Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer – Die besten Tools im Vergleich

Als Kleinunternehmer:in musst du verschiedene steuerliche Pflichten erfüllen – auch ohne Umsatzsteuer. Spätestens seit 2025 sind E-Rechnungen, GoBD-konforme Aufzeichnungen und digitale Belegverwaltung wichtiger denn je. Doch brauchst du dafür eine spezielle Buchhaltungssoftware?

In diesem Artikel bekommst du einen klaren Überblick über die wichtigsten Programme und ihre Funktionen – und erfährst, welche Lösung für Kleinunternehmer:innen sinnvoll ist und was gesetzlich tatsächlich gefordert wird.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer kurz zusammengefasst

• Eine Software ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber für GoBD und E-Rechnungen praktisch unverzichtbar.
• Kleinunternehmer brauchen vor allem EÜR, GoBD-Archivierung und eine sichere digitale Belegverwaltung.
• KI-Belegerkennung und automatischer Bankabgleich sparen Zeit und reduzieren typische Fehler.
• Gute Tools lassen sich leicht bedienen und unterstützen dich mobil bei Rechnungen und Belegen

Ist eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer gesetzlich vorgeschrieben?

Auch wenn viele glauben, dass für Selbstständige bestimmte Tools Pflicht sind: Eine gesetzliche Softwarepflicht gibt es nicht. Du musst also nicht zwingend ein Programm wie lexoffice, sevdesk oder Accountable nutzen. Allerdings bedeutet das nicht, dass du komplett frei bist.

Klare Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten

Als Kleinunternehmer:in bist du zwar von der Umsatzsteuer befreit, aber du musst dennoch alle Einnahmen und Ausgaben korrekt dokumentieren. Das ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen, z. B.:

• § 22 UStG (Aufzeichnungspflichten)
• § 140–147 AO (Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten)
• GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern“

Diese Vorgaben gelten für alle Selbstständigen, unabhängig davon, ob sie Kleinunternehmer:innen sind oder nicht. Das bedeutet konkret:

• Jeder Geschäftsvorfall muss belegbar sein.
• Belege müssen vollständig, richtig, zeitnah erfasst werden.
• Digitale Belege müssen unveränderbar archiviert werden.
• Aufbewahrungsfristen von 8-10 Jahren gelten weiterhin.

Ohne Software wird diese Dokumentation schnell unübersichtlich – besonders, wenn Belege ausschließlich per E-Mail oder digital eingehen.

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Welche Funktionen brauchen Kleinunternehmer wirklich?

Hast du dich schon gefragt, welche Funktionen einer Buchhaltungssoftware für dich wirklich wichtig sind? Gerade wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, brauchst du nicht die volle Bandbreite einer komplexen Softwarelösung. Trotzdem gibt es einige Punkte, die du unbedingt erfüllen musst – und andere, die dir den Alltag deutlich leichter machen.

Pflichtfunktionen

Damit deine Buchhaltung GoBD-konform ist und du bei einer Prüfung keine Probleme bekommst, solltest du auf bestimmte Grundfunktionen achten. Sie sorgen dafür, dass deine Belege vollständig, korrekt und sicher archiviert sind.

E-Rechnung empfangen und korrekt speichern

Seit 2025 bist du verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und aufbewahren zu können. Eine Software hilft dir dabei, diese Dateien richtig zu interpretieren und revisionssicher abzulegen.

GoBD-konforme Belegverwaltung

Die GoBD schreiben vor, dass Belege unveränderbar, vollständig und chronologisch gespeichert werden müssen. Tools mit automatischer Archivierung nehmen dir hier viel Arbeit ab und vermeiden typische Fehler.

EÜR erstellen

Als Kleinunternehmer:in ermittelst du deinen Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Eine Software unterstützt dich dabei, die nötigen Daten automatisch zusammenzutragen und in einem korrekten Format für das Finanzamt auszugeben.

