Offene Posten: Das musst du als Selbstständiger wissen

Offene Posten – klingt erstmal trocken, ist aber ein echtes Kernthema, wenn du selbstständig arbeitest oder ein kleines Unternehmen führst. Denn ob du Produkte verkaufst oder Dienstleistungen anbietest: Irgendwann stellst du Rechnungen. Und mit diesen Rechnungen kommen sie ins Spiel – die offenen Posten.

Wenn du den Überblick über deine offenen Posten verlierst, wird’s schnell ungemütlich: Zahlungseingänge bleiben aus, deine Liquidität leidet und Mahnungen werden vergessen. Aber keine Sorge: In diesem Beitrag erfährst du, was genau offene Posten eigentlich sind, wie du sie sinnvoll verwalten kannst und welche Tipps dir dabei helfen, Zeit zu sparen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Definition: Was sind offene Posten?

Ein offener Posten ist eine Rechnung, die noch nicht bezahlt wurde – entweder von dir oder an dich. In der Buchhaltung bedeutet das: Es gibt einen Geschäftsvorfall (z. B. eine Ausgangsrechnung), dem noch keine Zahlung gegenübersteht. Solange das Geld nicht geflossen ist, bleibt die Rechnung offen – und wird in der sogenannten Offene-Posten-Liste erfasst.

Es gibt zwei Arten von offenen Posten:

• Debitorische offene Posten: Hier hast du jemandem etwas in Rechnung gestellt – also eine Leistung erbracht oder ein Produkt verkauft – und wartest noch auf den Geldeingang. Der offene Posten steht auf der Kund:innen-Seite.
• Kreditorische offene Posten: Das sind Rechnungen, die du selbst noch bezahlen musst – zum Beispiel von Lieferant:innen oder Dienstleister:innen. Der offene Posten steht auf deiner Seite.

💡 Ein wichtiger Punkt: Offene Posten sind keine Buchungskategorie für sich, sondern ein Hilfsmittel, um Forderungen und Verbindlichkeiten besser im Blick zu behalten. Besonders, wenn du mit vielen Kund:innen oder Aufträgen zu tun hast, wird eine strukturierte Verwaltung schnell zum Gamechanger für deinen Cashflow.

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Warum ist die Verwaltung von offenen Posten so wichtig?

Klar, Buchhaltung ist selten dein Lieblingsthema – aber offene Posten solltest du trotzdem nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn: Sie beeinflussen direkt deine Liquidität. Wenn Kund:innen nicht zahlen und du das nicht rechtzeitig bemerkst, fehlt dir unter Umständen das Geld, um selbst Rechnungen zu begleichen oder Investitionen zu tätigen.

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Eine saubere Verwaltung von offenen Posten hilft dir dabei,

• den Überblick über alle unbezahlten Rechnungen zu behalten,
• Zahlungseingänge und -ausgänge rechtzeitig zu erkennen,
• dein Mahnwesen effizient zu steuern,
• und deine Bonität bei Banken oder Geschäftspartner:innen zu sichern.

Gerade bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder dem Jahresabschluss ist eine klare Trennung zwischen offenen und bezahlten Posten enorm hilfreich. Du kannst viel schneller nachvollziehen, wie liquide dein Unternehmen wirklich ist – und ob es an der Zeit ist, bestimmte Kund:innen mal freundlich an eine ausstehende Zahlung zu erinnern.

Wie verwaltet man offene Posten korrekt?

Die gute Nachricht: Du musst keine eigene Exceltabelle führen (kannst du aber natürlich). Viele Buchhaltungsprogramme bieten dir automatische OP-Listen – vorausgesetzt, du arbeitest mit der doppelten Buchführung oder einer Software, die Module zur „OP-Verwaltung“ beinhaltet.

Das Grundprinzip:

Jede Rechnung, die du erstellst oder empfängst, wird in deiner Buchhaltung erfasst. Sobald der dazugehörige Zahlungseingang oder -ausgang erfolgt, wird dieser mit dem Posten „verrechnet“ – also ausgeglichen. Damit verschwindet der offene Posten aus der Liste.

Was du beachten solltest:

• Zahlungseingänge korrekt zuordnen: Achte darauf, dass Überweisungen eindeutig den passenden Rechnungen zugeordnet werden – sonst bleiben eigentlich beglichene Posten „offen“.
• OP-Listen regelmäßig prüfen: Gehe deine offenen Posten mindestens einmal im Monat durch. So erkennst du schnell, ob etwas vergessen wurde oder du eine Zahlungserinnerung schreiben solltest.
• Software sinnvoll nutzen: Tools wie Lexoffice, sevDesk, Debitoor oder DATEV bieten Funktionen zur OP-Verwaltung – inklusive Mahnwesen und Zahlungserinnerungen.

💡 Tipp: Auch wenn du (noch) nicht buchführungspflichtig bist, lohnt sich eine strukturierte OP-Verwaltung. Denn je früher du den Überblick behältst, desto besser läuft dein Business – ganz ohne böse Überraschungen am Monatsende.

