Die GoBD legen fest, wie du Rechnungen, Belege und andere steuerlich relevante Unterlagen richtig erfasst, speicherst und aufbewahrst. Sie gelten nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen. Wer seine Buchhaltung digital führt oder E-Rechnungen empfängt, muss die GoBD ebenfalls beachten.
In diesem Ratgeber erfährst du einfach erklärt, was die GoBD bedeuten, welche Unterlagen du aufbewahren musst, wie du E-Rechnungen GoBD-konform archivierst und wie du deine Buchhaltung so organisierst, dass sie einer Betriebsprüfung standhält.
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Vereinfacht gesagt: Die GoBD legen fest, wie du steuerlich relevante Unterlagen führen, speichern und bei einer Prüfung verfügbar machen musst.
Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Belege, Buchhaltungsdaten, geschäftliche E-Mails und digitale Aufzeichnungen aus deiner Buchhaltungssoftware. Wichtig ist: Deine Unterlagen müssen vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar sein.
Die GoBD werden vom Bundesfinanzministerium herausgegeben und betreffen nicht nur große Unternehmen. Auch wenn du deine Steuererklärung per Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, machst, musst du die Regeln beachten. Die EÜR ist die vereinfachte Gewinnermittlung, bei der du deine Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellst. Rechtsgrundlage dafür ist § 4 Abs. 3 EStG.
Aktueller Stand: Die aktuelle GoBD-Fassung basiert auf dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 und wurde zuletzt am 14. Juli 2025 angepasst. Wichtig sind vor allem die neuen Anforderungen rund um E-Rechnungen, digitale Aufbewahrung und Datenzugriff.
Beispiel: Du erhältst eine Rechnung per E-Mail für ein neues Grafiktablet. Dann reicht es nicht, den Betrag nur in deiner Buchhaltung einzutragen. Du musst auch die Originalrechnung digital aufbewahren, damit das Finanzamt später nachvollziehen kann, wofür die Ausgabe angefallen ist.
Die GoBD sollen also sicherstellen, dass deine Buchhaltung jederzeit nachprüfbar bleibt. Das bedeutet: Eine außenstehende Person, zum Beispiel ein:e Betriebsprüfer:in, muss deine Geschäftsvorfälle Schritt für Schritt verstehen können.
➡️ Ist Accountable GoBD-konform und wie stellen wir das sicher?
Die GoBD gelten grundsätzlich für alle, die steuerlich relevante Unterlagen erstellen, empfangen oder aufbewahren müssen. Das betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Selbstständige, Freiberufler:innen, Freelancer:innen, Kleinunternehmer:innen und Gründer:innen.
Entscheidend ist nicht, wie groß dein Business ist. Wichtig ist, ob du Einnahmen erzielst, Ausgaben geltend machst und deine Unterlagen für die Steuer relevant sind. Sobald du Rechnungen schreibst, Belege sammelst oder deine Buchhaltung digital führst, spielen die GoBD für dich eine Rolle. Dazu gehören zum Beispiel Unterlagen für deine Einkommensteuer und Umsatzsteuer.
Auch wenn du keine doppelte Buchführung machst, sondern nur eine Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, erstellst, musst du die wichtigsten GoBD-Grundsätze beachten. Die EÜR ist die einfache Gewinnermittlung für viele Selbstständige: Du stellst deine betrieblichen Einnahmen deinen betrieblichen Ausgaben gegenüber.
Beispiel: Du arbeitest als Designer:in und nutzt eine Buchhaltungssoftware, um Rechnungen zu schreiben und Belege hochzuladen. Dann müssen deine Rechnungen, Ausgabenbelege und Zahlungsdaten vollständig, geordnet und manipulationssicher gespeichert werden.
Für Kleinunternehmer:innen gelten die GoBD ebenfalls. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich nur von bestimmten Umsatzsteuerpflichten, aber nicht von der Pflicht, deine steuerlich relevanten Unterlagen korrekt aufzubewahren. Sie ist in § 19 UStG geregelt.
Nach den GoBD musst du alle Unterlagen aufbewahren, die für deine Besteuerung relevant sind. Dazu gehören nicht nur klassische Rechnungen, sondern auch digitale Belege, geschäftliche E-Mails, Kontoauszüge und Daten aus deiner Buchhaltungssoftware.
