Als Freelancer:in oder Selbstständige:r ist es entscheidend, dass du deine Ausgaben klug managst und dabei keine steuerlichen Vorteile verpasst. Dazu gehören auch Spesen. Manchmal kannst du sie bei Kund:innen abrechnen, aber manchmal auch nicht.
In unserem Artikel geben wir Tipps für eine korrekte Spesenabrechnung – von der Erfassung deiner Betriebsausgaben bis hin zu digitalen Tools, die dir das Leben erleichtern.
Spesen (abgeleitet vom lateinischen Ausdruck „spesa“) sind Ausgaben, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit entstehen. Man unterscheidet vier Kategorien:
Während Angestellte in Firmen private Auslagen, die während einer Geschäftsreise entstanden sind, über die interne Reisekostenabrechnung zurückholen können, ist die Spesenabrechnung für Freelancer:innen und Selbstständige nicht ganz so einfach. So ist es nicht selbstverständlich, dass Kund:innen für diese Kosten auch wirklich aufkommen. Damit es für dich nicht später heißt „außer Spesen nix gewesen“, muss vertraglich geregelt sein, dass Spesen abgerechnet werden können.
💡Tipp von Accountable: Ein potenzieller Kunde möchte die Spesen nicht übernehmen, aber Reisekosten werden unvermeidlich sein? Dann musst du solche Ausgaben im Angebot bereits einpreisen oder bei der Honorarkalkulation gegebenenfalls einen höheren Stundensatz ansetzen.
Die gesetzlichen Regelungen betreffen vor allem die Reisekostenabrechnung und den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Für Reisekosten kann man entweder die tatsächliche Höhe ansetzen (Bahn- und Zugreisen), während Autofahrten über einen Pauschalbetrag (0,38 Euro pro Kilometer, Stand 2026) abgerechnet werden.
➡️ Mehr zum Thema: Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer
Beim Verpflegungsmehraufwand unterscheidet man für zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale. Der volle Betrag wird nur gezahlt, wenn du die Kosten für die Verpflegung selbst trägst. Übernimmt deine Kundin zum Beispiel das Mittagessen, muss der Betrag entsprechend gekürzt werden.
💡Hinweis von Accountable: Die Spesenpauschalen sollten im Rahmen des sog. „Wachstumschancengesetzes“ um jeweils 2 Euro erhöht werden. Doch es können weiterhin wie in 2023 28 bzw. 14 Euro pro Tag geltend gemacht werden.
➡️ 9 wichtige Steuerpauschalen für Selbstständige
Wenn deine Kund:innen Spesen übernehmen, brauchst du eine Abrechnung, die möglichst klar strukturiert und leicht verständlich ist. Zudem sollte sie vollständig sein. Heißt: Alle relevanten Informationen (Datum, Beschreibung der Ausgabe, Netto- und Bruttobeträge sowie Umsatzsteuer) müssen aus der Tabelle hervorgehen. Füge der Spesenabrechnung auch Kopien aller notwendigen Belege bzw. Spesenquittungen bei, um die Ausgaben zu belegen. Last, but not least: Stelle sicher, dass deine Kontaktdaten und die Bankverbindung vollständig und korrekt sind.
Das folgende Beispiel kannst du als Muster für deine Spesenabrechnung verwenden:
Max Mustermann Datum: 31. Januar 2026
Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Telefon: 01234 567890
E-Mail: [email protected]
Steuernummer: 123/456/7890
An:
Firma Kunde GmbH
Kundenstraße 2, 23456 Kundenstadt
Ansprechpartner: Frau/Herr Kunde
Projekt: Website-Relaunch
Spesenabrechnung
Abrechnungszeitraum: 1. Januar 2026 - 31. Januar 2026
| Datum | Beschreibung der Ausgabe | Betrag (Netto) | USt. (%) | Betrag (Brutto) |
| 03.01.2026 | Bahnfahrt zum Meeting in Kundenstadt | 80,00 € | 7 | 85,60 € |
| 03.01.2026 | Mittagessen mit Kunde | 30,00 € | 19 | 35,70 € |
| 15.01.2026 | Parkgebühren für Kundentermin | 10,00 € | 19 | 11,90 € |
| 24.01.2026 | Druckkosten für Projektunterlagen | 15,00 € | 19 | 17,85 € |
| Summe | 135,00 € | 151,05 € |
Gesamtsumme der Spesen: 151,05 €
Bitte überweisen Sie den oben genannten Betrag bis zum 14. Juli 2026 auf folgendes Konto:
Bankverbindung:
Max Mustermann
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC: MUSBDEFFXXX
Anmerkungen:
Mit freundlichen Grüßen,
Max Mustermann
Spesen, die für geschäftliche Zwecke entstanden sind, können auch als Betriebsausgaben von deinem zu versteuernden Einkommen abgezogen werden. Allerdings musst du die „doppelte Berücksichtigung“ vermeiden. Das bedeutet, dass du Spesen, die du bereits von einem oder einer Kund:in erstattet bekommen hast, nicht noch einmal als Betriebsausgabe angeben kannst. Wenn dein:e Kund:in aber nur einen Teil bezahlt hast, kannst du jedoch den Rest der Spesen über die Steuererklärung geltend machen.
➡️ Das ist der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Werbungskosten
Folgende Spesennachweise akzeptieren die Finanzämter in der Regel:
💡Tipp von Accountable: Bei der Spesenabrechnung musst du zwischen Übernachtungs- und Verpflegungskosten trennen – achte also darauf, dass in der Hotelrechnung das Frühstück separat ausgewiesen wird.
