Wie du Fahrtkosten in deiner Einkommenssteuererklärung absetzen kannst

Wenn du selbständig oder freiberuflich tätig bist, kann es sein, dass du viel unterwegs bist. Dann verursachen Fahrkosten häufig einen größeren Teil deiner betrieblichen Ausgaben. Aber wusstest du schon, dass dir verschiedene Möglichkeiten offen stehen, um diese Kosten steuerlich geltend zu machen? Finde heraus wie! 

Belege sammeln und Betriebsausgaben absetzen

Die einfachste Möglichkeit, um deine Fahrtkosten abzurechnen, ist es Belege für sämtliche beruflich bedingten Fahrtkosten zu sammeln und diese als Betriebsausgaben in der jährlichen Einkommensteuererklärung abzusetzen. Diese findest du in der Anlage S der Einkommensteuererklärung. 

Optional kannst du, wenn du Freiberufler:in bist oder Gewerbetreibende:r und eine bestimmte Einkommensgrenze nicht überschreitest, deine Betriebsausgaben auch vereinfacht in der Einnahmenüberschussrechnung absetzen. Wenn du öffentliche Verkehrsmittel nutzt, reicht die Fahrkarte als Nachweis aus. Das Gleiche gilt natürlich auch für Bahn- und Flugreisen. Natürlich kannst du auch ein Taxi oder einen Mietwagen nutzen und diese absetzen. Hier gilt, dass du nachweisen musst, dass diese Fahrten tatsächlich betrieblich bedingt waren und du musst unbedingt den Zweck der Fahrt, den besuchten Kund:in, Geschäftspartner:in oder die von dir besuchte Fortbildung zu erfassen.

💡Tipp von Accountable: Wenn du als Freiberufler:in auf Geschäftsreise bist, dann kannst du nicht nur deine Reisekosten absetzen, sondern auch von der Verpflegungspauschale profitieren.

Dein Arbeitsplatz ist kein Homeoffice? Nutze die Entfernungskostenpauschale

Eine andere Möglichkeit ist von der Entfernungskostenpauschale Gebrauch zu machen. Dies gilt insbesondere für regelmäßige Fahrten von zu Hause zum Arbeitsplatz, da diese nicht über Belege abgesetzt werden können. Für Fahrten von zu Hause zum Arbeitsplatz und zurück gibt es eine besondere Regel. Es wird pro einfachem KM-Entfernung eine Entfernungskostenpauschale von 0,30 € pro KM anerkannt. Mit der Pauschale sind alle üblichen Kosten für das genutzte Fahrzeug abgegolten und sie wird unabhängig vom verwendeten Verkehrsmittel angerechnet. Sie gilt explizit nur für die Fahrt von Zuhause in dein Büro. Bei der pauschalen Abrechnung ist ein weiterer Kostennachweis dann nicht mehr erforderlich. Diese Regelungen gelten für alle Steuerzahler:innen und dabei macht das Finanzamt keinen Unterschied zwischen Angestellten und Freiberufler:innen oder Selbstständigen. Allerdings ist es möglich bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Rahmen der Steuererklärung die tatsächlichen Kosten geltend zu machen, sofern diese höher sind als mit der KM-Pauschale. 

💡Tipp von Accountable: Die Entfernungskostenpauschale findest du in der persönlichen Steuererklärung unter Werbungskosten, Anlage N, Zeile 31-39.

Solltest du jedoch einen Unfall haben, während du auf dem Weg zur Arbeit oder beruflich unterwegs bist, so kannst du die unfallbedingten Kosten steuerlich als Werbungskosten zusätzlich zur KM-Pauschale absetzen. Dafür musst du jedoch die entsprechenden Nachweise und Belege beim Finanzamt einreichen.

Mit dem eigenen Auto, Roller oder Fahrrad zum Kundentermin: Hier gelten unterschiedliche Entfernungskostenpauschalen

Der Weg zum Arbeitsplatz und zurück ist nicht der einzige Arbeitsweg, auf dem von der Entfernungskostenpauschale Gebrauch gemacht werden kann. Auch bei Kundenterminen können diese angewandt werden. Wenn du mit deinem eigenen PKW beruflich unterwegs bist, dann gilt hier die eben vorgestellte Pauschale von jeweils 0,30€ pro KM. Anders sieht es jedoch aus, wenn du mit dem Motorrad oder Roller unterwegs bist. Denn dann kannst du nur 0,20 € pro KM absetzen. Wenn du mit dem Fahrrad zum Kunden oder Geschäftspartner fährst, dann kannst du 0,05 € steuerlich pauschal abrechnen. Mehr Informationen findest du außerdem im Bundesreisekostengesetz.

