Als Freiberufler:in entstehen dir viele Kosten, damit du deine Aufträge professionell erledigen kannst. Ausgaben für Weiterbildungen, Technik oder berufliche Fahrten kannst du häufig steuerlich geltend machen. Dadurch sinkt dein steuerpflichtiger Gewinn – und damit in der Regel auch deine Einkommensteuer.
Doch nicht jede Zahlung ist automatisch eine absetzbare Geschäftsausgabe. Entscheidend ist, dass sie nachvollziehbar mit deiner freiberuflichen Tätigkeit zusammenhängt. In diesem Artikel zeigen wir dir sieben typische Ausgaben, erklären wichtige Einschränkungen und zeigen dir, welche Nachweise du für das Finanzamt brauchst.
Für deine Geschäftsausgaben brauchst du in der Regel ordnungsgemäße Belege und eine nachvollziehbare Dokumentation.
Betrieblich veranlasste Ausgaben kannst du grundsätzlich von deinem steuerpflichtigen Gewinn abziehen.
Typische Geschäftsausgaben entstehen für Weiterbildungen, Beratung, Fahrten, Versicherungen, Arbeitsmittel und deinen Arbeitsplatz.
Bei privat und beruflich genutzten Anschaffungen kannst du häufig nur den nachweisbaren betrieblichen Anteil absetzen.
Du kannst eine Ausgabe absetzen, wenn sie durch deine freiberufliche Tätigkeit veranlasst ist. Steuerlich werden solche Geschäftsausgaben als Betriebsausgaben bezeichnet. Sie mindern deinen Gewinn und damit in der Regel auch deine Einkommensteuer. Das ergibt sich aus § 4 Abs. 4 EStG.
Eine Ausgabe muss dafür nicht zwingend notwendig sein. Entscheidend ist, dass ein klarer beruflicher Zusammenhang besteht und die Höhe der Kosten angemessen ist. Außerdem darf kein gesetzliches Abzugsverbot greifen.
Betrieblich veranlasst ist eine Ausgabe, wenn sie objektiv mit deiner Arbeit als Freiberufler:in zusammenhängt. Ein:e Fotograf:in kann beispielsweise Kameras und Objektive absetzen. Bei Texter:innen zählen dagegen eher Recherchetools, Fachliteratur oder ein Laptop zu den typischen Betriebsausgaben.
Auch deine konkrete Tätigkeit spielt eine wichtige Rolle. Ein hochwertiges Mikrofon kann für Podcaster:innen oder Musiker:innen ein berufliches Arbeitsmittel sein. Kaufst du es dagegen ausschließlich für private Aufnahmen, handelt es sich um eine private Ausgabe.
Nutzt du einen Gegenstand sowohl privat als auch beruflich, kannst du häufig nur den betrieblichen Anteil absetzen. Voraussetzung ist, dass sich die Nutzung nach einem nachvollziehbaren Maßstab aufteilen lässt. Das betrifft beispielsweise Smartphones, Internetanschlüsse, Computer oder Fahrzeuge.
Nutzt du dein Smartphone zum Beispiel zu 70 Prozent für Kundengespräche und zu 30 Prozent privat, kannst du grundsätzlich 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe berücksichtigen. Die Aufteilung solltest du durch Verbindungsnachweise, Nutzungsaufzeichnungen oder eine plausible Schätzung dokumentieren.
Lassen sich private und berufliche Nutzung nicht verlässlich trennen, kann der Betriebsausgabenabzug vollständig entfallen. Kosten der privaten Lebensführung sind grundsätzlich nicht absetzbar – selbst dann, wenn sie deiner beruflichen Tätigkeit indirekt zugutekommen. Das regelt § 12 EStG.
Bewahre zu jeder Ausgabe möglichst die vollständige Rechnung, den Zahlungsnachweis und ergänzende Unterlagen auf. Aus dem Beleg sollten unter anderem die Leistung, der Betrag, das Datum und der oder die Rechnungsaussteller:in hervorgehen.
Ist der berufliche Zweck nicht sofort erkennbar, solltest du ihn zusätzlich dokumentieren. Notiere beispielsweise bei einer Veranstaltung den fachlichen Inhalt, bei einer Reise den Kundentermin oder bei einem Fachbuch den Bezug zu deinen Aufträgen.
Tipp: Bezahle berufliche Ausgaben möglichst über ein separates Geschäftskonto. So kannst du private und betriebliche Zahlungen leichter trennen und sparst bei deiner Buchhaltung Zeit.
