Selbstständig machen: Die 10 wichtigsten Begriffe, die du kennen musst

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Du bist auf dem Weg in Richtung Freiberuflichkeit oder hast bereits mit einer Tätigkeit als Selbstständige:r oder Freelancer:in begonnen? Gerade zu Beginn werden dir viele Fachbegriffe unterkommen, von denen du vielleicht noch nie gehört hast. Doch keine Sorge: Mit unserer Übersicht erfährst du im Handumdrehen, worauf es in der Freiberuflichkeit ankommt. Denn wir erklären die grundlegenden Begriffe rund die selbstständige Tätigkeit.

Was ist ein Gewerbe?

Ein Gewerbe meint eine selbstständige Tätigkeit, die im Handelsregister angemeldet werden muss und gesondert besteuert wird. Wer nicht zu den Freiberufler:innen nach § 18 des Einkommensteuergesetzes gehört, Produkte verkauft oder mit ihnen handelt, Waren herstellt oder Dienstleistungen vermittelt, der muss ein Gewerbe anmelden. In diesem Fall bist du außerdem dazu verpflichtet, eine Bilanz vorzulegen.

➡️Freiberufler oder Gewerbe? Wir klären auf! 

Muss ich eine Steuererklärung machen?

Eine Steuererklärung ist für Freiberufler obligatorisch, um mit dem Finanzamt „reinen Tisch zu machen“ und die Behörde über deine Umsätze zu informieren. Bis spätestens 31. Juli musst du die Steuererklärung für das jeweils abgelaufene Kalenderjahr beim Finanzamt einreichen. Mit der Steuersoftware ELSTER kannst du alle notwendigen Angaben ganz unkompliziert am Computer eingeben und online an die Behörde übermitteln.

Falls dir ELSTER allerdings zu umstädnlich sein sollte, kannst du auch Steuersoftware wie Accountable nutzen, die auf Steuererklärungen für Selbstständige spezialisiert ist. Außerdem bekommst du damit hilfreiche Tipps und brauchst keinen teuren Steuerberater zu konsultieren.

💡Tipp von Accountable: Von der lästigen Pflicht kannst du mit ein wenig Aufwand auch profitieren. Du solltest stets sämtliche Belege aufbewahren, wenn du betriebsbedingte Ausgaben tätigst. Dabei kann es sich um einen neuen Laptop, eine Bahnfahrt zu einer Schulung, ein Abendessen mit einem Klienten oder auch einen neuen Kugelschreiber handeln. 

➡️5 häufige Fehler bei der Steuererklärung

Ist eine Rechnung Pflicht?

Du bist dazu verpflichtet, für jeden Auftrag eine entsprechende Rechnung auszustellen – unabhängig davon, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder nicht. Je nach Branche dürfen darauf verschiedene Angaben nicht fehlen. In jedem Fall sollten folgende Punkte auf der Rechnung stehen:

• deine Anschrift und die deines Auftraggebers
• eine Rechnungsnummer
• das Liefer- und Rechnungsdatum
• eine Beschreibung des gelieferten Produkts
• der Rechnungsbetrag (brutto und netto) einschließlich Teilbeträgen
• deine Steuernummer 
• deine Bankverbindung. 

Falls du nicht umsatzsteuerpflichtig bist, musst du dies ausdrücklich auf der Rechnung vermerken und auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.

E-Rechnung: Was ist das und wer muss sie machen?

Die E-Rechnung ist die elektronische Variante der klassischen Papierrechnung. Statt auf Papier wird die Rechnung digital erstellt, übermittelt und archiviert. Sie ermöglicht eine schnellere Verarbeitung und reduziert Fehler. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) ist die E-Rechnung seit einigen Jahren verpflichtend. Private Unternehmen und Selbstständige profitieren ebenfalls von der digitalen Variante, da sie den Verwaltungsaufwand senkt.

Formate der E-Rechnung:
Die E-Rechnung kann in verschiedenen standardisierten Formaten erstellt werden, z. B.:

• XRechnung (in Deutschland für öffentliche Aufträge Pflicht)
• ZUGFeRD (ein hybrides Format mit eingebetteten Daten und PDF)
• XML-basierte Formate je nach Branche oder Kundenanforderung

Wer muss eine E-Rechnung ausstellen?

