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Post vom Finanzamt: Das bedeuten die häufigsten Briefe vom Finanzamt

Aktualisiert am
Lesezeit 6 minuten

Kennst du das Gefühl? Beim Blick in den Briefkasten siehst du einen Umschlag vom Finanzamt und sofort kommt dir ein Gedanke in den Kopf: Was hab ich jetzt wieder falsch gemacht? Muss ich etwas nachzahlen? Oder hab ich etwa eine Frist verpasst? 

Dabei geht es in diesen Briefen eigentlich primär darum, dich auf Änderungen oder anstehende Fristen zu erinnern. Sie sind also gar nicht dazu gedacht, dich in Bedrängnis zu bringen, sondern genau das Gegenteil zu erreichen: Sie wollen dich auf etwas hinweisen und dir ausreichend Zeit einräumen, darauf zu reagieren.

Um dir also zukünftig die Angst vor Briefen vom Finanzamt zu nehmen, erklären wir dir auf dieser Seite einmal, was die häufigsten Schreiben vom Finanzamt sind und was sie für dich bedeuten.

Brief nach der Anmeldung der Selbstständigkeit

Um in Deutschland selbstständig zu arbeiten, musst du dich entsprechend bei den Behörden anmelden. Dafür musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, was du bei uns auf der Seite ganz einfach online erledigen kannst. 

Nachdem du das Formular abgeschickt hast, heißt es erst einmal warten, und zwar auf deine Steuernummer. Ohne die darfst du nämlich nicht offiziell Rechnungen im Rahmen deiner Selbstständigkeit stellen. 

Nach etwa 2-4 Wochen solltest du einen Brief mit deiner neuen Steuernummer erhalten. Wie lange es tatsächlich dauert, hängt dabei von der Auslastung deines für dich zuständigen Finanzamtes ab. 

Dieser Brief sieht so aus:

Hier findest du also nun deine neue Steuernummer, die du ab sofort für Abrechnungen zu deiner selbstständigen Tätigkeit nutzen kannst. 

➡️Klicke hier für eine Schritt für Schritt Erklärung dieses Schreibens!

➡️Mehr Infos über die Bedeutung der unterschiedlichen Steuernummern findest du hier.

Brief zur Steuererklärung

Nachdem du deine Einkommensteuererklärung als Selbstständige*r eingereicht hast, musst du auf die Überprüfung deiner eingereichten Angaben warten. Wie lange du auf deinen Steuerbescheid wartest, ist dabei ebenfalls wieder von der Auslastung deines Finanzamtes abhängig. Das kann von drei Wochen bis zu zwei Monaten dauern, hab also ruhig ein bisschen Geduld.

Nachdem deine Steuererklärung bearbeitet wurde, erhältst du postalisch deinen Steuerbescheid. In diesem ist festgehalten, welcher Steuersatz für die von dir angegebenen Einkünfte aus selbstständiger Arbeit angewendet wurde.

Auf dem Steuerbescheid ist außerdem aufgeführt, wie viel du zusätzlich für den Solidaritätsbeitrag, kurz Soli, abgeben musst. 

💡Mit 2021 wurde die Freigrenze für den Soli deutlich angehoben. Wie viel Geld du dadurch sparst, erfährst du hier.

Außerdem findest du auf dem Steuerbescheid eine Übersicht der Summen, die du eventuell bereits gezahlt hast bzw. die du dem Finanzamt noch schuldig bist. Hierbei werden bereits getätigte Überweisungen mit der noch ausstehenden Summe verrechnet, sodass du nur die Differenz an das Finanzamt überweisen musst.

Auch wichtig zu beachten ist die angegebene Frist für die Überweisung der noch ausstehenden Steuerschuld, denn wenn du diese verpasst, riskierst du Mahnungen und eventuelle Versäumnisgebühren. Dazu weiter unten mehr.