Wichtig ist: Es zählt nicht nur das fertige Ergebnis deiner Buchhaltung. Auch die Nachweise hinter deinen Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig, geordnet und nachvollziehbar gespeichert werden. Das Finanzamt muss später prüfen können, wie ein Geschäftsvorfall entstanden ist.
Typische Unterlagen sind zum Beispiel:
Nicht jede E-Mail muss automatisch archiviert werden. Aufbewahren solltest du vor allem E-Mails mit Beleg- oder Geschäftsbrieffunktion. Das sind zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Vertragsabsprachen, Rechnungen, Zahlungsvereinbarungen oder steuerlich relevante Anhänge.
Beispiel: Eine kurze Terminabsprache ohne steuerlichen Inhalt musst du normalerweise nicht wie einen Buchungsbeleg behandeln. Eine E-Mail mit Rechnung, Preisvereinbarung oder Leistungsbeschreibung dagegen schon.
Besonders wichtig sind Unterlagen, die einen Geschäftsvorfall erklären. Ein Geschäftsvorfall ist jeder Vorgang, der sich auf deine Steuern auswirkt – zum Beispiel eine bezahlte Kund:innenrechnung, eine Betriebsausgabe oder eine private Entnahme aus deinem Geschäftskonto.
💡 Tipp: Speichere Belege immer so ab, dass du sie später schnell wiederfindest. Eine klare Struktur nach Jahr, Monat, Belegart und Kund:in oder Lieferant:in hilft dir enorm, wenn das Finanzamt Nachfragen stellt.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich danach, welche Art von Unterlage du speicherst. Seit 2025 gilt für viele Buchungsbelege eine verkürzte Frist von 8 Jahren; andere Unterlagen musst du weiterhin 6 oder 10 Jahre aufbewahren. Maßgeblich ist unter anderem § 147 AO.
| Unterlage | Aufbewahrungsfrist | Beispiele |
| Bücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre | Kassenbuch, Journal, Hauptbuch, Anlagenverzeichnis |
| Jahresabschlüsse und Inventare | 10 Jahre | Bilanz, Inventar, Lagebericht |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Quittungen, Zahlungsbelege |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Angebote, Auftragsbestätigungen, geschäftliche E-Mails |
| E-Rechnungen | meist 8 Jahre | XRechnung, ZUGFeRD-Datei, XML-Rechnung |
Die Frist beginnt nicht am Tag der Rechnung, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Eine Rechnung aus dem März 2026 musst du also grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahren.
Beispiel: Du erhältst im April 2026 eine Rechnung für deine Buchhaltungssoftware. Da es sich um einen Buchungsbeleg handelt, bewahrst du sie 8 Jahre auf. Die Frist startet am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2034.
Wichtig ist außerdem: Du darfst Unterlagen nicht löschen oder vernichten, wenn sie noch für eine laufende Betriebsprüfung, ein Einspruchsverfahren oder andere steuerliche Nachfragen relevant sein können. In solchen Fällen solltest du die Daten länger behalten, auch wenn die reguläre Frist eigentlich abgelaufen ist.
💡 Tipp: Lege deine digitale Ablage direkt nach Jahr, Belegart und Steuerrelevanz an. So erkennst du später schneller, welche Unterlagen du noch brauchst und welche du nach Ablauf der Frist sicher löschen kannst.
E-Rechnungen musst du so aufbewahren, dass sie vollständig, unverändert und maschinell auswertbar bleiben. Ein einfacher Ausdruck oder ein Screenshot reicht dafür nicht aus, denn bei der E-Rechnung ist vor allem der strukturierte Datenteil entscheidend.
Seit 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. XRechnung ist eine XML-Datei, ZUGFeRD kombiniert meistens ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Die Pflichtangaben für Rechnungen stehen in § 14 UStG.
Für deine GoBD-konforme Ablage bedeutet das: Du solltest die E-Rechnung immer im Originalformat speichern. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist besonders der eingebettete XML-Teil wichtig, weil er die maschinell lesbaren Rechnungsdaten enthält.
Beispiel: Du bekommst von einer Agentur eine ZUGFeRD-Rechnung für eine Website-Überarbeitung. Dann solltest du nicht nur das sichtbare PDF ablegen, sondern die komplette Datei mit dem enthaltenen XML-Datensatz speichern. Nur so bleibt die Rechnung technisch prüfbar.
