Wie du als Selbstständiger die Mehrwertsteuer absetzen kannst
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Wer selbstständig ist, kommt um die Mehrwertsteuer (auch Umsatzsteuer genannt) nicht herum. Sie fällt auf fast alle Lieferungen und Leistungen an, die gegen Entgelt erbracht werden. Während die Steuerlast letztlich von den Verbraucher:innen getragen wird, spielt die Vorsteuer für Selbstständige eine entscheidende Rolle: Sie ermöglicht es, die auf betriebliche Ausgaben gezahlte Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer abzusetzen.
Was ist die Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer?
Mehrwertsteuer ist die allgemein übliche Bezeichnung der Umsatzsteuer. Allein 2023 stiegen Einnahmen durch die Umsatzsteuer auf 270 Milliarden Euro (Quelle: Statista). Sie zählt zusammen mit der Einkommensteuer zu den wichtigsten und ertragreichsten Steuern, die Selbstständige, Einzelunternehmer:innen und Unternehmen an das Finanzamt abführen. Selbständige sind zur Zahlung der Umsatzsteuer für nahezu alle im Inland getätigten Umsätze verpflichtet.
Die Umsatzsteuer setzt sich wie folgt zusammen:
Gesamtsumme der Umsatzsteuer für alle Einnahmen – Vorsteuer (Gesamtsumme der Umsatzsteuer für alle Ausgaben) = Abzuführende Umsatzsteuer
Die Abführung der Umsatzsteuer erfolgt in Prozentsätzen. Hierfür kommen in Deutschland Umsatzsteuersätze zur Anwendung (Stand: Januar 2025):
- Gemäßigter Umsatzsteuersatz von 7 Prozent (z. B. für Lebensmittel, Tickets für öffentlichen Nahverkehr, Kunst, Bücher/Zeitungen, Leitungswasser, Übernachtungen)
- Regulärer Umsatzsteuersatz von 19 Prozent (Waren und Dienstleistungen, die nicht zum täglichen Bedarf gehören)
Hinweis: Ab Januar 2025 unterliegen bestimmte digitale Dienstleistungen nicht mehr dem reduzierten Steuersatz von 7 Prozent, sondern werden mit dem regulären Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent besteuert. Dies betrifft vor allem Anbieter von digitalen Inhalten und Services wie Streaming-Dienste, E-Books und Cloud-Softwarelösungen (SaaS).
Wann fällt keine Mehrwertsteuer bei Selbstständigen an?
Wer als Selbstständige:r Waren oder Dienstleistungen gegen Entgelt anbietet, muss in der Regel Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen, bei denen keine Umsatzsteuer anfällt:
- Kleinunternehmerregelung: Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes gilt, wenn Umsätze eine bestimmte gesetzliche Grenze für Kleinunternehmer:innen einhalten. Wer im ersten Jahr der Gründung maximal 25.000 Euro einnimmt und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro Umsatz bleibt, kann sich von der Umsatzsteuer befreien lassen (Stand: Januar 2025). Dies gilt sowohl, wenn du ein Gewerbe gründest, als auch für Freiberufler:in, die unter dieser Umsatzgrenze bleiben.
- Umsatzsteuerfreie Produkte und Dienstleistungen: Gemäß § 4 des Umsatzsteuergesetzes bleiben bestimmte Waren und Leistungen umsatzsteuerbefreit. Dazu zählen Versicherungen, Krankenhäuser, Alten-/Pflegeheime, Wohlfahrt, gesetzliche Sozialversicherungen, Auslandslieferungen, See-/Luftverkehr, Finanzdienstleistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, Grundstückshandel/Wohnraumvermietung, Physiotherapie/Heilpraktiker oder Pflegedienste.
Mehrwertsteuer absetzen als Selbstständiger: 6 Tipps zur Senkung der Steuerlast
Im Gegensatz zur Einkommensteuer für Selbstständige gibt es keine direkte Möglichkeit, mit der Umsatzsteuer Steuern zu sparen. Unternehmen schlagen die Mehrwertsteuer auf Leistungen und Waren auf und führen den Aufschlag per Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt ab.
Die eigentliche Umsatzsteuer erfolgt entweder per Ist- oder Sollversteuerung. Hierbei führst du entweder unmittelbar nach Rechnungsstellung die Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer an das Finanzamt ab oder erst, nachdem du das Geld vom Kunden bzw. der Kundin erhalten hast.
➡️Alles, was du zur Umsatzsteuer noch wissen musst, findest du hier.
Im Grunde handelt es sich bei der Umsatzteuer um eine verhältnismäßig kostenneutrale Steuer. Du machst also keinen direkten Verlust. Dennoch lässt sich nach dem Motto „Gewusst wie“ auch bei der Umsatzsteuer die Steuerlast senken.
Folgende Tipps verraten dir, worauf du achten musst:
Tipp 1: Als Selbstständiger die Mehrwertsteuer über Vorsteuer zurückholen
Selbstständige führen nicht nur für eigene Waren und Leistungen Mehrwertsteuer ab. Sie müssen auch für bezogene Waren und Leistungen den Mehrwertsteueraufschlag zahlen. Sofern es sich dabei um Betriebsausgaben und Werbungskosten handelt, holst du dir als Selbstständige:r einfach per Vorsteuer die Mehrwertsteuer zurück. Ob du eine geminderte Umsatzsteuer zahlst oder ein Vorsteuer-Guthaben vom Finanzamt zurückerhältst, hängt von den Umsätzen und Ausgaben ab.
