Peppol & E-Rechnung: Was Selbstständige über B2G-Rechnungen wissen müssen

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Musst du Rechnungen an Behörden stellen – z. B. an Ministerien oder öffentliche Einrichtungen? Dann brauchst du seit einiger Zeit eine ERechnung im korrekten Format – und idealerweise auch Zugang zum PeppolNetzwerk.

Mit dem Peppol-System lassen sich strukturierte Rechnungen sicher und automatisiert an Bund, Länder oder Kommunen senden. Doch was genau steckt hinter Peppol? Was ist eine Peppol-ID, wie beantragst du sie – und was bedeutet eigentlich „B2GERechnungspflicht“? Wir geben einen Überblick.

Was ist das PeppolNetzwerk?

Vielleicht hast du schon einmal gehört, dass Rechnungen an Behörden nicht mehr einfach per PDF versendet werden dürfen. Stattdessen musst du sie als elektronische Rechnung in einem speziellen Format übermitteln – idealerweise über das sogenannte PeppolNetzwerk. Aber was genau ist das eigentlich?

Peppol steht für „Pan-European Public Procurement Online“ – ein internationales Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten ermöglicht. Dazu zählen vor allem ERechnungen, aber auch Bestellungen, Lieferscheine oder Zahlungsavise.

Das Ziel: Unternehmen und Behörden sollen nicht mehr umständlich mit PDFs, Papier oder EMails arbeiten, sondern strukturierte Rechnungen direkt von System zu System austauschen können – ganz ohne manuelle Schritte. Dafür nutzt Peppol ein einheitliches technisches Format und sogenannte Access Points: Diese fungieren wie digitale Poststellen, über die Rechnungen standardisiert versendet und empfangen werden.

Für dich als Selbstständige:r oder Freelancer:in bedeutet das:

• Du kannst Rechnungen automatisiert und rechtssicher an öffentliche Auftraggeber senden.
• Du musst dich nicht um individuelle Portale oder E-Mail-Adressen kümmern – eine Übertragung über Peppol reicht.
• Du senkst die Fehleranfälligkeit, sparst Zeit – und kommst den gesetzlichen Anforderungen nach, etwa bei der B2G-ERechnungspflicht.

Technisch basiert Peppol aktuell auf dem EU-weiten Format Peppol BIS Billing 3.0, das wiederum auf dem Standard EN 16931 fußt. Dieser legt genau fest, welche Datenfelder in einer elektronischen Rechnung enthalten sein müssen – zum Beispiel der Rechnungsbetrag, die Steuernummer oder die sogenannte Leitweg-ID (eine Art digitale Behördenadresse).

Gut zu wissen: In Deutschland ist Peppol seit 2019 offiziell als Übertragungsweg anerkannt. Viele öffentliche Stellen – vor allem auf Bundesebene – akzeptieren heute bevorzugt oder ausschließlich E-Rechnungen, die per Peppol eingereicht werden.

Was bedeutet die B2GERechnungspflicht?

Wenn du als Selbstständige:r für Behörden oder öffentliche Einrichtungen arbeitest, kommst du um die ERechnungspflicht im B2GBereich nicht herum (die Abkürzung steht übrigens für Business-to-Government). Doch was genau bedeutet das – und welche Vorgaben musst du dabei beachten?

EU-Vorgaben & deutsche Umsetzung

Die Grundlage für die B2G-ERechnungspflicht wurde auf europäischer Ebene gelegt: Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, elektronische Rechnungen im standardisierten Format empfangen und verarbeiten zu können. Ziel ist es, öffentliche Vergabeverfahren digitaler, effizienter und transparenter abzuwickeln.

In Deutschland wurde diese Richtlinie durch das ERechnungsgesetz und die ERechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt. Seit dem 27. November 2020 gilt auf Bundesebene:

💡 Rechnungen an die öffentliche Verwaltung müssen elektronisch und im Format „XRechnung“ übermittelt werden.

Auch viele Länder und Kommunen haben ähnliche Regelungen eingeführt oder übernehmen sie schrittweise. Für dich bedeutet das:

💡 Wenn du eine Leistung für eine Behörde erbringst, musst du deine Rechnung digital, maschinenlesbar und formatkonform einreichen.

Formate & Standards im Überblick

Das Standardformat für Deutschland ist die sogenannte XRechnung – eine strukturierte XML-Datei, die alle Rechnungsinformationen enthält. Alternativ ist auch ZUGFeRD 2.1.1 im Profil „XRechnung“ zulässig, sofern es dem EUStandard EN 16931 entspricht.

💡 Achtung: Seit dem 1. Februar 2025 gilt „XRechnung 3.0“ als offizielles „National Ruleset“ für den Versand über Peppol in Deutschland.

Das bedeutet: Wenn du Rechnungen über Peppol an öffentliche Auftraggeber verschickst – zum Beispiel über das OZG-REPortal – musst du zwingend die aktuelle Version 3.0 des XRechnungsformats verwenden. Frühere Versionen werden seit dem 1. August 2025 nicht mehr akzeptiert.