Das gilt auch für Kleinunternehmer:innen, sobald sie steuerlich relevante E-Rechnungen empfangen. Die Kleinunternehmerregelung ändert nichts daran, dass du deine Unterlagen prüfbar aufbewahren musst.
💡 Tipp: Lege für E-Rechnungen einen eigenen Ordner oder Filter in deiner Buchhaltungssoftware an. So kannst du XRechnungen, ZUGFeRD-Dateien und andere digitale Rechnungen sauber trennen und findest sie bei Rückfragen schneller wieder.
Aktuell musst du E-Rechnungen empfangen können, wenn du als inländische:r Unternehmer:in tätig bist. Für das Ausstellen gelten aber noch Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen viele Selbstständige weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen.
Ab 2027 wird es enger. Wenn dein Vorjahresumsatz höchstens 800.000 € beträgt, darfst du die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen. Danach ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.
💡 Wichtig: Kleinunternehmer:innen sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können. Nach Angaben des BMF genügt dafür grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach.
Beispiel: Du bist freiberufliche:r Texter:in und schreibst 2026 Rechnungen an andere Unternehmen. Dann darfst du während der Übergangsfrist meist noch PDF-Rechnungen senden. Eingehende E-Rechnungen deiner Dienstleister:innen musst du aber empfangen und korrekt speichern können.
➡️ E-Rechnungen mit Accountable erstellen und empfangen
Ja, du darfst Papierbelege digitalisieren, wenn der Scan oder das Foto vollständig, lesbar und unverändert gespeichert wird. Wichtig ist, dass der digitale Beleg den ursprünglichen Papierbeleg inhaltlich vollständig wiedergibt.
Wenn du Papierbelege nach dem Scannen vernichten möchtest, brauchst du besonders saubere Abläufe. Dazu gehört eine kurze Beschreibung in deiner Verfahrensdokumentation: Wer scannt die Belege, wann passiert das, wie wird die Qualität geprüft und wo werden die Dateien gespeichert?
Beispiel: Du fotografierst eine Quittung für Büromaterial mit deiner Buchhaltungs-App. Dann sollte das Foto vollständig lesbar sein, direkt dem passenden Vorgang zugeordnet werden und später nicht unbemerkt verändert werden können.
💡 Tipp: Bewahre wichtige Originale lieber zusätzlich auf, wenn du unsicher bist. Das gilt besonders bei Verträgen, Garantien, notariellen Dokumenten oder Unterlagen, die auch außerhalb der Steuer wichtig sein können.
GoBD-konform arbeitest du, wenn deine Buchhaltung vollständig, nachvollziehbar, zeitnah und unveränderbar ist. Das bedeutet: Jeder Geschäftsvorfall muss mit einem passenden Beleg dokumentiert sein und später eindeutig geprüft werden können. Die Ordnungsvorschriften für Aufzeichnungen ergeben sich unter anderem aus § 146 AO.
Für deinen Alltag heißt das vor allem: Warte nicht bis kurz vor der Steuererklärung, sondern erfasse deine Einnahmen und Ausgaben regelmäßig. So vermeidest du fehlende Belege, falsche Zuordnungen und unnötigen Stress, wenn das Finanzamt Rückfragen stellt.
Erfasse Belege möglichst direkt, sobald sie entstehen oder bei dir eingehen. Bei Barzahlungen ist die tägliche Erfassung besonders wichtig, weil Bargeldbewegungen schwerer nachträglich nachvollziehbar sind.
Beispiel: Du kaufst Briefmarken, Büromaterial oder Kaffee für ein Kund:innenmeeting bar. Dann solltest du den Beleg noch am selben Tag fotografieren, hochladen und der passenden Ausgabe zuordnen.
Digitale Belege solltest du im empfangenen Originalformat speichern. Für E-Rechnungen gelten dabei besondere Anforderungen, weil der strukturierte Datenteil erhalten bleiben muss.
Wenn du Papierbelege digitalisierst, solltest du sie vollständig und gut lesbar scannen oder fotografieren. Wichtig ist, dass die digitale Kopie den ursprünglichen Beleg inhaltlich vollständig wiedergibt.
Einmal erfasste Buchhaltungsdaten dürfen nicht einfach überschrieben oder gelöscht werden. Wenn du einen Fehler korrigierst, muss die Änderung nachvollziehbar bleiben.
