EÜR-Vorlage kostenlos: Excel- & PDF-Download mit Beispielwerten

Du willst deine Einnahmen und Ausgaben endlich übersichtlich erfassen, ohne direkt mit komplizierter Buchhaltung zu starten? Dann kann dir eine kostenlose EÜR-Vorlage helfen. Sie zeigt dir Schritt für Schritt, wie du deinen Gewinn berechnest und welche Angaben für deine Einnahmenüberschussrechnung wichtig sind.

In diesem Artikel findest du eine Excel-Vorlage zur eigenen Nutzung und ein PDF-Beispiel mit Musterwerten. So kannst du direkt nachvollziehen, wie eine einfache EÜR aufgebaut ist und welche Werte du später für deine Steuer brauchst.

EÜR-Vorlage – kurz zusammengefasst

• Mit der Excel-Vorlage erfasst du deine Einnahmen, Ausgaben und Kategorien übersichtlich an einem Ort. 
• Das PDF-Beispiel zeigt dir mit Musterwerten, wie eine ausgefüllte EÜR für Selbstständige aussehen kann. 
• Die Vorlage hilft dir, deinen Gewinn besser zu verstehen und deine Steuerunterlagen strukturierter vorzubereiten. 
• Die offizielle Abgabe deiner Anlage EÜR erfolgt später digital über ELSTER oder mit Unterstützung von Software wie Accountable.

Was steckt in der kostenlosen Excel-EÜR-Vorlage?

Die Excel-Vorlage soll dir vor allem eines erleichtern: den Überblick über deine laufenden Einnahmen und Ausgaben. Gerade am Anfang der Selbstständigkeit sammeln sich schnell Rechnungen, Belege und einzelne Zahlungen an. Ohne klare Struktur wird daraus schnell ein unübersichtliches Chaos.

Genau hier hilft dir die Vorlage. Du trägst deine Geschäftsvorfälle Schritt für Schritt ein und siehst direkt, wie sich dein Gewinn entwickelt. Gleichzeitig lernst du besser zu verstehen, welche Angaben später für die Anlage EÜR wichtig werden.

Die Vorlage besteht aus mehreren Reitern, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen:

Einnahmen & Ausgaben erfassen

Im Hauptbereich dokumentierst du deine laufenden Geschäftsvorfälle. Typische Spalten sind:

• Datum 
• Belegnummer 
• Beschreibung 
• Kategorie 
• Einnahme oder Ausgabe 
• Umsatzsteuer 
• Zahlungsart 

So kannst du beispielsweise eine Kundenrechnung, ein Software-Abo oder Fahrtkosten sauber voneinander trennen. Besonders praktisch: Viele Werte werden automatisch summiert, sodass du deinen aktuellen Stand jederzeit im Blick behältst.

Gewinnermittlung automatisch berechnen

Die Vorlage fasst deine eingetragenen Werte automatisch zusammen. Dadurch siehst du direkt:

Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn

Gerade für Freelancer:innen und Kleinunternehmer:innen ist das hilfreich, weil du früh erkennst, wie sich deine Selbstständigkeit wirtschaftlich entwickelt und ob du genügend Rücklagen für Steuern bilden solltest.

Beispielwerte als Orientierung nutzen

Zusätzlich enthält die Vorlage bereits ausgefüllte Beispielwerte. Dadurch kannst du nachvollziehen, wie typische Buchungen aussehen und welche Kategorien häufig genutzt werden.

Beispiele sind etwa:

• Webdesign-Rechnung 
• Laptop-Kauf 
• Canva- oder Adobe-Abo 
• Fahrtkosten 
• Coworking-Gebühren 

Das macht den Einstieg deutlich einfacher – besonders dann, wenn du zum ersten Mal mit einer EÜR arbeitest.

➡️ Wenn du aus deinen Einnahmen direkt Rechnungen erstellen willst, findest du hier eine SchrittfürSchrittAnleitung.

Was zeigt dir das PDF-Beispiel der EÜR?

Neben der Excel-Datei bekommst du zusätzlich ein PDF mit einer ausgefüllten Muster-EÜR. Das hilft dir dabei, die einzelnen Werte und Kategorien besser einzuordnen – besonders dann, wenn du zum ersten Mal eine Einnahmenüberschussrechnung erstellst.

Viele Selbstständige wissen anfangs zwar, welche Einnahmen und Ausgaben sie ungefähr haben, können die Zahlen aber nur schwer einer konkreten EÜR-Struktur zuordnen. Genau dafür ist das PDF gedacht: Du siehst auf einen Blick, wie eine fertig ausgefüllte Übersicht aussehen kann.