Digitale Aufbewahrung nach gesetzlichen Regeln

Belege müssen oft 8 bis 10 Jahre lang gespeichert werden. Eine Software mit sicherem Cloud-Speicher sorgt dafür, dass wichtige Dokumente nicht verloren gehen und jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Weitere Funktionen

Neben den Pflichtfunktionen gibt es eine Reihe von Tools, die dir viel Zeit sparen können. Sie sind nicht zwingend vorgeschrieben, aber gerade für Solo-Selbstständige enorm hilfreich.

KI-basierte Belegerkennung

Eine gute Software erkennt wichtige Angaben wie Betrag, Datum oder Kategorie automatisch. Das reduziert Fehler und spart dir jeden Monat viel Zeit.

Automatischer Bankabgleich

Die Software verknüpft deine Bankumsätze automatisch mit deinen Belegen. Das sorgt für mehr Übersicht – und macht die EÜR am Jahresende fast zum Selbstläufer.

Mobile Belegerfassung

Wenn du unterwegs arbeitest, ist eine App unverzichtbar. Du fotografierst Belege direkt mit dem Smartphone – die Software liest alles aus und ordnet die Ausgabe zu.

Rechnungsstellung mit §19-UStG-Hinweis

Als Kleinunternehmer:in musst du auf deinen Rechnungen den Hinweis unterbringen, dass du keine Umsatzsteuer ausweist. Viele Tools fügen diesen Hinweis automatisch ein, damit du nichts vergisst.

Diese Funktionen braucht eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer:

Diese Features sollten unbedingt dabei sein.

Pflichtfunktionen	Weitere Funktionen
✓ E-Rechnung empfangen XRechnung & ZUGFeRD sicher empfangen Gesetzeskonform archivieren	+ KI-Belegerkennung Beträge, Datum & Kategorie automatisch erkennen Fehler reduzieren, Zeit sparen
✓ GoBD-konforme Belegablage Unveränderbare Speicherung Belegindex & Chronologie automatisch	+ Automatischer Bankabgleich Umsätze direkt mit Belegen verknüpfen Weniger manuelle Arbeit
✓ EÜR erstellen Einnahmen & Ausgaben automatisch übernehmen Export für ELSTER oder Steuerberater:innen	+ Mobile Belegerfassung Fotos von Belegen unterwegs Sofortiges Einlesen per App
✓ Digitale Belegverwaltung Belege jederzeit abrufbar Sichere Cloud-Aufbewahrung	+ Rechnungsstellung mit §19-UStG-Hinweis Pflichttext automatisch ergänzt Kein Risiko für Formfehler

Die besten Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer im Vergleich

Bevor du dich für eine Buchhaltungssoftware entscheidest, lohnt sich ein kurzer Überblick: Jede Software hat eigene Stärken – von einfacher Rechnungsstellung bis hin zu automatischer, meist KI-gestützter Belegverarbeitung. Damit du schnell entscheiden kannst, welche Lösung zu deinem Geschäftsalltag passt, findest du hier die wichtigsten Programme für Kleinunternehmer:innen im Vergleich – inklusive Funktionen, Preisen und Besonderheiten.

Accountable

Accountable zählt zu den wenigen Buchhaltungsprogrammen, die speziell für Kleinunternehmer:innen, Freiberufler:innen und Solo-Selbstständige entwickelt wurden. Der große Vorteil: Du bekommst nicht nur ein Tool für die Buchhaltung, sondern auch ein kostenloses Geschäftskonto und eine integrierte Steuerlösung, die von der EÜR bis hin zur privaten Steuererklärung alles abdeckt, was du wirklich brauchst. 