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Zu den typischen Geschäftsausgaben von Freiberufler:innen gehören Weiterbildungen, Beratungsleistungen, Fahrten, Versicherungen, Arbeitsmittel und Arbeitsplatzkosten. Ob du eine Ausgabe vollständig, anteilig oder über mehrere Jahre absetzen kannst, hängt von ihrer Art und Nutzung ab.
Die folgenden sieben Kategorien zeigen dir, welche Kosten im freiberuflichen Alltag besonders häufig entstehen. Dabei erfährst du auch, welche Voraussetzungen und Einschränkungen du beachten solltest.
Beruflich veranlasste Fort- und Weiterbildungskosten kannst du grundsätzlich als Betriebsausgaben absetzen. Voraussetzung ist, dass die Weiterbildung einen konkreten Zusammenhang mit deiner bestehenden oder einer angestrebten steuerpflichtigen Tätigkeit hat. Eine allgemeine Höchstgrenze gilt für solche betrieblichen Fortbildungskosten nicht.
Absetzbar sind beispielsweise:
Beispiel: Du arbeitest freiberuflich als Grafikdesigner:in und besuchst einen Kurs zu einer neuen Designsoftware. Da du das Wissen unmittelbar für deine Aufträge nutzen kannst, darfst du die Kursgebühr und die damit verbundenen Reisekosten grundsätzlich als Betriebsausgaben ansetzen.
Auch eine Weiterbildung, mit der du dein bestehendes Angebot sinnvoll erweiterst, kann abzugsfähig sein. Das gilt etwa, wenn ein:e Texter:in eine SEO-Schulung besucht oder ein:e Berater:in eine fachlich passende Zertifizierung absolviert.
Anders kann es bei einer erstmaligen Berufsausbildung oder einem Erststudium aussehen. Hast du zuvor noch keine abgeschlossene Erstausbildung, zählen die Kosten grundsätzlich nicht zu den Betriebsausgaben. Sie können stattdessen unter bestimmten Voraussetzungen als Sonderausgaben bis zu 6.000 Euro pro Kalenderjahr berücksichtigt werden.
💡 Tipp: Bewahre neben Rechnungen und Zahlungsnachweisen auch die Kursbeschreibung auf. Daraus sollte hervorgehen, welchen fachlichen Bezug die Weiterbildung zu deiner freiberuflichen Tätigkeit hat.
Kosten für eine:n Steuerberater:in oder Anwält:in kannst du absetzen, wenn die Beratung unmittelbar mit deiner freiberuflichen Tätigkeit zusammenhängt. Private Beratungsleistungen gehören dagegen zu den nicht abziehbaren Lebenshaltungskosten.
Zu den absetzbaren Steuerberatungskosten zählen beispielsweise:
Auch die Kosten für eine betriebliche Rechtsberatung sind grundsätzlich absetzbar. Das gilt zum Beispiel, wenn ein:e Anwält:in einen Kundenvertrag prüft, eine offene Rechnung einfordert oder dich bei einem Streit über Honorare, Nutzungsrechte oder Aufträge unterstützt.
Beispiel: Eine freiberufliche Fotografin lässt einen Vertrag über die kommerzielle Nutzung ihrer Bilder prüfen. Da die Beratung direkt ihre berufliche Tätigkeit betrifft, kann sie die Anwaltskosten als Betriebsausgabe ansetzen.
Nicht jede Leistung in der Rechnung deiner Steuerberatung betrifft automatisch dein Business. Kosten für das allgemeine Ausfüllen deiner privaten Einkommensteuererklärung, Tariffragen oder die Ermittlung von Sonderausgaben gehören grundsätzlich zur privaten Lebensführung. Sie sind daher nicht als Betriebsausgaben abziehbar.
Enthält eine Rechnung sowohl betriebliche als auch private Leistungen, müssen die Kosten sachgerecht aufgeteilt werden. Als Grundlage dient normalerweise die Gebührenrechnung der Steuerberatung. Bei einer Pauschalrechnung kann eine nachvollziehbare Schätzung erforderlich sein.
💡 Tipp: Bitte deine:n Steuerberater:in darum, betriebliche und private Leistungen getrennt auszuweisen. Dadurch kannst du den absetzbaren Anteil leichter nachweisen und korrekt in deiner Buchhaltung erfassen.
Fährst du zu Kund:innen, einer Fortbildung oder einem beruflichen Termin, kannst du die dadurch entstehenden Fahrt- und Reisekosten grundsätzlich als Betriebsausgaben absetzen. Welche Beträge du ansetzen darfst, hängt vom Verkehrsmittel und vom Ziel der Fahrt ab.