Beispiel: Du hast eine Ausgabe versehentlich der falschen Kategorie zugeordnet. Dann solltest du die Buchung nicht spurlos ändern, sondern die Korrektur so erfassen, dass klar bleibt, was geändert wurde und warum.
Zur GoBD-konformen Arbeitsweise gehört auch, dass deine Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Sichere deine Buchhaltungsdaten deshalb regelmäßig und achte darauf, dass du auch ältere Dateien später noch öffnen kannst.
💡 Tipp: Eine Buchhaltungssoftware kann dir viel Arbeit abnehmen. Sie ersetzt aber nicht deine Verantwortung dafür, dass Belege vollständig hochgeladen, richtig zugeordnet und dauerhaft auffindbar bleiben.
Eine Verfahrensdokumentation hält schriftlich fest, welche Abläufe du in deiner Buchhaltung nutzt und wie du sie kontrollierst. Sie erklärt also, wie deine Belege entstehen, verarbeitet, gespeichert und bei Bedarf wiedergefunden werden.
Für Selbstständige muss diese Dokumentation nicht kompliziert sein. Wichtig ist, dass eine außenstehende Person nachvollziehen kann, wie deine digitalen Buchhaltungsprozesse ablaufen. Dazu gehört auch, welche Software du nutzt und wer Zugriff auf deine Daten hat.
Typische Inhalte einer Verfahrensdokumentation sind:
Beispiel: Du nutzt eine Buchhaltungssoftware, lädst Belege per App hoch und speicherst E-Rechnungen zusätzlich in einem Cloudordner. In deiner Verfahrensdokumentation beschreibst du kurz, wann du Belege hochlädst, wie du sie benennst und wie du sicherstellst, dass nichts verloren geht.
Gerade bei kleinen Businesses reicht oft eine einfache, klare Beschreibung deiner Abläufe. Du brauchst also kein 30-seitiges Handbuch. Entscheidend ist, dass deine Prozesse tatsächlich zu deiner Arbeitsweise passen und regelmäßig aktualisiert werden.
💡 Tipp: Aktualisiere deine Verfahrensdokumentation immer dann, wenn sich etwas ändert – zum Beispiel, wenn du eine neue Buchhaltungssoftware nutzt, deine Ordnerstruktur anpasst oder E-Rechnungen anders speicherst.
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt verlangen, dass du steuerlich relevante Daten lesbar, auswertbar und vollständig bereitstellst. Das betrifft zum Beispiel Buchhaltungsdaten, Rechnungen, Kassenaufzeichnungen oder exportierbare Daten aus deiner Software.
In der Praxis bedeutet das: Deine Buchhaltung darf nicht nur für dich verständlich sein. Auch Prüfer:innen müssen deine Daten innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen können.
Achte deshalb darauf, dass deine Software:
Beispiel: Wenn du nach fünf Jahren deine Buchhaltungssoftware wechselst, musst du trotzdem noch auf alte Rechnungen, Belege und Buchungsdaten zugreifen können. Ein reiner Screenshot oder eine unvollständige PDF-Ablage reicht dafür meist nicht aus.
💡 Tipp: Prüfe vor einem Softwarewechsel, wie du deine alten Daten exportierst und archiviert hältst. Gerade bei Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren ist das wichtiger, als viele Selbstständige anfangs denken.
Wenn du Barzahlungen annimmst, musst du deine Einnahmen besonders sorgfältig dokumentieren. Bargeld ist aus Sicht des Finanzamts prüfungsanfällig, weil Zahlungen leichter vergessen, falsch erfasst oder nachträglich verändert werden können.
Grundsätzlich gilt: Bareinnahmen und Barausgaben sollten täglich festgehalten werden. Wenn du eine offene Ladenkasse nutzt, brauchst du nachvollziehbare Kassenaufzeichnungen. Wenn du ein elektronisches Kassensystem verwendest, gelten zusätzliche technische Anforderungen.
TSE steht für „technische Sicherheitseinrichtung“. Sie schützt elektronische Kassendaten vor nachträglicher Manipulation. Nutzt du ein elektronisches Kassensystem, muss dieses in der Regel mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Für elektronische Aufzeichnungssysteme ist § 146a AO zentral.
Das betrifft zum Beispiel Cafés, kleine Läden, Marktstände mit elektronischer Kasse oder Dienstleister:innen, die regelmäßig Barzahlungen über ein Kassensystem erfassen.