Musterliste zur Verwaltung offener Posten

Wenn du mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeitest oder DATEV selbst nutzt, wirst du regelmäßig mit sogenannten Offene-Posten-Listen (OP-Listen) zu tun haben. Diese strukturierte Übersicht zeigt alle noch offenen Forderungen und Verbindlichkeiten – geordnet nach Belegnummer, Buchungstext, Konto und Fälligkeit. So behältst du jederzeit im Blick, welche Rechnungen noch offen sind, wann sie fällig werden und ob bereits Mahnstufen erreicht wurden.

OP-Verwaltung mit DATEV & Co.

Die folgende Musterliste orientiert sich am typischen Aufbau in DATEV und kann dir helfen, deine eigenen OPs ähnlich professionell zu dokumentieren oder zu kontrollieren.

Beispielhafte Spalten für die OP-Liste

Hinweise zur Struktur:

• Konto-Nr.: Debitorenkonten meist ab 10000 (Kund:innen), Kreditorenkonten ab 70000 (Lieferant:innen).
• Soll / Haben: Gibt an, ob es sich um eine Forderung (Soll) oder Verbindlichkeit (Haben) handelt.
• Belegnummer: Rechnung oder Buchungsbeleg.
• Offener Betrag: Ist der Betrag noch nicht (vollständig) beglichen, wird er hier geführt.
• Mahnstufe: Manuelle oder automatische Einträge je nach Mahnlauf.

OP-Verwaltung per Excel

Wenn du (noch) keine Buchhaltungssoftware mit OP-Verwaltung nutzt oder zusätzlich manuell den Überblick behalten möchtest, reicht oft schon eine gut strukturierte Excel-Tabelle. Sie hilft dir, offene Rechnungen sauber zu erfassen, Fristen im Blick zu behalten und Zahlungseingänge nachzuvollziehen. Wichtig ist nur: Du pflegst die Liste regelmäßig und arbeitest mit klaren Kategorien.

Hier findest du eine einfache Musterstruktur, wie du deine eigene OP-Liste in Excel oder Google Sheets aufbauen kannst:

Tipps zur Nutzung:

• Art des Postens: Debitorisch = du wartest auf Geld; Kreditorisch = du musst zahlen.
• Status: Aktualisiere diesen regelmäßig (z. B. "offen", "bezahlt", "teilweise bezahlt").
• Mahnstufe: Hilfreich bei der internen Nachverfolgung von Zahlungserinnerungen.
• Zahlungseingang am: Unbedingt mitführen, um Skonto oder Mahnverzug korrekt zu dokumentieren.

Typische Herausforderungen & Fehlerquellen

Auch wenn die OP-Verwaltung auf dem Papier simpel klingt – in der Praxis schleichen sich schnell Fehler ein. Vor allem, wenn du vieles alleine machst oder mit wachsendem Auftragsvolumen Schritt halten musst. Hier sind die häufigsten Stolperfallen:

Zahlungseingänge ohne Zuordnung

Wenn Kund:innen Rechnungsnummern vergessen oder Sammelüberweisungen tätigen, wird’s schwierig. Bleiben Zahlungen unzugeordnet, erscheinen eigentlich beglichene Rechnungen weiterhin als offen – was zu unnötigem Mehraufwand und peinlichen Mahnungen führen kann.

Keine oder verspätete Mahnungen

Wer zu lange wartet, verliert nicht nur Geld, sondern auch rechtliche Möglichkeiten. Mahnungen sollten zeitnah und professionell erfolgen – idealerweise automatisiert.

Ungepflegte OP-Listen

Wenn du deine Liste nur einmal im Jahr anschaust (z. B. zur Steuererklärung), hast du den Überblick längst verloren. Veraltete oder doppelte Posten sorgen für Chaos – und im schlimmsten Fall für falsche Zahlen in deiner Buchhaltung.

➡️ Checkliste: Diese Infos brauchst du für deine Steuererklärung

Verwechslung von Brutto- und Nettobeträgen

Ein klassischer Fehler: Du verbuchst den Zahlungseingang auf Basis des Netto- statt des Bruttobetrags – oder umgekehrt. Das führt zu Differenzen, die sich nur mühsam wieder ausgleichen lassen.

➡️ Brutto- und Netto-Einkommen für Selbstständige

„Ein häufiger Fehler, den ich bei kleinen Unternehmen sehe: Zahlungseingänge werden zwar auf dem Kontoauszug bemerkt, aber nicht konsequent mit den Rechnungen abgeglichen. Das führt zu Chaos in der OP-Liste – und manchmal auch zu doppelten Mahnungen. Mein Praxistipp: Nutze für jede Rechnung eine eindeutige Referenznummer, die Kund:innen bei der Überweisung angeben. So kannst du Zahlungen leichter zuordnen – besonders, wenn du viele kleinere Aufträge hast.“
— Markus Boldt, Steuerberater und Autor bei Accountable

Praxistipps zur Verwaltung von offenen Posten

Jetzt zu den guten Nachrichten: Mit ein paar einfachen Gewohnheiten und smarten Tools bekommst du deine offenen Posten schnell in den Griff – ganz ohne Excel-Akrobatik oder Buchhalter:innen-Kauderwelsch.