Pauschale anwenden oder lieber Belege sammeln? Geschäftswagen und Leasing

Pauschalen sind ohne Zweifel sehr praktisch und weniger zeitaufwendig als Belege zu sammeln. Hier kann es aber sinnvoll sein kurz durchzurechnen, was sich am Ende für dich mehr lohnt. Denn, wenn du deinen Privatwagen öfter für betriebliche Fahrten nutzt, kann es sich lohnen, die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Dafür musst du alle Belege der laufenden Kfz-Kosten des Privatwagens über das ganze Jahr sammeln. Außerdem musst du den Anteil der betrieblichen Nutzung nachweisen. Am Jahresende rechnest du die Gesamtkosten auf deine gefahrene Gesamtjahresleistung um und kannst dann die anteiligen Kfz-Kosten betrieblich berücksichtigen. Entscheidend ist, dass du die entstandenen Kosten nachweisen kannst. Die kannst du durch Führung eines Fahrtenbuches darstellen, dabei kannst du die Nachweise auf Papier oder auch digital erfassen.

Wenn du sehr viel unterwegs bist und das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird, dann hast du vielleicht sogar einen

• eigenen Geschäftswagen gekauft, oder 
• dir im Rahmen eines Leasingvertrages ein Fahrzeug angeschafft.

In beiden Fällen gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen und es können alle Kosten, die durch das Fahrzeug entstehen, vollständig steuerlich abgesetzt werden. Dabei ist wichtig zu beachten, dass die betriebliche Nutzung in der Regel bei über 50% liegen muss, damit das Fahrzeug auch wirklich zum Betriebsvermögen gezählt werden darf. Du kannst das Fahrzeug nach den Vorgaben der AfA über 6 Jahre bzw. die Leasingrate anstelle der Kaufkosten und die laufenden Verbrauchskosten abschreiben. 

Sollte das Fahrzeug besonders intensiv genutzt werden, kann auch eine kürzere Laufzeit mit dem Finanzamt vereinbart werden. Dafür wird dann die jährliche KM-Nutzung angesetzt. Obwohl es sich um einen Geschäftswagen handelt, geht das Finanzamt in der Regel von einer teilweisen privaten Nutzung aus. Nutzt du das Fahrzeug auch für den Arbeitsweg, so wird dieser Wag als Privatfahrt angesehen. Diese Fahrten werden dann pauschal mit den Kosten von 0,30 € pro KM berechnet. Dann werden die Kosten für deine privaten Fahrten aus den Gesamtkosten herausgerechnet.  Dafür kannst du den Weg zur Arbeit im Gegenzug dann mit einer KM-Entfernungskostenpauschale in deiner privaten Steuererklärung erfassen.

💡Wir haben dir diesen Firmenwagenrechner gebaut, damit du leichter entscheiden kannst, ob du die 1% Regel oder das Fahrtenbuch nutzen solltest.

Das Fahrtenbuch für Selbstständige

Anders sieht es aus, wenn du keine Lust hast jeden privat gefahrenen KM, den du mit dem Geschäftswagen gefahren bist mit einem Fahrtenbuch zu erfassen. Hier bietet sich die sogenannte 1% Regel an. Mit 1% wird der geldwerte Vorteil, der dir durch die Nutzung des Geschäftswagens entsteht, berechnet. Mal angenommen dein Fahrzeug wurde für einen Listenpreis von 40.000 € inklusive allen Zubehörs angeschafft. Dann entspricht 1% einen geldwerten Vorteil von 400€. 

Hinzu kommt die Entfernungspauschale für deinen Arbeitsweg von zu Hause zum Betrieb und zurück. In unserem Beispiel gehen wir von einer Entfernung von 20 KM zum Betrieb aus. Dann kommen für die Fahrten Wohnung – Arbeitsplatz (0,03 % von 40.000 € × 20 Kilometer) noch 240 € dazu. So beträgt der geldwerte Vorteil insgesamt 640 €, der dann von dir versteuert werden muss. Bei der 1% Regelung ist es unerheblich wie viele weitere KM von dir privat gefahren werden. 

💡Tipp von Accountable: Auch für Fahrräder – egal, ob herkömmlich oder als Elektrofahrrad  – gibt es seit 2019 eine ähnliche Regelung. In unserem Beispiel kostet das Fahrrad 3.000 Euro. Allerdings wird beim Fahrrad die 1% Regelung auf ein Viertel des Kaufpreises angewendet. Somit ergibt sich in unserem Beispiel ein zu versteuernder geldwerter Vorteil von 7,50 €.

Fazit

Wenn du für die Arbeit viel unterwegs bist, dann wird diese Fahrtzeit vermutlich nicht vergütet und die Kosten müssen von dir selbst übernommen werden. Umso wichtiger also, dass du weißt, wie du verschiedene Fahrtkosten steuerlich geltend machen kannst und sofort anfängst Belege zu sammeln oder dir Gedanken darum machst, ob du in der nächsten Steuererklärung eine Pauschale geltend machen kannst.

💡Tipp von Accountable: Belege sammeln ist mit der Accountable-App gar nicht schwer: einfach ein Foto machen, hochladen, den Beleg digital speichern und bereit für die nächste Steuerklärung sein.