Dein Kunde zahlt nicht? Das sind deine Optionen als Selbständiger

Du arbeitest, erbringst Dienstleistungen oder verkaufst Waren. Danach stellst du eine ordnungsgemäße Rechnung. Eigentlich ganz einfach, oder?

Leider ist es nicht immer so einfach, wie viele von uns schon erlebt haben. Dein Kunde oder deine Kundin muss dich immer noch für die erbrachte Leistung bezahlen. Es ist wahrscheinlich, dass du im Laufe deiner selbständigen Tätigkeit auf den einen oder anderen zahlungsunwilligen Kunden triffst. Das ist aber kein Grund, das Handtuch zu werfen: Deine Arbeit, wie jede andere Arbeit auch, verdient es, bezahlt zu werden.

Tatsächlich kann sogar das Überleben deiner Selbständigkeit auf dem Spiel stehen. Natürlich ist es aber nie leicht, Geld einzufordern. Deshalb bieten wir dir hier einen Mini-Führer, der dich durch deine Optionen als Selbständige:r bei zahlungsunwilligen Kunden führt.

Zahlungserinnerung welche Frist gilt?

Wann du reagieren solltest? So bald wie möglich: Wenn du die Information hast, dass das Fälligkeitsdatum einer Rechnung überschritten ist und du keinen Zahlungseingang auf deinem Geschäftskonto siehst. Wenn bereits zehn bis fünfzehn Tage seit dem Fälligkeitsdatum der Rechnung verstrichen sind und nichts passiert ist, ist es höchste Zeit deine Kunden zu kontaktieren. 

💡Tipp von Accountable: Wenn du deine Rechnungen über die Steuer-App von Accountable verschickst, wirst du automatisch über Fälligkeiten und Zahlungseingänge informiert. Außerdem kannst du Zahlungserinnerungen direkt aus der App heraus verschicken. Du kannst auch einfach diese einfache Rechnungsvorlage nutzen.

Zahlungserinnerung: Wie kontaktierst du deinen Kunden am besten?

Die Nachhaltigkeit deiner selbständigen Tätigkeit hängt auch davon ab, pünktlich bezahlt zu werden. Darüber hinaus wird die Art und Weise, wie du mit Rechnungen und Mahnungen umgehst auch deinen Ruf als Freelancer:in beeinflussen. Stell dir dazu die richtigen Fragen, bevor du mit dem Mahn- oder Inkassoprozess beginnst:

•  In welcher Beziehung stehst du zu den Kunden, die dich (noch) nicht bezahlt haben? 
• Ist er oder sie mit deiner bisherigen Arbeit zufrieden? 
• Wie wichtig ist er in deinem Kundenportfolio? 
• Willst du eine langfristige Beziehung mit ihnen?

 Lass deine Vorgehensweise von den Antworten auf diese Fragen leiten. 

1. Beginne auf jeden Fall mit einer ersten Zahlungserinnerung

Eine Option ist  zum Telefon  zu greifen und deinen Kunden anzurufen, um ein eventuelles Missverständnis zu klären. Du kannst dich aber auch genauso dafür entscheiden, eine E-Mail zu senden, damit du einen schriftlichen Nachweis führen kannst. Mache deinem Kunden bei der Kontaktaufnahme auf jeden Fall das Leben leichter indem du in deiner Mitteilung klar angibst, wer du bist und auf welche konkrete Rechnung du dich beziehst.

Im jetzigen Stadium ist es auf jeden Fall noch zu früh, um zu fordernd zu sein: Es könnte sich einfach nur um ein “Versäumnis” seitens des Kunden handeln. Vielleicht hat er in der Zwischenzeit die Ware erhalten und ist auf ein Problem gestoßen. Vielleicht ist deine Rechnung unvollständig. Ermutige deinen Kunden, sich mit dir in Verbindung zu setzen, wenn er oder sie ein Feedback geben möchte.

Mit dieser ersten Erinnerung hast du die Möglichkeit, deinem Kunden zu zeigen, dass du professionell arbeitest und dir an einer langfristigen Beziehung mit ihm liegt. Nutze diese Chance!