Damit deine Rechnung reibungslos verarbeitet wird, muss sie außerdem:

• den EN16931Standard erfüllen,
• eine gültige LeitwegID enthalten,
• die Formvorgaben des Peppol EN16931 R008 Regelwerks beachten.

Zur Prüfung eignet sich z. B. der offizielle Peppol Validator – damit kannst du sicherstellen, dass dein XML-Format korrekt aufgebaut ist und alle Pflichtfelder enthält.

Warum das für dich wichtig ist

Spätestens wenn du ein Angebot für eine Behörde abgibst oder einen Auftrag erhältst, stellt sich die Frage:

Wie muss die Rechnung übermittelt werden – und was passiert, wenn sie nicht den Anforderungen entspricht?

Die Antwort ist klar:

• Eine Rechnung im falschen Format (z. B. als PDF) wird nicht akzeptiert.
• Fehlende Pflichtangaben wie die Leitweg-ID oder das richtige Rechnungsformat führen zur Zurückweisung der Rechnung.
• Je nach Auftraggeber kann es sogar vertragliche Sanktionen geben, wenn du die Übermittlungspflicht nicht erfüllst.

Mit der Nutzung von Peppol bist du auf der sicheren Seite – denn damit erfüllst du automatisch alle technischen Voraussetzungen für die ERechnung an den Bund (XRechnung), Länder oder Kommunen.

💡 Wichtig zu wissen: Die B2GERechnungspflicht gilt auch für Kleinbetragsrechnungen ab 1 €. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn du eine Privatperson oder ein kleines Unternehmen ohne öffentlichem Auftraggeber belieferst.

➡️ E-Rechnung: Steuerexperte beantwortet die häufigsten Fragen

Die Plattformen des Bundes: ZRE & OZGRE

Wenn du eine ERechnung an eine Behörde des Bundes schicken möchtest, hast du bisher zwischen zwei Plattformen unterschieden: der ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) und der OZGRE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform). Diese Trennung war für viele Selbstständige unübersichtlich – vor allem, weil sie davon abhängig war, ob dein Auftraggeber zur unmittelbaren oder mittelbaren Bundesverwaltung gehörte.

Doch genau diese Zweiteilung gehört jetzt der Vergangenheit an. Zum Jahresende 2025 bündelt der Bund seine ERechnungsportale – und schafft damit eine zentrale Lösung für alle Rechnungen an die Bundesverwaltung.

ZRE oder OZGRE – wo lag der Unterschied?

Die ZRE-Plattform war bisher die Anlaufstelle für Rechnungen an Ministerien, Bundesämter und andere Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung. Die OZGRE wurde hingegen für die mittelbare Bundesverwaltung geschaffen – also etwa Behörden, die zwar dem Bund zuzurechnen sind, aber organisatorisch unabhängig agieren. Auch einige Länder und Kommunen nutzen bereits die OZGRE.

Beide Plattformen boten ähnliche Übertragungswege:

• Über ein Onlineformular
• Per E-Mail mit strukturierter XML-Datei
• Oder automatisiert via Peppol-Webservice

Umstellung 2025: ZRE wird abgeschaltet

Im November 2024 haben das Bundesinnenministerium (BMI) und das Bundesfinanzministerium (BMF) entschieden, die beiden Plattformen zu einer einzigen Lösung zusammenzuführen. Ziel ist, die Abläufe zu vereinfachen und die digitale Rechnungsstellung an den Bund nutzerfreundlicher zu gestalten.

Die ZRE wird ab dem 4. Quartal 2025 endgültig abgeschaltet. Künftig läuft alles über die OZGRE.

Die Umstellung erfolgt gestaffelt:

• Seit dem Frühjahr 2025 läuft eine Pilotphase mit ausgewählten Behörden – darunter etwa die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB).
• In einer zweiten Welle bis zum 19. September 2025 werden alle übrigen Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung auf die OZGRE umgestellt.
• Danach ist die ZRE für Rechnungssteller:innen nicht mehr erreichbar – der Zugang wird dauerhaft deaktiviert.

Was bedeutet das für dich als Selbstständige:r?

Wenn du in der Vergangenheit Rechnungen über die ZRE eingereicht hast, musst du spätestens jetzt auf die OZGRE-Plattform umsteigen. Ob du dabei das Webformular nutzt oder deine E-Rechnung direkt per Peppol übermittelst, hängt davon ab, wie du bisher arbeitest:

• Wenn du eine E-Rechnungs-Software mit Peppol-Anbindung nutzt, kannst du weiter wie gewohnt arbeiten – du musst nur sicherstellen, dass deine Rechnungen an die korrekte Leitweg-ID des Empfängers und im Format XRechnung 3.0 gesendet werden.
• Wenn du manuell arbeitest, solltest du dich frühzeitig bei der OZGRE registrieren – z. B. über dein Unternehmenskonto (ELSTER-Zugang) oder direkt über die Plattform.

Die Peppol-Übertragung bleibt weiterhin der bevorzugte Weg, insbesondere bei wiederkehrenden Rechnungen. Damit vermeidest du manuelle Schritte und stellst sicher, dass deine ERechnungen automatisch an die richtige Stelle gelangen.