Das Beispiel enthält typische Geschäftsvorfälle aus dem Alltag von Freelancer:innen und Solo-Selbstständigen, zum Beispiel:

• Einnahmen aus Kund:innenprojekten 
• Software- und Tool-Kosten 
• Büroausstattung 
• Fahrtkosten 
• Telefon- und Internetkosten 
• Fortbildungen oder Online-Kurse 

Dadurch verstehst du schneller, welche Positionen später zusammengehören und wie sich daraus dein steuerlicher Gewinn ergibt.

Besonders praktisch: Das PDF eignet sich auch als Vergleichsvorlage. Wenn du deine eigene Excel-Datei ausfüllst, kannst du einzelne Positionen direkt mit dem Muster abgleichen und erkennst schneller, ob deine Einträge logisch aufgebaut sind.

Tipp: Du kannst zunächst das PDF als Orientierung nutzen und danach in die Excel-Vorlage wechseln, um deine eigenen Zahlen laufend einzutragen.

➡️ Für einen breiteren Überblick zur Buchhaltung für Selbstständige.

So nutzt du die EÜR-Vorlage Schritt für Schritt

Du musst kein:e Steuerexpert:in sein, um mit einer EÜR-Vorlage zu arbeiten. Wichtig ist vor allem, dass du deine Einnahmen und Ausgaben regelmäßig dokumentierst und Belege sauber aufbewahrst. Mit einer klaren Routine bleibt deine Buchhaltung übersichtlich – und du vermeidest Stress kurz vor der Steuererklärung.

Schritt 1: Einnahmen eintragen

Trage zunächst alle geschäftlichen Einnahmen ein. Dazu gehören zum Beispiel:

• Rechnungen an Kund:innen 
• Online-Verkäufe 
• Honorare 
• Provisionen 
• Coaching- oder Beratungsleistungen 

Wichtig ist, dass du jede Zahlung möglichst zeitnah erfasst. So verlierst du keine Einnahmen aus dem Blick und kannst deinen aktuellen Umsatz jederzeit nachvollziehen.

💡 Beispiel:
Du stellst einer Kundin für ein Webdesign-Projekt eine Rechnung über 1.500 €. Diesen Betrag trägst du als Betriebseinnahme ein.

Schritt 2: Betriebsausgaben dokumentieren

Im nächsten Schritt erfasst du alle beruflich veranlassten Ausgaben. Dazu zählen typische Kosten wie:

• Software-Abos 
• Laptop oder Monitor 
• Büromaterial 
• Coworking-Spaces 
• Fahrtkosten 
• Telefon- und Internetkosten 

Je genauer du deine Ausgaben kategorisierst, desto einfacher wird später die Vorbereitung deiner Steuerunterlagen.

➡️ Mehr dazu findest du auch in unserem Artikel zur Einnahmenüberschussrechnung. 

Schritt 3: Belege ordentlich speichern

Die Vorlage hilft dir bei der Übersicht – ersetzt aber keine Belegaufbewahrung. Deshalb solltest du zu jeder Einnahme und Ausgabe den passenden Nachweis sichern, also zum Beispiel:

• Rechnungen 
• Quittungen 
• Kontoauszüge 
• digitale PDF-Belege 

Digitale Unterlagen musst du in Deutschland mehrere Jahre aufbewahren. Besonders bei häufigen Online-Käufen lohnt sich deshalb eine strukturierte Ablage.

Schritt 4: Gewinn automatisch berechnen lassen

Sobald du Einnahmen und Ausgaben eingetragen hast, berechnet die Vorlage automatisch deinen aktuellen Gewinn. Dadurch erkennst du frühzeitig:

• wie profitabel deine Selbstständigkeit läuft, 
• ob hohe Kosten entstehen, 
• und ob du ausreichend Geld für spätere Steuerzahlungen zurücklegen solltest. 

Gerade für Freelancer:innen ist das hilfreich, weil schwankende Einnahmen sonst schnell unübersichtlich werden können.

Schritt 5: Werte für ELSTER vorbereiten

Am Ende des Jahres kannst du die zusammengefassten Werte nutzen, um deine Steuererklärung vorzubereiten. Die eigentliche Übermittlung erfolgt anschließend über ELSTER oder mit einer digitalen Lösung wie Accountable.

Tipp: Die Vorlage dient dabei vor allem als praktische Grundlage, damit du deine Zahlen bereits sauber vorbereitet hast.