Brief zu Steuervorauszahlungen 

Wenn du selbstständig arbeitest, dann werden dir nicht wie in einem Angestelltenverhältnis automatisch Steuern von deinem Einkommen abgezogen. Stattdessen bist du selbst dafür verantwortlich, Steuern wegzulegen und sie dann für das ganze Jahr nach Einreichung deiner Steuererklärung an das Finanzamt zu überweisen.

Das kann allerdings schnell zu einer ganz schönen finanziellen Belastung werden, gerade, wenn du dir zu wenig Geld beiseite gelegt hast. Und auch das Finanzamt muss so länger auf Steuereinnahmen warten.

Deswegen müssen Selbstständige Steuervorauszahlungen leisten. Die Höhe dieser Zahlungen berechnet sich aus den Angaben aus deinem letzten Steuerbescheid und wird dir in einem separaten Brief vom Finanzamt mitgeteilt.

Dieser Brief ist sehr wichtig, da du hier nicht nur die genauen Summen für deine Steuervorauszahlungen, sondern auch die dafür festgelegten Steuerfristen findest. Deswegen solltest du das Schreiben gut aufbewahren!

➡️Klicke hier für eine detaillierte Erklärung des Briefs! 

➡️Was du sonst noch über Steuervorauszahlungen wissen solltest, liest du hier.

Briefe zur Umsatzsteuer 

Spätestens mit der Anmeldung deiner Selbstständigkeit solltest du dich einmal mit dem Thema Umsatzsteuer auseinandersetzen, denn diese wird für dich relevant werden.

➡️Wenn du dich bisher noch nicht mit der Umsatzsteuer beschäftigt hast, kannst du das mit unserem umfassenden Guide zur Umsatzsteuer nachholen.

Grundsätzlich erwarten dich zu bestimmten Zeitpunkten wahrscheinlich mindestens drei Briefe vom Finanzamt, in denen es um die Umsatzsteuer geht: Ein Schreiben zur Wahl der Ist- oder Sollversteuerung sowie eine Benachrichtigung, falls du Kleinunternehmer*in bist und die festgelegte Einkommensgrenze dafür überschritten hast und ein Hinweis, dass sich dein Voranmeldungszeitraum ändert.

Schauen wir uns diese Briefe einmal genauer an.

Ist- und Sollversteuerung

In der Buchhaltung wird zwischen der Ist- und der Sollversteuerung unterschieden. Diese bezeichnet im Prinzip zwei unterschiedliche Herangehensweisen, um die Höhe deiner fälligen Umsatzsteuer zu berechnen.

Die Sollversteuerung beruft sich dabei auf das Datum auf deinen Rechnungen, unabhängig davon, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht. Die Istversteuerung hingegen legt die Umsatzsteuer auf Basis der bezahlten Rechnungen fest.

➡️Mehr Infos zur Ist- und Sollversteuerung inklusive Beispiele findest du hier.

Bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit musst du eine der beiden Versteuerungsweisen auswählen. Dies wird dir anschließend noch einmal in einem Brief vom Finanzamt bestätigt.
➡️Hier erklären wir, was genau in diesem Brief steht – Abschnitt für Abschnitt

In dem Schreiben findest du einen Hinweis darauf, ab wann du die Umsatzsteuer nach deiner gewählten Versteuerung (in diesem Beispiel die Istversteuerung) zahlen musst und eine Begründung, warum diese Art der Versteuerung für dich infrage kommt. 

Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung

Wenn du als Kleinunternehmer bisher von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit warst, aber nun doch über die Einkommensgrenze für Kleinunternehmer gekommen bist, dann wirst du ein Schreiben vom Finanzamt dazu erhalten.

➡️Mehr über die Kleinunternehmerregelung liest du hier.

In diesem Schreiben wirst du auf die Überschreitung der Umsatzgrenze hingewiesen.

