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So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig aus

Lesezeit 7 minuten

Um dich in Deutschland selbstständig zu machen, musst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Mit diesem Formular kannst du gleichzeitig auch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, wenn du eine brauchst.

Das Schreiben kannst du dir online herunterladen oder es bei deinem örtlichen Finanzamt oder Steuerbüro abholen. Dort kannst du es dann ausgefüllt auch wieder abgeben.

Das Formular ist insgesamt ganze acht Seiten lang und kann an der ein oder anderen Stelle etwas verwirrend sein. Aber keine Panik! Mit unserer Anleitung ist es ganz einfach, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung korrekt auszufüllen.


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Schritt 1: Lade dir den Fragebogen herunter

Fangen wir mit dem einfachsten Schritt an: Lade dir den offiziellen Fragebogen von der Website des Bundesfinanzministeriums herunter.

Mit ein bisschen Vorbereitung ist das weitere Ausfüllen des Antrags gar nicht so schwer. Deswegen solltest du im besten Fall ein paar Dinge vorab klären:

Darfst du freiberuflich arbeiten?

Das betrifft dich nur, wenn du kein Staatsbürger der EU bist. In diesem Fall benötigst du ein Visum für Freiberufler, um in Deutschland arbeiten zu dürfen.

Bist du ein Freelancer oder ein Gewerbetreibender?

Zwischen diesen beiden Begriffen gibt es nämlich eine gesetzliche Abgrenzung. Wenn du ein Gewerbetreibender bist, brauchst du einen Gewerbeschein, um deiner Tätigkeit nachzugehen. Den kannst du je nach deinem Wohnort ganz einfach im Rathaus, beim Ordnungsamt oder auch im Bürgerbüro beantragen. Sobald du dir den Gewerbeschein besorgt hast, kannst du im zweiten Schritt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

Wenn du dir nicht sicher bist, ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, kann dir dieser Artikel weiterhelfen.

Weißt du, was du die nächsten zwei Jahre voraussichtlich verdienen wirst?

Um dich als Freiberufler anzumelden, musst du dem Finanzamt deine geschätzten Einkünfte für die nächsten zwei Jahre melden. Achte darauf, dass du hier nicht deinen geplanten Umsatz, sondern deinen Gewinn abgibst. Ziehe hierfür einfach deine voraussichtlichen betrieblichen Ausgaben von den geplanten Einkünften ab.

Hier kann es durchaus vorkommen, dass du eine 0 einträgst und somit nicht planst, einen Gewinn zu machen. Das ist vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit nicht selten, da du dich erst als Freelancer etablieren und gleichzeitig wahrscheinlich ein paar teurere Anschaffungen wie Computer oder auch Büromöbel tätigen musst.

Hast du deine Kontodaten griffbereit?

Für regelmäßige Zahlungen an das Finanzamt musst du deine Kontodaten im Fragebogen zur steuerlichen Erklärung angeben. Wenn du diese Infos bereits zur Hand hast, sparst du ebenfalls Zeit beim Ausfüllen des Fragebogens.

Schritt 2: Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllen

Jetzt geht es ans Eingemachte: Wir füllen den Fragebogen aus. Dafür gehen wir Schritt für Schritt vor. Der Einfachheit halber gehen wir dabei davon aus, dass du ein allein arbeitender Freiberufler ist.

Einleitung

In der ersten Zeile trägst du den Namen deines örtlichen Finanzamtes ein. Wenn du dir nicht sicher bist, welches für dich zuständig ist, kannst du das hier nachschauen.

In der nächsten Zeile musst du deine Steuernummer eintragen, sofern du bereits eine hast. Falls dir bisher noch keine Steuernummer zugewiesen wurde, lässt du diese Zeile einfach leer. Das Finanzamt wird dir mit Einreichung des Fragebogens automatisch eine Steuernummer zuweisen.