💡 Wichtig: Ab dem 4. Quartal 2025 ist die ZRE nicht mehr nutzbar. Auch Rechnungen an bisherige ZRE-Empfänger:innen müssen dann über die OZGRE eingereicht werden – entweder manuell oder per Peppol.

ERechnung über Peppol: So funktioniert’s für dich als Selbstständige:r

Du möchtest eine elektronische Rechnung an eine Behörde schicken – und das am besten direkt und automatisiert über Peppol? Dann brauchst du vor allem drei Dinge: das richtige Format, die richtige Adresse (Leitweg-ID) und einen sicheren Übertragungsweg. Hier erklären wir dir Schritt für Schritt, wie das geht – ganz ohne Technik-Chaos.

Schritt 1: Rechnung im Format „XRechnung 3.0“ erstellen

Für den Versand über Peppol ist das Format entscheidend: Du musst deine Rechnung als strukturierte XRechnung 3.0 im XML-Format erstellen. Das ist seit August 2025 für Rechnungen an deutsche Behörden verpflichtend – und entspricht dem offiziellen Peppol-„National Ruleset“ für Deutschland.

Viele Buchhaltungsprogramme und ERechnungsportale unterstützen dieses Format inzwischen standardmäßig. Achte bei der Auswahl deines Tools darauf, dass:

• es Peppol BIS Billing 3.0 unterstützt,
• das Regelwerk EN 16931 eingehalten wird,
• und die Datei automatisch auf Pflichtfelder (z. B. Leitweg-ID) geprüft wird.

Schritt 2: Leitweg-ID des Empfängers angeben

Die Leitweg-ID ist die digitale Rechnungsadresse der Behörde – ohne sie funktioniert weder Peppol noch XRechnung. Du findest sie meist in der Auftragsbestätigung oder kannst sie bei der Behörde direkt erfragen.

In der Peppol-Übertragung wird daraus eine Empfängerkennung im Format: 0204:1234567890 – „0204“ steht dabei für Deutschland.

Schritt 3: Versand über Peppol (mit oder ohne Access Point)

Jetzt geht’s ans Versenden: Das Peppol-Netzwerk arbeitet über zertifizierte Access Points – also digitale Knotenpunkte, die deine Rechnung sicher zustellen. Dafür hast du zwei Möglichkeiten:

• Mit integriertem Tool: Du nutzt eine Buchhaltungssoftware mit Peppol-Anbindung. Diese erstellt, validiert und versendet deine Rechnung automatisch – du brauchst keine Peppol-ID und keinen eigenen Zugang.
• Mit eigenem Peppol-Zugang: Du beantragst bei einem zertifizierten Anbieter deine eigene Peppol-ID und sendest Rechnungen über dessen Access Point selbst. Das ist sinnvoll bei höherem Rechnungsvolumen oder wenn du eine bestehende ERP-Lösung nutzt.

Tipp: Nutze vor dem ersten Versand einen Peppol Validator, um deine E-Rechnung zu prüfen – viele Tools bieten das automatisch an.

Schritt 4: Sendeprotokoll sichern & Fristen beachten

Wenn du die Rechnung über das OZGRE-Webformular oder den Upload einreichst (ohne Peppol), wird sie dort nur 28 Tage lang gespeichert – danach ist sie nicht mehr abrufbar. Speichere dir also deine Rechnung und den Versandnachweis lokal ab. Bei der alten ZRE galt eine Frist von 30 Tagen – mit der neuen Plattform ist auch hier alles etwas effizienter.

Kosten: Was kostet Peppol für dich?

Die Teilnahme am Peppol-Netzwerk selbst ist kostenfrei. Je nachdem, welchen Anbieter du nutzt, können aber Kosten für die Peppol-Anbindung oder den Versand entstehen – z. B. monatliche Grundgebühren oder Transaktionspreise.

Einige Tools (auch Accountable) bieten die Peppol-Übertragung ohne Zusatzkosten direkt integriert an – ein Vergleich lohnt sich also.

Fazit: So machst du deine Rechnungen fit für Peppol

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen im Peppol-Format ist längst Realität – und betrifft auch dich als Selbstständige:r, wenn du für öffentliche Auftraggeber arbeitest. Ob Bundesministerium, Kommune oder Zuwendungsempfänger: Ohne XRechnung 3.0 und Peppol geht seit 2025 nichts mehr.

Mit dem Zusammenschluss der Plattformen ZRE und OZGRE wird die Einreichung zwar zentraler, aber auch klarer geregelt. Gleichzeitig bedeutet das: Du musst deine Prozesse jetzt anpassen, wenn du weiterhin erfolgreich mit dem öffentlichen Sektor arbeiten willst.

Das Gute: Die technischen Hürden sind überschaubar – viele Tools übernehmen die Formatierung und den Versand für dich. 

💡 Tipp: Wenn du dir das Leben wirklich einfach machen willst, nutze eine App wie Accountable. Damit kannst du ERechnungen im richtigen Format erstellen, versenden – und hast alle steuerrelevanten Daten gleich im Blick!

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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