Was tun, wenn dein Kunde nicht zahlt? Deine Optionen hast du als Selbständiger

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Du arbeitest, erbringst Dienstleistungen oder verkaufst Waren. Danach stellst du eine ordnungsgemäße Rechnung und erhältst pünktlich dein Geld. Eigentlich ganz einfach. Doch was tust du, wenn dein:e Kund:in nicht zahlt?

Denn es ist ziemlich wahrscheinlich, dass du im Laufe deiner selbständigen Tätigkeit auf den einen Kunden oder die andere Kundin triffst, der oder die die Rechnung nicht innerhalb der vorgegebenen Frist bezahlt, aus welchem Grund auch immer. Das ist aber kein Grund, das Handtuch zu werfen: Deine Arbeit, wie jede andere Arbeit auch, verdient es, bezahlt zu werden.

Tatsächlich kann sogar das Überleben deiner Selbständigkeit auf dem Spiel stehen. Natürlich ist es nie leicht, Geld einzufordern. Deshalb bieten wir dir hier einen Mini-Guide, der dich durch deine Optionen als Selbständige:r bei zahlungsunwilligen Kund:innen führt.

Kunde zahlt nicht: Welche Frist gilt?

Bei offenen Rechnungen solltest du so bald wie möglich reagieren: Und zwar dann, wenn du die Information hast, dass das Fälligkeitsdatum einer Rechnung überschritten ist und du keinen Zahlungseingang auf deinem Geschäftskonto siehst. Sind bereits zehn bis fünfzehn Tage seit dem Fälligkeitsdatum der Rechnung verstrichen und es ist nichts passiert, wird es höchste Zeit, deine:n Kund:in zu kontaktieren.

➡️ Alles, was du über Rechnungen wissen musst

💡Tipp von Accountable: Wenn du deine Rechnungen über die Steuer-App von Accountable verschickst, wirst du automatisch über Fälligkeiten und Zahlungseingänge informiert. Außerdem kannst du Zahlungserinnerungen direkt aus der App oder vom Laptop aus verschicken. Die Erstellung von E-Rechnungen und Rechnungen ist komplett kostenlos mit Accountable.

Zahlungserinnerung: Wie kontaktierst du deinen Kunden am besten?

Der langfristige Erfolg deiner selbständigen Tätigkeit hängt auch davon ab, pünktlich bezahlt zu werden. Darüber hinaus wird die Art und Weise, wie du mit Rechnungen und Mahnungen umgehst, auch deinen Ruf als Freelancer:in beeinflussen. Stell dir dazu die richtigen Fragen, bevor du mit dem Mahn- oder Inkassoprozess beginnst:

• In welcher Beziehung stehst du zu den Kund:innen, die dich (noch) nicht bezahlt haben?
• Ist er oder sie mit deiner bisherigen Arbeit zufrieden?
• Wie wichtig ist er in deinem Kundenportfolio?
• Willst du eine langfristige Beziehung mit ihnen haben?

 Lass deine Vorgehensweise von den Antworten auf diese Fragen leiten.

1. Wenn dein Kunde nicht zahlt: die erste Zahlungserinnerung

Eine relativ einfache Option ist, zum Telefon zu greifen und deinen Kunden bzw. deine Kundin anzurufen, um ein eventuelles Missverständnis zu klären. Du kannst dich aber auch genauso dafür entscheiden, eine E-Mail zu senden, damit du einen schriftlichen Nachweis führen kannst. Mache deinem Kunden bzw. der Kundin bei der Kontaktaufnahme auf jeden Fall das Leben leichter, indem du in deiner Mitteilung klar angibst, wer du bist und auf welche konkrete Rechnung du dich beziehst. Frag also erst einmal nach, wenn deine Kundin oder dein Kunde nicht zahlt.

Im jetzigen Stadium ist es auf jeden Fall noch zu früh, um zu fordernd zu sein: Es könnte sich einfach nur um ein Versäumnis seitens der Kundin bzw. des Kunden handeln. Vielleicht hat sie oder er in der Zwischenzeit die Ware erhalten und ist auf ein Problem gestoßen. Vielleicht ist deine Rechnung unvollständig. Ermutige den Kunden bzw. die Kundin, sich mit dir in Verbindung zu setzen, wenn er oder sie ein Feedback geben möchte.

Mit dieser ersten Erinnerung hast du die Möglichkeit, deinem Kunden, deiner Kundin zu zeigen, dass du professionell arbeitest und dir an einer langfristigen Beziehung mit ihm oder ihr liegt. Nutze diese Chance!

2. Dein Kunde reagiert nicht? Jetzt Mahnung schreiben

Lässt dein Geld weiter auf sich warten, verschicke jetzt eine schriftliche Mahnung – per Brief oder E-Mail. Diesmal bist du entschiedener und erinnerst an die vertraglichen Vereinbarungen, die von den Kund:innen akzeptiert oder, noch besser, vorher unterschrieben wurden. Weise deinen Kunden oder deine Kundin auch auf mögliche Verzugszinsen hin. Du solltest allerdings zwei bis drei Tage nach Ablauf der Frist warten, da Überweisungen zwischen Banken manchmal etwas Zeit in Anspruch nehmen. Auf der Mahnung sollten die Informationen angegeben sein, die auch auf der Rechnung hinterlegt sind. Am einfachsten kannst du eine Rechnungsvorlage dafür nutzen.