Eine offene Ladenkasse ist weiterhin möglich. Das bedeutet: Du nutzt keine elektronische Kasse, sondern dokumentierst deine Bargeldeinnahmen manuell. Dann musst du aber besonders sauber arbeiten und deine Kassenbewegungen täglich nachvollziehbar festhalten.
Beispiel: Du verkaufst handgemachte Produkte auf einem Wochenmarkt und nutzt eine Geldkassette. Dann solltest du deine Tageseinnahmen zählen, dokumentieren und mit deinen Verkaufsaufzeichnungen abgleichen.
Wenn du ein elektronisches Kassensystem nutzt, solltest du prüfen, ob es:
💡 Tipp: Wenn du nur selten Barzahlungen erhältst, reicht oft eine einfache, aber saubere Dokumentation. Sobald Bargeld regelmäßig eine Rolle spielt, solltest du deine Kassenführung besonders ernst nehmen und klare Routinen einführen.
Fehler bei der Rechnungsstellung können passieren. Wichtig ist, dass du sie nicht einfach überschreibst oder löschst, sondern nachvollziehbar korrigierst. Nach den GoBD müssen ursprüngliche Angaben und spätere Änderungen klar erkennbar bleiben.
Wenn du eine Rechnung bereits verschickt hast, solltest du sie nicht still im System ändern und erneut abspeichern. Besser ist eine Rechnungskorrektur oder eine neue berichtigte Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
Typische Fehler, die du korrigieren solltest, sind zum Beispiel:
Beispiel: Du hast einer Kundin versehentlich 19 % Umsatzsteuer berechnet, obwohl deine Leistung steuerfrei war. Dann solltest du die ursprüngliche Rechnung nicht einfach überschreiben, sondern eine nachvollziehbare Korrektur erstellen und den Fehler sauber dokumentieren.
Bei E-Rechnungen ist besonders wichtig, dass auch die Korrektur technisch passend gespeichert wird. Wenn die ursprüngliche Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erstellt wurde, sollte auch die korrigierte Rechnung im passenden strukturierten Format vorliegen.
💡 Tipp: Nutze fortlaufende Rechnungsnummern und ändere abgeschlossene Rechnungen nie direkt im Nachhinein. Eine saubere Korrektur wirkt professioneller und ist bei einer späteren Prüfung deutlich leichter zu erklären.
Wenn deine Buchhaltung nicht GoBD-konform ist, kann das bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen. Das Finanzamt kann Unterlagen anzweifeln, zusätzliche Nachweise verlangen oder im schlimmsten Fall deine Besteuerungsgrundlagen schätzen. Eine solche Schätzung ist in § 162 AO geregelt.
Eine Schätzung bedeutet: Das Finanzamt berechnet deine steuerpflichtigen Einnahmen oder Gewinne nicht nur anhand deiner Angaben, sondern auf Basis eigener Annahmen. Das kann teuer werden, vor allem wenn Belege fehlen oder deine Aufzeichnungen nicht nachvollziehbar sind.
Typische GoBD-Verstöße sind zum Beispiel:
Beispiel: Du setzt mehrere Software-Abos als Betriebsausgaben ab, findest aber bei einer Prüfung weder Rechnungen noch Zahlungsnachweise. Dann kann das Finanzamt diese Ausgaben streichen. Dein Gewinn steigt dadurch rückwirkend – und du musst möglicherweise Steuern nachzahlen.
Nicht jeder kleine Fehler führt sofort zu ernsthaften Konsequenzen. Entscheidend ist, ob deine Buchhaltung insgesamt plausibel, vollständig und prüfbar bleibt. Je besser du deine Abläufe dokumentierst, desto leichter kannst du Rückfragen erklären.
💡 Tipp: Prüfe deine Buchhaltung regelmäßig auf Lücken. Besonders wichtig sind fehlende Eingangsrechnungen, doppelte Belege, unklare Zahlungen und alte Dateiformate, die sich später vielleicht nicht mehr öffnen lassen.
➡️ Betriebsausgaben richtig von der Steuer absetzen
Mit einer einfachen GoBD-Checkliste erkennst du schnell, ob deine Buchhaltung im Alltag sauber aufgestellt ist. Besonders wichtig sind vollständige Belege, eine klare Ablage und nachvollziehbare Korrekturen.