1. Digitale Rechnungen mit automatischer Zuordnung nutzen

Viele Buchhaltungstools erkennen Zahlungen anhand von Rechnungsnummern oder Kundennamen. Je besser deine Vorlagen strukturiert sind, desto reibungsloser läuft die Zuordnung.

2. OP-Liste als monatlichen Fixpunkt einplanen

Mach dir einen Kalendereintrag – zum Beispiel am letzten Freitag im Monat – und geh deine OP-Liste einmal komplett durch. So bleibt nichts liegen, und du erkennst frühzeitig Zahlungsausfälle.

➡️ Mehr dazu in unserer Buchhaltungscheckliste!

3. Mahnwesen aktiv steuern

Keine falsche Zurückhaltung: Eine freundliche Zahlungserinnerung ist völlig legitim. Viele Tools bieten automatische Workflows – z. B. nach 7, 14 und 30 Tagen Verzögerung. Nutze das!

4. Zahlungseingänge regelmäßig abgleichen

Du kannst deine Kontoauszüge direkt mit deiner Buchhaltungssoftware abgleichen lassen. Das spart dir viel Zeit – und hilft, Fehler bei der Zuordnung zu vermeiden.

5. Klare Abläufe schaffen – auch wenn du allein arbeitest

Lege für dich selbst fest, wer wann Rechnungen schreibt, Zahlungen prüft und Mahnungen verschickt – auch wenn du all das (noch) selbst machst. Struktur sorgt für Effizienz.

„Viele Selbstständige schicken Mahnungen zu spät – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil ihnen der Überblick fehlt. Was ich meinen Mandant:innen immer empfehle: Baue dir feste Routinen auf. Lege dir zum Beispiel einen festen Tag pro Woche fest, an dem du deine offenen Posten prüfst. So schleichen sich keine Altlasten ein, und du erkennst rechtzeitig, wenn eine Zahlung ausbleibt. Außerdem: Mach es dir leicht – nutze Vorlagen für Mahnungen, damit du nicht jedes Mal bei null anfängst.“
— Markus Boldt, Steuerberater und Autor bei Accountable

Sonderfall: Offene Posten in Kleinunternehmen & Start-ups

Gerade wenn du frisch gegründet hast oder solo unterwegs bist, fragst du dich vielleicht: Brauch ich überhaupt eine OP-Verwaltung? Die Antwort: Nicht unbedingt – aber sie kann dir enorm helfen.

Ist- oder Soll-Versteuerung?

Wenn du nach Ist-Versteuerung arbeitest (also erst Umsatzsteuer abführst, wenn das Geld wirklich auf dem Konto ist), ist die OP-Verwaltung besonders sinnvoll. Denn du musst genau wissen, wer schon gezahlt hat und wer nicht.

Bei der Soll-Versteuerung dagegen zahlst du die Umsatzsteuer schon mit Rechnungsstellung – unabhängig vom Zahlungseingang. Auch hier hilft dir eine OP-Liste, um fällige Beträge im Blick zu behalten und rechtzeitig zu mahnen.

➡️ Umsatzsteuer bei der Soll- und Istbesteuerung: Das solltest du wissen!

OP-Verwaltung lohnt sich auch ohne Buchführungspflicht

Selbst wenn du zur einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) berechtigt bist, bringt dir eine OP-Übersicht viele Vorteile:

• Du weißt jederzeit, wie viel Geld du noch erwarten kannst
• Du minimierst das Risiko von Zahlungsausfällen
• Du kannst professioneller auftreten – z. B. mit systematischem Mahnwesen

„Du brauchst nicht unbedingt eine teure Buchhaltungssoftware, um deine offenen Posten im Griff zu haben. Ich arbeite mit vielen Mandant:innen, die eine einfache Excel-Tabelle nutzen – ergänzt durch Ampelfarben für Fälligkeit (z. B. grün = offen, gelb = bald fällig, rot = überfällig). Wichtig ist nur, dass du die Liste regelmäßig pflegst. Und wenn du willst, kannst du sogar Erinnerungen im Kalender verknüpfen. So wird deine OP-Verwaltung zum festen Bestandteil deines Business-Alltags – auch ohne Software-Abo.“
— Markus Boldt, Steuerberater und Autor bei Accountable

Fazit: Ordnung bei offenen Posten spart Nerven – und Geld

Offene Posten sind vielleicht kein Lieblingsthema, aber sie gehören zum unternehmerischen Alltag dazu. Und das Beste: Mit ein bisschen Struktur und den richtigen Tools hast du sie schnell im Griff.

Merke dir:

• Behalte deine Zahlungseingänge und -ausgänge im Blick
• Nutze Software, die dich bei der OP-Verwaltung unterstützt
• Und erinnere deine Kund:innen rechtzeitig – höflich, aber bestimmt

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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