Das macht Accountable besonders interessant für dich als Kleinunternehmer:in, wenn du eine leicht verständliche Software für die Buchhaltungsuchst und deine Steuern ohne zusätzliche Programme erledigen willst. Zudem legt die Software viel Wert auf mobile Nutzung. Die App ist so aufgebaut, dass du Belege direkt unterwegs fotografieren, Rechnungen erstellen und deine Steuerberechnung in Echtzeit sehen kannst.

lexoffice 

lexoffice bietet einen großen Funktionsumfang und ist vor allem für wachsende Unternehmen interessant. Viele Funktionen – etwa Lohnbuchhaltung oder erweiterte Auswertungen – richten sich jedoch weniger an klassische Kleinunternehmer:innen. Zudem sind wichtige Features wie die volle Buchhaltung erst ab den höheren Tarifen sinnvoll nutzbar.

sevdesk

sevdesk setzt stark auf Automatisierung, allerdings hängt die Qualität der KI-Belegerkennung in der Praxis oft vom individuellen Buchungsverhalten ab. Einige Funktionen – etwa die Warenwirtschaft – erfordern Zusatzmodule und erhöhen die Kosten.

Papierkram

Papierkram ist eine der wenigen Lösungen für Kleinunternehmer:innen, die dauerhaft kostenlos erhältlich sind. Damit ist die Buchhaltungssoftware ideal für Einsteiger oder nebenberuflich tätige Selbstständige. Die Gratis-Version bietet jedoch nur begrenzte Funktionen, sodass viele Kleinunternehmer:innen früher oder später auf ein kostenpflichtiges Paket wechseln müssen. Die Bedienung wirkt teilweise weniger intuitiv als bei anderen Tools.

BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler bietet einen sehr hohen Automatisierungsgrad, ist aber preislich im oberen Bereich angesiedelt. Die Einrichtung erfordert etwas Einarbeitung, um das volle Potenzial zu nutzen.

FastBill

FastBill ist eine interessante Lösung für alle, die viele Rechnungen schreiben oder in Fremdwährungen ausstellen müssen. Für reine Kleinunternehmer-Buchhaltung wirkt die Software jedoch teilweise überdimensioniert.

WISO MeinBüro

WISO MeinBüro bietet viele Funktionen und eignet sich für Selbstständige, die nicht ausschließlich in der Cloud arbeiten wollen, sondern ihre Buchhaltungssoftware auch gern direkt auf dem PC nutzen. Die Lösung ist im Vergleich zu anderen Tools aber recht komplex aufgebaut: Viele Funktionen sind nur über Module verfügbar, was das System schnell unübersichtlich machen kann.

Billomat 

Billomat richtet sich an Händler:innen vor allem im Bereich E-Commerce und bietet daher viele Integrationsmöglichkeiten in unterschiedlichste Marktplätze. Für klassische Kleinunternehmer:innen ohne Online-Shop sind viele Funktionen unnötig.

Invoiz

Invoiz ist sehr flexibel aufgebaut: Du zahlst nur die Module, die du wirklich brauchst. Durch die Struktur werden bei umfangreicheren Geschäftsmodellen die Kosten aber schwerer einzuschätzen. 

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste Wahl für Kleinunternehmer?

Die beste Software hängt davon ab, wie du arbeitest und welchen Funktionsumfang du wirklich brauchst. Als Kleinunternehmer:in musst du vor allem E-Rechnungen empfangen können, deine Belege GoBD-konform aufbewahren und eine korrekte EÜR erstellen. Genau hier zeigen sich die Unterschiede zwischen den Tools.

💡 Tipp: Accountable überzeugt besonders als Komplettlösung für Kleinunternehmer:innen, die nicht nur ihre Buchhaltung, sondern auch ihre Steuererklärung in einer einzigen App erledigen wollen. Das integrierte Geschäftskonto, die mobile Nutzung und die Steuer-Garantie bieten hier einen klaren Mehrwert.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer – Vorteile und Nachteile im Überblick

Bevor du dich für ein Tool entscheidest, lohnt sich ein Blick auf die typischen Vor- und Nachteile. Als Kleinunternehmer:in profitierst du zwar von vielen Funktionen, solltest aber auch wissen, wo mögliche Grenzen liegen.

