Spesenabrechnung für Selbstständige und Freelancer:innen: Das musst du wissen

Als Freelancer:in oder Selbstständige:r ist es entscheidend, dass du deine Ausgaben klug managst und dabei keine steuerlichen Vorteile verpasst. Dazu gehören auch Spesen. Manchmal kannst du sie bei Kund:innen abrechnen, aber manchmal auch nicht.

In unserem Artikel geben wir Tipps für eine korrekte Spesenabrechnung – von der Erfassung deiner Betriebsausgaben bis hin zu digitalen Tools, die dir das Leben erleichtern.

Was sind überhaupt Spesen?

Spesen (abgeleitet vom lateinischen Ausdruck „spesa“) sind Ausgaben, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit entstehen. Man unterscheidet vier Kategorien:

• Reisekosten: Kosten für Bahnfahrten, Flugtickets oder Kilometerpauschale für die Nutzung des eigenen Autos.
• Übernachtungskosten: Kosten für Hotelübernachtungen bei Geschäftsreisen.
• Verpflegungsmehraufwendungen: Kosten für Mahlzeiten während einer Geschäftsreise, wenn du länger als 8 Stunden von deinem Wohnort entfernt bist.
• Reisebedingte Nebenkosten: Weitere Kosten, die im Zusammenhang mit deiner Geschäftsreise stehen.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Während Angestellte in Firmen private Auslagen, die während einer Geschäftsreise entstanden sind, über die interne Reisekostenabrechnung zurückholen können, ist die Spesenabrechnung für Freelancer:innen und Selbstständige nicht ganz so einfach. So ist es nicht selbstverständlich, dass Kund:innen für diese Kosten auch wirklich aufkommen. Damit es für dich nicht später heißt „außer Spesen nix gewesen“, muss vertraglich geregelt sein, dass Spesen abgerechnet werden können. 

💡Tipp von Accountable: Ein potenzieller Kunde möchte die Spesen nicht übernehmen, aber Reisekosten werden unvermeidlich sein? Dann musst du solche Ausgaben im Angebot bereits einpreisen oder bei der Honorarkalkulation gegebenenfalls einen höheren Stundensatz ansetzen.

Gesetzliche Regelungen zur Spesenabrechnung

Die gesetzlichen Regelungen betreffen vor allem die Reisekostenabrechnung und den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Für Reisekosten kann man entweder die tatsächliche Höhe ansetzen (Bahn- und Zugreisen), während Autofahrten über einen Pauschalbetrag (bis 20 Kilometer: 0,30 Euro pro Kilometer, ab 21. Kilometer: 0,38 Euro pro Kilometer) abgerechnet werden. 

➡️ Mehr zum Thema: Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer

Beim Verpflegungsmehraufwand unterscheidet man für zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale. Der volle Betrag wird nur gezahlt, wenn du die Kosten für die Verpflegung selbst trägst. Übernimmt deine Kundin zum Beispiel das Mittagessen, muss der Betrag entsprechend gekürzt werden. 

• Große Spesenpauschale: Abwesenheiten von 0:00 bis 24:00 Uhr (24 Stunden), aktuell: 32 Euro (Stand: Januar 2024)
• Kleine Spesenpauschale: Abwesenheit von mehr als 8 und weniger als 24 Stunden, auch für An- und Abfahrtstage bei mehrtägigen Aufenthalten, aktuell: 16 Euro (Stand: Januar 2024)
• Für Dienstreisen ins Ausland gelten, abhängig vom Land, abweichende Pauschalsätze.

💡Hinweis von Accountable: Die Spesenpauschalen wurden im Rahmen des sog. „Wachstumschancengesetzes“ um jeweils 2 Euro erhöht. 2023 konnten nur 28 bzw. 14 Euro pro Tag geltend gemacht werden. Da sich die Verabschiedung verzögert, gelten die Pauschalen erst rückwirkend zum 1. Januar 2024.

 9 wichtige Steuerpauschalen für Selbstständige

Aufbau einer Spesenabrechnung

Wenn deine Kund:innen Spesen übernehmen, brauchst du eine Abrechnung, die möglichst klar strukturiert und leicht verständlich ist. Zudem sollte sie vollständig sein. Heißt: Alle relevanten Informationen (Datum, Beschreibung der Ausgabe, Netto- und Bruttobeträge sowie Umsatzsteuer) müssen aus der Tabelle hervorgehen. Füge der Spesenabrechnung auch Kopien aller notwendigen Belege bzw. Spesenquittungen bei, um die Ausgaben zu belegen. Last, but not least: Stelle sicher, dass deine Kontaktdaten und die Bankverbindung vollständig und korrekt sind.

