

Beispiel 3

Du hast im ersten Jahr wider Erwarten 30.000€ verdient. Somit greift die Kleinunternehmerregelung zwar für das erste Jahr, du musst jedoch automatisch ab dem zweiten Jahr Umsatzsteuer zahlen. 

Beispiel 4

Du hast im ersten Jahr 20.000€ verdient und wirst im zweiten Jahr voraussichtlich 30.000€ verdienen. Somit bist du ab dem dritten Jahr ebenfalls kein Kleinunternehmer mehr und musst ab dann die Umsatzsteuer abführen. 

Kleinunternehmerregelung und Einkommensteuer

Natürlich musst du als Kleinunternehmer deinen Gewinn auch versteuern. Die Einkommensteuer wird auf den Gewinn aus deiner Einnahme-Ausgaben-Übersicht angesetzt. Dabei gilt ein Grundfreibetrag von 12.096 Euro für Alleinstehende und 24.192 Euro für Verheiratete und Menschen in eingetragenen Lebenspartnerschaften (Stand 2025). Um die Gewerbesteuer musst du dir keine Sorgen machen. Mit einem Umsatz von weniger 25.000 Euro bist du von dieser Steuer nicht betroffen, da bei der Gewerbesteuer ein Freibetrag von 24.500 Euro gilt.

Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Es gibt unterschiedliche Gründe, die für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung sprechen.

✔️ Der Großteil deiner Kunden sind Privatpersonen

Für neugegründete Unternehmen oder Freiberufler kann es ein großes Hindernis sein, die Umsatzsteuer auf den eigentlichen Preis draufschlagen zu müssen. Denn gerade, wenn der Kundenstamm primär aus Privatpersonen besteht, können diese sich die Mehrwertsteuer nicht zurückholen und müssen demnach für deine Produkte oder Dienstleistungen tiefer in die eigene Tasche greifen. 

Dadurch hast du einen Nachteil der Konkurrenz gegenüber, die aufgrund der Kleinunternehmerregelung eventuell günstigere Preise ausweisen kann. Wenn dein Kundenstamm daher größtenteils aus Privatpersonen besteht, kann der Gebrauch der Kleinunternehmerregelung für dich von Vorteil sein. 

✔️ Du möchtest deinen buchhalterischen Aufwand so gering wie möglich halten

Sind wir ehrlich: Das Thema Steuern ist nichts, womit die meisten sich gerne und vor allem lange beschäftigen. Umso besser, wenn man eine Sache weniger auf der To-Do-Liste hat. Die Umsatzsteuervoranmeldung zum Beispiel, die monatlich, zumindest aber quartalsweise, beim Finanzamt abgegeben werden muss.

Diese zusätzliche Arbeit kannst du dir ersparen, wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst. So musst du auch keine Eingangsrechnungen und Belege von betrieblichen Anschaffungen aufbewahren und hast insgesamt ein bisschen weniger Buchhaltung zu erledigen. 

💡 Tipp von Accountable: Kein Kleinunternehmer zu sein, ist kein Grund zur Panik! Denn mit der Steuerlösung von Accountable kannst du ganz einfach per App deine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen und sie direkt an dein zuständiges Finanzamt senden. Und das alles ohne hohe Kosten und viel Zeitaufwand!

✔️ Du hast keine größeren Ausgaben für deine selbstständige Tätigkeit

Ein Vorteil für Unternehmen, die viele betriebliche Ausgaben haben, ist, dass sie sich die gezahlte Umsatzsteuer für diese arbeitsrelevanten Anschaffungen zurückholen können. Wenn du aber für die Ausübung deiner selbstständigen Tätigkeit nur wenige geringe oder sogar gar keine Ausgaben hast, kann sich die Kleinunternehmerregelung für dich trotzdem mehr rentieren. Denn wenn du keine Anschaffungen hast, entsteht dir kein finanzieller Nachteil durch das nicht ausweisen der Umsatzsteuer.

Kleinunternehmerregelung: Vorteile und Nachteile auf einen Blick

Vorteile: 

• Dein bürokratischer Aufwand sinkt, denn du sparst die Arbeit für die Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie deren pünktliche Anmeldung.
• Bei Privatkunden (und Unternehmen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind,) kannst du deine Leistungen günstiger anbieten. Denn dein Brutto- und Nettopreis sind identisch.

Nachteile:

• Du kannst keine Vorsteuererstattung in Anspruch nehmen. Vor allem in Jahren mit hohen Ausgaben macht sich das finanziell bemerkbar.
• Manche Kunden scheuen Geschäfte mit sehr kleinen Unternehmen, weil diese möglicherweise schneller in Insolvenz gehen und so Anzahlungen bzw. Ansprüche auf Gewährleistungen verloren gehen.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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