Übersteigen deine Umsätze die betrieblichen Ausgaben, ziehst du bei der Abführung der Umsatzsteuer die entsprechende Vorsteuer für Betriebsausgaben ab. Dadurch sinkt deine Steuerlast automatisch. Das ist besonders zu Beginn einer selbstständigen Tätigkeit hilfreich, wenn Investitionen und Ausgaben die Umsätze übersteigen. Du holst dir somit für Betriebsausgaben, die durch Büroausstattung, Lieferungen, Herstellung, Maschinen, Ausrüstung oder Beratungen entstehen, die Mehrwertsteuer zurück.
Tipp 2: Istversteuerung beantragen
Auch die Ist- und Sollversteuerung spielt für Selbstständige im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer eine wichtige Rolle. Wer per Sollversteuerung die Mehrwertsteuer abführt, gibt direkt nach Rechnungsstellung die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Das gilt auch, wenn noch kein Zahlungseingang von Kunden erfolgt ist. Da dies zu Liquiditätsproblemen führen kann, bietet sich eine Umstellung auf Istversteuerung an. Hierbei führst du die Mehrwertsteuer erst nach Zahlungseingang ab.
Wann die Istversteuerung in Frage kommt, hängt vom Gesamtumsatz im Vorjahr ab. Beträgt dieser maximal 600.000 Euro, lässt sich die Istversteuerung beantragen (Stand: Januar 2025). Du gehst dann nicht in Vorleistung, sondern führst die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang durch Kunden ab.
Tipp 3: Umsatzsteuer monatlich abführen
Wer im Vorjahr ein Vorsteuerguthaben von über 7.500 Euro hatte, kann die Umsatzsteuervoranmeldung von monatlich auf vierteljährlich umstellen. Der Vorteil daran: Die Belastung deiner Liquidität durch monatliche Zahlungen reduziert sich. Zudem lässt sich durch monatliche Abzüge der Vorsteuer deine Steuerlast mindern oder Vorsteuer-Guthaben schneller zurückholen. Betrug die abgeführte Umsatzsteuer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro, kommt sogar eine Umsatzsteuerbefreiung in Frage.
Hinweis: In den ersten zwei Kalenderjahren nach Gründung zahlen Selbstständige ohnehin monatlich die Umsatzsteuer. Bei monatlicher Zahlung ist die Anmeldefrist der 10. des Folgemonats. Bei vierteljährlicher Zahlung erfolgt die Voranmeldung zum 10. des betreffenden Monats.
Tipp 4: Rücklagen für die Umsatzsteuervoranmeldung schaffen
Obwohl es sich hierbei nicht um einen Spar-Tipp handelt, solltest du immer Rücklagen für die Umsatzsteuervoranmeldung schaffen. Vor allem bei vierteljährlicher Abführung kann die Steuerlast zu Beginn deiner Tätigkeit enorm sein. Das gilt insbesondere bei Umsatzsteuernachzahlungen durch zu geringe in Vorleistung abgeführte Umsatzsteuer.
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Tipp 5: Umsatzsteuer bei Geschäftsveräußerung sparen
Eine Geschäftsveräußerung ist von der Umsatzsteuer befreit, wenn diese gemäß § 1 Abs. 1a des Umsatzsteuergesetzes erfolgt. Basierend auf Art. 19 Unterabs. 1 und Art. 29 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie gelten folgende Voraussetzungen:
- Die Veräußerung umfasst wesentliche Grundlagen des Betriebs.
- Alle wichtigen Vermögenswerte gehen auf den Käufer oder die Käuferin über.
- Die Fortführung des Geschäfts erfolgt nach Übernahme im Ganzen und im bisherigen Umfang ODER in geringer Abwandlung ODER als erste Unternehmenstätigkeit eines Gründers.
Ausnahmen von der Umsatzsteuerbefreiung bei einer Geschäftsveräußerung gelten, wenn:
- der Käufer oder die Käuferin das Geschäft sofort weiterverkauft.
- der Käufer oder die Käuferin erworbene Mietgebäude bzw. Mieträumlichkeiten nicht weitervermietet, sondern selbst geschäftlich nutzt.
Tipp 6: Mit Accountable Umsatzsteuer und Vorsteuer organisieren
Mit Accountable holst du dir ohne ELSTER oder kostenpflichtigen Steuerberater selbstständig die Mehrwertsteuer per Umsatzsteuervoranmeldung zurück. Hierzu scannst du Belege und Rechnungen per Accountable-App ein.
Alle Daten werden gemäß den Vorgaben des Finanzamts prüfungssicher dokumentiert. Anstehende Meldefristen sowie die zu zahlende Umsatzsteuer berechnet die App automatisch. Du siehst ebenfalls die Rückzahlungen, die dir über die Vorsteuer zustehen. Anschließend sendest du die Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht per sicherer Schnittstelle sowie BaFin-reguliert ans Finanzamt.
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Sophia liebt es zu lesen und kreative Texte zu schreiben. Sie freut sich sehr, Teil des bunten Teams von Accountable zu sein und ist inzwischen ein richtiger Profi in Steuerfragen.
In ihrer Freizeit trifft man sie in der Boulderhalle, im Italienischkurs oder beim Entdecken ihrer Heimat Berlin.