Zu den typischen beruflichen Reisekosten gehören:
Beispiel: Du arbeitest als freiberufliche:r Berater:in und reist mit dem Zug zu einem Kundentermin. Den Ticketpreis und notwendige Übernachtungskosten kannst du grundsätzlich vollständig absetzen. Für deine Verpflegung gelten dagegen feste steuerliche Pauschbeträge.
Nutzt du dein privates Auto für eine berufliche Auswärtstätigkeit, kannst du entweder die anteiligen tatsächlichen Fahrzeugkosten oder pauschal 30 Cent je gefahrenem Kilometer ansetzen. Bei der Kilometerpauschale zählen sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt.
Beispiel: Du fährst für ein Fotoshooting 40 Kilometer hin und 40 Kilometer zurück. Bei insgesamt 80 gefahrenen Kilometern kannst du pauschal 24 Euro als Betriebsausgabe erfassen.
Dokumentiere für jede Fahrt mindestens das Datum, das Ziel, den beruflichen Anlass und die gefahrenen Kilometer. Ein einfacher Fahrtennachweis oder eine digitale Reisekostenaufzeichnung hilft dir, Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden.
Fährst du regelmäßig von zu Hause zu einer dauerhaft eingerichteten ersten Betriebsstätte, gelten andere Regeln als bei wechselnden Kundenterminen. In diesem Fall kannst du grundsätzlich nur die Entfernungspauschale für die einfache Strecke berücksichtigen.
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt die Entfernungspauschale einheitlich 38 Cent ab dem ersten Entfernungskilometer. Die Pauschale gilt unabhängig davon, ob du mit dem Auto, dem Fahrrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln fährst.
Beispiel: Dein festes Atelier liegt zehn Kilometer von deiner Wohnung entfernt. Für jeden Arbeitstag kannst du 10 Kilometer × 0,38 Euro, also 3,80 Euro, als Entfernungspauschale ansetzen. Die Rückfahrt wird dabei nicht zusätzlich berechnet.
Gehört dein Auto zum Betriebsvermögen, erfasst du grundsätzlich die tatsächlichen Fahrzeugkosten. Dazu können Kraftstoff, Reparaturen, Versicherung, Kfz-Steuer, Leasingraten und die Abschreibung gehören.
Nutzt du das Fahrzeug auch privat, musst du den privaten Nutzungsanteil als Entnahme versteuern. Bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 Prozent kannst du die Privatnutzung grundsätzlich über ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Regelung ermitteln.
💡 Tipp: Trenne in deinen Aufzeichnungen klar zwischen Kundenfahrten, Geschäftsreisen und Fahrten zur ersten Betriebsstätte. Für diese Fahrten gelten unterschiedliche Berechnungsmethoden.
Versicherungsbeiträge kannst du als Betriebsausgaben absetzen, wenn die Versicherung ein konkretes berufliches oder betriebliches Risiko absichert. Entscheidend ist der versicherte Zweck – nicht allein, dass du die Police während deiner Selbstständigkeit abgeschlossen hast.
Typische absetzbare Versicherungen sind:
Welche Absicherung du brauchst, hängt von deiner Tätigkeit ab. Für beratende Freiberufler:innen ist beispielsweise eine Vermögensschadenhaftpflicht relevant. Sie greift, wenn Kund:innen durch einen beruflichen Fehler einen finanziellen Schaden erleiden.
Beispiel: Ein freiberuflicher IT-Berater schließt eine Berufshaftpflicht ab, die Schäden aus fehlerhaften Beratungen absichert. Da die Versicherung ausschließlich berufliche Risiken betrifft, kann er die vollständigen Beiträge als Betriebsausgaben erfassen.
Deckt eine Versicherung sowohl berufliche als auch private Risiken ab, ist grundsätzlich nur der betriebliche Anteil absetzbar. Voraussetzung ist, dass sich dieser Anteil anhand des Vertrags oder einer Bescheinigung des Versicherers nachvollziehbar bestimmen lässt.
Das kann beispielsweise bei einer kombinierten Rechtsschutzversicherung der Fall sein. Enthält der Vertrag einen privaten, beruflichen und verkehrsrechtlichen Baustein, darfst du nur den eindeutig ausgewiesenen betrieblichen Bestandteil als Betriebsausgabe ansetzen.
Bitte deine Versicherung deshalb um eine Aufschlüsselung der Beiträge. Eine pauschale Schätzung ohne belastbare Grundlage kann das Finanzamt ablehnen.