➡️ Mehr zur offiziellen Abgabe deiner Steuerdaten über ELSTER findest du hier.

Welche Felder solltest du in der EÜR regelmäßig pflegen?

Eine EÜR funktioniert am besten, wenn du sie nicht erst kurz vor der Steuererklärung aktualisierst. Viele Selbstständige machen den Fehler, Belege monatelang zu sammeln und die Buchhaltung dann in wenigen Tagen nachzuholen. Das kostet unnötig Zeit — und führt oft zu vergessenen Ausgaben oder fehlenden Unterlagen.

Deutlich einfacher ist es, wenn du deine Vorlage laufend pflegst. Schon wenige Minuten pro Woche reichen oft aus, um deine Zahlen aktuell zu halten.

Diese Angaben solltest du immer zeitnah eintragen

Besonders wichtig sind:

• neue Einnahmen aus Rechnungen 
• laufende Betriebsausgaben 
• Zahlungsdatum 
• Belegnummern 
• Umsatzsteuerbeträge 
• Zahlungsarten (Konto, PayPal, Barzahlung) 

Dadurch bleibt deine Übersicht vollständig und du kannst später nachvollziehen, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört.

Warum Belegnummern wichtig sind

Die Belegnummer wird oft unterschätzt. Sie hilft dir dabei, Rechnungen und Zahlungen eindeutig zuzuordnen — besonders dann, wenn du viele einzelne Transaktionen hast.

💡 Beispiel:
Du kaufst im selben Monat Software, Büromaterial und ein neues Headset. Ohne klare Belegnummern wird später schnell unklar, welche Ausgabe zu welchem Nachweis gehört.

Eine einfache Struktur reicht völlig aus, zum Beispiel:

• RE-2026-001 für Ausgangsrechnungen 
• AU-2026-015 für Ausgaben 

So findest du Unterlagen deutlich schneller wieder.

Kategorien regelmäßig prüfen

Auch die Kategorien solltest du sauber halten. Viele Selbstständige buchen anfangs alles unter „Sonstiges“. Dadurch wird die spätere Auswertung aber unnötig schwierig.

Besser ist eine klare Trennung, etwa zwischen:

• Software 
• Technik 
• Marketing 
• Reisekosten 
• Bürobedarf 
• Weiterbildung 

Je genauer deine Zuordnung ist, desto besser verstehst du später auch, welche Kostenbereiche in deinem Business besonders relevant sind.

Das hilft auch, Betriebsausgaben und Werbungskosten sauber voneinander zu unterscheiden.

Warum du deine EÜR nicht erst zum Jahresende ausfüllen solltest 

Wenn du deine Einnahmen und Ausgaben regelmäßig einträgst, sparst du dir später viel Aufwand bei der Steuererklärung. Viele Freelancer:innen reservieren sich dafür jede Woche 15–20 Minuten. So behältst du den Überblick über deine Buchhaltung — und du vermeidest den typischen Stress kurz vor Ablauf der vorgeschriebenen Abgabefristen.

Verändert deine Korrektur den Gewinn, hat das meist auch Auswirkungen auf deine Einkommensteuererklärung. Mit Accountable erledigst du beides ganz einfach selbst – von der EÜR bis zur Übermittlung ans Finanzamt. Wie das funktioniert, zeigt dir dieses kurze Video.

➡️ Für alle, die Umsatzsteuer abführen müssen, lohnt sich ein Blick auf die UmsatzsteuerVoranmeldung.

Von der Excel-Vorlage zur digitalen Buchhaltung

Eine Excel-Vorlage ist ein guter Einstieg, um deine EÜR besser zu verstehen. Du siehst, welche Einnahmen, Ausgaben und Kategorien wichtig sind und wie sich daraus dein steuerlicher Gewinn berechnet.

Mit der Zeit wird die manuelle Pflege aber oft aufwendiger. Neue Rechnungen, digitale Belege, wiederkehrende Ausgaben und steuerliche Fristen sammeln sich schnell an — besonders, wenn deine Selbstständigkeit wächst oder du mehrere Kund:innen parallel betreust.

Wenn darunter E-Rechnungen fallen, gelten zusätzliche Anforderungen an Format und Aufbewahrung.

