GoBD-konform: Was Selbstständige wissen müssen – und wie Accountable das für dich regelt

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Accountable ist GoBD-konform. Die App archiviert deine Belege revisionssicher, verhindert nachträgliche Änderungen an gebuchten Dokumenten und speichert alle Daten auf EU-Servern – mit gesetzlicher 10-Jahres-Aufbewahrung inklusive.

Dieser Artikel erklärt, was die GoBD konkret von dir verlangen, wie Accountable diese Anforderungen technisch umsetzt – und warum das für dich als Selbstständige:r keine Bürokratie-Übung, sondern echte finanzielle Absicherung ist.

Was sind die GoBD?

Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – sind die verbindlichen Regeln des deutschen Bundesfinanzministeriums für digitale Buchführung. Sie gelten seit 2015, wurden 2019 überarbeitet und sind seitdem die Grundlage für jede Betriebsprüfung in Deutschland.

Kurzversion: Die GoBD legen fest, wie digitale Geschäftsunterlagen aufzubewahren, zu archivieren und dem Finanzamt vorzulegen sind. Unsicher, wie die Aufbewahrungsfristen sind? So lange musst du Steuerfristen aufbewahren.

Für wen gelten die GoBD?

Für alle, die in Deutschland unternehmerisch tätig sind und elektronische Belege verwenden. Konkret:

• Freiberufler:innen
• Einzelunternehmer:innen
• Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG
• Kapitalgesellschaften

Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung befreit dich nicht von der GoBD-Pflicht. Auch wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) macht, muss die GoBD einhalten – genauso wie bilanzierende Unternehmen.

Ist Accountable GoBD-konform?

Ja. Accountable erfüllt die vier zentralen technischen Anforderungen der GoBD:

1. Unveränderlichkeit gebuchter Belege

Einmal gebuchte Rechnungen und Belege lassen sich in Accountable nicht löschen oder inhaltlich verändern. Korrekturen funktionieren ausschließlich per Storno – mit vollständigem Protokolleintrag. Das entspricht dem GoBD-Grundsatz der Unveränderlichkeit (§ 239 Abs. 3 HGB analog).

2. Vollständiges Änderungsprotokoll (Audit Trail)

Jede Aktion im System – Hochladen, Verknüpfen, Statusänderungen – wird mit Zeitstempel und Benutzerkennung protokolliert. Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt den vollständigen Buchführungsverlauf lückenlos nachvollziehen.

3. EU-Datenspeicherung

Alle Accountable-Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Das erfüllt sowohl die GoBD-Anforderung an den Aufbewahrungsort als auch die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO.

4. Gesetzeskonforme Aufbewahrungsfristen

Accountable archiviert Belege und Buchungen automatisch für 10 Jahre – der gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungszeitraum für steuerrelevante Unterlagen. Diese Archivierung bleibt auch nach einer Kündigung des Accounts erhalten.

Die fünf GoBD-Anforderungen im Überblick

Um zu verstehen, warum diese Punkte entscheidend sind, hier die zentralen GoBD-Anforderungen – und was sie in der Praxis bedeuten:

Vollständigkeit: Alle steuerrelevanten Belege müssen lückenlos und zeitnah erfasst werden. Als zeitnah gilt in der Regel: innerhalb von zehn Tagen nach Entstehen des Belegs.

Richtigkeit: Buchungen müssen dem tatsächlichen Sachverhalt entsprechen. Fehlerhafte Einträge dürfen nicht überschrieben werden, sondern müssen storniert und neu erfasst werden.

Zeitgerechtheit: Belege sollen kurz nach ihrer Entstehung oder ihrem Empfang erfasst werden. Accountable schlägt beim Hochladen automatisch das Belegdatum vor und warnt, wenn Buchungen in bereits eingereichte Voranmeldungszeiträume fallen.

Ordnung: Die Buchführung muss so strukturiert sein, dass ein sachverständiger Dritter – also ein Steuerprüfer – sie in angemessener Zeit nachvollziehen kann.

Unveränderlichkeit: Einmal gebuchte Daten dürfen nur per Stornobuchung korrigiert werden. Direkte Löschungen sind unzulässig.

Revisionssichere Archivierung: Was das technisch bedeutet

Revisionssichere Archivierung heißt: Digitale Belege werden so gespeichert, dass sie weder verändert noch gelöscht werden können – und ihre Authentizität jederzeit nachweisbar ist. Das ist das Herzstück der GoBD-Konformität.

Accountable setzt das auf drei Wegen um:

• Hashwert-Sicherung: Jeder hochgeladene Beleg erhält beim Speichern einen kryptografischen Hashwert. Wird die Datei nachträglich verändert, erkennt das System die Abweichung sofort.
• Schreibschutz nach Verbuchung: Sobald ein Beleg einem Buchungsvorgang zugeordnet ist, ist er schreibgeschützt. Änderungen sind nur über Stornobuchungen möglich.
• Unveränderlicher Zeitstempel: Jeder Beleg trägt einen festen Zeitstempel des Eingangs- oder Hochladezeitpunkts.

Was das für dich bedeutet: Alles, was du in Accountable hochlädst, ist automatisch revisionssicher archiviert – kein zusätzlicher Aufwand, keine manuelle Konfiguration.

Kann ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Grundsätzlich ja – mit einer Einschränkung. Die GoBD erlauben das sogenannte ersetzende Scannen: Papierbelege dürfen nach dem Digitalisieren vernichtet werden, wenn das Digitalisat bildlich mit dem Original übereinstimmt und die Scanverfahrensdokumentation den GoBD-Vorgaben entspricht.