Versicherungen, die überwiegend deine Person und private Lebensführung absichern, gehören grundsätzlich nicht zu den Betriebsausgaben. Dazu zählen insbesondere:
Solche Beiträge können je nach Versicherungsart und persönlicher Situation als Sonderausgaben beziehungsweise Vorsorgeaufwendungen berücksichtigt werden. Dafür gelten eigene Voraussetzungen und Höchstbeträge nach § 10 EStG.
💡 Tipp: Prüfe bei jeder Versicherung, welches Risiko der Vertrag tatsächlich absichert. Der Name einer Police reicht für die steuerliche Einordnung nicht aus.
Technik und andere beruflich genutzte Arbeitsmittel kannst du grundsätzlich als Betriebsausgaben absetzen. Dazu zählen Gegenstände und Programme, die du benötigst, um deine freiberuflichen Aufträge zu bearbeiten oder dein Business zu organisieren.
Typische Beispiele sind:
Beispiel: Eine freiberufliche Grafikdesignerin kauft ein Grafiktablet und schließt ein Abonnement für Designsoftware ab. Nutzt sie beides ausschließlich beruflich, kann sie die Anschaffungskosten und laufenden Gebühren vollständig als Betriebsausgaben berücksichtigen.
Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von höchstens 800 Euro können als geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG, grundsätzlich sofort im Jahr des Kaufs abgesetzt werden. Das regelt § 6 Abs. 2 EStG.
Maßgeblich ist der Nettobetrag, wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist. Nutzt du dagegen die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) und darfst deshalb keine Vorsteuer abziehen, zählt grundsätzlich der Bruttobetrag als tatsächliche Anschaffungskosten.
Kostet ein Gegenstand mehr, musst du ihn normalerweise über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Das bedeutet, dass du die Anschaffungskosten als sogenannte Absetzung für Abnutzung, kurz AfA, auf mehrere Jahre verteilst.
Für bestimmte bewegliche Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden, kannst du unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch die degressive AfA nutzen. Dabei beträgt die Abschreibung höchstens das Dreifache des linearen Satzes und maximal 30 Prozent des jeweiligen Restwerts.
Für bestimmte Computerhardware, Peripheriegeräte und Software kann steuerlich eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden. Dadurch lassen sich die Kosten regelmäßig innerhalb eines Jahres vollständig abschreiben – auch wenn der Kaufpreis über der GWG-Grenze liegt.
Dazu können beispielsweise Computer, Monitore, Drucker sowie Betriebs- und Anwendersoftware zur Datenverarbeitung gehören.
Laufende Abonnements für Software oder Cloud-Dienste sind dagegen in der Regel keine Anschaffungen. Die monatlichen oder jährlichen Gebühren kannst du grundsätzlich als laufende Betriebsausgaben erfassen.
Nutzt du einen Laptop, ein Smartphone oder ein Softwareabonnement auch privat, ist grundsätzlich nur der betriebliche Nutzungsanteil absetzbar. Die Aufteilung muss plausibel und nachvollziehbar sein.
Beispiel: Nutzt du dein Smartphone nachweislich zu 80 Prozent für Kundengespräche, Projektorganisation und geschäftliche Nachrichten, kannst du grundsätzlich 80 Prozent der Anschaffungs- und laufenden Kosten als Betriebsausgaben ansetzen.
💡 Tipp: Halte bei gemischt genutzten Geräten schriftlich fest, wie du den beruflichen Anteil ermittelt hast. Eine Aufzeichnung über einen repräsentativen Zeitraum macht deine Schätzung nachvollziehbarer.
Ausgaben für Marketing und Kundengewinnung kannst du grundsätzlich als Betriebsausgaben absetzen. Voraussetzung ist, dass du damit deine freiberuflichen Leistungen bewirbst, dein berufliches Profil stärkst oder neue Aufträge gewinnen möchtest.
Typische absetzbare Marketingkosten sind:
Beispiel: Du arbeitest als freiberufliche:r Texter:in und lässt eine Portfolio-Website erstellen. Die Kosten für Webdesign, Hosting und Domain hängen unmittelbar mit deiner Kundengewinnung zusammen und sind deshalb grundsätzlich betrieblich veranlasst.
Auch bezahlte Anzeigen auf Suchmaschinen oder sozialen Netzwerken kannst du absetzen, wenn sie deine freiberufliche Tätigkeit bewerben. Gleiches gilt für Gebühren, die eine Plattform für die Vermittlung eines Auftrags oder für ein beruflich genutztes Premiumprofil berechnet.