Hier kann eine digitale Lösung wie Accountable dir viel Arbeit abnehmen. Statt Werte manuell in Tabellen einzutragen, kannst du viele Aufgaben direkt digital erledigen:

• Belege per Smartphone erfassen 
• Einnahmen und Ausgaben automatisch kategorisieren 
• laufende Steuerübersichten abrufen 
• Rechnungen und Zahlungen zentral verwalten 
• deine Steuererklärung vorbereiten 

Das spart Zeit und reduziert typische Fehler, etwa vergessene Belege, unvollständige Einträge oder falsche Zuordnungen.

➡️ Erfahre mehr darüber, was sich bei der Kleinunternehmerregelung 2025 geändert hat.

EÜR mit Accountable erstellen und einreichen – so geht's

Mit Accountable erfassen Selbstständige ihre Einnahmen und Ausgaben laufend in der App, prüfen die fertige EÜR am Jahresende und senden sie per Knopfdruck direkt ans Finanzamt – ohne Excel oder ELSTER-Konto.

Schritt-für-Schritt: EÜR mit Accountable

1. Einnahmen erfassen – Rechnungen an Kunden werden in Accountable direkt erstellt oder hochgeladen und fließen automatisch als Betriebseinnahmen in die EÜR ein.
2. Ausgaben & Belege scannen – Betriebsausgaben werden laufend per App-Foto oder Bankimport erfasst und kategorisiert.
3. EÜR prüfen – Am Jahresende unter Steuern → Jahresabschluss → EÜR alle Angaben kontrollieren.
4. Einreichen – Auf „Ans Finanzamt senden" klicken. Accountable übermittelt die EÜR direkt über die ELSTER-Schnittstelle. Eine Bestätigungsmail folgt automatisch.

Fazit

Eine gute EÜR-Vorlage hilft dir dabei, deine Buchhaltung besser zu organisieren — besonders dann, wenn du gerade erst in die Selbstständigkeit startest oder deine Einnahmen und Ausgaben sauber strukturieren möchtest. Mit der Kombination aus Excel-Datei und PDF-Beispiel siehst du schnell, wie eine einfache Einnahmenüberschussrechnung aufgebaut ist, welche Einnahmen und laufenden Kosten du beachten musst und welche Werte später für deine Steuererklärung wichtig werden.

💡  Teste jetzt Accountable 14 Tage kostenlos. Mit unserer Lösung erledigst du die EÜR, Buchhaltung, Rechnungen, Banking und alle anderen relevanten Steuererklärungen selbst und brauchst keine Steuerkenntnisse oder lange Einarbeitung!

FAQ: Häufige Fragen zur EÜR-Vorlage

Ist eine Excel-EÜR für das Finanzamt erlaubt?

Ja. Du darfst deine Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich selbst erfassen — auch mit Excel. Die eigentliche Steuererklärung und die offizielle Anlage EÜR reichst du später allerdings digital über ELSTER ein.

Kann ich die Vorlage auch als Kleinunternehmer:in nutzen?

Ja. Gerade für Kleinunternehmer:innen eignet sich eine einfache EÜR-Vorlage oft besonders gut, weil die Buchhaltung meist überschaubarer ist und keine komplexe Bilanz nötig wird.

Muss ich Belege zusätzlich aufbewahren?

Ja. Rechnungen, Quittungen und andere steuerrelevante Unterlagen musst du weiterhin mehrere Jahre aufbewahren. Das gilt auch dann, wenn du deine EÜR mit einer Excel-Vorlage führst.

Bis wann muss die EÜR eingereicht werden? 

Die Abgabefrist für Selbstständige ist der 31. Juli des Folgejahres (ohne Steuerberater).

Ist die Vorlage GoBD-konform?

Eine einfache Excel-Datei ist nicht automatisch GoBD-konform. Für viele Selbstständige ist sie trotzdem ein praktischer Einstieg, um die Grundlagen der Buchhaltung besser zu verstehen und erste Einnahmen und Ausgaben sauber zu dokumentieren.

Brauche ich ein ELSTER-Konto, um die EÜR mit Accountable zu erledigen? 

Nein. Accountable hat eine eigene ELSTER-Schnittstelle und ersetzt das ELSTER-Konto vollständig.

Funktioniert Accountable auch für Freiberufler? 

Ja. Accountable ist speziell für Selbstständige, Gewerbetreibende, Kleinunternehmer und Freiberufler entwickelt. Die EÜR, Einkommensteuer und Umsatzsteuer können alle in einer App erledigt werden.

Ist die Einreichung über Accountable rechtlich anerkannt? 

Ja. Die Übermittlung erfolgt über die offizielle ELSTER-Schnittstelle und wird vom Finanzamt akzeptiert.