3. Immer noch nichts? Das gerichtliche Mahnverfahren als letzte Konsequenz

Wenn die in deiner ersten Mahnung gesetzte Zahlungsfrist von 10 bis 14 Tagen verstrichen ist und dein Kunde bzw. deine Kundin nicht zahlt, kannst du entscheiden, ob du mit dem Versand einer 2. und 3. Mahnung mit jeweils kürzeren Zahlungsfristen noch evtl. vereinbarte Vertragsstrafen geltend machen willst. Bei Unternehmer:innen darfst du für Mahnungen übrigens eine Mahnpauschale von 40 Euro erheben. In letzter Konsequenz bleibt dir zur Durchsetzung deiner Forderung nur noch das Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Du musst dafür übrigens nicht unbedingt eine 2. oder 3. Mahnung verschicken, denn Unternehmer:innen kommen automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug (Privatverbraucher nur, wenn sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen werden). Im Gesetz (§286 Abs.3 BGB) heißt es konkret:

“Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.”

Die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens ist relativ leicht und bei Erfolg muss der oder die Schuldner:in die entstandenen Kosten übernehmen. Oft reicht bereits die Ankündigung eine gerichtlichen Mahnverfahrens aus, dass sich der bzw. die säumige Kund:in meldet. Allerdings kann es bei einem Widerspruch des Schuldners eine ganze Weile dauern, bis die Forderung durchgesetzt werden kann. Und natürlich auch nur dann, wenn der Schuldner zahlungsfähig ist.

Das gerichtliche Mahnverfahren läuft dann so ab:

• Hier online einen Antrag auf einen Mahnbescheid stellen.
• Nun prüft das Mahngericht formal das Anliegen auf Vollständigkeit und erlässt einen Mahnbescheid. Mit der Zustellung erlischt übrigens auch die Chance des Schuldners auf Verjährung.
• Mit dem Verhalten des Schuldners entscheidet sich, ob das Mahnverfahren vor Gericht landet. Ohne Widerspruch des Schuldners folgt der Vollstreckungsbescheid. Erfolgt auch in diesem Schritt kein Widerspruch, ist der Bescheid rechtskräftig. Wird Widerspruch eingelegt, führt das Mahnverfahren die Beteiligten in letzter Konsequenz vor Gericht.
• Nach der Zustellung des gerichtlichen Mahnbescheids hat der Kunde oder die Kundin 14 Tage lang Zeit, Widerspruch einzulegen. Danach kannst du immer noch entscheiden, ob du deine Forderung im Rahmen einer Klage verfolgen willst.
• Erfolgt kein Widerspruch, kannst du direkt einen Vollstreckungsbescheid erhalten und die Forderung durch einen Gerichtsvollzieher durchsetzen lassen.

So vermeidest du ausstehende Zahlungen von Kunden

Als Selbstständige:r kann es eine Herausforderung sein, den Cashflow im Blick zu behalten und pünktliche Zahlungen sicherzustellen. Zwei hilfreiche Lösungen sind Factoring und das SEPA-Lastschriftverfahren. Beim Factoring verkaufst du deine offenen Rechnungen an einen Dienstleister und erhältst sofort dein Geld – das minimiert das Risiko von Zahlungsausfällen und sorgt für planbare Liquidität. Mit dem SEPA-Lastschriftverfahren kannst du Zahlungen deiner Kund:innen automatisch einziehen, ohne lange auf Überweisungen warten zu müssen. Beide Ansätze erleichtern Ihnen das Finanzmanagement und schaffen mehr Zeit für das Wesentliche: dein Business.

Fazit: Was tun, wenn dein Kunde nicht zahlt? – Alle Optionen prüfen!

Gerichtliches Mahnverfahren? Gerichtsvollzieher? Rechtsanwalt? Gerichtliche oder außergerichtliche Verfahren? Es liegt an dir, zu entscheiden, wie viel Zeit und Geld du in das Eintreiben deiner Rechnung investieren willst. Du musst entscheiden, ob du bereit bist, deine:n Kund:innen vor Gericht zu bringen und eine Geschäftsbeziehung zu gefährden. Auf jeden Fall wirst du etwas Geduld mitbringen müssen. Allerdings steht auch dein finanzielles Überleben auf dem Spiel. Von daher ist es umso wichtiger, dass alle Rechnungen bezahlt sind. Prüfe deine Optionen daher genau!

Hier noch eine goldene Regel zum Schluss: Lass diese Themen nicht liegen. Je länger zu zögerst, desto weniger Lust wirst du haben, dich damit zu beschäftigen … und desto unwahrscheinlicher ist es, dass du an dein Geld kommst.

➡️ Rechnungen ins Ausland stellen: Das musst du beachten

💡Tipp von Accountable: Eine Mahnung ist nie einfach. Mit unserer App kannst du bei Fälligkeit und fehlendem Zahlungseingang direkt per Klick eine Zahlungserinnerung an den oder die Rechnungsempfänger:in verschicken. Plus: Wir erinnern dich an nicht bezahlte Rechnungen.

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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