Laufende Kosten für Hosting, Wartung und Software kannst du in der Regel als Betriebsausgaben erfassen. Bei höheren einmaligen Kosten, beispielsweise für die vollständige Entwicklung einer umfangreichen Website, kann dagegen eine Verteilung über die steuerliche Nutzungsdauer erforderlich sein.
Bewahre deshalb neben der Rechnung auch das Angebot oder die Leistungsbeschreibung auf. Daraus sollte hervorgehen, ob du beispielsweise für Webdesign, Programmierung, Texte oder laufende Betreuung bezahlt hast.
Professionelle Fotos für deine Website, dein Portfolio oder dein berufliches Profil sind grundsätzlich absetzbar, wenn sie nachweisbar der Außendarstellung deines Business dienen.
Anders sieht es bei normaler Kleidung, Kosmetik oder einem privaten Friseurbesuch aus. Solche Kosten zählen regelmäßig zur privaten Lebensführung – selbst wenn ein professionelles Erscheinungsbild für deine Arbeit hilfreich ist.
Beispiel: Die Rechnung für ein berufliches Fotoshooting kannst du grundsätzlich absetzen. Den neuen Anzug, den du dabei trägst, normalerweise nicht, weil du ihn auch privat nutzen kannst.
💡 Tipp: Halte bei größeren Marketingausgaben kurz fest, welche Kampagne, Leistung oder Zielgruppe damit verbunden war. Speichere Anzeigenberichte, Verträge oder Leistungsbeschreibungen zusammen mit der Rechnung.
Kosten für deinen beruflichen Arbeitsplatz kannst du grundsätzlich als Betriebsausgaben berücksichtigen. Welche Beträge absetzbar sind, hängt davon ab, ob du in einem externen Büro, einem Coworking-Space oder deiner eigenen Wohnung arbeitest.
Mietest du ein Büro oder Atelier außerhalb deiner Wohnung, kannst du die betrieblich veranlassten Kosten grundsätzlich vollständig absetzen. Dazu gehören neben der Miete auch Nebenkosten, Strom, Reinigung und beruflich genutztes Internet.
Das gilt ebenfalls für einen Coworking-Platz, ein tageweise gebuchtes Büro oder einen Besprechungsraum. Bewahre neben der Rechnung möglichst auch den Vertrag oder die Buchungsbestätigung auf.
Beispiel: Du arbeitest als freiberufliche:r Berater:in und buchst an zwei Tagen pro Woche einen festen Schreibtisch im Coworking-Space. Die Mitgliedsgebühren und zusätzlichen Raumkosten kannst du grundsätzlich als Betriebsausgaben erfassen.
Die tatsächlichen Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer kannst du absetzen, wenn dieser Raum den Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet. Außerdem muss der Raum nahezu ausschließlich beruflich genutzt und vom privaten Wohnbereich abgetrennt sein.
Zu den anteilig absetzbaren Kosten können gehören:
Den beruflichen Anteil ermittelst du in der Regel anhand des Flächenverhältnisses. Ist dein Arbeitszimmer 15 Quadratmeter groß und deine Wohnung insgesamt 75 Quadratmeter, entfallen grundsätzlich 20 Prozent der anteiligen Raumkosten auf das Arbeitszimmer.
Statt der tatsächlichen Kosten kannst du eine Jahrespauschale von 1.260 Euro wählen. Auch dafür muss das Arbeitszimmer den Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bilden. Nutzt du es nicht das ganze Jahr unter diesen Voraussetzungen, wird die Pauschale monatsweise gekürzt.
Erfüllt dein Arbeitsplatz zu Hause nicht die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer, kommt häufig die Tagespauschale infrage. Sie beträgt 6 Euro pro Kalendertag, höchstens jedoch 1.260 Euro im Jahr.
Grundsätzlich kannst du die Pauschale für Tage ansetzen, an denen du überwiegend in deiner Wohnung arbeitest. Steht dir dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann sie unter bestimmten Voraussetzungen auch an Tagen mit einem auswärtigen Termin möglich sein.
Beispiel: Du arbeitest an 150 Tagen überwiegend in deiner Wohnung und erfüllst die gesetzlichen Voraussetzungen. Dann kannst du 150 × 6 Euro, also 900 Euro, als Tagespauschale berücksichtigen.
Notiere die Tage, an denen du zu Hause gearbeitet hast. Ein Kalender, eine Zeiterfassung oder eine einfache Liste genügt, sofern deine Angaben nachvollziehbar sind.