• Unternehmen und Selbstständige, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen schicken, sind gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten zu verwenden.
• Für Privatkunden oder Unternehmen ist die E-Rechnung freiwillig, wird aber zunehmend empfohlen und gefördert.
• Viele Großkunden erwarten mittlerweile elektronische Rechnungen, um die Buchhaltung zu vereinfachen.

💡Beispiel: Hier siehst du, wie du eine E-Rechnung ganz einfach und kostenlos in Accountale erstellst:

➡️ Alles, was du über Rechnungen wissen musst

➡️ Das musst du über E-Rechnungen wissen

Muss ich Umsatzsteuer zahlen?

Die Umsatzsteuer besteuert den Preis für Waren und Dienstleistungen. Einen Verlust beschert dir diese Steuer letztlich nicht, denn du erhältst den entsprechenden Steuersatz von deinem Auftraggeber als Aufschlag auf dein Honorar.

Umsatzsteuerpflichtig bist du übrigens nur, wenn du einen bestimmten Umsatz pro Kalenderjahr

Umsatzsteuerpflichtig bist du nur, wenn du einen bestimmten Umsatz pro Kalenderjahr erreichst. Die Grenze liegt bei 25.000 Euro im Gründungsjahr und 100.000 Euro im Folgejahr. Wenn du unterhalb dieser Grenzwerte bleibst,  kannst du dich dank der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Falls du den Betrag unerwarteterweise doch überschreiten solltest, informierst du das Finanzamt am besten schnellstmöglich. Grundsätzlich liegt die Umsatzsteuer bei 19 %, für Künstler, Schriftsteller und weitere Berufszweige beträgt der Steuersatz hingegen nur 7 %. 

➡️ Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?

Im Jahr 2025 liegt der betreffende Betrag bei 25.000 €. Wenn du diese Grenze unterschreitest, kannst du dich dank der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Falls du den Betrag unerwarteterweise doch überschreiten solltest, informierst du das Finanzamt am besten schnellstmöglich. Grundsätzlich liegt die Umsatzsteuer bei 19 %, für Künstler, Schriftsteller und weitere Berufszweige beträgt der Steuersatz hingegen nur 7 %. 

➳ Was ist der Unterschied zwischen Freiberufler und Freelancer?

Die beiden Begriffe werden häufig synonym verwendet. Streng genommen gibt es jedoch einen feinen Unterschied zwischen den Bezeichnungen. Einerseits beschreibt „Freelancer“ die Beschäftigungsart (z. B. im Gegensatz zum Angestellten), während der Begriff „Freiberufler“ die ausgeübte Tätigkeit meint.

Des Weiteren sind Berufe, die mit dem Begriff „Freiberuflichkeit“ bezeichnet werden, gemäß § 18 des Einkommensteuergesetzes genau definiert. Unter die Bezeichnung fallen unter anderem Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Journalisten und Übersetzer, nicht aber IT-Fachleute. Wie Freiberufler sind auch Freelancer selbstständige Dienstleister, die nicht in ein Unternehmen eingegliedert sind und auf Honorarbasis arbeiten.

➡️ Freelancer, Freiberufler oder freie Mitarbeitender – Diese Unterschiede solltest du kennen

Brauche ich ein Geschäftskonto?

Es ist grundsätzlich ratsam, als Freiberufler, Freelancer und Gewerbetreibender ein Geschäftskonto einzurichten. Denn so behältst du immer den Überblick über deine geschäftlichen Finanzen und kannst private Ein- und Ausgaben stets von geschäftlichen Transaktionen trennen. Streng genommen ist es gemäß den AGBs vieler Bankinstitute ohnehin nicht erlaubt, ein Privatkonto für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Spätestens dann, wenn du für die anstehende Steuererklärung deine Umsätze zusammenträgst, wirst du ein separates Geschäftskonto zu schätzen wissen. 

💡Accountable bietet z.B. ein kostenloses Geschäftskonto, das speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen zugeschnitten ist. Es legt automatisch Geld für deine Steuerzahlungen zurück, bietet dir im PRO MAX Abo sogar 2% Rechnungsbonus und wurde von Finanzfluss als bestes Geschäftskonto im Bereich Preis/Leistung ausgezeichnet. Hier erfährst du mehr zum Geschäftskonto.