Achtung: Die Steuernummer ist nicht das gleiche wie deine Steueridentifikationsnummer! Jede steuerpflichtige Person in Deutschland bekommt eine Steuernummer zugeteilt, die sich je nach Wohnort und Tätigkeit immer wieder ändern kann. Die Steuernummer muss auf der Steuererklärung angegeben und gleichzeitig auf Rechnungen vermerkt werden.

Die Steueridentifikationsnummer wird seit 2007 jedem Deutschen automatisch bei der Geburt zugeteilt und bleibt ein Leben lang bestehen. Der Plan ist, die Steuernummer irgendwann durch die Steueridentifikationsnummer zu ersetzen. Momentan existieren die beiden Nummern allerdings noch parallel voneinander.

1. Allgemeine Informationen

Hier trägst du nun deinen Namen, deine Adresse und dein Geburtsdatum ein. In Zeile 7 musst du außerdem die Berufsbezeichnung deines aktuellen Jobs eintragen.

In Zeile 12 musst du deine Steueridentifikationsnummer (siehe oben) sowie das zutreffende Kürzel für deine religiöse Zugehörigkeit eintragen.

Die nächste Zeile musst du nur ausfüllen, wenn du verheiratet, verwitwet, geschieden oder dauerhaft getrennt lebend bist. Falls eines davon auf dich zutrifft, musst du das dazugehörige Datum eintragen und ggf. in dem nächsten Abschnitt 1.2 Informationen zu deinem Ehepartner bzw. deinem eingetragenen Lebenspartner machen.

Unter 1.3 werden weitere Details von dir zur zukünftigen Kommunikation abgefragt. Dazu gehört deine Telefonnummer, deine E-Mail-Adresse sowie eventuell deine Website.

Der allgemeine Teil endet mit dem Bereich 1.4, in dem du die genaue Art deiner Tätigkeit detaillierter beschreiben kannst.

1.5 Kontodaten

In diesem Abschnitt gibst du die Kontodaten an, an die eventuelle Steuererstattungen gezahlt werden sollen. Dabei kannst du zwischen einem privaten und einem Geschäftskonto unterscheiden.

In Zeile 27 bis 30 gibst du die Bankverbindung an, an die eventuelle Erstattungen aus der Einkommenssteuererklärung gezahlt werden sollen.

Wenn du dieses Konto auch für betriebliche Erstattungen im Rahmen der Umsatz- bzw. Lohnsteuererklärung nutzen möchtest, musst du einen Haken in Zeile 31 setzen. Ansonsten gibst du in den Zeilen 32 bis 35 die Kontodaten an, die für betriebliche Erstattungen genutzt werden sollen.

Sofern du damit einverstanden bist, dass das Finanzamt im Falle einer Rückzahlung deinerseits das ausstehende Geld selbstständig von deinem Konto abziehen darf, kannst du dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Setze hierfür einen Haken in Zeile 36 und füge dem Fragebogen das ausgefüllte Mandat als Anlage bei.

1.6 Informationen zu deinem Steuerberater

Wenn du mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zusammenarbeitest, kannst du die entsprechenden Kontaktdaten hier angeben. Unter 1.7 kannst du dem Steuerberater außerdem eine Empfangsbemächtigung für Post von dem Finanzamt erteilen. Dafür musst du dem Formular eine entsprechende Empfangsvollmacht beifügen. Wir empfehlen, dass du dich vorab mit deinem Steuerberater dazu besprichst.

Falls du dich alleine um deine Steuern kümmerst, lässt du diese Abschnitte einfach leer.

1.8 Bisherige persönliche Verhältnisse

Wenn du weniger als 12 Monate an deiner aktuellen Anschrift wohnst, musst du hier deine vorige Adresse eintragen.

Falls du außerdem in den vergangenen drei Jahren bereits steuerlich erfasst wurdest, musst du in Zeile 64 und 65 dein zuständiges Finanzamt sowie deine bisherige Steuernummer angeben. Das gilt auch für deinen Ehepartner bzw. eingetragenen Lebenspartner.

