E-Rechnung an Privatpersonen: Was ist im B2C-Bereich zu beachten?

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Als Anbieter:in von Dienstleistungen oder Produkten hast du vielleicht bereits von der E-Rechnungspflicht ab dem Jahr 2025 gehört. Doch was bedeutet das konkret für Geschäfte im B2C-Kontext Privatpersonen (B2C)? Hier findest du die wichtigsten Informationen über E-Rechnungen im B2C-Kontext.

Key Takeaways

• E-Rechnungspflicht ab 2025 für B2B, B2C zunächst ausgenommen
  Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) besteht vorerst keine Pflicht. Papierrechnungen oder PDFs bleiben erlaubt.
• Vollständige E-Rechnungspflicht ab 2028
  Ab 2028 müssen auch Rechnungen an Privatpersonen elektronisch erstellt werden. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.
• Hybridrechnungen als praktische Lösung
  Hybridrechnungen kombinieren ein menschenlesbares PDF mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Sie sind im B2C-Bereich optional, bieten aber Vorteile bei der digitalen Verarbeitung und gleichzeitig vertrauter Darstellung für Kund:innen.
• Datenschutz und revisionssichere Archivierung
  E-Rechnungen enthalten personenbezogene Daten und müssen DSGVO-konform verschlüsselt verarbeitet werden. Außerdem müssen sie unveränderbar und digital revisionssicher archiviert werden.
• Freiwillige E-Rechnungen für Privatpersonen bieten Vorteile
  Effizientere Abläufe, geringere Kosten, schnellere Zahlungseingänge, umweltfreundlichere Prozesse und vereinfachte Archivierung machen E-Rechnungen auch freiwillig attraktiv. Tools wie Accountable helfen, rechtssichere und professionelle E-Rechnungen einfach zu erstellen.

Muss ich E-Rechnungen an Privatpersonen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen in Deutschland eingeführt. Das bedeutet, dass für alle inländischen Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B) Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt werden müssen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD. Eine Ausnahme gilt für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, für die weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen zulässig sind.

💡 XRechnung ist der offizielle Standard für E-Rechnungen in Deutschland. Dieser Standard ermöglicht die maschinelle Verarbeitung und sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

Für den B2C-Bereich hingegen wird vorerst keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen an Privatpersonen bestehen. Das bedeutet, dass du an deine privaten Kund:innen – unabhängig vom Betrag – auch weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format ausstellen kannst, ohne dass eine Umstellung erforderlich ist. Diese Regelung soll sicherstellen, dass Verbraucher:innen nicht mit unnötigen technischen Anforderungen belastet werden.

💡 Die ausnahmslose E-Rechnungspflicht in Deutschland soll 2028 beginnen. Ab diesem Zeitpunkt wird es nicht mehr möglich sein, Papier- oder PDF-Rechnungen zu nutzen – sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich müssen dann E-Rechnungen ausgestellt werden. Aber keine Sorge, mit Software wie Accountable erstellst du E-Rechnungen immer korrekt und kostenlos! Jetzt testen.

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Welche Rolle spielen Hybridrechnungen bei der E-Rechnung?

Hybridrechnungen wie das ZUGFeRD-Format sind eine praktische Lösung für Unternehmen, die elektronische und papierbasierte Rechnungen kombinieren möchten. Eine Hybridrechnung besteht aus einem menschenlesbaren PDF und einer maschinenlesbaren XML-Datei.

Im B2C-Bereich sind Hybridrechnungen ebenfalls keine Pflicht, können aber von Vorteil sein, wenn du sowohl die Annehmlichkeiten der digitalen Verarbeitung nutzen als auch deinen Kund:innen eine vertraute Rechnung in Papierform oder als PDF anbieten möchtest.

Datenschutz und E-Rechnungen im B2C-Bereich

Wenn du dich entscheidest, elektronische Rechnungen an Privatpersonen zu versenden, solltest du auch den Datenschutz im Blick behalten. Da E-Rechnungen personenbezogene Daten enthalten, gelten hier die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Du musst sicherstellen, dass die Daten deiner Kund:innen während der Verarbeitung und Speicherung ausreichend geschützt sind. Nutze dafür bewährte Verschlüsselungstechnologien und informiere deine Kund:innen transparent über die Erhebung und Nutzung ihrer Daten.

Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass sie im Originalformat und unveränderbar aufbewahrt werden müssen, damit sie im Falle einer Prüfung durch die Finanzbehörden jederzeit zugänglich und nachvollziehbar sind. Dabei ist sicherzustellen, dass die maschinelle Verarbeitung und der Zugriff auf die Rechnungsdaten während der gesamten Aufbewahrungsfrist problemlos möglich sind.

💡 Tipp von Accountable: Willst du sicherstellen, dass deine E-Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten? Mit der Steuerlösung für Selbstständige von Accountable erstellst du rechtssichere und professionelle Rechnungen im Handumdrehen.

Was sind die Vorteile, wenn ich freiwillig E-Rechnungen an Privatpersonen versende?

Auch wenn es aktuell keine Verpflichtung gibt, E-Rechnungen an Privatpersonen zu versenden, bietet diese Entscheidung zahlreiche Vorteile für dich:

• Effizientere Abläufe: E-Rechnungen ermöglichen eine automatische Verarbeitung, was den manuellen Aufwand bei der Rechnungsstellung und -verwaltung erheblich reduziert.
• Kostensenkung: Durch den Verzicht auf Papierrechnungen entfallen die Materialkosten für Papier, Druck und Porto. Dies senkt nicht nur die direkten Kosten, sondern auch den Verwaltungsaufwand.
• Schnellere Zahlungseingänge: Die direkte Zustellung der Rechnungen per E-Mail sorgt dafür, dass deine Kund:innen die Rechnung sofort erhalten und entsprechend schneller reagieren können.
• Umweltfreundlichkeit: Der reduzierte Papierverbrauch durch E-Rechnungen senkt deinen ökologischen Fußabdruck und unterstützt eine ressourcenschonende Unternehmensführung.
• Einfachere Archivierung: E-Rechnungen lassen sich revisionssicher und digital archivieren. Das macht die Erfüllung der gesetzlichen Archivierungspflicht deutlich einfacher.

Ob Papierrechnung, PDF, E-Rechnung oder Hybridrechnung – du entscheidest, welches Format am besten zu deinem Geschäftsmodell passt. Gleichzeitig bieten elektronische Rechnungen Vorteile wie geringere Kosten und eine umweltfreundliche Option, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden.

💡 Da ab 2028 eine ausnahmslose E-Rechnungspflicht in Kraft tritt, ist es sinnvoll, bereits jetzt Vorkehrungen zu treffen und sich mit den Anforderungen und Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung vertraut zu machen.

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➡️ Hier findest du unsere FAQ zu E-Rechnungen.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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