2. Dein Kunde reagiert nicht? Jetzt Mahnung schreiben

Verschicke jetzt eine schriftliche Mahnung – per Brief oder E-Mail. Diesmal bist du entschiedener und erinnerst an die vertraglichen Vereinbarungen die von den Kunden akzeptiert oder, noch besser, vorher unterschrieben wurden. Weise deinen Kunden oder deine Kundin auch auf mögliche Verzugszinsen hin. Auf der Mahnung sollten die Informationen angegeben sein, die auch auf der Rechnung hinterlegt sind. Am Einfachsten kannst du die Rechnungsvorlage dafür nutzen.

3. Immer noch nichts? Das gerichtliche Mahnverfahren als letzte Konsequenz

Wenn die in deiner ersten Mahnung gesetzte Zahlungsfrist von 10 bis 14 Tagen verstrichen ist, kannst du entscheiden ob du mit dem Versand einer 2. und 3. Mahnung mit jeweils kürzeren Zahlungsfristen noch evtl. vereinbarte Vertragsstrafen geltend machen willst. Bei Unternehmern darfst du für Mahnungen übrigens eine “Mahnpauschale” von 40 Euro erheben. In letzter Konsequenz bleibt dir zur Durchsetzung deiner Forderung das Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens. 

Du musst dafür übrigens nicht unbedingt eine 2. oder 3. Mahnung verschicken, denn ein Unternehmer kommt automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug (Privatverbraucher nur, wenn sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden). Im Gesetz (§286 Abs.3 BGB) heißt es konkret:

“Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.”

Die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens ist relativ leicht und bei Erfolg muss der Schuldner die entstandenen Kosten übernehmen. Oft reicht bereits die Ankündigung eine gerichtlichen Mahnverfahrens aus, dass sich der säumige Kunde meldet. Allerdings kann es bei einem Widerspruch des Schuldners eine ganze Weile dauern, bis die Forderung durchgesetzt werden kann. Und natürlich auch nur dann, wenn der Schuldner zahlungsfähig ist.

Die Durchführung funktioniert wie folgt:

• Hier online einen Antrag auf einen Mahnbescheid stellen. 
• Nun prüft das Mahngericht formal das Anliegen auf Vollständigkeit und erläßt einen Mahnbescheid (Mit der Zustellung erlischt übrigens auch die Chance des Schuldners auf Verjährung).
• Mit dem Verhalten des Schuldners entscheidet sich, ob das Mahnverfahren vor Gericht landet. Ohne Widerspruch des Schuldners folgt der Vollstreckungsbescheid. Erfolgt auch in diesem Schritt kein Widerspruch, ist der Bescheid rechtskräftig. Wird Widerspruch eingelegt, führt das Mahnverfahren die Beteiligten in letzter Konsequenz vor Gericht
• Nach der Zustellung des gerichtlichen Mahnbescheids hat der Kunde 14 Tage lang Zeit, Widerspruch einzulegen. Danach kannst du immer noch entscheiden, ob du deine Forderung im Rahmen einer Klage verfolgen willst.
• Erfolgt kein Widerspruch kannst du direkt einen Vollstreckungsbescheid erhalten und die Forderung durch einen Gerichtsvollzieher durchsetzen lassen.

Gerichtliches Mahnverfahren? Gerichtsvollzieher? Rechtsanwalt? Gerichtliche oder außergerichtliche Verfahren? Es liegt an dir, zu entscheiden, wie viel Zeit und Geld du in das Eintreiben deiner Rechnung investieren willst. Du musst entscheiden, ob du bereit bist, deinen Kunden vor Gericht zu bringen und eine Geschäftsbeziehung zu gefährden. Auf jeden Fall wirst du etwas Geduld mitbringen müssen. Hier noch eine goldene Regel zum Schluß: Lass diese Themen nicht liegen. Je länger zu zögerst, desto weniger Lust wirst du haben dich damit zu beschäftigen… und desto unwahrscheinlicher ist es, dass du an dein Geld kommst.

💡Tipp von Accountable: Eine Mahnung ist nie einfach. Mit unserer App kannst bei Fälligkeit und fehlendem Zahlungseingang direkt per Klick eine Zahlungserinnerung an den Rechnungsempfänger verschicken. Plus: Wir erinnern dich an nicht bezahlte Rechnungen.

Accountable ist die Steuerlösung für Selbstständige. Du kannst mit der Desktop Version und der App alle Steuererklärungen erstellen und abschicken. Mit dabei ist alles, was du für deine Buchhaltung brauchst, also Rechnungen schreiben, Ausgaben speichern und dein verfügbares Geld nach Steuern verwalten. Teste es kostenlos!