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Zusammenfassende Meldung: Was ist die ZM und wer muss sie machen?

Lesezeit 3 minuten

Wer über seine Landesgrenzen hinaus auch Kunden in anderen EU-Mitgliedsstaaten hat, kann von dem Reverse Charge Prozess Gebrauch machen: Die Umsatzsteuerlast wechselt somit vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger, der nun den Kauf der Ware oder der Dienstleistung in seinem Heimatland versteuern muss. 

Damit diese Geschäfte für die Behörden der beiden involvierten EU-Länder jedoch nachvollziehbar bleiben, musst du für diese sogenannten innergemeinschaftlichen Lieferungen eine Zusammenfassende Meldung bei deinem Finanzamt einreichen. 

Umsatzsteuer innerhalb der EU

Ein kleiner Exkurs vorab: Wenn du mit Kunden zusammenarbeitest, die ihren Sitz in einem anderen EU-Land haben, brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese musst du auf deinen Rechnungen anstelle deiner Steuernummer angeben. Über diese Nummer können Geschäfte auch über die deutsche Landesgrenze hinaus von den jeweiligen Behörden nachvollzogen werden.

Sobald du eine Dienstleistung oder eine Ware an einen Kunden im EU-Ausland lieferst, verschiebt sich die Umsatzsteuerlast außerdem auf den Empfänger. Das heißt, dass du keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen musst. Dieses Verfahren wird als Reverse Charge bezeichnet und muss auch als solches auf der Rechnung gekennzeichnet werden. Nun muss der Rechnungsempfänger die erhaltene Leistung oder Ware in seinem Heimatland versteuern. 

Hier erfährst du, was du bei Rechnungen an Kunden außerhalb der Europäischen Union beachten musst.

Was ist die Zusammenfassende Meldung (ZM)?

Damit die zuständigen Behörden solche Geschäfte, die als innergemeinschaftliche Leistungen bezeichnet werden, nachvollziehen kann, musst du diese Art von Handel nun allerdings noch deinem eigenen Finanzamt melden. Das tust du zum einen in deiner regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung unter Punkt 3 – Lieferungen und sonstige Leistungen (steuerfreie Umsätze). 

Zum anderen musst du eine sogenannte Zusammenfassende Meldung einreichen. In diesem Formular führst du nun nochmal alle erbrachten innergemeinschaftlichen Lieferungen auf, diesmal allerdings nicht in einer zusammengerechneten Summe, sondern in einzelnen Posten, aufgeteilt nach Kunden. Dafür benötigst du die jeweilige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Handelspartner. 

💡 Tipp von Accountable: Damit du alle wichtigen Daten deiner Kunden wie die Rechnungsadresse oder Umsatzsteuer-ID stets greifbar hast, kannst du in unserer App unterschiedliche Kundenprofile anlegen und hier alle relevanten Informationen speichern.

Die Zusammenfassende Meldung in ELSTER einreichen

Wenn du die Umsatzsteuer-ID sowie die einzelnen Beträge der erbrachten Leistungen parat hast, ist die ZM schnell gemacht. Das lediglich zwei Seiten umfassende Formular kannst du über das Steuerportal ELSTER finden. Dafür suchst du in den Formularen einfach nach „Zusammenfassende Meldung“. Nun musst du zuerst ein paar allgemeine Angaben zu deinem Unternehmen machen. Dazu gehört deine Adresse und deine Umsatzsteuer-ID.

Auf der zweiten Seite musst du die erbrachten innergemeinschaftlichen Lieferungen aufführen. Dafür gibst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden an, die Summe der erbrachten Leistungen und wählst abschließend die Art der Leistung aus. Hierbei hast du drei Auswahlmöglichkeiten:

 

  1. Dreiecksgeschäft
  2. Innergemeinschaftliche Lieferung
  3. Sonstige Leistung

 

🔖  In der Regel wirst du als Freiberufler hier den zweiten Punkt der innergemeinschaftlichen Lieferung auswählen. Vereinfacht gesagt liegt ein Dreiecksgeschäft nämlich nur dann vor, wenn drei Unternehmen aus unterschiedlichen EU-Ländern ein Geschäft über dieselbe Ware oder dieselbe Leistung abschließen. 

Und das war’s auch schon! Nun kannst du deine Eingaben noch überprüfen und wenn alles korrekt ist direkt an dein zuständiges Finanzamt verschicken. 

Was passiert, wenn ich die Abgabe der ZM vergessen habe?

Die Zusammenfassende Meldung muss bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraumes eingereicht werden. Wenn du also beispielsweise deine Umsatzsteuervoranmeldung für das erste Quartal (Januar bis März) bis spätestens zum 10. April einreichst, musst du bis zum 25. April auch die Zusammenfassende Meldung für diesen Zeitraum abgegeben haben.

Wenn du das Einreichen des Formulars versäumst, kann es teuer für dich werden: Bis zu 2.500€ kann dich eine verspätete Abgabe kosten. Und wenn du der gesonderten Aufforderung zur Abgabe der ZM immer noch nicht nachkommst, musst du mit der Zahlung eines Zwangsgeldes von bis zu 25.000€ rechnen. 

Aber keine Sorge: Das Einreichen einer Zusammenfassenden Meldung zu vergessen ist gar nicht so einfach, denn sobald du eine Umsatzsteuervoranmeldung mit einer innergemeinschaftliche Lieferung eingereicht hast, wirst du automatisch von ELSTER an das Einreichen deiner ZM erinnert.

 

Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany
Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany

Tino hat bereits zwei Unternehmen aufgebaut und kennt daher die Herausforderungen für Selbständige aus erster Hand. Mit Accountable will das Thema Steuern lösen.
Ansonsten freut sich Tino über die gelegentlichen Siege des 1. FC Köln und genießt gerne ein schönes Asado mit einem Glas Malbec im Kreis von Familie und Freunden.

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