2. Angaben zu deiner freiberuflichen Tätigkeit

Nun geht es um deine Selbstständigkeit. Trage in diesem Abschnitt die Bezeichnung deines Unternehmens sowie die Adresse und Kontaktdaten an, unter denen du geschäftlich erreichbar bist. Wenn du als Freelancer tätig bist, kannst du als Bezeichnung auch einfach deinen Namen angeben.

Im Abschnitt 2.2 musst du außerdem den Beginn deiner freiberuflichen Tätigkeit vermerken.

Sofern du ein Büro oder eine andere Betriebsstätte hast, musst du im nächsten Abschnitt 2.3 Angaben hierzu machen. Wenn du von Zuhause aus arbeitest, kannst du diesen Bereich ignorieren.

Wenn du dich ins Handelsregister hast eintragen lassen, kannst du in Abschnitt 2.4 außerdem Details dazu eintragen.

Bereich 2.5 fragt ab, ob es sich bei deiner Gründung um eine Neugründung oder eine Übernahme handelt. Wenn letzteres der Fall ist, musst du ein paar Angaben zu dem vorherigen Unternehmen machen.

Schließlich musst du im Bereich 2.6 noch angeben, ob du in den letzten fünf Jahren schon einmal freiberuflich gearbeitet hast oder nicht.

3. Festsetzung deiner Steuervorauszahlungen

Wir haben eingangs bereits erwähnt, dass du dem Finanzamt eine Schätzung deines voraussichtlichen Einkommens für die ersten zwei Jahre deiner Freiberuflichkeit geben musst. Dies trägst du in diesem Abschnitt nun ein. Achte darauf, dass du die richtige Zeile wählst: Zeile 112 ist für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit gedacht.

Falls du verheiratet bist oder in einer eingetragenen Partnerschaft lebst, musst du auch für deine Partnerin oder deinen Partner entsprechende Angaben machen.

Unter 3.2 musst du nun deine voraussichtlichen Sonderausgaben und Steuerabzugsbeträge eintragen, ebenfalls für dich und deinen Partner und für das erste Jahr der Gründung sowie das Folgejahr.

Steuervorauszahlungen: Das musst du wissen

4. Angaben zur Gewinnermittlung

Hier musst du zuerst in Zeile 119 angeben, welche Gewinnermittlungsart du für deine Freiberuflichkeit verwenden möchtest. In der Regel trägst du hier die Zahl 1 für die Einnahmenüberschussrechnung ein. Dabei stellst du deine Einnahmen den Ausgaben gegenüber und ermittelst so deinen letztendlichen Gewinn.

In diesem Bereich kannst du außerdem angeben, ob du ein abweichendes Wirtschaftsjahr als das in Deutschland übliche Kalenderjahr von Januar bis Dezember anwendest.

5. Freistellung bei Bauleistungen

Dieser Abschnitt betrifft dich nur, wenn deine Tätigkeit eine Bauleistung beinhaltet. Als Freelancer solltest du diesen Bereich normalerweise ignorieren können.

6. Angaben zu Angestellten

Das gleiche gilt für den nächsten Bereich, in dem es um Angaben zu möglichen Angestellten geht. Als Freiberufler hast du in der Regel aber keine Mitarbeiter und kannst diesen Abschnitt daher ignorieren, wenn du keine Angestellten hast.

7. Anmeldung für die Umsatzsteuer

In diesem Bereich musst du erneut die Summe deiner geschätzte Umsätze angeben, und zwar für das Jahr deiner Gründung sowie das Folgejahr. Auf Basis dieser Angaben wird nämlich entschieden, ob du Umsatzsteuer zahlen musst oder alternativ von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen kannst.

Als Kleinunternehmer giltst du dann, wenn du im ersten Jahr des Antrags nicht mehr als 22.000€ verdient hast und dein Einkommen im Folgejahr die Grenze von 50.000€ nicht überschreitet.