Beispiel für eine Spesenabrechnung

Das folgende Beispiel kannst du als Muster für deine Spesenabrechnung verwenden:

Max Mustermann Datum: 31. Januar 2024
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Telefon: 01234 567890
E-Mail: max.mustermann@example.com
Steuernummer: 123/456/7890

An:
Firma Kunde GmbH
Kundenstraße 2, 23456 Kundenstadt
Ansprechpartner: Frau/Herr Kunde
Projekt: Website-Relaunch

Spesenabrechnung

Abrechnungszeitraum: 1. Januar 2024 – 31. Januar 2024

Datum	Beschreibung der Ausgabe	Betrag (Netto)	USt. (%)	Betrag (Brutto)
03.01.2024	Bahnfahrt zum Meeting in Kundenstadt	80,00 €	7	85,60 €
03.01.2024	Mittagessen mit Kunde	30,00 €	19	35,70 €
15.01.2024	Parkgebühren für Kundentermin	10,00 €	19	11,90 €
24.01.2024	Druckkosten für Projektunterlagen	15,00 €	19	17,85 €
Summe		135,00 €		151,05 €

Gesamtsumme der Spesen: 151,05 €

Bitte überweisen Sie den oben genannten Betrag bis zum 14. Februar 2024 auf folgendes Konto:

Bankverbindung:
Max Mustermann
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC: MUSBDEFFXXX

Anmerkungen:

• Alle angegebenen Beträge sind in Euro.
• Die Belege zu den einzelnen Posten sind dieser Abrechnung beigefügt.

Mit freundlichen Grüßen,

Max Mustermann

Spesenabrechnung und Steuern: Das ist wichtig

Spesen, die für geschäftliche Zwecke entstanden sind, können auch als Betriebsausgaben von deinem zu versteuernden Einkommen abgezogen werden. Allerdings musst du die „doppelte Berücksichtigung“ vermeiden. Das bedeutet, dass du Spesen, die du bereits von einem oder einer Kund:in erstattet bekommen hast, nicht noch einmal als Betriebsausgabe angeben kannst. Wenn dein:e Kund:in aber nur einen Teil bezahlt hast, kannst du jedoch den Rest der Spesen über die Steuererklärung geltend machen. 

➡️ Das ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten

Was gilt als Spesenquittung?

Folgende Spesennachweise akzeptieren die Finanzämter in der Regel:

• Tickets für Flug- und Zugreisen
• Hotelrechnungen
• Taxiquittungen 
• Kilometernachweise
• Bewirtungsbelege
• Quittungen für Park-/Mautgebühren
• und mehr

💡Tipp von Accountable: Bei der Spesenabrechnung musst du zwischen Übernachtungs- und Verpflegungskosten trennen – achte also darauf, dass in der Hotelrechnung das Frühstück separat ausgewiesen wird.

Für manche Kosten gibt es keine Belege, zum Beispiel für Parkgebühren oder das Trinkgeld im Restaurant. Wenn du sie trotzdem als Spesen bei der Steuererklärung ansetzen willst, benötigst du einen sog. „Eigenbeleg“. Welche Anforderungen gelten, erklären wir im Ratgeber „Eigenbelege: Ersatz für verlorene oder nicht ausgestellte Belege“.

Spesenabrechnung per App und Software

Die Nutzung digitaler Tools für die Spesenabrechnung bietet eine Fülle von Vorteilen, die weit über die reine Zeitersparnis hinausgehen. Software-Lösungen und Apps wie Accountable automatisieren nicht nur mühsame Prozesse, sondern erhöhen auch die Genauigkeit deiner Finanzdaten. Mit Funktionen wie Beleg-Scannen und automatischer Datenerfassung reduzieren die Tools Fehlerquellen, die bei manueller Eingabe auftreten können. Darüber hinaus ermöglichen sie eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme, was eine konsistente und transparente Finanzverwaltung gewährleistet. 

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Mobilität: Spesen können direkt vor Ort erfasst und verarbeitet werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Zudem bieten diese Tools oft Echtzeit-Einblicke in deine Finanzen, was eine effektive Budgetkontrolle und -planung ermöglicht.

➡️ Die nützlichsten Apps für Selbstständige