Vorteile	Nachteile
Zeitersparnis – automatische Belegerfassung, Rechnungsstellung und Bankabgleich reduzieren Verwaltungsaufwand deutlich.	Kosten – auch günstige Tools verursachen monatliche Gebühren, die sich bei geringem Umsatz bemerkbar machen können.
GoBD-Konformität – Belege werden unveränderbar gespeichert und gesetzliche Anforderungen automatisch erfüllt.	Einarbeitungszeit – trotz einfacher Bedienung braucht es etwas Zeit, bis alles eingerichtet ist.
Fehlerreduktion – KI-Erkennung, Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen vermeiden typische Buchhaltungsfehler.	Funktionsüberladung – viele Tools bieten mehr Funktionen, als Kleinunternehmer:innen tatsächlich brauchen.
Schnelle EÜR-Erstellung – Einnahmen und Ausgaben werden automatisch in die richtige Form gebracht.	Abhängigkeit von Software – bei technischen Problemen bist du auf den Support angewiesen.
Mobile Nutzung – Belege unterwegs fotografieren und direkt verbuchen.	Daten in der Cloud – erfordert Vertrauen in den Anbieter und gute Datensicherheitsstandards.
E-Rechnungen empfangen & verwalten – gesetzliche Pflicht ab 2025 einfach erfüllt.	Limitierungen in günstigen Tarifen – Beleglimit, eingeschränkter Export oder fehlende Automatisierungen.
Übersicht über Finanzen – Dashboard, Umsatzübersicht und Prognosen helfen bei Planung & Liquidität.	Nicht ideal für Sonderfälle – bei komplexen Steuerfällen oder E-Commerce brauchst du spezielle Funktionen.

Fazit: Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer: In der Praxis (fast) unverzichtbar

Auch wenn es keine gesetzliche Pflicht gibt, eine bestimmte Software zu nutzen, kommst du als Kleinunternehmer:in heute kaum noch ohne digitale Unterstützung aus. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung – von der revisionssicheren Archivierung über die GoBD bis hin zur neuen E-Rechnungspflicht – machen es sehr schwer, Einnahmen und Ausgaben rein manuell oder in Excel zu verwalten.

Besonders die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und langfristig sicher aufbewahren zu können, führt dazu, dass viele Selbstständige spätestens 2025 auf ein geeignetes Tool umsteigen. Eine geeignete Software-Lösung erleichtert dir nicht nur die Dokumentation, sondern verhindert auch Fehler, die bei einer späteren Betriebsprüfung teuer werden können.

Deshalb gilt: Du musst keine Software verwenden – aber eine digitale, GoBD-konforme Lösung ist der realistischste und sicherste Weg, deine Buchhaltung zuverlässig zu erledigen und alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

FAQ: Häufige Fragen zur Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Ist Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer:innen gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, eine Software ist nicht vorgeschrieben. Du musst deine Buchhaltung aber GoBD-konform führen und ab 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können, was praktisch nur mit einer digitalen Lösung zuverlässig funktioniert.

Welche Buchhaltungssoftware ist für Kleinunternehmer:innen die günstigste?

Wenn du als Kleinunternehmer:in deine Buchhaltung mit einem kostenlosen Tool starten möchtest, sind Papierkram Free und Accountable Free die günstigsten Lösungen. Beide reichen für einfache Anforderungen und sind ideal für sehr kleine oder nebenberufliche Tätigkeiten.

Welche Software eignet sich für absolute Einsteiger:innen?

Besonders einsteigerfreundlich sind Accountable und lexoffice, da sie verständlich aufgebaut sind und viele Prozesse automatisiert ablaufen.

Brauche ich GoBD-konforme Software?

Ja, denn Belege müssen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Eine Software stellt sicher, dass du diese Anforderungen erfüllst und bei einer Prüfung keine Probleme bekommst.