Für manche Kosten gibt es keine Belege, zum Beispiel für Parkgebühren oder das Trinkgeld im Restaurant. Wenn du sie trotzdem als Spesen bei der Steuererklärung ansetzen willst, benötigst du einen sog. „Eigenbeleg“. Welche Anforderungen gelten, erklären wir im Ratgeber „Eigenbelege: Ersatz für verlorene oder nicht ausgestellte Belege“.
Die Nutzung digitaler Tools für die Spesenabrechnung bietet eine Fülle von Vorteilen, die weit über die reine Zeitersparnis hinausgehen. Software-Lösungen und Apps wie Accountable automatisieren nicht nur mühsame Prozesse, sondern erhöhen auch die Genauigkeit deiner Finanzdaten. Mit Funktionen wie Beleg-Scannen und automatischer Datenerfassung reduzieren die Tools Fehlerquellen, die bei manueller Eingabe auftreten können. Darüber hinaus ermöglichen sie eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme, was eine konsistente und transparente Finanzverwaltung gewährleistet.
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Mobilität: Spesen können direkt vor Ort erfasst und verarbeitet werden, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Zudem bieten diese Tools oft Echtzeit-Einblicke in deine Finanzen, was eine effektive Budgetkontrolle und -planung ermöglicht.
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Autor:in - Sophia Merzbach
Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.
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Hilfreich
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Mehr erfahrenSteuern? Einfach, einfach! Ich kann mit Accountable mein Business super effizient gestalten was den Verwaltungs-Teil betrifft. Auch bei Fragen ist der Steuer-Coach (auch mit echten Menschen ;-)) wirklich schnell und super hilfreich! Alles in allem kann ich Accountable einfach weiterempfehlen.
Patric S
31.03.2026
Top App! ich habe sowas von keine Ahnung von der ganzen Geschichte. Aber es ist super erklärt und wirklich sehr leicht ! Ich bin top zufrieden
marco moertzsch
20.11.2025
Bin überwältigt wie gut diese App ist. Sie übernimmt quasi alles für dich, man muss nur seine Sachen eintragen und selbst da übernimmt die KI 90%. Wenn man irgendwas nicht weiß, Probleme oder Fragen hat hilft die Ki oder man bekommt innerhalb von 1-2 Tagen direkt Hilfe von einem Steuer-Coach. UI auch sehr schön und leicht zu bedienen. Absolute Empfehlung von mir, wüsste nicht was man besser machen könnte!
vuno7
20.11.2025
Das Interface leitet einen super einfach durch alle relevanten Dinge: Konten, Einnahmen und Ausgaben, Steuern. Man wird sehr übersichtlich darauf hingewiesen, welche Steuern zu zahlen sind. Wenn man seine Buchhaltung in der Plattform pflegt, werden die Daten automatisch in die richtigen Steuerformulare übertragen. Bei Fragen gibt es den KI Chat und echte Ansprechpartner. Es macht richtig Spaß. Nachdem ich einige Änderungswünsche vorgeschlagen hatte, hat mir der Support sehr kulant geholfen und Nachbesserung versprochen.
Jonathan
20.05.2025
Ein super Steuerprogramm,das Rechnungen schreiben ist sehr einfach. Es ist alles sehr übersichtlich. Sehr gut ist die persönliche Beratung, wenn sie gebraucht wird.
Anonym
25.03.2026
Ich habe noch nie ein Finanzprogramm benutzt, das so zuverlässig, treffsicher und genau die Belege automatisiert ausliest. Einfach super. Die Buchung der einzelnen Vorgänge geht damit in Windeseile – und wenn mal eine Fall nicht ganz klar ist, hilft die KI und der Chatbot super weiter. Die automatischen Vorschläge zur Belegzuordnung sind auch für den absoluten Laien perfekt verständlich. Auf jeden Fall kann ich sagen, dass ich noch nie so schnell die Belegerfassung erledigt hatte. Ich pflege gerade die letzten Monate ein und bin damit ruckzuck durch.
Christian
09.11.2025
Super App. Macht Buchhaltung, Rechnungen erstellen, Steuerzahlung und alles drum und dran sehr einfach. Und wenn man mal Fragen hat, haben die einen tollen Kundenservice. Wirklich empfehlenswert.
Kristina
27.02.2025
Ich liebe die App, ich bin super froh, endlich keinen Papierkram mehr zu haben. Ich hatte erst Probleme beim Upgrade auf meines Plans, aber der Support ist super schnell und hilfsbereit und so konnte ich in kürzester Zeit auch das Upgrade durchführen. Jetzt mit allen Funktionen ist es einfach noch so viel besser, da ich die Anwendung nun auch am PC nutzen kann und Zugriff auf den Chat mit den Steuer-Profis habe, die mich bei jeder Frage unterstützen. Einfach klasse!
LisNutz
11.05.2024
Ich finde das Team von Accountable sehr fachlich, professionell, schnelle Antworten (auch um 22 Uhr). Einfach ein gelungenes Produkt mit einem starken Team dahinter.
Willi H
09.04.2026
Eine sehr übersichtliche und intuitive App. Ich nutze sie seitdem ich meine Selbstständigkeit angefangen habe und habe seitdem noch keine Probleme damit gehabt, dass irgendwas nicht funktioniert hat oder ich den Überblick verloren habe. Außerdem ist es auch total nützlich, dass man Fragen zu Steuern usw. direkt an eine KI oder einen Steuer-Coach stellen kann
Niklas
28.03.2025