Accountable erfüllt die technischen Voraussetzungen dafür. Die App fotografiert oder scannt den Beleg, speichert das Bild unveränderlich und protokolliert den Erfassungszeitpunkt automatisch.

Ausnahme: Bestimmte Originale müssen trotzdem physisch aufbewahrt werden – etwa notarielle Urkunden oder Verträge, bei denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist. Im Zweifel: Papierbeleg behalten, zusätzlich digital erfassen.

Häufige Fragen zur GoBD

Kann ich Rechnungen in Accountable löschen?

Nein. Einmal gebuchte Rechnungen können nicht gelöscht werden – das wäre ein direkter GoBD-Verstoß. Wurde eine Rechnung falsch erstellt, erstellt Accountable automatisch eine Stornorechnung. Der ursprüngliche Beleg bleibt sichtbar und im Audit Trail dokumentiert.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich Accountable kündige?

Deine Daten bleiben für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren archiviert und können als GoBD-konformer Export heruntergeladen werden. Du verlierst beim Kündigen keinen Zugriff auf deine historischen Belege und Buchungen.

Gilt die GoBD auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Ja. Die GoBD unterscheiden nicht nach Umsatzsteuerstatus. Kleinunternehmer:innen unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie regelbesteuerte Unternehmer:innen. Accountable ist für beide Fälle identisch GoBD-konform konfiguriert.

Wo werden meine Daten gespeichert?

Ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Das entspricht den GoBD-Vorgaben zum Aufbewahrungsort und erfüllt gleichzeitig die DSGVO-Anforderungen.

Gilt die GoBD auch für E-Rechnungen und ZUGFeRD-Dateien?

Ja. E-Rechnungen, XRechnung und ZUGFeRD-Dateien unterliegen denselben GoBD-Anforderungen wie klassische Papier- oder PDF-Belege: revisionssichere Archivierung, Unveränderlichkeit, 10-jährige Aufbewahrung. Accountable archiviert E-Rechnungen automatisch GoBD-konform.

Kann ich in Accountable einen GoBD-Export für das Finanzamt erstellen?

Ja. Accountable stellt einen strukturierten Datenexport bereit, der für Betriebsprüfungen und die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (eUBP/IDEA) geeignet ist.

Muss ich für GoBD-Konformität ein Testat vorlegen?

Ein gesetzlich vorgeschriebenes GoBD-Zertifikat gibt es nicht. Das Finanzamt prüft im Rahmen einer Betriebsprüfung die tatsächliche Umsetzung – also ob deine Buchführung vollständig, nachvollziehbar und unveränderlich dokumentiert ist. Accountable stellt auf Anfrage eine technische Systembeschreibung bereit.

GoBD-Export für die Betriebsprüfung: So geht's Schritt für Schritt

Wer eine Betriebsprüfung bekommt, braucht einen strukturierten Datenexport. In Accountable funktioniert das so:

1. Einloggen und zu Einstellungen navigieren.
2. Unter Daten & Export die Option „Steuerberater-Export" oder „GoBD-Export" auswählen.
3. Den gewünschten Zeitraum festlegen (z. B. Geschäftsjahr 2023).
4. Export starten – Accountable erstellt eine ZIP-Datei mit allen Belegen, der EÜR und einem strukturierten Buchungsjournal.
5. Die ZIP-Datei an deinen Steuerberater oder direkt an den Betriebsprüfer übermitteln.

Der Export enthält alle prüfungsrelevanten Dokumente in gängigen Formaten. Steuerberater und DATEV-Systeme können die Daten direkt weiterverarbeiten.

Bei einer laufenden Betriebsprüfung: Wende dich direkt an den Accountable-Support – das Team begleitet dich durch den Export-Prozess.

GoBD und DATEV: Wie passt das zusammen?

Viele Steuerberater:innen arbeiten mit DATEV. Accountable ermöglicht den DATEV-kompatiblen Export von Buchungsdaten, sodass dein Steuerberater die Daten ohne manuelle Übertragung direkt einlesen kann. Das spart beiden Seiten Zeit und eliminiert Übertragungsfehler.

Die exportierten Dateien enthalten Buchungsjournale, Belegnummern und die hinterlegten Belegbilder – in GoBD-konformer Struktur, direkt verarbeitbar.

Warum GoBD-Konformität keine Option, sondern Pflicht ist

Ein GoBD-Verstoß kann richtig teuer werden. Bei festgestellten Mängeln in der Buchführung kann das Finanzamt:

• Steuernachzahlungen plus Zinsen verhängen
• Hinzuschätzungen vornehmen – das Finanzamt schätzt dann einfach höhere Einnahmen, ohne konkrete Nachweise
• Im Extremfall die Buchführung vollständig verwerfen

Für Selbstständige ohne Steuerberater, die ihre Buchführung selbst erledigen, ist ein GoBD-konformes Tool deshalb keine Kür – es ist die günstigste Versicherung gegen steuerliche Nachforderungen.

Accountable übernimmt die technische GoBD-Konformität automatisch im Hintergrund. Du buchst deine Belege, die App kümmert sich um revisionssichere Archivierung, Unveränderlichkeit und 10-Jahres-Aufbewahrung.

Fazit: GoBD-Konformität von Tag 1

Die GoBD sind keine lästige Pflicht, sondern die Grundlage für eine steuerlich einwandfreie digitale Buchführung in Deutschland. Accountable erfüllt alle wesentlichen Anforderungen: Unveränderlichkeit, vollständiger Audit Trail, EU-Datenspeicherung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Wer Accountable nutzt, muss sich um GoBD-Konformität keine Gedanken machen – sie ist von Anfang an eingebaut.

💡Mehr zum Thema GoBD: Wie du als Selbstständiger GoBD-konform arbeitest findest du hier.

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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