Nutze diese Fragen am besten regelmäßig, zum Beispiel einmal im Monat:
Beispiel: Du machst deine Buchhaltung immer am Monatsende. Dann prüfst du zuerst, ob alle Ausgangsrechnungen bezahlt wurden. Danach lädst du Eingangsrechnungen hoch, ordnest Zahlungen zu und kontrollierst, ob E-Rechnungen im richtigen Format gespeichert sind.
Diese Routine spart dir später viel Zeit. Denn je regelmäßiger du deine Belege, Zahlungen und Buchungen kontrollierst, desto geringer ist das Risiko, dass bei der Steuererklärung oder Betriebsprüfung etwas fehlt.
💡 Tipp: Plane dir einen festen Buchhaltungstermin ein. Schon 30 Minuten pro Woche reichen oft, um deine Unterlagen GoBD-konform, vollständig und übersichtlich zu halten.
➡️ Rücklagen für Steuern bilden
Die GoBD klingen auf den ersten Blick kompliziert, betreffen im Alltag aber vor allem klare Grundregeln: Du brauchst vollständige Belege, eine nachvollziehbare Ablage und ein System, das deine Buchhaltung vor nachträglichen Änderungen schützt.
Besonders wichtig sind seit 2025 E-Rechnungen. Wenn du Rechnungen im strukturierten Format erhältst, musst du sie auch in diesem Format aufbewahren. Ein Ausdruck oder ein einfaches PDF reicht dafür nicht aus.
Für dich als Selbstständige:r heißt das: Arbeite möglichst regelmäßig an deiner Buchhaltung, speichere digitale Belege im Originalformat und halte deine Abläufe kurz schriftlich fest. So bist du bei Rückfragen vom Finanzamt deutlich entspannter vorbereitet.
Mit einer passenden Buchhaltungssoftware kannst du viele GoBD-Anforderungen einfacher erfüllen. Wichtig bleibt aber: Die Software unterstützt dich nur dann wirklich, wenn du deine Belege zeitnah erfasst, richtig zuordnest und dauerhaft auffindbar speicherst.
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Muss ich als Kleinunternehmer:in die GoBD beachten?
Ja, auch als Kleinunternehmer:in musst du die GoBD beachten. Die Kleinunternehmerregelung betrifft vor allem die Umsatzsteuer, befreit dich aber nicht von deinen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Das bedeutet: Du musst deine Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen und Belege weiterhin vollständig und nachvollziehbar dokumentieren.
Ist Excel GoBD-konform?
Excel ist für steuerlich relevante Buchhaltungsdaten meist problematisch, weil Einträge nachträglich verändert werden können. Für eine GoBD-konforme Buchhaltung müssen Änderungen aber nachvollziehbar dokumentiert und alte Versionen geschützt bleiben. Du kannst Excel für einfache Übersichten oder interne Planungen nutzen. Für deine eigentliche Buchhaltung, Belegablage und Archivierung ist eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware in der Praxis deutlich sicherer.
Reicht ein PDF als E-Rechnung?
Nein, ein einfaches PDF reicht nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell verarbeitet werden kann. Entscheidend ist der strukturierte Datenteil, zum Beispiel die XML-Datei.
Brauche ich als Selbstständige:r eine Verfahrensdokumentation?
Ja, sobald du digitale Buchhaltungsprozesse nutzt, ist eine Verfahrensdokumentation wichtig. Sie beschreibt, wie du Belege erfasst, speicherst, sicherst und bei Bedarf wieder bereitstellst. Für kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige reicht oft eine einfache Beschreibung der Abläufe. Entscheidend ist, dass deine Prozesse verständlich, aktuell und tatsächlich nachvollziehbar sind.
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Autor:in - Sophia Merzbach
Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.
Wer ist Sophia ?Danke für dein Feedback!
Hilfreich
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Mehr erfahrenSteuern? Einfach, einfach! Ich kann mit Accountable mein Business super effizient gestalten was den Verwaltungs-Teil betrifft. Auch bei Fragen ist der Steuer-Coach (auch mit echten Menschen ;-)) wirklich schnell und super hilfreich! Alles in allem kann ich Accountable einfach weiterempfehlen.
Patric S
31.03.2026
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marco moertzsch
20.11.2025
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vuno7
20.11.2025
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20.05.2025
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Anonym
25.03.2026
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11.05.2024
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09.04.2026
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Niklas
28.03.2025