Achtung: Vor 2020 lag die Grenze bei 17.500€, wie du in dem Brief sehen kannst. Seit dem 01.01.2020 wurde diese Grenze jedoch auf 22.000€ angehoben.

In dem Brief weist dich dein Finanzamt darauf hin, dass du mehr verdient hast, als unter der Kleinunternehmerregelung vorgesehen. Damit wechselst du automatisch in die Regelbesteuerung und musst Umsatzsteuer abführen.

Je nachdem wann der Brief bei dir ankommt, kann es außerdem sein, dass dir eine Fristverlängerung für die Abgabe der fälligen Umsatzsteuervoranmeldungen eingeräumt wird.

Achtung: Auch wenn der Brief erst Mitte des Jahres bei dir ankommt, musst du für das gesamte Kalenderjahr Umsatzsteuer zahlen. Deswegen solltest du unbedingt deine Einkünfte überwachen und sobald du die Grenze überschreitest automatisch Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.

➡️Was du sonst noch über den Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wissen musst, erfährst du hier.

Änderung Umsatzsteuer-Zeitraum

Wenn der gesamte Betrag deiner Umsatzsteuer aus dem letzten Jahr eine bestimmte Summe übersteigt, erhältst du einen Brief vom Finanzamt. Darin erfährst du, dass du deine Umsatzsteuer von nun an in einem anderen Zeitraum einreichen musst.

➡️Hier erklären wir dir ganz genau, welche Infos du diesem Brief entnehmen kannst

Mahnschreiben und Erinnerungen

Es kann immer mal passieren, dass du eine Frist verpasst oder eine Zahlung vergessen hast. In der Regel erinnert dich das Finanzamt an die Abgabe bestimmter Unterlagen oder an ausstehende Zahlungen. Wenn du dies aber zu lange missachtest, kann es sein, dass ein Mahnbrief bei dir eintrudelt.

In diesem Beispiel wurde das Zahlen der Umsatzsteuer versäumt, weswegen ein Säumniszuschlag von 12.50€ festgesetzt wurde. Dieser Betrag muss nun zusätzlich zu der ausstehenden Umsatzsteuer überwiesen werden.

Wenn dies nicht bis zum festgesetzten Datum geschieht, werden weitere Gebühren fällig.

➡️Freiberufler aufgepasst: Diese Steuerfristen solltest du kennen.

Fazit: Keine Angst vor Post vom Finanzamt

Jetzt kennst du die gängigsten Briefe, die Selbstständige vom Finanzamt bekommen. Es gibt also keinen Grund, in Panik zu verfallen und zu verzweifeln, wenn du als Absender dein Finanzamt erkennst.

Wenn du trotzdem mal einen Brief bekommen solltest, den du nicht verstehst oder der deiner Meinung nach vielleicht sogar nicht gerechtfertigt ist, dann lohnt es sich, Hilfe von einem Experten in Anspruch zu nehmen.

➡️Hier erfährst du, was du tun kannst, wenn du einen Fehler in deiner Steuererklärung entdeckt hast.

Darüber hinaus bietet dir Accountable zahlreiche Möglichkeiten, um nicht nur deine Buchhaltung, sondern auch die Korrespondenz mit dem Finanzamt zu vereinfachen. Über unsere Seite kannst du nämlich nicht nur deine Selbstständigkeit beim Finanzamt anmelden, sondern auch direkt und automatisch in der kostenlosen Accountable App deine Umsatzsteuervoranmeldungen ausfüllen und an das Finanzamt schicken.

Sophia Merzbach, creative writer und content producer
Sophia Merzbach, creative writer und content producer

Sophia liebt es zu lesen und kreative Texte zu schreiben. Sie freut sich sehr, Teil des bunten Teams von Accountable zu sein und wird langsam aber sicher zum Profi in Steuerfragen.
In ihrer Freizeit trifft man sie in der Boulderhalle, im Italienischkurs oder beim Entdecken ihrer neuen Heimat Berlin.

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