Sofern das auf dich zutrifft, kannst du unter 7.3 angeben, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen (Zeile 134) oder darauf verzichten möchtest (Zeile 135).

Im Bereich 7.2 musst du vorab noch angeben, ob du ein Unternehmen erworben hast. Freiberufler werden hier in der Regel nein ankreuzen. Das gilt auch für die nächsten Bereiche 7.4 bis 7.7, in denen es um eventuelle Steuerbefreiungen und ermäßigte Umsatzsteuersätze geht.

Bereich 7.8 wird für dich wieder interessant: Hier gibst du an, ob du eine sogenannte Soll- oder Istversteuerung beantragen möchtest. Das bezieht sich auf den Zeitpunkt der Versteuerung. Bei der Sollversteuerung zählt das Datum der Rechnungsstellung, unabhängig davon, ob du dein Geld schon erhalten hast. Die Istversteuerung wiederum orientiert sich an dem Datum, an dem das Geld auf deinem Konto eingegangen ist.

Dementsprechend ist die Istversteuerung für Freiberufler oft wesentlich attraktiver, da du so erst dann Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst, wenn du auch von deinen Kunden bezahlt wurdest. Andernfalls kann es sein, dass du die Umsatzsteuerzahlung aus eigener Tasche vorstrecken musst.

Hier erfährst du, welche Möglichkeiten du als Freiberufler hast, wenn dein Kunde deine Rechnung nicht bezahlt.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der nächste Abschnitt 7.9. Hier kannst du die Vergabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer betragen bzw. deine bereits bestehende Umsatzsteuer-ID angeben. Wenn du vorhast, auch mit Kunden außerhalb Deutschlands zu arbeiten, benötigst du unbedingt eine Umsatzsteuer-ID. Diese kannst du übrigens auch jederzeit nachträglich online bei dem Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

Die folgenden Punkte wirst du als freiberuflicher Einzelunternehmer in der Regel überspringen können. Dabei geht es um Tätigkeiten im Bereich der Bau- und/oder Gebäudereinigung, der Telekommunikation sowie dem Internethandel.

8. Beteiligung an einer Personengesellschaft

Falls du mit einer anderen Person zusammen gründest, musst du hier Angaben dazu machen sowie dem Fragebogen eine Kopie eures Gesellschaftsvertrages beifügen. Wenn du Einzelunternehmer bist, kannst du diesen Punkt überspringen.

Anlagen und Unterschrift

Abschließend kannst du in den Zeilen 186 bis 190 nun noch ankreuzen, welche Anlagen du dem Fragebogen hinzufügen wirst.

In der letzten Zeile 191 musst du jetzt nur noch das Datum und den Ort der Ausfüllung des Fragebogens angeben und deine Unterschrift drunter setzen. Sofern du verheiratet oder verpartnert bist, muss dein Partner ebenfalls unterschreiben.

Schritt 3: Den Fragebogen an dein Finanzamt senden

Nachdem du den Fragebogen erfolgreich ausgefüllt und unterschrieben hast, musst du ihn an dein Finanzamt senden. Das kannst du natürlich postalisch tun oder alternativ ganz einfach per E-Mail verschicken.

Jetzt heißt es nur noch warten. In der Regel dauert es vier bis sechs Wochen, bis du deine Steuernummer und ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhältst. Sobald du deine neue Steuernummer hast, kannst du mit deiner freiberuflichen Tätigkeit loslegen.


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Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany
Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany

Tino hat bereits zwei Unternehmen aufgebaut und kennt daher die Herausforderungen für Selbständige aus erster Hand. Mit Accountable will das Thema Steuern lösen.
Ansonsten freut sich Tino über die gelegentlichen Siege des 1. FC Köln und genießt gerne ein schönes Asado mit einem Glas Malbec im Kreis von Familie und Freunden.

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