Die Tages- oder Jahrespauschale betrifft die Kosten für die Nutzung deiner Wohnung. Berufliche Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Bürostuhl, Laptop oder Monitor kannst du grundsätzlich zusätzlich absetzen.
💡 Tipp: Trenne in deiner Buchhaltung zwischen Raumkosten, Tagespauschale und Arbeitsmitteln. So verhinderst du, dass du Ausgaben doppelt ansetzt oder mögliche Abzüge übersiehst.
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Geschäftsausgaben mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn, werden dir aber nicht vollständig vom Finanzamt erstattet. Außerdem gelten je nach Ausgabe unterschiedliche Regeln für Teilabzug, Abschreibung und Nachweise.
Fehlt dir ein Beleg, solltest du zunächst eine Ersatzrechnung anfordern. Ein Eigenbeleg kommt nur in begründeten Ausnahmefällen infrage und erfüllt die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG grundsätzlich nicht.
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Als Freiberufler:in kannst du viele beruflich veranlasste Kosten von deinem Gewinn abziehen. Dazu gehören unter anderem Weiterbildungen, Beratung, Fahrten, Versicherungen, Arbeitsmittel, Marketing und dein Arbeitsplatz.
Entscheidend ist, dass du den Zusammenhang mit deiner Tätigkeit nachvollziehbar belegen kannst. Nutzt du etwas auch privat, darfst du häufig nur den betrieblichen Anteil berücksichtigen. Teurere Anschaffungen musst du gegebenenfalls über mehrere Jahre abschreiben.
Achte außerdem auf die besonderen Regeln für Bewirtungen, Geschenke und private Versicherungen. Sie sind entweder nur teilweise, unter bestimmten Voraussetzungen oder gar nicht als Betriebsausgaben absetzbar.
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Kannst du Geschäftsausgaben vor deinem ersten Auftrag absetzen?
Ja, auch Kosten vor dem offiziellen Start deiner freiberuflichen Tätigkeit können als vorweggenommene Betriebsausgaben absetzbar sein. Voraussetzung ist ein ausreichend konkreter und nachweisbarer Zusammenhang mit deiner geplanten Tätigkeit.
Dazu können beispielsweise Kosten für eine berufliche Website, Fachsoftware, Beratung oder erste Arbeitsmittel gehören. Bewahre Rechnungen, Zahlungsnachweise und Unterlagen auf, die deine ernsthafte Gründungsabsicht belegen.
Scheitert deine Gründung später, schließt das den Abzug nicht automatisch aus. Entscheidend ist, dass du die Tätigkeit zum Zeitpunkt der Ausgabe ernsthaft aufnehmen wolltest und keine rein private Anschaffung vorlag.
Kannst du dein Smartphone vollständig absetzen?
Du kannst dein Smartphone vollständig absetzen, wenn du es ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich nutzt. Bei einer zusätzlichen privaten Nutzung darfst du grundsätzlich nur den nachvollziehbaren betrieblichen Anteil als Betriebsausgabe berücksichtigen.
Nutzt du das Gerät beispielsweise zu 70 Prozent für Kundengespräche, geschäftliche Nachrichten und Projektorganisation, kannst du grundsätzlich 70 Prozent der Kosten ansetzen.
Die Aufteilung sollte plausibel sein. Dokumentiere sie beispielsweise anhand deiner Nutzungszeiten, beruflichen Apps, Verbindungsnachweise oder einer Aufzeichnung über einen repräsentativen Zeitraum.
Kannst du eine Geschäftsausgabe ohne Rechnung absetzen?
Eine fehlende Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass die Ausgabe steuerlich verloren ist. Du musst den Betrag, die Zahlung und den betrieblichen Anlass jedoch auf andere Weise glaubhaft dokumentieren.
Bitte zunächst den oder die Rechnungsaussteller:in um eine Kopie. Ist das nicht möglich, kann in begründeten Ausnahmefällen ein Eigenbeleg helfen. Darauf sollten Zahlungsempfänger:in, Datum, Betrag, Zweck und der Grund für den fehlenden Originalbeleg stehen.
Ob das Finanzamt einen Eigenbeleg anerkennt, hängt vom Einzelfall ab. Für den Vorsteuerabzug reicht ein Eigenbeleg grundsätzlich nicht aus. Dafür benötigst du in der Regel eine ordnungsgemäße Rechnung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Angaben.
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Autor:in - Tino Keller
Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.
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