➡️ Geschäftskonto für Selbstständige und Freiberufler: Das solltest du wissen

Muss ich Belege und Quittungen sammeln?

Bei sämtlichen betriebsbedingten Ausgaben solltest du die Belege und Quittungen aufbewahren. Dazu zählen beispielsweise die Anschaffung eines neuen Geschäftshandys, ein neuer Drucker oder ein Geschäftsessen. Mit diesen Belegen als Nachweis kannst du die getätigten Ausgaben später steuerlich geltend machen.

➡️ Was ist eine Eingangsrechnung?

Kann ich Reisekosten von der Steuer absetzen?

Sämtliche Ausgaben, die in Zusammenhang mit Geschäftsreisen stehen, kannst du später steuerlich geltend machen. Daher lohnt sich eine Reisekostenabrechnung bei allen geschäftsbedingten Abwesenheiten vom eigentlichen Ort deiner Tätigkeit, wenn diese länger als acht Stunden dauern. In die Abrechnung fließen die Kosten für die Fahrt (egal, welches Transportmittel du nutzt), etwaige Übernachtungen, die Verpflegung sowie Reisenebenkosten (Parken, Internet, Wäscheservice etc.) ein. Im Hinblick auf die Verpflegung greift bei deiner Geschäftsreise übrigens eine Pauschale – das lästige Sammeln von Belegen in Bäckereien, Cafés und Co. fällt also weg.

➡️ Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer

Wie bekomme ich meine Steuernummer?

Eine Steuernummer beim Finanzamt zu beantragen ist in jedem Fall Pflicht, denn deine Freiberuflichkeit muss aus steuerlichen Gründen bei der Behörde registriert sein. Informiere das Amt so früh wie möglich über deine angestrebte freiberufliche Tätigkeit. Zu diesem Zweck gibt es ein entsprechendes Formular, der sogenannte "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung", das du lediglich ausfüllen und ans Finanzamt schicken musst. Innerhalb einiger Wochen bekommst du dann deine Steuernummer per Post zugesandt. Ein Gewerbe musst du als Freiberufler hingegen nicht zwingend gründen. Dies trifft nur zu, wenn du ein Gewerbe anmeldest. Dann musst du neben dem Fragebogen noch einen Gewerbeschein beantragen.

➡️ Selbstständig in Deutschland: Das bedeuten die verschiedenen Steuernummern

Welche Versicherungen sollte ich abschließen?

Informiere dich am besten so früh wie möglich darüber, welche spezifischen (Einspar-)Möglichkeiten es in deiner Branche gibt. Als Schriftsteller, Übersetzer oder Lektor bekommst du beispielsweise über die Künstlersozialkasse Zugang zu einem vergleichsweise günstigen Versicherungsschutz. Dieser umfasst übrigens auch die Pflege- und Rentenversicherung. Ansonsten hast du beim Thema Krankenversicherung als Freiberufler grundsätzlich genauso wie als Angestellter die Wahl zwischen einer gesetzlichen und einer privaten Krankenversicherung. Mit einem Krankentagegeld bzw. Krankengeld bist du zudem bei einem krankheitsbedingten Verdienstausfall abgesichert. 

Was die Altersvorsorge angeht, so existieren für kammerfähige freie Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte oder Architekten spezialisierte Versorgungswerke. Falls keine andere Option infrage kommt, bleibt dir letztlich nur ein freiwilliger Versicherungsschutz. Dieser muss sich keineswegs auf die Kranken- und Rentenversicherung beschränken. Berücksichtige immer, in welcher Branche du tätig bist, wenn du eruierst, welche (Zusatz-)Versicherungen sinnvoll sein könnte. Ein Kosten- und Leistungsvergleich verschiedener Versicherungsunternehmen ist außerdem unbedingt zu empfehlen.

➡️ Alles über die Versicherung für Selbstständige

Accountable erleichtert Freelancern und Selbstständigen den Start

💡Du hast noch weitere oder tiefergehende Fragen zum Thema Selbstständigkeit? Accountable ist ein Steuerprogramm für Selbstständige mit kostenlosem Geschäftskonto, KI Steuerberater und Steuer-Garantie. Damit hast du deine Buchhaltung komplett im Griff und kannst alle Steuererklärungen direkt aus dem Programm an dein Finanzamt senden. Teste es jetzt 14 Tage kostenlos!

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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